管理者的準(zhǔn)備工作主要集中在兩個(gè)方面：一是時(shí)間、地點(diǎn)的準(zhǔn)備和安排；二是相關(guān)材料的分析和準(zhǔn)備。

管理者應(yīng)與員工事先商討雙方都能接受的時(shí)間，選擇安靜、輕松的小會(huì)客廳實(shí)施面談。在進(jìn)行績(jī)效面談的時(shí)候，管理者最好能夠拒絕接聽(tīng)任何電話，停止接待來(lái)訪的客人，以避免面談受到不必要的干擾。

管理者應(yīng)注意安排好雙方面談時(shí)的空間距離和位置，雙方成一定夾角而坐，可以給員工一種平等、輕松的感覺(jué)。

管理者在設(shè)計(jì)面談?dòng)?jì)劃時(shí)，應(yīng)該考慮以下問(wèn)題：設(shè)計(jì)開(kāi)場(chǎng)白；確定該次面談所要達(dá)到的目的等。由于績(jī)效反饋面談針對(duì)的主要內(nèi)容是上一階段績(jī)效評(píng)價(jià)的結(jié)果，這個(gè)過(guò)程必然是圍繞著評(píng)價(jià)員工上一階段工作情況展開(kāi)的。所以，管理者需要收集整理面談中需要的信息資料，包括員工的《職位說(shuō)明書》、《計(jì)劃工作表》、《績(jī)效評(píng)估表》等。

此外，管理者應(yīng)該讓員工也做好面談準(zhǔn)備。績(jī)效面談是經(jīng)理和員工兩個(gè)人共同完成的工作，只有雙方都做了充分的準(zhǔn)備，才可能收到預(yù)期效果。

面談時(shí)，管理者應(yīng)靈活運(yùn)用正面和負(fù)面反饋

正面的反饋是要讓員工知道他的表現(xiàn)達(dá)到或超過(guò)了經(jīng)理的期望，得到了經(jīng)理的認(rèn)可。要強(qiáng)化員工的正面表現(xiàn)，使之在以后的工作中不斷發(fā)揚(yáng)光大，繼續(xù)為公司做出更多的貢獻(xiàn)。

在表?yè)P(yáng)和激勵(lì)員工時(shí)，要讓員工真實(shí)地感受到你確實(shí)對(duì)他的表現(xiàn)很滿意。你的表?yè)P(yáng)確實(shí)是真情流露，而不是套近乎，拉關(guān)系。只有這樣，員工才會(huì)把你的表?yè)P(yáng)當(dāng)成激勵(lì)，在以后的工作中更加賣力。

而且，表?yè)P(yáng)一定要具體。要對(duì)員工所做的某件事有針對(duì)性地提出表?yè)P(yáng)，而不是籠統(tǒng)地說(shuō)“你表現(xiàn)很好”就完事。

對(duì)于負(fù)面的反饋，要注意以下幾點(diǎn)：一是要具體描述員工存在的不足，對(duì)事不對(duì)人，描述而不作判斷。不能因?yàn)閱T工的某一點(diǎn)不足，就做出員工“如何不好”之類的感性判斷；要客觀、準(zhǔn)確、不指責(zé)地描述員工行為所帶來(lái)的后果，員工自然就會(huì)意識(shí)到問(wèn)題的所在。

二是要以聆聽(tīng)的態(tài)度聽(tīng)取員工本人的看法，而不是一直喋喋不休地教導(dǎo)；與員工共同商定未來(lái)工作中如何加以改進(jìn)，并形成書面材料。

管理者在不得不對(duì)下屬進(jìn)行較為嚴(yán)厲的批評(píng)時(shí)，可以考慮采用“漢堡法”：最上面一層面包如同表?yè)P(yáng)；中間夾著的餡料如同批評(píng)；最下面的一塊面包最重要，即要用肯定和支持的話語(yǔ)結(jié)束。

首先應(yīng)表?yè)P(yáng)特定的成就，給予真心的肯定。表現(xiàn)再不好的人也有值得表?yè)P(yáng)的優(yōu)點(diǎn)，千萬(wàn)別說(shuō)“你這個(gè)人不行”，而應(yīng)給以真誠(chéng)的贊美，這樣有助于建立融洽的氣氛。然后提出需要改進(jìn)的特定的行為表現(xiàn)，指出不足和錯(cuò)誤，提出讓員工能夠接受的改善要求。最后以肯定和支持的語(yǔ)氣結(jié)束，和員工一起制定績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃，表達(dá)對(duì)員工未來(lái)發(fā)展的期望。

面談結(jié)束前，管理者應(yīng)制定員工改進(jìn)輔導(dǎo)計(jì)劃

面談結(jié)束前，管理者勿忘以下工作：首先，要幫助員工制定培訓(xùn)規(guī)劃，與員工一起做好全面的培訓(xùn)規(guī)劃與設(shè)計(jì)，并做好培訓(xùn)效果的考核，保證培訓(xùn)達(dá)到預(yù)期效果；其次，要做好職業(yè)輔導(dǎo)，幫助下屬員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，把員工自身發(fā)展的需求變?yōu)椴粩嗵岣呖?jī)效的動(dòng)力。

在績(jī)效實(shí)施的過(guò)程中進(jìn)行面談溝通，應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

第一，力圖通過(guò)面談使員工了解組織的目標(biāo)和方向。在面談的過(guò)程中，不僅僅停留在員個(gè)人所做的工作上，而是要讓員工知道他們個(gè)人的工作與組織的目標(biāo)有什么樣的聯(lián)系。這樣有助于員工做出與組織目標(biāo)相一致的行為。

第二，多讓員工談自己的想法和做法。主管人員應(yīng)該借著面談的機(jī)會(huì)更多的去傾聽(tīng)員工講話，盡量去了解員工的真實(shí)想法，鼓勵(lì)員工產(chǎn)生新的創(chuàng)意。

第三，及時(shí)糾正無(wú)效的行為和想法。主管人員傾聽(tīng)員工的想法，并不等于對(duì)員工聽(tīng)之任之。當(dāng)主管人員在面談過(guò)程中發(fā)現(xiàn)員工有一些無(wú)效的行為或想法時(shí)，應(yīng)該及時(shí)加以糾正或制止。

第四，讓員工認(rèn)識(shí)到主管人員的角色。員工對(duì)主管人員在績(jī)效管理中的角色有時(shí)會(huì)存在有偏差的看法，例如認(rèn)為主管人員應(yīng)該替自己做出決策，或者認(rèn)為既然主管人員把目標(biāo)分解給了我們，那么他們就不應(yīng)該不干涉我們的工作了。主管人員應(yīng)該通過(guò)溝通讓員工認(rèn)識(shí)到，在績(jī)效管理的過(guò)程中，主管人員既不能對(duì)員工聽(tīng)之任之，也不能替代員工做出決策。主管人員更多起支持者和問(wèn)題解決者的作用。