劉小明-如何開好周例會

管理其實是很簡單的事情，但做到真難。就拿開周例會來說，就是一件非常簡單又非常難做到的事情。有一家公司請我們講如何開好會，他們的老總深感到他們的會議開得不好，他相信管理咨詢公司一定知道如何開好會，所以讓我們給他的管理層講一講。

管理咨詢公司的管理不一定做得就非常好，還是因為，管理確實是一件非常簡單但又非常難做到的事情（重要的啰嗦了三遍）。但管理咨詢公司確實更容易知道如何做，因為他有更多專門的時間去研究。

一些企業(yè)里面周例會開得確實挺糟糕，怎么開的都有。有的是流水賬式，主持人宣布會議開始，每個人按照既定的順序，把自己想說的話一下，大家說完了，主持人說：“會議到此結(jié)束！”于是各自散去。有的是一言堂式，主持人說：“會議開始，請李總講話…… ”總經(jīng)理說了上周的工作，說了工作中的問題，對大家提出了工作要求，講完了。主持人說，請大家針對李總發(fā)言談自己想法。“沒有想法，好，希望大家認真執(zhí)行，散會！”于是各自散去。有的是聊天式，并沒有固定之模式，想說什么的都有，到時間就結(jié)束，各自散去。

怎么開好周例會呢？

要知道如何開好會，其實記住一個英語單詞就夠了，PATIO，這個英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開會在庭院里開，就更容易記住。英文是。這個單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。

目的(Purpose)

議程(Agenda)

時間(Time)

信息(Information)

結(jié)果(Outcomes)

1、會議的目的(Purpose)。會議一定要有目的，而且這個目的應(yīng)該具體。有沒有想過，周例會的目的是什么？通過跟進、細化、發(fā)現(xiàn)問題，改進，推進月度、年度目標的實現(xiàn)。總之，目的應(yīng)該非常明確，不是為了開會而開會，是為了達成目標解決實際問題。

2、議程(Agenda)。會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率。可以來個三段論：（1）上周行動計劃目標的完成情況；（2）過程中好的方面及存在的問題，需要改進的地方；（3）新的行動計劃和目標、責任人。

3、時間(Time)。時間相對也固定下來，周例會1個小時就可以了，超過1.5個小時的會議一定在浪費時間。如果覺得會議內(nèi)容太多，1個小時時間不夠，怎么辦？那就精減會議內(nèi)容，直到控制在1小時之內(nèi)。

4、信息(Information)。其實就是會議的內(nèi)容。會議內(nèi)容應(yīng)強化目標導(dǎo)向性，聚焦在上周的行動計劃和目標上和新一周的行動計劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說了出來，這大大地浪費了時間。

5、結(jié)果(Outcomes)。會議要有結(jié)果，并不僅僅指記錄員寫的會議紀要，而是指會議上制定的行動計劃如何落實，目標和評價標準是什么？責任人是誰？資源保障是什么？總之是為了落地。發(fā)現(xiàn)問題，為下一步的改進提供基礎(chǔ)。

這五條原則，其中蘊含著PDCA的管理閉環(huán)過程，如果都做到了，就會使各項工作不斷得到改進和提升。

知道如何開會，對許多規(guī)范管理的企業(yè)都不是什么事兒。但大部分企業(yè)做得并不好，存在大量因會開得不好浪費人力和時間的現(xiàn)象。

8個人的會議，本來1個小時就能解決問題的，結(jié)果延長到了2個小時，這就整整浪費了一個人一天的工作量。如果會議的內(nèi)容并沒有解決什么問題，或者會議的內(nèi)容沒有落實，浪費的就更多。

我們對某國有商業(yè)銀行某部門進行工作量飽和度的測查，部門員工說，他們每周的周例會要開一上午的時間，他們要求按3小時核算工作量。

如果這個部門共有10個人，他們的周例會能夠控制在1個小時之內(nèi)，僅這一項工作，就能節(jié)約出20個小時，相當于節(jié)約出0.5個人手出來。而這個部門一直在向人力資源報怨人員編制緊張，需要增加人手。