哈佛經(jīng)理信息

                                     處理能力

                       一、信息收集

    □  信息收集的基本原則

    信息或資料這兩個(gè)詞因應(yīng)用領(lǐng)域不同，而有不同的定義。綜合一般說(shuō)法和英文解釋，信息應(yīng)包含下列內(nèi)容：

    (1)事實(shí)、真實(shí)(FACT)：指還未經(jīng)“加工”的事件所擁有的原始面貌。

    (2)消息、通知(INFORMATION)：指由傳達(dá)而來(lái)，已經(jīng)過(guò)某種程度整理的事實(shí)。

    (3)知性、智慧(INTELLIGENCE)：指由經(jīng)驗(yàn)或理性推理而創(chuàng)造的事實(shí)或思考方法。

    (4)知識(shí)(KNOWLEDGE)：指由發(fā)現(xiàn)及思考而產(chǎn)生的系統(tǒng)化概念。

    (5)報(bào)告(REPORT)：指經(jīng)過(guò)事實(shí)調(diào)查后，所做出的記錄結(jié)果和結(jié)論。

    (6)資料、記錄(DATA)：指匯集事實(shí)后記錄下來(lái)的所有文字。

    (7)報(bào)道、傳聞(NEWS)：指最新、有新聞價(jià)值的事實(shí)，和對(duì)這事實(shí)的傳達(dá)。

    □  收集動(dòng)機(jī)

    在管理者開始收集資料前，要先回答以下幾個(gè)問(wèn)題：

    (1)你想得到哪些具體資料?

    (2)哪種資料一定要有?

    (3)哪些意想不到的地方可能藏有目標(biāo)資料?

    不分主次、漫無(wú)目的永遠(yuǎn)是收集資料的人最易犯的毛病。就象你曾經(jīng)不知道需要哪些信息，卻連續(xù)收集一個(gè)月結(jié)果仍似懂非懂一樣，總以為只要堅(jiān)持收集，就能分清目標(biāo)；事實(shí)上這種好運(yùn)氣出現(xiàn)的機(jī)會(huì)微乎其微。最后的結(jié)果是，你面對(duì)一堆“都有用”的資料，卻不知該用什么。

    □  系統(tǒng)整理

    收集動(dòng)機(jī)中的例子可能并不適用于每位管理者，不過(guò)如果仔細(xì)推敲進(jìn)行的步驟，其實(shí)可以歸納出五個(gè)原則：          

    (1)發(fā)現(xiàn)不尋常的事物。不用心觀察、見(jiàn)怪不怪是許多人喪失機(jī)會(huì)的原因。以日本人來(lái)說(shuō)，在八十年代前期，常有許多情侶在傳統(tǒng)咖啡店里相對(duì)而坐，他們既不交談，更不“眉目傳情”，根本就是漠然冷對(duì)。為什么濃情蜜意的人進(jìn)了咖啡店就變樣了?如果有人能進(jìn)一步了解，極可能發(fā)現(xiàn)另一個(gè)消費(fèi)市場(chǎng)。

    (2)親身體驗(yàn)。1988年，日本推出高級(jí)國(guó)產(chǎn)車SIMA，每部賣價(jià)高達(dá)500萬(wàn)日元，卻離奇地暢銷，成為當(dāng)年最熱門車種。許多人都在思索其中的原因，而各媒體的從業(yè)人員卻拚命地繞著車子的名字、配件、性能打轉(zhuǎn)，起碼有一半的記者連車子是什么樣子都不知道，就編出了各式各樣的理由來(lái)說(shuō)服讀者。其實(shí)這部車最大的優(yōu)點(diǎn)是它有略似女性身體輪廓的“性感曲線”，吻合強(qiáng)調(diào)Body Concious的時(shí)代潮流，證明“女性化”的機(jī)械產(chǎn)品有市場(chǎng)。自詡“秀才不出門，能知天下事”的你，有時(shí)也該活動(dòng)筋骨出門看看，免得被二手資料所蒙蔽。

    (3)追溯既往。任何事物都有它的時(shí)間流程，就象每個(gè)小孩都有父母、祖父母、曾祖父母一樣，沒(méi)有人會(huì)……憑空冒出來(lái)的，管理者要追究他的生活背景、親人，才能了解兒童的行為模式。其它事理亦然。

    (4)擴(kuò)大空間。在狹窄的環(huán)境里，許多思考被擠壓的結(jié)果，造成其本質(zhì)逐漸泯滅，思考的敏捷性蕩然消失。與其在自己的部門里苦思，倒不如看看別的部門的流程?與其困在本行業(yè)，倒不如看看其它行業(yè)?看看其它的國(guó)家?閉門造車是會(huì)永遠(yuǎn)失敗的。

(5)用圖解方式聯(lián)想。當(dāng)管理者感覺(jué)思維混亂時(shí)，最好拿出紙筆來(lái)，寫下關(guān)鍵字或畫些圖形，借有形的圖文思考，用自己的想法來(lái)啟發(fā)自己。其實(shí)從現(xiàn)在個(gè)人電腦的普及來(lái)看，很可能將個(gè)人的原始想法輸入電腦，等累積一定程度時(shí)，再利用電腦的移動(dòng)功能審視、分類這些構(gòu)想。用電腦整理構(gòu)想時(shí)，不妨在每一行的起頭訂一個(gè)代號(hào)，英文字母、注音符號(hào)都可以，以方便檢索和歸類。

當(dāng)然，如果覺(jué)得使用電腦不方便，用卡片處理也是一種方法，只是每一張卡片只能寫一件事情，才不會(huì)混淆。

    □  收集計(jì)劃

    任何一種工作都有開頭和結(jié)尾，尤其在專題式收集資料的情況下，更要有“截稿”的意識(shí)，

才能有效率地趕上工作進(jìn)度。一般地，收集資料時(shí)應(yīng)制定合理的計(jì)劃，不管是專題式資料或長(zhǎng)期的收集，都要有階段性的處理，大概分三個(gè)步驟：

    1. 設(shè)定“產(chǎn)品”類型

    如果是長(zhǎng)期的資料收集工作，管理者要確定未來(lái)資料建檔的內(nèi)容和形式；如果是專題式的資料收集，更要考慮將來(lái)要使用這些資料的方法，即要先決定最終“產(chǎn)品”的面貌：

    (1)是以口頭說(shuō)明還是書面報(bào)告報(bào)出結(jié)果?

    (2)報(bào)告書用手寫就可以；

    (3)報(bào)告書必須打字處理嗎?

    (4)是否要將報(bào)告書交付印刷廠印成冊(cè)子?

    (5)有無(wú)附加照片、幻燈片、錄像帶等影像資料的必要?

    2. 合理調(diào)配時(shí)間、人才和經(jīng)費(fèi)

    最簡(jiǎn)單的資料收集方法，就是打電話向有關(guān)人士請(qǐng)教，而到圖書館帶資料、到書店買書則是可以立刻行動(dòng)的方式。也有人投入大筆財(cái)力和人力，在海內(nèi)外各地大量地收集信息。要采用什么方式，單憑個(gè)人或團(tuán)體的需要和財(cái)力而定，沒(méi)有任何硬性的規(guī)定。

    3. 進(jìn)行“工作過(guò)程管理”

    一個(gè)單位如何制定合適的時(shí)間表來(lái)進(jìn)行進(jìn)度管理是讓管理者頭痛的難題。根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)定期限是進(jìn)度管理的首要之務(wù)。

    (1)要判斷準(zhǔn)備收集的資料是否充足；

    (2)要專人負(fù)責(zé)，明確分工；

    (3)要清楚顯示每個(gè)人的工作進(jìn)度，并考核其是否已經(jīng)完成。把這張表輸入電腦，然后打印出來(lái)，利用各種符號(hào)注明不同的工作進(jìn)度，有變化時(shí)，再用電腦修正進(jìn)度情況。有了這張一覽表，每個(gè)人的工作量就一目了然，可做為核算工資的參考。