劉小明-如何開(kāi)好周例會(huì)

管理其實(shí)是很簡(jiǎn)單的事情，但做到真難。就拿開(kāi)周例會(huì)來(lái)說(shuō)，就是一件非常簡(jiǎn)單又非常難做到的事情。有一家公司請(qǐng)我們講如何開(kāi)好會(huì)，他們的老總深感到他們的會(huì)議開(kāi)得不好，他相信管理咨詢(xún)公司一定知道如何開(kāi)好會(huì)，所以讓我們給他的管理層講一講。

管理咨詢(xún)公司的管理不一定做得就非常好，還是因?yàn)?，管理確實(shí)是一件非常簡(jiǎn)單但又非常難做到的事情（重要的啰嗦了三遍）。但管理咨詢(xún)公司確實(shí)更容易知道如何做，因?yàn)樗懈鄬?zhuān)門(mén)的時(shí)間去研究。

一些企業(yè)里面周例會(huì)開(kāi)得確實(shí)挺糟糕，怎么開(kāi)的都有。有的是流水賬式，主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，每個(gè)人按照既定的順序，把自己想說(shuō)的話(huà)一下，大家說(shuō)完了，主持人說(shuō)：“會(huì)議到此結(jié)束！”于是各自散去。有的是一言堂式，主持人說(shuō)：“會(huì)議開(kāi)始，請(qǐng)李總講話(huà)…… ”總經(jīng)理說(shuō)了上周的工作，說(shuō)了工作中的問(wèn)題，對(duì)大家提出了工作要求，講完了。主持人說(shuō)，請(qǐng)大家針對(duì)李總發(fā)言談自己想法?！皼](méi)有想法，好，希望大家認(rèn)真執(zhí)行，散會(huì)！”于是各自散去。有的是聊天式，并沒(méi)有固定之模式，想說(shuō)什么的都有，到時(shí)間就結(jié)束，各自散去。

怎么開(kāi)好周例會(huì)呢？

要知道如何開(kāi)好會(huì)，其實(shí)記住一個(gè)英語(yǔ)單詞就夠了，PATIO，這個(gè)英語(yǔ)單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開(kāi)會(huì)在庭院里開(kāi)，就更容易記住。英文是。這個(gè)單詞的每一個(gè)首字母代表會(huì)議的一個(gè)原則。

目的(Purpose)

議程(Agenda)

時(shí)間(Time)

信息(Information)

結(jié)果(Outcomes)

1、會(huì)議的目的(Purpose)。會(huì)議一定要有目的，而且這個(gè)目的應(yīng)該具體。有沒(méi)有想過(guò)，周例會(huì)的目的是什么？通過(guò)跟進(jìn)、細(xì)化、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改進(jìn)，推進(jìn)月度、年度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?？傊?，目的應(yīng)該非常明確，不是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，是為了達(dá)成目標(biāo)解決實(shí)際問(wèn)題。

2、議程(Agenda)。會(huì)議都有一個(gè)議程，例會(huì)的議程相對(duì)固定，可以提高效率?？梢詠?lái)個(gè)三段論：（1）上周行動(dòng)計(jì)劃目標(biāo)的完成情況；（2）過(guò)程中好的方面及存在的問(wèn)題，需要改進(jìn)的地方；（3）新的行動(dòng)計(jì)劃和目標(biāo)、責(zé)任人。

3、時(shí)間(Time)。時(shí)間相對(duì)也固定下來(lái)，周例會(huì)1個(gè)小時(shí)就可以了，超過(guò)1.5個(gè)小時(shí)的會(huì)議一定在浪費(fèi)時(shí)間。如果覺(jué)得會(huì)議內(nèi)容太多，1個(gè)小時(shí)時(shí)間不夠，怎么辦？那就精減會(huì)議內(nèi)容，直到控制在1小時(shí)之內(nèi)。

4、信息(Information)。其實(shí)就是會(huì)議的內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容應(yīng)強(qiáng)化目標(biāo)導(dǎo)向性，聚焦在上周的行動(dòng)計(jì)劃和目標(biāo)上和新一周的行動(dòng)計(jì)劃上。我能夠聽(tīng)到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說(shuō)了出來(lái)，這大大地浪費(fèi)了時(shí)間。

5、結(jié)果(Outcomes)。會(huì)議要有結(jié)果，并不僅僅指記錄員寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要，而是指會(huì)議上制定的行動(dòng)計(jì)劃如何落實(shí)，目標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是什么？責(zé)任人是誰(shuí)？資源保障是什么？總之是為了落地。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，為下一步的改進(jìn)提供基礎(chǔ)。

這五條原則，其中蘊(yùn)含著PDCA的管理閉環(huán)過(guò)程，如果都做到了，就會(huì)使各項(xiàng)工作不斷得到改進(jìn)和提升。

知道如何開(kāi)會(huì)，對(duì)許多規(guī)范管理的企業(yè)都不是什么事兒。但大部分企業(yè)做得并不好，存在大量因會(huì)開(kāi)得不好浪費(fèi)人力和時(shí)間的現(xiàn)象。

8個(gè)人的會(huì)議，本來(lái)1個(gè)小時(shí)就能解決問(wèn)題的，結(jié)果延長(zhǎng)到了2個(gè)小時(shí)，這就整整浪費(fèi)了一個(gè)人一天的工作量。如果會(huì)議的內(nèi)容并沒(méi)有解決什么問(wèn)題，或者會(huì)議的內(nèi)容沒(méi)有落實(shí)，浪費(fèi)的就更多。

我們對(duì)某國(guó)有商業(yè)銀行某部門(mén)進(jìn)行工作量飽和度的測(cè)查，部門(mén)員工說(shuō)，他們每周的周例會(huì)要開(kāi)一上午的時(shí)間，他們要求按3小時(shí)核算工作量。

如果這個(gè)部門(mén)共有10個(gè)人，他們的周例會(huì)能夠控制在1個(gè)小時(shí)之內(nèi)，僅這一項(xiàng)工作，就能節(jié)約出20個(gè)小時(shí)，相當(dāng)于節(jié)約出0.5個(gè)人手出來(lái)。而這個(gè)部門(mén)一直在向人力資源報(bào)怨人員編制緊張，需要增加人手。