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余世維:《有效溝通》溝通的角度
2016-01-20 96471
大家都在說(shuō),溝通,溝通,溝通。其實(shí)從溝通的角度來(lái)看,我們會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)很有趣的事情:失敗和倒閉的公司,都有總經(jīng)理,都在裝電腦,都在開(kāi)會(huì),都打廣告,那么為什么有的公司倒閉,有的公司成功呢?這其實(shí)就是一個(gè)溝通的問(wèn)題。  ?。ǎ保┙嵌?:總經(jīng)理。  ?。ǎ玻┙嵌?:電腦。  ?。ǎ常┙嵌?:開(kāi)會(huì)。  ?。ǎ矗┙嵌?:廣告。   ◇角度1:總經(jīng)理   哪個(gè)公司沒(méi)有總經(jīng)理?可是有的總經(jīng)理在溝通的時(shí)候,底下的人并不知道他說(shuō)了些什么,這就是失敗和倒閉的公司。有的總經(jīng)理溝通得就很好,這就是成功的公司。   李先生當(dāng)初在做飲料時(shí),沒(méi)有幾個(gè)人說(shuō)他不懂飲料。其實(shí)他以前不是做實(shí)業(yè)的,嚴(yán)格講起來(lái),他做飲料主要是財(cái)務(wù)操作。李先生也許認(rèn)為,財(cái)務(wù)操作和資產(chǎn)操作可以將公司迅速膨脹起來(lái),他這個(gè)想法底下有多少人以為然,或不以為然?在企業(yè)里面,一定有很多廠長(zhǎng)和副廠長(zhǎng)是做實(shí)業(yè)起家的,但是李先生年紀(jì)輕輕,二十幾歲就能當(dāng)總裁,而且剛開(kāi)始時(shí)做得很好。于是李先生在跟底下的人溝通時(shí)就出現(xiàn)了一種障礙。李先生認(rèn)為做公司就是要把它做大,但底下的人總是認(rèn)為要穩(wěn)扎穩(wěn)打;李先生認(rèn)為重要的是收入,但底下的人只在想從哪里獲得收入;李先生認(rèn)為只要能夠?qū)e的公司吞并就吞并,但底下的人認(rèn)為吞并下來(lái)后是否養(yǎng)得活。   由此類(lèi)推,可發(fā)現(xiàn)總經(jīng)理和下屬溝通時(shí),有以下幾點(diǎn)不良表現(xiàn):   第一,開(kāi)會(huì)是總經(jīng)理的話先講,其實(shí)總經(jīng)理的話要后講,多聽(tīng)人家講話。   第二,開(kāi)會(huì)時(shí)總經(jīng)理的話總是多講,其實(shí)是要少講,總經(jīng)理最重要的是做結(jié)論。   總經(jīng)理要常常聽(tīng)別人講話,而不要坐上了總經(jīng)理的“寶座”,就認(rèn)為什么話都應(yīng)該是由我來(lái)講,如此一來(lái),中間就會(huì)產(chǎn)生溝通的問(wèn)題。所以,總經(jīng)理應(yīng)該多把話留給別人講,自己的話放在后面講,要善于聽(tīng)話,善于做總結(jié),這樣才可以聽(tīng)出來(lái)別人的問(wèn)題,才可以發(fā)覺(jué)到別人的想法。否則,你的話一講完,就再也沒(méi)人去補(bǔ)充了,這叫做失去了溝通。套用一個(gè)典故,公司成也總經(jīng)理,公司敗也總經(jīng)理。   許多公司一開(kāi)會(huì),就喜歡搞一條長(zhǎng)桌子,上面坐很多領(lǐng)導(dǎo),像工作匯報(bào)一樣,“劈里啪啦”都是上面的人在講,底下一點(diǎn)聲音都沒(méi)有。這哪里叫做開(kāi)會(huì)?這叫做政令宣達(dá)!如此這般,何必開(kāi)會(huì)呢?干脆把宣達(dá)的內(nèi)容擺在網(wǎng)上,大家看一看就算了。就溝通而言,大費(fèi)周張的“大場(chǎng)面”并沒(méi)有什么大的意義。其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該是坐在底下,誰(shuí)要講話誰(shuí)上去講。這樣不但使下屬感受到平等,營(yíng)造了暢所欲言的氛圍,還有利于提升組織內(nèi)有效溝通的能力。   ◇角度2:電腦   成功的公司都裝電腦,倒閉的公司也裝電腦。電腦是什么?很多人都認(rèn)為,電腦可以幫助我們提高工作效率。其實(shí)不然,電腦會(huì)加減、統(tǒng)計(jì)、分析、繪圖,但是電腦不會(huì)作決策,所以總經(jīng)理不要常常坐在自己的辦公室,坐在電腦前。   有一次,我走出辦公室,站在一個(gè)職員后面。那個(gè)職員一直在操作電腦,他以為我在欣賞他的打字速度,越打越快。我故意不講話,看了大概15分鐘后,我就問(wèn)他:“小周,你從剛才打到現(xiàn)在,在打什么?”“總經(jīng)理,你不是在看嗎?”“我是要你告訴我,你覺(jué)得你剛才打的東西有哪些對(duì)公司很有幫助?!彼筒豢月暳?。于是我提高聲調(diào)說(shuō):“全體同仁,大家都注意了,我在跟他講話,其實(shí)是在跟全辦公室的人講話,大家記住了,一個(gè)人電腦打得再快沒(méi)有用,重要的是打了些什么東西,一個(gè)人天天上網(wǎng)沒(méi)有用,重要的是抓了多少有用的信息?!?   一個(gè)公司如果是虧本,你的圖做得再漂亮也是虧本;一個(gè)公司的產(chǎn)品有問(wèn)題,你設(shè)計(jì)了半天的表格還是有問(wèn)題。電腦不會(huì)代替我們?nèi)ニ伎?,反而?huì)讓我們沉入電腦里面,不知道尋找答案。因此千萬(wàn)別弄錯(cuò)了,以為都在操作電腦,就表示都在上班。其實(shí)電腦并不是特別有用,它只是在計(jì)算上面替我們加快了速度,在分析圖里面替我們?cè)O(shè)計(jì)了一個(gè)個(gè)統(tǒng)計(jì)符號(hào),但是你要在那里面找到答案,不太可能!所以千萬(wàn)不要很得意地告訴別人,你們公司很厲害,每個(gè)人手中都拿著一個(gè)筆記本電腦。根據(jù)經(jīng)驗(yàn),操作電腦最快的員工通常職位最低,不太會(huì)操作電腦的都是總經(jīng)理和董事長(zhǎng),因?yàn)槿思矣媚X筋在思考和工作嘛!   很多人到客戶那邊喜歡拎個(gè)筆記本電腦,“啪”地打開(kāi)給客戶看。但事實(shí)上,東西能夠賣(mài)掉,不是因?yàn)閹е娔X去。電腦帶去又怎么樣呢?打開(kāi)給客戶看又怎么樣呢?很多業(yè)務(wù)員犯這個(gè)毛病,以為有了筆記本電腦就非常方便,“啪”地就打開(kāi),還一直念給客戶聽(tīng)。客戶說(shuō):“關(guān)起來(lái),你把那個(gè)盤(pán)片留下,你回去。”談判就結(jié)束了,從今以后這個(gè)生意就沒(méi)得做了??蛻舨恍枰隳钅切〇|西,你把盤(pán)留下來(lái),讓人家自己看就是了。你跟客戶說(shuō)你的東西好,好在哪里?客戶為什么要買(mǎi)你的東西?這個(gè)電腦說(shuō)得出來(lái)嗎?許多公司都犯這個(gè)毛病。自從有了電腦以后,一停電好像全公司就放假了一樣,這是為什么?大家都以為電腦就是一切。其實(shí)根本不是這樣的,電腦買(mǎi)得越多的公司,可能倒閉得越快。   ◇角度3:開(kāi)會(huì)   成功和失敗的公司都要開(kāi)會(huì),在幾種溝通里面最重要的就是開(kāi)會(huì),因此我們的企業(yè)在每天、每周、每個(gè)月都花很多時(shí)間在開(kāi)會(huì)。   為什么大家都這么喜歡開(kāi)會(huì)?研究的結(jié)果是,開(kāi)會(huì)是一種癮,不開(kāi)難過(guò),大家一見(jiàn)面,就說(shuō)我要開(kāi)會(huì)去了。這就說(shuō)明,開(kāi)會(huì)是一種權(quán)威和滿足感的體現(xiàn),開(kāi)會(huì)當(dāng)主講者、當(dāng)主席,有一種非常興奮和自我滿足的感覺(jué)。原來(lái)開(kāi)會(huì)是一種興奮劑,所以每到開(kāi)會(huì)時(shí),“哎,各位 我們要開(kāi)會(huì)”,講這個(gè)話的領(lǐng)導(dǎo)透著喜悅的心情,底下的人又都活躍起來(lái)了:“呵呵,又要開(kāi)會(huì)了!”   一大堆人坐在里面,不曉得在開(kāi)什么,這就是開(kāi)會(huì)的通病,它可以寫(xiě)成一首新的“了字歌”:   事先沒(méi)有講清楚了,   然后事先也沒(méi)有準(zhǔn)備了,   進(jìn)去就隨便講話了,   然后大家也沒(méi)有興趣表決了,   一舉手就都統(tǒng)統(tǒng)起立鼓掌了,   開(kāi)完會(huì)后也沒(méi)有人去管了……   會(huì)議有很多可以改善的空間,應(yīng)該先從哪里做起?以下七點(diǎn)建議供參考(如下圖):   會(huì)議改善樹(shù)形圖   建議1:誰(shuí)參加   通常,參會(huì)的人太多就不知道誰(shuí)真的該聽(tīng),誰(shuí)可以不用聽(tīng),最后的結(jié)果是,大家就不講話了。其實(shí)開(kāi)會(huì)要分兩種人:   第一種:非要參加的那種人,就非講話不可;   第二種:不需要參加的人,聽(tīng)著就可以了。   在這方面,高效能公司發(fā)會(huì)議通知的時(shí)候,上面一般會(huì)特別寫(xiě)上兩行,其中一行寫(xiě)明哪些人員是必須參加的,另一行寫(xiě)上哪些人員隨意參加即可。這中間有什么區(qū)別?必須參加的人不到,領(lǐng)導(dǎo)者要追究其責(zé);隨意參加的人高興就進(jìn)去聽(tīng),不高興就可以不進(jìn)去,對(duì)不進(jìn)會(huì)場(chǎng)聽(tīng)的,會(huì)后把會(huì)議記錄復(fù)印一份給他即可。為什么呢?因?yàn)橛械娜酥幌肼?tīng)會(huì)議里面的其中一個(gè)部分,比如說(shuō)今天會(huì)議談到一個(gè)物流的議題,那么倉(cāng)儲(chǔ)的人就過(guò)來(lái)聽(tīng)聽(tīng),談完他就走了,因?yàn)橄旅媸秦?cái)務(wù)的議題,跟他沒(méi)有關(guān)系。   為了解決這個(gè)問(wèn)題,建議將公司的會(huì)議桌設(shè)計(jì)成如下圖所示的樣子:   形狀并不重要,重要的是在開(kāi)會(huì)時(shí)要區(qū)分兩種人:一種人是必須參加的,坐在里面那一圈,不但要到而且一定要發(fā)言,不然你來(lái)干什么呢?另一種人可隨意參加,坐在后邊座位上,可以聽(tīng)也可以發(fā)言。再?gòu)?qiáng)調(diào)一點(diǎn),要先把會(huì)議的各個(gè)議程表發(fā)下去,這樣有利于隨意參加的人掌控時(shí)間,他一看:“嗯,這個(gè)議題我有興趣?!蹦敲此驮谀莻€(gè)時(shí)間進(jìn)來(lái),這一議題完了,他就出去了。所以,為什么一開(kāi)會(huì),就是統(tǒng)統(tǒng)都要參加呢?結(jié)果耽誤了很多事情。   不要?jiǎng)硬粍?dòng)就將總經(jīng)理的名字寫(xiě)到會(huì)議通知上去。很多公司有這樣一個(gè)毛病,認(rèn)為開(kāi)會(huì)沒(méi)有總經(jīng)理就不像個(gè)會(huì),結(jié)果總經(jīng)理那天沒(méi)來(lái),因?yàn)橛幸粋€(gè)客人;下次總經(jīng)理又沒(méi)有來(lái),因?yàn)樗奖本┤?;再下次總?jīng)理又沒(méi)有來(lái),因?yàn)樗鰢?guó);最后那個(gè)月末會(huì)他又沒(méi)有來(lái),因?yàn)樗≡诩摇@樣的后果是,會(huì)議通知單一發(fā)下去,上面寫(xiě)著總經(jīng)理要參會(huì),大家就會(huì)說(shuō):“他不會(huì)來(lái)了,他不會(huì)來(lái)了。”所以一開(kāi)會(huì),大家就抱著汽水、瓜子、花生米統(tǒng)統(tǒng)進(jìn)去了,文山會(huì)海,一天到晚在那邊開(kāi)會(huì),除了每個(gè)月吃掉六斤瓜子以外,什么事都沒(méi)有干,這種會(huì)開(kāi)與不開(kāi)有什么區(qū)別呢?   建議2:誰(shuí)主持   很多公司的會(huì)議都由總經(jīng)理主持。對(duì)這件事情不要不以為然,作為公司的高級(jí)主管,應(yīng)該多聽(tīng)少講,不要什么會(huì)都是你主持。   一個(gè)公司開(kāi)會(huì)的時(shí)候,坐在上面的有三種人:第一種人是主席,可把這種人定位為副總;第二種人是導(dǎo)言人,可把這種人定位為經(jīng)理;第三種人是觀察員,可把這種人定位為總經(jīng)理。這個(gè)會(huì)是指大會(huì)。如果是小會(huì)的話,那么經(jīng)理是觀察員,副理是主席,主任與組長(zhǎng)是導(dǎo)言人。如果是工廠,廠長(zhǎng)是觀察員,副廠長(zhǎng)是主席,導(dǎo)言人是車(chē)間主任。在這一體系里,最重要的人應(yīng)該是導(dǎo)言人。   大家看過(guò)外國(guó)的電影,都知道在外國(guó)的法院里,法官的位子稍微高一點(diǎn)。在公司的會(huì)議室里,導(dǎo)言人在前,主席在后,主席的位子也應(yīng)坐高一點(diǎn),意思就是主席是維持秩序的人。真正講話的是導(dǎo)言人。觀察員呢?應(yīng)坐在主持旁邊觀察,必要的時(shí)候,插一兩句關(guān)鍵的話,但是大部分的時(shí)間是沉默的,除非會(huì)場(chǎng)發(fā)生事情,發(fā)生問(wèn)題大家爭(zhēng)執(zhí)不下才講話。作為總經(jīng)理,在會(huì)場(chǎng)上,重要的是用腦冷靜地去思考他們?cè)谥v些什么。   建議3:誰(shuí)控制   這個(gè)會(huì)場(chǎng)是誰(shuí)在控制,上面談的三種人各有各的功能,我們來(lái)看答案。主席是控制秩序的,導(dǎo)言人是控制時(shí)間的,比如說(shuō)今天下午公司開(kāi)會(huì),從兩點(diǎn)半開(kāi)到四點(diǎn),也就是90分鐘。那么就可以給每個(gè)人20分鐘,四個(gè)議程,一共80分鐘,另外10分鐘給主席,或者給觀察員作結(jié)論,大致上這樣子分配,這是什么意思?這就表示你的時(shí)間是20分鐘,而且議程排得很清楚,中間有一個(gè)是物料部門(mén),他也有20分鐘,結(jié)果與他有關(guān)的倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)想要來(lái)聽(tīng),只需聽(tīng)20分鐘即可。   建議4:誰(shuí)先發(fā)言   建議5:誰(shuí)負(fù)責(zé)和誰(shuí)追蹤   除非把負(fù)責(zé)人找出來(lái),我從來(lái)不愿意這樣子,把自己弄得這么慘,我來(lái)盯全部的事情,我在加班,他們?cè)谕饷娉狵TV,這叫做誰(shuí)負(fù)責(zé)和誰(shuí)追蹤。這兩件事情在散會(huì)之前如果沒(méi)有答案,就是召集人的事。我們公司規(guī)定,誰(shuí)召集會(huì)議誰(shuí)負(fù)責(zé),難怪大家都喜歡開(kāi)會(huì),反正吃瓜子、喝茶,開(kāi)完會(huì)以后,總經(jīng)理要倒霉了,哪有這種事情?誰(shuí)召集誰(shuí)負(fù)責(zé),除非你能夠把當(dāng)場(chǎng)負(fù)責(zé)的人給我點(diǎn)出來(lái),這是第五個(gè)建議。   建議6:誰(shuí)在浪費(fèi)時(shí)間   為什么開(kāi)會(huì)一開(kāi)就是兩三個(gè)鐘頭?仔細(xì)研究一下就會(huì)發(fā)現(xiàn),原來(lái)是有人在浪費(fèi)時(shí)間。很多公司將開(kāi)會(huì)議程都寫(xiě)得很好,今天早上開(kāi)會(huì),9∶30會(huì)議室集合,但是從來(lái)沒(méi)有人寫(xiě)幾點(diǎn)鐘散會(huì),就是寫(xiě)了也是假的,知道問(wèn)題出在哪里嗎?那就是資料不應(yīng)該在會(huì)場(chǎng)閱讀,而應(yīng)該在開(kāi)會(huì)前發(fā)給參會(huì)者,一到會(huì)場(chǎng)就能直接討論和表決。開(kāi)會(huì)的目的就是為了馬上把結(jié)果找出來(lái),而不是拿著一疊資料到會(huì)場(chǎng)上來(lái)看。   有一次開(kāi)會(huì),我看到小鄭在那里看資料,盡管他掩飾著,但那動(dòng)作一看就知道,我就問(wèn)他:“小鄭,我看你好像沒(méi)有讀過(guò)資料。”他笑一笑。我說(shuō):“小鄭,我們現(xiàn)在就要表決了,你沒(méi)有讀資料就沒(méi)有辦法表決,你現(xiàn)在出去,將資料讀一下,讀完了再進(jìn)來(lái)?!彼图t著臉拿著資料出去,坐在門(mén)口那里讀。接下來(lái)我就說(shuō):“各位,資料都看過(guò)了吧?”底下一片沉默?!昂?,現(xiàn)在開(kāi)始就第一個(gè)議題進(jìn)行表決,表決完了以后,我們開(kāi)始復(fù)議第二個(gè)議題?!?0分鐘我們的會(huì)就開(kāi)完了,出去的時(shí)候小鄭還在那里看,那個(gè)資料有140頁(yè),他才看到第20頁(yè),我走到他面前就講了最后一句話:“小鄭,這是第一次,也希望是最后一次。記住了!”   會(huì)議在講一個(gè)電磁管,參會(huì)者卻聊到廚房去了,這么亂七八糟地開(kāi)會(huì),所以就是一天到晚浪費(fèi)時(shí)間。在會(huì)議中,大家不斷地翻閱資料是浪費(fèi)時(shí)間。不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)完會(huì),同樣也是一種浪費(fèi)。   有一次開(kāi)會(huì),我把鬧鐘帶進(jìn)去:“各位,我今天帶了鬧鐘來(lái),十一點(diǎn)半散會(huì)?!彼麄兌夹ζ饋?lái),我沒(méi)有吭聲。結(jié)果到十一點(diǎn)半,“叮鈴鈴”鬧鐘響起來(lái)了,會(huì)卻只開(kāi)了一半。我說(shuō):“哎呀,鬧鐘響了我們散會(huì)?!边@時(shí)有人說(shuō):“還有一半沒(méi)有開(kāi)呢。”“我不是告訴你們到十一點(diǎn)半散會(huì)。各位主管,會(huì)明天重開(kāi)。散會(huì)!”   第二天我又把鬧鐘帶進(jìn)去:“各位,今天我們重開(kāi),十一點(diǎn)半散會(huì)?!泵總€(gè)人眼睛都盯著鬧鐘,結(jié)果11∶28就結(jié)束了。   真理是一個(gè)必須成熟以后才能摘下來(lái)的果實(shí)。   ——[法]伏爾泰   真正的價(jià)值并不在人生的舞臺(tái)上,而在我們扮演的角色中。   ——[德]席勒   建議7:誰(shuí)結(jié)論   會(huì)開(kāi)了半天沒(méi)有答案,那開(kāi)這個(gè)會(huì)有什么用?這叫做無(wú)能。沒(méi)有答案的會(huì)一個(gè)月內(nèi)就不要再開(kāi)第二次了。   在我的管理實(shí)踐中,我體會(huì)到,作為公司高級(jí)管理人員,總經(jīng)理即使有答案,也不要先把它講出來(lái)。其實(shí)人與人是一樣聰明的,只是運(yùn)氣好,我坐在這個(gè)主管的位置,可底下人的腦子并不差。問(wèn)題是你要逼迫他。所以我在開(kāi)會(huì)的前一天,就把我的答案放在口袋里,但開(kāi)會(huì)的時(shí)候我不會(huì)拿出來(lái)。第一個(gè)我要激勵(lì)他們;第二個(gè)我要要求他們;第三個(gè)我要利用他們。結(jié)果真的沒(méi)有答案,我就站起來(lái)說(shuō)了:“各位,我們公司的規(guī)定是,沒(méi)有答案不準(zhǔn)開(kāi)門(mén),要開(kāi)會(huì)就要有一個(gè)結(jié)果。剛才好像各位都沒(méi)有什么答案。在沒(méi)有答案以前,我的答案就是最好的答案?!边€好,這一招我很少用。有的時(shí)候,我的紙片還沒(méi)有掏出來(lái),聽(tīng)他們?cè)谥v答案了,我就開(kāi)始流汗了,他們的答案比我的還好。   不要再漫罵文山會(huì)海了,其實(shí),這是一個(gè)公司總經(jīng)理要負(fù)的責(zé)任。以上七點(diǎn)建議都與總經(jīng)理有關(guān),總經(jīng)理如果有決心要改善這個(gè)會(huì)議,會(huì)議不可能得不到改善,但不知道為什么大家都在那里批評(píng),這個(gè)事情就一直不斷地演變。結(jié)果這個(gè)會(huì)沒(méi)有開(kāi)好,溝通變成了不通,這是一件非常遺憾的事情。   ◇角度4:廣告   行銷(xiāo)學(xué)上有一句名言:“全世界的廣告至少有一半是無(wú)效的?!辈幌嘈??昨天晚上看過(guò)電視嗎?對(duì)昨天晚上的電視節(jié)目,印象最深刻的廣告是哪三個(gè)?說(shuō)得出來(lái)嗎?可能沒(méi)有幾個(gè)能夠馬上答出來(lái)。其實(shí)昨天晚上的廣告有幾十個(gè)、幾百個(gè),在你的印象中連講三個(gè)都有困難,這就證明廣告猛打,不見(jiàn)得有用,沒(méi)有幾個(gè)不得了的企業(yè)是靠廣告成功的。如果廣告可以幫助一個(gè)公司成功,花個(gè)一千萬(wàn)的廣告費(fèi),不就行了嗎?廣告并不見(jiàn)得能夠幫助我們的企業(yè),追根究底,你想要傳達(dá)的信息,消費(fèi)者能否感受得到,這中間有一個(gè)溝通問(wèn)題。   這是某通信公司的廣告。一個(gè)黑黑的巷子,上面畫(huà)了一對(duì)翅膀,翅膀上面還有一個(gè)光環(huán)。很少有人說(shuō)得出來(lái)這個(gè)廣告代表的意思,有人還為此問(wèn)過(guò)該公司:“這個(gè)廣告代表什么意思?”對(duì)方說(shuō):“我也不知道?!边@個(gè)廣告要傳達(dá)的意思,沒(méi)有幾個(gè)人說(shuō)得出來(lái),而這個(gè)廣告卻花了兩百萬(wàn)。   消費(fèi)者對(duì)廣告是直覺(jué)的,他覺(jué)得進(jìn)去了就是進(jìn)去了,他覺(jué)得沒(méi)進(jìn)去就是沒(méi)進(jìn)去,更何況在現(xiàn)實(shí)生活中,消費(fèi)者買(mǎi)東西也不是真的靠廣告。   小結(jié)   我們可用人體的三個(gè)器官來(lái)形象說(shuō)明這三種不同的方向:往上溝通沒(méi)有膽,往下溝通沒(méi)有心,水平溝通沒(méi)有肺。   失敗和倒閉的公司,都有總經(jīng)理,都在裝電腦,都在開(kāi)會(huì),都打廣告,那么為什么有的公司倒閉,有的公司成功呢?這其實(shí)就是一個(gè)溝通的問(wèn)題。
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