1.明確負責EAP項目的職能部門
員工幫助計劃項目作為一套系統(tǒng)、長期的項目,項目本身涉及諸多環(huán)節(jié),且環(huán)環(huán)相連,彼此互為支持和呼應(yīng);同時也要考慮與組織現(xiàn)有資源的匹配和融合,為此需要企業(yè)根據(jù)自身情況和項目本身的定位,明確項目的責任部門,以便統(tǒng)籌調(diào)度和組織實施。
2.成立EAP導(dǎo)入的專項小組
由負責EAP項目的職能部門牽頭,成立EAP工作小組推動組織實施。在規(guī)模較小的組織中可涵蓋在職能部門內(nèi)部,規(guī)模較大的組織往往有其他職能部門人員介入,這些人員來自不同的部門,可以站在不同的角度提供意見,還可以發(fā)揮他們本身專長。如有些人善于溝通,有些人擅長促進宣傳,還有些人可能有助于表達和推廣,等等。
當然,該小組并不意味著組織內(nèi)部所有職能部門均委派代表參與,總體負責的職能部門要根據(jù)組織內(nèi)部的需要進行選擇,最核心的目的是爭取各部門的認同并集思廣益,共同推進EAP項目的實施和執(zhí)行。
3.EAP項目方案的需求分析
EAP項目工作小組應(yīng)根據(jù)組織的特性和員工的需求,對EAP項目進行初步需求分析,為EAP模式的選定、專業(yè)機構(gòu)選擇做好相應(yīng)準備。
通常情況下,如果組織傾向于采用外部模式,該項工作往往由外部專業(yè)機構(gòu)協(xié)同進行。
4.確立EAP項目目標及編制預(yù)算
EAP項目小組的一個至關(guān)重要的任務(wù)就是確立員工幫助計劃項目的預(yù)期目標。當然這個目標的確認需要得到公司高層管理者的最終認同,否則將極大影響項目的最后評估。
目標可以從短期、中期、長期不同的角度來闡述,具體情況要根據(jù)組織的情況和員工需求進行設(shè)定。
如同企業(yè)導(dǎo)入其他項目一樣,成本問題是項目小組考慮的另外一個重要問題。編制項目預(yù)算要結(jié)合公司的財務(wù)狀況和年度預(yù)算,并盡可能在細化的基礎(chǔ)上進行量化。
采用外部模式的EAP項目,外部機構(gòu)在該環(huán)節(jié)往往有不同程度的介入。
5.設(shè)置專職人員或指定專業(yè)機構(gòu)
對于采用內(nèi)部模式的員工幫助計劃項目,需要設(shè)置專員具體負責項目的執(zhí)行,并對該崗位的工作職責予以澄清和明確,確立相應(yīng)的工作流程和制度。
其他模式需要甄選具備專業(yè)能力和實施能力的外部專業(yè)機構(gòu),并就整體合作事宜通過協(xié)約形式進行明確。
6.建立員工幫助系統(tǒng)
任何一種模式的EAP項目,均需要形成員工幫助計劃項目詳細規(guī)劃書,并由項目專項小組對其進行完備的論證,在提交公司高層管理者批準后實施和執(zhí)行。
實施前的規(guī)劃方案與相關(guān)準備工作對EAP項目的順利導(dǎo)入有較大影響,一方面容易說服高管層并獲得最大限度的支持,另一方面容易得到員工的認同和信任。
實施前期的促進和宣傳同樣具有非常重要的意義,包括項目導(dǎo)入目的、工作流程、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)形式等等,由此員工可以清楚知道如何有效使用組織所提供的資源并尋求相關(guān)幫助。
7.項目評估
根據(jù)設(shè)定的項目周期,EAP項目小組將進行效果評估分析,對前期執(zhí)行過程中存在的缺陷和不足進行修正,同時將評估分析結(jié)果和相關(guān)建議向管理層匯報,作為組織層面審定后期項目實施和執(zhí)行問題的相關(guān)依據(jù)