建筑業(yè)企業(yè)合同管理值得 關(guān)注的問題講授人 白均生 2006年8 月29日 1、對(duì)合同管理新態(tài)勢(shì)的分析 1.1建筑業(yè)企業(yè)外部大環(huán)境的變化，要求企業(yè)對(duì)合同管理思路應(yīng)有新轉(zhuǎn)變 （1）國(guó)家投資宏觀投資調(diào)控政策的變化，導(dǎo)致國(guó)有投資工程施工合同總量的變化。（固定資產(chǎn)投資應(yīng)是GDP增長(zhǎng)的2倍，過去是3～4倍），當(dāng)前緊縮的財(cái)政政策必然表現(xiàn)在國(guó)債投資總量壓縮。要求國(guó)有建筑業(yè)企業(yè)必須提高經(jīng)營(yíng)質(zhì)量，即合同管理的質(zhì)量。同時(shí)，可能要更多的面對(duì)民營(yíng)投資主體簽約，它們的特點(diǎn)，投資預(yù)算具有剛性，合同的約束性更強(qiáng)了。 1.2 投資體制改革出現(xiàn)的“代建制”方式，使業(yè)主的組織形式發(fā)生了很大變化。 招標(biāo)方式的變化，項(xiàng)目管理公司代表業(yè)主發(fā)包工程，承包商新的合作對(duì)象是項(xiàng)目管理公司，（它的特點(diǎn)是：社會(huì)化、專業(yè)化、商業(yè)化）是明白人算帳，不會(huì)無理由的超預(yù)算、概算和總投資，“代建制”新型業(yè)主的出現(xiàn)，逼著我們承包商必須著力提高合同管理水平?！皟?nèi)行對(duì)內(nèi)行，看誰能力強(qiáng)， 1.3 總承包方式的推進(jìn)，使總分包合同的矛盾顯現(xiàn)出來 總承包要簽訂大量分包合同，市場(chǎng)交易費(fèi)用增大，合同風(fēng)險(xiǎn)增大。合同管理的復(fù)雜性進(jìn)一步加大，對(duì)合同管理人才的需求增大?？偝邪灱s大量分包合同，市場(chǎng)交易費(fèi)用增大，合同風(fēng)險(xiǎn)增大。合同管理的復(fù)雜性進(jìn)一步加大，對(duì)合同管理人才的需求增大。 1.4合同爭(zhēng)端解決形式的變化 合同糾紛解決方式有民事的、司法的兩種，合同糾紛的公斷，需要權(quán)威強(qiáng)、費(fèi)用省、效率高，96年英國(guó)出現(xiàn)創(chuàng)新“中間仲裁“形式，是一種民事調(diào)節(jié)與仲裁之間的一種爭(zhēng)議解決方式，99年新版FIDIC合同條件中，將爭(zhēng)端裁定委員會(huì)上升為解決爭(zhēng)議的主要機(jī)構(gòu)，二灘是合同爭(zhēng)議裁決委員會(huì)，我國(guó)正在籌備成立“中國(guó)國(guó)際貿(mào)易仲裁委員會(huì)分設(shè)工程建設(shè)專業(yè)仲裁委員會(huì)”。這一信號(hào)要求企業(yè)合同管理專門化水平必須有一個(gè)極大的提高，吃透合同。 2、集團(tuán)公司戰(zhàn)略目標(biāo)的重新定位，對(duì)合同管理提出了新的要求 2.1 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司大強(qiáng)富的目標(biāo)，必須 抓戰(zhàn)略機(jī)遇期，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，同時(shí)又必須著重提高發(fā)展質(zhì)量。 集團(tuán)公司“以市場(chǎng)論英雄，以效益論成敗”的經(jīng)營(yíng)方略評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)確立。依靠高水平的合同管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目效益目標(biāo)成為一種必然選擇。 2.2 集團(tuán)公司整體合同管理水平有提高、有進(jìn)步。 表現(xiàn)在：合同意識(shí)在提高； 索賠力度在加大； 變更經(jīng)驗(yàn)在豐富； 合同成果在顯現(xiàn)。 2.3集團(tuán)公司合同管理存在的主要問題 ⑴不適當(dāng)?shù)暮灱s ⑵合同控制不嚴(yán) ⑶分包責(zé)任不明確 ⑷資質(zhì)管理較混亂 2.4集團(tuán)公司合同管理要求 集團(tuán)公司于2005年6月召開合同管理與索賠專題會(huì)議，楊總提出四點(diǎn)要求：（四個(gè)一定）張總也做了專項(xiàng)管理的講話。 第一、一定要認(rèn)真研究合同。（合同的變化性） 第二、一定要做好合同管理基礎(chǔ)工作。（強(qiáng)調(diào)證據(jù)） 第三、一定要專班負(fù)責(zé)（合同管理專門化、獎(jiǎng)懲制度） 第四、一定要堅(jiān)忍不拔，同時(shí)要講究策略。（工作要求） 3 建筑業(yè)企業(yè)合同管理存在的主要缺陷及改進(jìn)辦法 以合同管理為中心是現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理的主要模式，以生產(chǎn)調(diào)度為中心的項(xiàng)目管理模式會(huì)出現(xiàn)諸多弊端，在這種模式影響下，會(huì)出現(xiàn)四種缺陷，即： 合同管理體系的缺陷； 簽約草率的缺陷； 合同履行失控的缺陷； 分包合同管理不到位的缺陷。 3.1承包商合同管理體系的缺陷及其改進(jìn) 承包商的合同管理體系指的是，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，以合同管理為龍頭，建立有效的合同管理組織體系，明確分工，各司其責(zé)，相互溝通，環(huán)環(huán)緊扣，使合同管理運(yùn)作效果達(dá)到最優(yōu)。在合同管理體系上，我們承包商有兩個(gè)明顯的缺陷： 一是企業(yè)合同履行主體分工不明確。主要表現(xiàn)在：把項(xiàng)目部或項(xiàng)目管理作為合同責(zé)任主體，企業(yè)法人遠(yuǎn)離合同管理，合同管理責(zé)任主體錯(cuò)位，造成企業(yè)法人對(duì)合同管理弱化。我們經(jīng)常可以看到，企業(yè)在對(duì)某項(xiàng)目投標(biāo)中標(biāo)簽訂合同后，與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂內(nèi)部經(jīng)管責(zé)任書，把合同直接授予項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目部，企業(yè)法人對(duì)合同履行情況就不再過問了。只要求項(xiàng)目經(jīng)理按經(jīng)營(yíng)責(zé)任書返回企業(yè)利潤(rùn)就行了。其后果是，項(xiàng)目經(jīng)理只對(duì)企業(yè)上交利潤(rùn)的那一部分負(fù)責(zé)，能上交利潤(rùn)的就是功臣，而對(duì)項(xiàng)目上帶來巨大虧損可以開脫責(zé)任一筆勾銷。這就是為什么我們很多在建工程項(xiàng)目大部分虧損的重要原因。 合同履行主體的界定應(yīng)該是： （1）企業(yè)法人是合同履行的責(zé)任主體。合同履行的最終責(zé)任要落實(shí)到企業(yè)法人身上，合同的最終權(quán)益也應(yīng)由企業(yè)法人來享有，只有這樣界定，企業(yè)法人對(duì)項(xiàng)目合同的監(jiān)管才能到位，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)盈不負(fù)虧的問題才會(huì)得到有力約束。 （2）項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目部是合同履行的執(zhí)行主體。其主要職責(zé)是以合同管理為中心，強(qiáng)化全員合同意思，全面履行合同，認(rèn)真研究合同條件，全面收集合同履行過程中的原始依據(jù)，根據(jù)合同及時(shí)認(rèn)真地開展索賠，以維護(hù)企業(yè)臺(tái)的合法權(quán)益。 二是企業(yè)法人合同管理部門與項(xiàng)目部合同管理部門工作脫節(jié) 表現(xiàn)在企業(yè)合同管理部門缺乏對(duì)項(xiàng)目合同管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，項(xiàng)目部未能及時(shí)反饋合同履行中的信息，致使對(duì)企業(yè)合同履行中的關(guān)鍵問題缺乏企業(yè)合同專家的集體會(huì)診。造成項(xiàng)目合同管理出現(xiàn)漏洞無法彌補(bǔ)。對(duì)此，要求企業(yè)法人合同主管部門對(duì)工程項(xiàng)目合同應(yīng)分類建檔，跟蹤合同履行進(jìn)展，定期實(shí)行合同評(píng)審制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正重大偏差，積極參與合同糾紛的解決。項(xiàng)目部合同管理部門，定期向企業(yè)提供項(xiàng)目合同履行的情況詳細(xì)書面報(bào)告，對(duì)合同中的疑難問題要主動(dòng)聘請(qǐng)企業(yè)合同專家及時(shí)處理。 3.2 合同簽約中存在的缺陷及改進(jìn)辦法 （1） 主觀性合同風(fēng)險(xiǎn)的具體表現(xiàn) ①受制于業(yè)主，無奈簽約（墊資承包） ②急于求成，草率簽約（合同漏洞） ③買方市場(chǎng)，被迫簽約（不平等合同） ④素質(zhì)不高，失誤簽約（合同缺陷） ⑤缺乏規(guī)范，失衡簽約（單方面約束條款） （2）改進(jìn)辦法 ①確立權(quán)利本位意識(shí)，在指導(dǎo)思想上力爭(zhēng)簽約有利的合同。（合同權(quán)利義務(wù)對(duì)等，合同風(fēng)險(xiǎn)較小，合同價(jià)格可調(diào)，沒有或很少有單方面約束性條款） ②在合同談判人員配備上，讓熟知和精通合同的專業(yè)人員參與商簽合同。 ③在策略安排上，應(yīng)善于在合同中限制風(fēng)險(xiǎn)和轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)在合同雙方的合理分配。 ④在正式簽約前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查把關(guān)。 合同管理的效果體現(xiàn)在： 簽訂有利的合同，減少不利的合同，完善缺陷的合同，防范欺詐的合同，杜絕惡性風(fēng)險(xiǎn)的合同 3.3合同履行存在的缺陷及改進(jìn) 國(guó)外承包商都十分重視合同履行分析，他們對(duì)待合同“想讀圣經(jīng)一樣，天天念合同經(jīng)”，經(jīng)常研究對(duì)照合同，從中找出問題，趨利避害。 （1）國(guó)內(nèi)承包商在合同管理中的主要差距 一是沒有做或不會(huì)做合同履行分析，出現(xiàn)問題才去查找原始合同文件。 二是沒有做或沒有能力做合同交底，沒有形成以合同為中心的技術(shù)交底，合同的責(zé)任無法在項(xiàng)目具體活動(dòng)中體現(xiàn)出來。 三是認(rèn)為合同履行是經(jīng)營(yíng)部門的事，形成“管的不用，用的不知”，即管理合同的部門具體不運(yùn)用合同，真正要落實(shí)合同責(zé)任的部門和人員卻不知曉合同內(nèi)容。 n （2）合同履行分析的內(nèi)涵 合同履行分析是承包商落實(shí)合同責(zé)任，分享合同權(quán)益的關(guān)鍵性措施。它體現(xiàn)了合同管理水平的高低，通過對(duì)合同進(jìn)行分類歸檔，專項(xiàng)細(xì)分，對(duì)照項(xiàng)目，解釋說明，把原始合同文本變成執(zhí)行合同文件，使合同執(zhí)行人員明確合同責(zé)任在哪里，便于實(shí)施全員合同控制。 （3）合同履行分析的基本要求 ①合同履行分析要求合同管理人員能夠準(zhǔn)確地解釋合同，通過對(duì)合同的總體分析和詳細(xì)分析，形成合同執(zhí)行文件。合同總體分析重點(diǎn)是合同協(xié)議書和合同文件，把合同規(guī)定落實(shí)到帶全局性問題上，合同詳細(xì)分析，就是把合同規(guī)定的內(nèi)容落實(shí)到合同事件上，通過制作合同事件表把合同的責(zé)任分解到具體施工部位，工序、工種和人員崗位上 ②合同履行分析還要求做好合同交底 通過管理部門逐層陳述合同意圖、合同要點(diǎn)及合同執(zhí)行計(jì)劃，使合同責(zé)任落到實(shí)處。 第一步，企業(yè)合同管理人員向項(xiàng)目經(jīng)理及合同管理人員進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景，合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)，并解答項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目管理人員提出的問題，形成合同交底記錄 第二步，項(xiàng)目合同管理人員向項(xiàng)目職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況，合同執(zhí)行計(jì)劃，各職能部門的執(zhí)行要點(diǎn)，合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施，并解答各職能部門提出的問題，形成交底記錄 第三步，各職能部門負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況，本部門的合同責(zé)任及執(zhí)行要點(diǎn)，合同風(fēng)險(xiǎn)方法措施，并解答所屬人員提出的問題，形成書面交底記錄 第四步，各部門將交底情況反饋給項(xiàng)目合同管理人員，由其對(duì)合同執(zhí)行計(jì)劃、合同管理程序，合同管理措施及風(fēng)險(xiǎn)防范措施進(jìn)一步修改完善，最后形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導(dǎo)其管理活動(dòng)。 ③履約管理要義 誠(chéng)信履約為基礎(chǔ) 合同分析為前提 合同交底為制度 合同全員管理為保證 施工索賠為條件 4 分包合同管理中心的缺陷及改進(jìn)第一、要認(rèn)識(shí)到違規(guī)分包的危害和不利。對(duì)外而言，違規(guī)分包，回失去業(yè)主的信 任何犧牲未來的市場(chǎng)。違規(guī)分包帶來的工程質(zhì)量低劣，安全事項(xiàng)頻繁發(fā)生以及工期拖后，這些都給承包商帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響，還要承擔(dān)分包商違約的連帶責(zé)任，對(duì)承包商今后的市場(chǎng)開拓蒙上了陰影。 第二、合理規(guī)范分包。 對(duì)需要分包的，不同情況區(qū)別對(duì)待。堅(jiān)持三看，一看分包是否是業(yè)主的要求。業(yè)主要求分包則分包。二看分包后對(duì)項(xiàng)目的總體效益和影響是否更加有利，總體效益好，影響好則分包。三看項(xiàng)目的某些專業(yè)技術(shù)水平是否超出了自身能力，對(duì)干不好的某些專業(yè)技術(shù)則分包 第三、對(duì)分包隊(duì)伍實(shí)行嚴(yán)格審查管理制度 分包隊(duì)伍必須具有營(yíng)業(yè)執(zhí)照，資質(zhì)證書和施工安全證，對(duì)分包隊(duì)伍嚴(yán)格篩選，并實(shí)行淘汰管理，對(duì)沒有履約能力的和違約的要堅(jiān)決予以退場(chǎng)。在分包中執(zhí)行項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)回避制度，項(xiàng)目經(jīng)理不能直接指定分包隊(duì)伍，應(yīng)由項(xiàng)目部職能部門篩選分包單位，編制審核分包合同，經(jīng)企業(yè)法人和業(yè)主審定批準(zhǔn)后，項(xiàng)目經(jīng)理簽訂分包合同并承擔(dān)責(zé)任。