在每次《職業(yè)經(jīng)理人的關(guān)鍵技能——中高層管理者MTP訓(xùn)練營》課前的問卷和調(diào)查中，跨部門溝通都是個非常突出和普遍的問題，特別是比較大型或官僚的企業(yè)，事不關(guān)己、高高掛起是常態(tài)。這里有制度和文化的問題，但是管理者的溝通方式和技巧也是不容忽視的問題。我們都知道，改變平臺很難，有時我們不得不改變自己。不是要降低我們的目標(biāo)，而是看看有沒有更多的可能性，有沒有更有效的方法。優(yōu)秀的管理者是因他人而成事，除了借助組織賦予的權(quán)力和制度的尚方寶劍，也要講點溝通藝術(shù)。 我在任某個企業(yè)物流經(jīng)理的時候，有個習(xí)慣，對第三方物流供應(yīng)商內(nèi)部的管理非常感興趣，因為我認(rèn)為，供應(yīng)商的內(nèi)部管理會影響到它能提供的服務(wù)品質(zhì)和服務(wù)承諾。所以，我會采用訪談的方式同供應(yīng)商的職能部門經(jīng)理交流，既可以學(xué)習(xí)他們先進的部分，也可以從中發(fā)現(xiàn)管理的隱患，降低合作的風(fēng)險。幸好我們公司是他們的大客戶，通常他們都非常樂意配合，也接受了共同成長、相互學(xué)習(xí)、建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的理念。 某個供應(yīng)商是國有大型運輸企業(yè)，不像現(xiàn)在的物流公司多是掛靠的車輛，他們的自有車輛占大多數(shù)，所以專門建立了一個維修車間，主要對車輛進行維修。這個部門的陳經(jīng)理在一次訪談中提到，他對公司以前發(fā)生和其他公司的安全事故調(diào)查分析后發(fā)現(xiàn)，所有的事故除了駕駛員自身的原因外，車輛的超負荷運行和疏于保養(yǎng)是直接的原因。當(dāng)然這些問題表面上看不到對運輸?shù)陌踩珮?gòu)成威脅，但是，一旦這些隱患積累到爆發(fā)的程度就會導(dǎo)致災(zāi)難。所以他對業(yè)務(wù)經(jīng)理提出，所有的車輛回來進行及時的保養(yǎng)和讓駕駛員得到足夠的休息，而不是等車出了問題來維修。但是業(yè)務(wù)經(jīng)理卻說：“如果它能跑的話，我們就得讓它跑。現(xiàn)在有貨不拉，我們不想為點芝麻綠豆的事兒，就把一部車從計劃上撤下來?！? 業(yè)務(wù)是企業(yè)的命脈，有錢能不賺嗎？陳經(jīng)理陷入了兩難，都知道安全第一，但是為了多拉快跑，這樣的要求很難得到支持。這是一個有想法的人，也不缺乏溝通的能力，直接讓業(yè)務(wù)部門減少業(yè)務(wù)安排來保養(yǎng)不太現(xiàn)實，我決定采用教練的方式幫助他自己找到問題的答案。我提醒他有沒有更多的可能性和其他相關(guān)的部門溝通，找對人通常效能會比較高；在國有企業(yè)文件和制度往往是最有效的；另外我強調(diào)任何部門之間的溝通其實都是一個向內(nèi)部客戶推銷建議的過程，要有營銷的思維，不要帶著問題去找人家，要帶著解決方案去找，要把你的方案的賣點和買點，對方采用后的利益想清楚。陳經(jīng)理若有所思的說：“也許我能有辦法。”過了一個月，他給我打電話興奮的說，業(yè)務(wù)經(jīng)理要請他吃飯。他是怎么做到的呢？ 陳經(jīng)理注意到了每個月調(diào)度室發(fā)送的月度計劃。這個計劃使業(yè)務(wù)部門和維修部門知道每個月的運輸要求和相應(yīng)的車輛安排。突然，他想到一個辦法，他記下了最需要立即保養(yǎng)和檢修的幾個車號，來到調(diào)度室，向調(diào)度經(jīng)理說出了他的擔(dān)憂，并建議能否錯峰提前安排，這樣不至于臨時出現(xiàn)狀況而無車可調(diào)。調(diào)度經(jīng)理回答他：“行！我們可以對每輛車按日期排班進行檢查，告訴我它們的保養(yǎng)時間?！? 接下來的一個月，調(diào)度計劃中多列了一項對某些所選定的貨車“按日期維修”的日子，從而使陳經(jīng)理的團隊不再是出現(xiàn)問題才檢修，而是有計劃分批次的對車輛進行保養(yǎng)，在一次給我們公司送貨的任務(wù)中由于他們的保障有力，為本來車輛不夠的調(diào)度室增加了四臺可以出車的貨車，業(yè)務(wù)經(jīng)理特地請他吃飯。 當(dāng)發(fā)現(xiàn)安全隱患可能對公司造成損失的時候，陳經(jīng)理首先與業(yè)務(wù)經(jīng)理進行了口頭溝通，但是沒能達到他的目標(biāo)，出于對自己部門利益的考慮很多人會拒絕作出調(diào)整。這個時候他從我這里得到一些啟發(fā)，進行了內(nèi)心的自我對話（每天我們都有無數(shù)次的自我溝通，自我溝通也要講有效性），為了達成目標(biāo)，對問題重新進行了定義，他想到了利用以文件的形式確定保養(yǎng)和維修計劃。他找到了調(diào)度經(jīng)理，描述他的需要，調(diào)度經(jīng)理也完全可以說，“對不起，我不能那樣做，因為以前的計劃從來沒有包括這一項?！彼?，在交談中，陳經(jīng)理必須讓調(diào)度經(jīng)理看到問題的所在，并幫助他共同尋找解決方案。最后把這個想法形成書面的文件和制度，納入業(yè)務(wù)流程中加以固化，用來指導(dǎo)下個月的保養(yǎng)和維修安排。這樣陳經(jīng)理讓公司的車隊更安全，讓調(diào)度室的可用車輛更有保障，讓業(yè)務(wù)部門不至于業(yè)務(wù)流失，更能滿足客戶的運輸要求。 溝通是管理的血脈，是整合管理所必需的計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制等職能的必要手段，所以我的MTP課程中強調(diào)“溝通無處不在”，跨部門溝通尤其要講究溝通藝術(shù)，因為雖然都是一個公司的人，但是要讓我干點什么事，給個理由先！ 歡迎參加王老師的《職業(yè)經(jīng)理人的關(guān)鍵技能—中高層管理者的MTP訓(xùn)練營》 原創(chuàng)文章，王哲光wzheguang@163.com來函交流！