酒店旅游團(tuán)體接待工作程序1.預(yù)定和接待(1)預(yù)報(bào)與確認(rèn)①接到國內(nèi)外旅行社傳真或書信訂房，先與預(yù)訂部聯(lián)系，了解要求訂房日期是否能安排，然后交領(lǐng)導(dǎo)批示，匯報(bào)有關(guān)事宜。②領(lǐng)導(dǎo)批示后，復(fù)傳真或書信確認(rèn)訂房。③確認(rèn)傳真，書信發(fā)出后，復(fù)印一份交預(yù)定部訂房。④把訂房及批復(fù)的傳真、書信放到該旅行社的檔案中，同時(shí)要作工作記錄，注意其訂房的時(shí)間變更及人數(shù)增減，及時(shí)匯報(bào)并與預(yù)定部聯(lián)系，通知變更情況。(2)準(zhǔn)備工作①按照對方訂房單(機(jī)、車票、接送服務(wù)等)要求，與各部門聯(lián)系落實(shí)。②團(tuán)隊(duì)抵達(dá)前要檢查房間是否按要求安排好；落實(shí)訂餐，記錄該團(tuán)隊(duì)進(jìn)餐的地點(diǎn)。③檢查機(jī)、車票及提出的要求是否落實(shí)。④了解其準(zhǔn)確的抵達(dá)時(shí)間，與有關(guān)的旅行社聯(lián)系或找到該團(tuán)地方陪同人員，搞清有關(guān)接送及活動安排情況。(3)接團(tuán)①團(tuán)隊(duì)抵達(dá)時(shí)，要與領(lǐng)隊(duì)聯(lián)系，了解是否有另外的問題出現(xiàn)或提出什么特別要求，同時(shí)落實(shí)該團(tuán)進(jìn)餐時(shí)間，通知宴會部或餐廳。②與行李組聯(lián)系，迅速把該團(tuán)的行李送到樓層、房間，記錄領(lǐng)隊(duì)的房號，以便隨時(shí)聯(lián)系。2.與旅行社的書信、傳真來往和簽訂合同(1)書信①接到書信后，要了解其內(nèi)容，針對具體的情況，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)(特別是報(bào)價(jià)信)。②復(fù)信寫好后，要認(rèn)真檢查，交領(lǐng)導(dǎo)審閱認(rèn)可后，蓋上本部門的印章，復(fù)印一份留檔，把原稿寄出。(2)傳真①接傳真后，了解其內(nèi)容，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請示處理的方法。②復(fù)傳真時(shí)，要注意檢查電文，特別是報(bào)價(jià)傳真，一定要審核價(jià)格是否準(zhǔn)確，以防止出現(xiàn)漏洞。③復(fù)傳真后，凡要求訂房并需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的，要復(fù)印一份交預(yù)定部訂房，然后存檔。(3)合同①草擬合同前，先要了解該年度(旺、淡季)的團(tuán)體房價(jià)、餐價(jià)，司陪房價(jià)、餐價(jià)及散客價(jià)、回扣率。②合同擬好后，先呈領(lǐng)導(dǎo)審閱，批復(fù)后送打字室打印。③合同取回后 要認(rèn)真審核，確信準(zhǔn)確無誤后，蓋上本部印章，呈領(lǐng)導(dǎo)簽署。④簽后，復(fù)印一份存檔，把簽好的合同寄發(fā)(或讓對方旅行社到館簽署)。⑤收到簽復(fù)合同后，在登記冊上分類登記，復(fù)印一式三份，一份交預(yù)定，另兩份交財(cái)務(wù)。3.文件檔案工作(1)來往文件、書信、傳真、計(jì)劃要按日期次序存檔，一些重要的文件要寫出內(nèi)容提要。(2)凡各人處理完的文件，一定要簽署，以便查核。(3)參加洽談后，要及時(shí)編寫備忘錄。 張銳老師：成都合德教育咨詢有限責(zé)任公司負(fù)責(zé)人、合鑫酒店管理公司首席講師、中國烹飪協(xié)會西餐專業(yè)委員會特邀培訓(xùn)講師、四川師范大學(xué)客座講師、四川城市職業(yè)學(xué)院客座講師、成都大學(xué)客席講師。四川青年職業(yè)教育協(xié)會副秘書長、四川西餐紅酒行業(yè)協(xié)會（籌）負(fù)責(zé)人、資深葡萄酒專家。曾任星級酒店、中西式餐飲企業(yè)的高級經(jīng)理人，擅長星級酒店、中西餐式餐飲及連鎖企業(yè)的經(jīng)營與管理。10年以上授課經(jīng)驗(yàn)且在業(yè)界有良好的口碑。為200多家星級酒店、中西式餐飲休閑行業(yè)做過咨詢、策劃、顧問、培訓(xùn)。受訓(xùn)人員超過5000多人次。