時間管理：八小時高效產(chǎn)出的學(xué)問

    作為上班族，你是否經(jīng)常遇到這樣的狀況：被無關(guān)郵件或者干擾電話所拖累；經(jīng)常需要應(yīng)付緊急狀況，如客戶的投訴，或者不速之客而延誤了項目進度；經(jīng)常面對一大堆任務(wù)而不知道該先處理哪件事情，那么說明你的時間管理水平亟待提高。

-——時間管理是成功的必要條件

    企業(yè)管理者都清楚，公司80%的銷量是由20%的營銷人員提供的，80%的利潤是20%的客戶帶來的。我們在日常生活中也會發(fā)現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，對我們的生活和工作影響重大的是20%的關(guān)鍵事情。上班族每天80%的工作是在20%的時間里完成的。

    這是我們常說的“二八定律”，或者“二八原則”?！岸硕伞边m用于幾乎所有的行業(yè)和職業(yè)。最早由19世紀(jì)意大利的經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出，因此又稱“帕累托定律”。

    作為研發(fā)部部門主管，李菲妍一到辦公室，就召開部門內(nèi)部會議，組織討論方案、接待客戶、撰寫項目報告。還沒閑下來，就覺得餓了，已經(jīng)是午飯時間了，匆忙吃過外賣，還沒來得及小憩一會，就又開始和人力資源部門的同事召開招聘研討會，為研發(fā)部門的招聘提供需求分析和招聘要求……李菲妍的每個工作日都是這樣忙碌的度過。

    上班族可能都有這樣的忙碌狀況。匆忙的一天結(jié)束了，完成了很多工作，回頭來看，這是充實的一天。到時間回家和丈夫吃晚飯了。

    李菲妍的一天是緊張的，也是充實的，是富有產(chǎn)出的高效率一天。不到一年，李菲妍因工作表現(xiàn)突出，已經(jīng)兩次加薪，并獲得了董事長的器重。

    讓我們再來看看銷售部經(jīng)理章心心的一天。上午來到辦公室，先和銷售員津津有味講昨天看演唱會的見聞，然后和閨蜜電話煲最近哪里在打折，去哪里購物。之后去茶水間喝水，遇到行政部的安一娜，又一起聊到最近的優(yōu)惠餐飲信息……

    電話、聊天，幫其他同事看銷售報表，章心心的一天也是忙碌的，但是卻沒有效率。不到三個月，因銷售團隊業(yè)務(wù)不佳，章心心不得不離開公司。

    同樣是上班的八個小時，看上去都很繁忙，但是結(jié)果卻截然不同。李菲妍一直在走上坡路，而章心心則丟掉了工作。兩人的效率差別不在于能力的高下，很大程度上取決于利用時間、管理自我工作的能力。

每天8小時，對誰都是公平的，但是懂得時間管理的員工，工作效率高，每天都會完成至少5件重要的事情。相反，不會規(guī)劃自己的工作，不懂管理時間的員工則會將自己淹沒在紛繁的工作雜事中，而失去條理，最終沒有有效工作產(chǎn)出。

   在工作場所，平均每8分鐘就會有一次干擾，如同事借文具、陌生的推銷電話，每次干擾至少需要浪費掉1-3分鐘。如此計算，每個工作日將浪費掉2個小時。這2小時將被無關(guān)干擾所吞噬，而一點點的消耗了我們的注意力和精力。

    同樣崗位的兩個人，其在相同的時間內(nèi)完成工作的成績可以相差7倍之多。也就是說，有些人的工作效率可以是其他人的7倍。效率差異的根源就在于管理時間的能力有高下，利用時間管理工具的水平有差別。很多成功人士都認(rèn)為，自己的成功離不開對時間的充分利用。

    時間管理，是管理學(xué)和心理學(xué)共同感興趣的話題。時間管理，作為一項可操作、可實施的理論、技術(shù)、工具幫助人們合理利用時間，提高工作效率。

    作為上班族，你是否經(jīng)常遇到這樣的狀況：被干擾電話或者無關(guān)郵件所拖累；經(jīng)常需要應(yīng)付緊急狀況，如客戶的投訴、其他部門同事的業(yè)務(wù)咨詢，或者不速之客而延誤了項目進度；經(jīng)常面對一大堆任務(wù)而不知道該先處理哪件事情，那么說明你的時間管理水平亟待提高。

    時間管理的目的就是在有限的時間里，盡可能多的完成重要的、值得的事情。時間管理屬于管理心理學(xué)的研究領(lǐng)域，講求實用性。

  David Allen所倡導(dǎo)的“GTD五步法”可以有效提高時間管理的能力。在他的著作《Getting Things Done》（萬事搞定）中有詳盡的闡述。

    結(jié)合GTD五步法，以銷售經(jīng)理的工作為例，我們可以簡化時間管理的流程如下：

    首先，將每天需要處理的工作按照重要程度列舉下來。比如，按照重要程度，一天的重要工作依次有：確認(rèn)銷售員的訂單、督促客服部門發(fā)貨；和人力資源部門確認(rèn)銷售員的招聘人選；匯總月度銷售報表；召開銷售部月度總結(jié)會議；回復(fù)大客戶的咨詢郵件。這5件事情是最重要的，重要的事情需要優(yōu)先安排時間首先完成，因為它將是創(chuàng)造80%銷量的20%的事情。

    其次，規(guī)劃并調(diào)動身邊可用的資源，包括人力、物力、財力，保證重要的20%的事情順利、高效的完成。安排銷售員與客戶、客服部、人力資源部、總經(jīng)理等部門協(xié)調(diào)，保證上述5件重要工作的日期完成。

    第三，執(zhí)行。按照工作的優(yōu)先次序，調(diào)動身邊的資源，同時排除各項干擾，完成任務(wù)。

    最后，取得效果反饋。每項工作的完成都必須是以高效率為結(jié)果。如果一件事情花了比原計劃多出3倍的時間還未完成，那么需要考慮暫時擱置一段時間，等之后的工作任務(wù)完成了，再回頭來處理?；蛘?，可以將此任務(wù)轉(zhuǎn)交給其他同事，因為原計劃3倍的時間都沒能完成，要么是最初對這項任務(wù)的難度估計不足，要么就是中間出現(xiàn)了新的未預(yù)料到的情況。

    除了遵照以上流程，還需要了解一些時間管理的小知識。清楚的知道最近的重要工作是什么；明白今天的工作重點是什么，哪些工作是必須完成的；盡量回避無關(guān)的干擾電話、不速之客的拜訪，或者突然的約見；在處理一件重要的事情的過程中，如果有人想占用或者借用時間，請委婉的拒絕；每天的時間以小時為單位劃分為8個單元，每個單元進行獨立的規(guī)劃和管理；每天安排留出15分鐘處理緊急與突發(fā)的事件；如果有必要，請分派工作給下屬，或者同事，以免影響最重要事情的進展。

    同時，在掌握時間管理的理論的技術(shù)的基礎(chǔ)上，還需要客服一些心理障礙。如改掉做事拖拉的習(xí)慣；善于抓住工作的重點，而不是花大多數(shù)精力和時間在一些不重要的細(xì)節(jié)上；懂得授權(quán)，不是必須自己處理的工作，必要的時候請授權(quán)下屬去做；積極思考，拒絕消極思維和消息在職場的蔓延。

    時間管理，作為一項技術(shù)，需要借助于工具，目前常用的是網(wǎng)絡(luò)版的時間管理工具。當(dāng)然，最簡單的方法：一支筆和一張紙，足以將每天的工作安排的井井有條。