一、只開(kāi)有必要開(kāi)的會(huì)

    作為一個(gè)善于管理時(shí)間的中層，首先要確定是否有開(kāi)會(huì)的必要，這一做法必不可少。因?yàn)殚_(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢。所以說(shuō)，會(huì)議只有在有必要時(shí)才開(kāi)，并且要開(kāi)得簡(jiǎn)短有效。通常來(lái)說(shuō)，這些情況下需要開(kāi)會(huì)：

    ·想從下屬那里獲取信息或建議；

    ·想讓下屬參與解決問(wèn)題或制定決策；

    ·有問(wèn)題需要向下屬澄清；

    ·有重要事情需要把下屬集中到一起傳達(dá)；

    ·有問(wèn)題涉及多個(gè)部門而需要協(xié)調(diào)解決；

·有問(wèn)題不明或責(zé)任厘定不清。

無(wú)須開(kāi)會(huì)的情況：·運(yùn)用打電話、發(fā)郵件等可以解決的；·事情保密，不宜擴(kuò)大知情范圍的：·完全可以由自己做決策的；·一些煩瑣小事。

二、做好前期準(zhǔn)備

    組織一場(chǎng)高效的會(huì)議是需要中層領(lǐng)導(dǎo)精心設(shè)計(jì)的，在開(kāi)會(huì)之前，中層領(lǐng)導(dǎo)要注意以下幾個(gè)方面。

    1．明確開(kāi)會(huì)的目的和議程

    通常來(lái)說(shuō)，中層領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)主要有以下三個(gè)目的。

    (1)傳達(dá)指令。當(dāng)上司有決定和決策需要中層向下屬傳達(dá)時(shí)，這時(shí)就可開(kāi)會(huì)。這種傳達(dá)方式較正規(guī)，可避免員工對(duì)公司情況的一些不必要的猜測(cè)。

(2)解決實(shí)質(zhì)問(wèn)題。   

(3)分配任務(wù)。

    至于議程，中層可在開(kāi)會(huì)前列分會(huì)議議程，內(nèi)容包括會(huì)議的目的、與會(huì)人員、要討論的問(wèn)題、討論問(wèn)題的順序、需要作出什么樣的決議。這樣，會(huì)議的流程基本上就定下來(lái)了。另外，這一議程表要提前發(fā)給每位與會(huì)者，以便于他們提前思考、做準(zhǔn)備。

    2．確定開(kāi)會(huì)時(shí)間

確定開(kāi)會(huì)時(shí)間是進(jìn)行高效時(shí)間管理的方法之一，例如把一些重要會(huì)議安排在周五下午或繁忙的周一，遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上周二或者周四的某個(gè)時(shí)間。而且，上午10 - 12點(diǎn)、下午1-3點(diǎn)，是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益；而下午3 -5點(diǎn)，則不要安排會(huì)議。

 3．務(wù)必確定好會(huì)議地點(diǎn)

    一定要讓每位與會(huì)者知道會(huì)議的最終地點(diǎn)，以免誤事。而且，最好不要把會(huì)議地點(diǎn)安排在自己辦公室，以免使下屬受到干擾？

    4．必須保證每位都通知到

    保證每位都通知到才能按時(shí)開(kāi)會(huì)，不會(huì)因?yàn)槠渲心骋蝗硕舆t會(huì)議或延長(zhǎng)會(huì)議，也不會(huì)因此而耽擱更多更重要的事。需要提醒的是，如果是1：15開(kāi)會(huì)，就不能通知成一點(diǎn)一刻，要盡可能在開(kāi)會(huì)時(shí)間上加個(gè)尾數(shù)，這樣才能加深與會(huì)者印象，使會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。

    總之，好的準(zhǔn)備是成功的一半，一次成功的會(huì)議背后一定有非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要求中層領(lǐng)導(dǎo)循序漸進(jìn)、按部就班地做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。當(dāng)然，有些事并不是非要中層自己去做，授權(quán)給下屬做即可。

   三、避免無(wú)目標(biāo)的冗長(zhǎng)會(huì)議

    一名優(yōu)秀的中層應(yīng)該是這樣的：他們會(huì)盡量避免各種沒(méi)有明確目標(biāo)的會(huì)議，無(wú)論是親自出席的會(huì)議還是遠(yuǎn)程會(huì)議。因?yàn)槿唛L(zhǎng)無(wú)味的會(huì)議只能消磨人的斗志，浪費(fèi)寶貴的時(shí)間，降低工作的效率。

    正如有位中層所說(shuō)：“我們公司每周六上午召開(kāi)經(jīng)理例會(huì)，剛開(kāi)始召開(kāi)時(shí)，好像每個(gè)經(jīng)理都有很多問(wèn)題要談，但隨著開(kāi)會(huì)次數(shù)的不斷增加，經(jīng)理例會(huì)變成了一種例行公事，會(huì)議越開(kāi)越短，越開(kāi)越?jīng)]有主題，大家好像都沒(méi)什么話可說(shuō)。”

    由此可知，一個(gè)沒(méi)有目標(biāo)卻冗長(zhǎng)無(wú)比的會(huì)議，不僅起不到原有的作用，反而會(huì)事倍功半。為了避免這一現(xiàn)象，中層領(lǐng)導(dǎo)不妨參考下面的建議。

    1．言簡(jiǎn)意賅，控制發(fā)言時(shí)間

    中層領(lǐng)導(dǎo)在致開(kāi)場(chǎng)白時(shí)，要將其限制在一分鐘左右。如在進(jìn)行必要l}自我介紹之后，扼要地把開(kāi)會(huì)目的、預(yù)期效果、參會(huì)人員、開(kāi)會(huì)時(shí)間和≤議議程等事項(xiàng)向大家講明，同時(shí)要突出重點(diǎn)，使參會(huì)人員有充分的思想灘備，然后迅速切入主題，引導(dǎo)大家發(fā)言。

    中層領(lǐng)導(dǎo)除了自己要帶頭做到言簡(jiǎn)意賅外，還要有效引導(dǎo)會(huì)議，控鋁發(fā)言時(shí)間。假如每個(gè)人都需要作3 -5分鐘的“開(kāi)場(chǎng)白”，并成為開(kāi)會(huì)的怡例，那會(huì)議的成效可想而知。有些好為人師的人與喋喋不休的人最容易硎壞會(huì)議，這時(shí)就有必要禮貌地打斷他們，以縮短冗長(zhǎng)的個(gè)人獨(dú)白。這樣雕人不僅消耗時(shí)間，還會(huì)讓那些擁有更好意見(jiàn)的人沒(méi)有機(jī)會(huì)發(fā)言。

    有一位銷售部經(jīng)理上任的第一天，在全體員工大會(huì)上的發(fā)言只有以]：幾句：“我不是來(lái)這里交朋友的，而是受命而來(lái)，要打造一個(gè)銷售團(tuán)隊(duì)，銷售我們的產(chǎn)品，這就是我想做的事情。謝謝！”如此言簡(jiǎn)意賅的發(fā)言，與動(dòng)輒長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)小時(shí)的會(huì)議，形成了鮮明對(duì)比。

    2．試試“無(wú)會(huì)周”和“站立”式會(huì)議

    如今在有些企業(yè)，設(shè)立了“無(wú)會(huì)議日”、“無(wú)會(huì)議周”，這些措施可避免毫無(wú)意義的會(huì)議，受到企業(yè)員工的歡迎。而且，開(kāi)會(huì)時(shí)采取“站立”式，可避免開(kāi)會(huì)的拖拉與冗長(zhǎng)。中層領(lǐng)導(dǎo)不防學(xué)以致用，有效地避免不必要的長(zhǎng)篇大論，防止浪費(fèi)時(shí)間。

    3．控制好會(huì)議節(jié)奏

中層領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議進(jìn)程中，一定要注意控制好會(huì)議的節(jié)奏。因?yàn)楣?jié)奏過(guò)慢，會(huì)使會(huì)議拖沓冗長(zhǎng)；節(jié)奏過(guò)快，達(dá)不到開(kāi)會(huì)的目的，嚴(yán)重的會(huì)造成重大失誤。所以，可適當(dāng)調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的注意力，主動(dòng)提問(wèn)，善加引導(dǎo)，并提醒大家抓緊時(shí)間發(fā)表意見(jiàn)，相同意見(jiàn)可從簡(jiǎn)或不再重復(fù)。   

4．控制離題發(fā)言

    會(huì)議中，中層領(lǐng)導(dǎo)盡量不要安排“即席講話”和“即席發(fā)言”，以免在漫無(wú)方向的閑聊中使會(huì)議偏離了原來(lái)的核心主題，浪費(fèi)大量的時(shí)間。

    美國(guó)一家公司的中層領(lǐng)導(dǎo)采取了一個(gè)被他稱為“打腹稿”的技巧來(lái)避免會(huì)議離題發(fā)言：在會(huì)議提出一個(gè)重大問(wèn)題或主要問(wèn)題之后，他會(huì)要求與會(huì)人員慎重思考片刻，在這短暫的沉默當(dāng)中，保持會(huì)議室的安靜，不許任何人即興發(fā)言。這種會(huì)議主持技巧的使用，迫使所有的與會(huì)人員對(duì)會(huì)議的議題深思熟慮，而不是隨意發(fā)言。

    總之，會(huì)議要短而精，緊扣主題進(jìn)行，把與會(huì)人員的注意力吸引到議題上來(lái)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。

    作為中層領(lǐng)導(dǎo)，組織一場(chǎng)高效率的會(huì)議，會(huì)前怎么準(zhǔn)備、怎么去主持和控制會(huì)議進(jìn)程，是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作。只有掌握一定的技巧，做個(gè)會(huì)開(kāi)會(huì)的中層領(lǐng)導(dǎo)，才能節(jié)約更多的人力和物力，也才不會(huì)浪費(fèi)與會(huì)者更多寶貴的時(shí)間，并起到事半功倍的效果。