職場勵志書稿

跟上上司腳步

——高效工作密碼

劉靖【著】

第四節(jié)：掌握超效能工作10個技巧

現(xiàn)在的社會是強調(diào)效率的時代，大家都知道效率在職場的重要作用，所以效率的話題是人人都不能回避的。但要成為職場的弄潮兒，還要掌握超效能工作的技巧。

我在一家港資企業(yè)從事管理咨詢時，曾建議總經(jīng)理對行政部經(jīng)理給予降級使用，其原因就是那位行政經(jīng)理在效率方面差強人意。每次安排她的事情，十有六七不能如期完成，而且一大堆的借口。有這樣的職員當(dāng)經(jīng)理，行政部的工作可想而知。

因為面子過不去，那位行政經(jīng)理在降職第二天就遞交了辭職書。我們給行政部新招聘一位注重高效和實效的經(jīng)理，行政部的工作局面很快就打開了。在高效經(jīng)理的帶領(lǐng)下，行政部的所有職員工作效率得到不同程度的提升，為企業(yè)高效運營起到了很好的促進作用。

這里介紹幾個超效能工作的技法供讀者參考。

1．建立正確的效率觀。

思想觀念對于個人成長是非常重要的，但思想觀念是可以通過不斷的學(xué)習(xí)逐步升華的。一旦樹立起正確的效率觀念，就能從內(nèi)心世界給工作打上高效的烙印。

許多成功的人士，也常常得益于他們的效率觀比別人棋高一籌。海爾集團總裁張瑞敏先生倡導(dǎo)的“日事日畢、日清日高”是正確的效率觀；臺塑大王王永慶奉行的“把復(fù)雜的事情簡化”是效率觀；日本豐田汽車公司的大野奈一創(chuàng)立的“精益生產(chǎn)”模式，同樣是正確的效率觀……

唯有樹立起高效工作的意識，然后尋求快捷的工作方法，才能創(chuàng)造出理想、快捷的工作業(yè)績。

2．讓時間管理熔合在工作當(dāng)中。

時間是我們工作中可資利用的特殊資源。要提高工作效率，科學(xué)的時間管理是必不可少的。事實證明，工作高效的人士都是善于利用時間并且注重時間管理的。

我們每個人都要面對瑣碎而復(fù)雜的工作，如果不能對時間作科學(xué)合理的安排，要高效工作就是一句空話。

那么，怎樣高效利用時間呢？

（1）將工作事項整理分類。我們常?？吹竭@樣的情況：有的人工作開展的得心應(yīng)手，事務(wù)處理的井井有條，業(yè)績非常可觀。而另有一些人卻顯得力不從心，工作的效率和質(zhì)量都大打折扣。細細觀察就會發(fā)現(xiàn)，工作井井有條、業(yè)績非?？捎^的人，是懂得對工作整理分類的人，他們會按照重要程度和時間要求將工作分出主、次和先、后，然后進行統(tǒng)籌安排。另一種人則缺少這方面的意識，工作處于無序狀態(tài)，所以很難高效起來。例如辦公室工作，就可以按照“事務(wù)型”和“思考型”，將其分為兩個大類：

A．事務(wù)型工作：填寫工作報表、收發(fā)E-mail、整理備忘錄、處理信函等。這些常規(guī)性的工作因其性質(zhì)相近，可以將其劃為一個大類，集中整塊的時間處理（甚至可以安排情緒不佳的時候或零碎的工作間隙來完成）。

B．思考型工作：這類工作需要動腦筋，要有靈感作依托才有效率，所以要安排在頭腦清醒、精力充沛、沒有干擾的時間段才有效率。

（2）認真分析工作重點、難點。我們的工作常常存在這樣的情況：有的較為緊迫，必須馬上完成；有的則可以適度放緩；有的要求精度很高，需要用心做細做好；有的不必花費太大精力；有的卻非一人之力所能解決，需要借助他人或者團隊的力量。經(jīng)過認真的分析，找出其中的重點、難點，為制訂工作計劃提供可行的參考依據(jù)。

（3）制訂相應(yīng)的工作計劃。導(dǎo)入有效的計劃，能讓工作有條不紊的展開，減少盲目性和工作遺漏狀況。

制訂工作計劃要注意2點：

A．有效性。任何的計劃都要具備時效性，所以要對完成任務(wù)的時間作好考量，先梳理工作內(nèi)容，將要做的工作按照輕重緩急進行劃分，合理安排具體時間。有些較特殊的工作，還要考慮多投入時間和精力。

B．可行性。工作計劃不是做給別人看的，是高效工作必不可少的科學(xué)管理手段，所以要求能切切實實的執(zhí)行，不能有應(yīng)付的心態(tài)。

（4）加強完成任務(wù)的緊迫感。工作計劃一旦確定下來，就要加強執(zhí)行。因此要有緊迫感，學(xué)會給自己施加壓力。

3．隨時調(diào)整工作方法。

要實現(xiàn)工作高效，除了上面的努力之外，還要學(xué)會變通，尋找行之有效的第二條或第三條路。

譚先生是香港人，在一家港資金屬制造有限公司就任生產(chǎn)經(jīng)理。公司要對生產(chǎn)車間推行標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略，實施“7S”管理（即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全、節(jié)約）。剛開始時，譚先生采用常規(guī)方式，將7個項目同時推進，結(jié)果效果很不理想，受到老板的質(zhì)疑。譚先生向我訴說他們推行“7S”管理的困惑，并誠意請我給他們指點一二。

我了解到該公司的實際情況后，引導(dǎo)譚先生先在7個項目中找出關(guān)鍵因素——素養(yǎng)，以及素養(yǎng)的核心因素——人。

我在從事管理培訓(xùn)時，發(fā)現(xiàn)很多學(xué)員對“5S”和“7S”都有不同程度的誤解，認為幾個項目同樣重要。其實不管是推行“5S”管理還是“7S”管理，最重要的都是“素養(yǎng)”這個要素。因為實施“5S”和“7S”管理的關(guān)鍵是要做好整理、整頓、清掃、清潔后的維持工作，所以要讓車間所有員工都認識到實施“5S”和“7S”管理的好處，并培養(yǎng)他們遵守紀律、規(guī)則和維護成果的自覺性，讓大家共同維持那些來之不易的成果。如果不在“人”的思想意識方面加強，其他項目做的再好也沒有多大意義。

我建議譚先生調(diào)整工作方法，將原來“7個項目同時推進”的做法調(diào)整為重點加強素養(yǎng)教育，提高干部和員工的素養(yǎng)。

在培訓(xùn)課上，我也向?qū)W員提出：要在實施“5S”和“7S”管理工作中取得良好業(yè)績，一定要從“素養(yǎng)”這個關(guān)鍵要素入手，先解決“人”的問題。

譚先生接受我的建議，將其他6個項目暫停，重點實施素養(yǎng)教育。

等大家對實施“7S”管理的重要性充分理解了，提高了認識，我又建議他們選擇一個部門作為實施“7S”管理的示范點。并要求示范點對每一個項目進行細節(jié)分解，將所有的細節(jié)做到位。譚經(jīng)理要求示范部門嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，很快收到了不同尋常的效果，在公司標(biāo)準(zhǔn)化管理中樹立了典范。

緊接著，我建議譚經(jīng)理帶領(lǐng)各部門到示范點參觀學(xué)習(xí)，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)作強調(diào)要求。這樣一來，各部門的干部、員工不但提高了對“7S”管理的認識，也掌握了實施“7S”的步驟和操作技巧，從而減少了盲目性。

在時機成熟時，該公司全面導(dǎo)入“7S”實施，結(jié)果收到了意想不到的效果。公司老板對譚經(jīng)理徹底扭轉(zhuǎn)7S困局的工作效果給予很高評價。

4．隨時記錄靈感。

靈感是稍縱即逝的東西，對從事思考型工作的員工來說，靈感就是效率，更應(yīng)該隨時抓住。

2010年冬天，我在深圳講《現(xiàn)場管理與現(xiàn)場改善》課程，中間休息時，無意中聽到兩個公司的老板在聊成本的事情，從表情來看，他們對成本既非常關(guān)心又頗為無奈。的確，這幾年企業(yè)的老板被成本上漲問題折磨得很頭疼，又苦無良策。雖然我講的《現(xiàn)場管理與現(xiàn)場改善》課程也涉及到成本，但針對性不強。我抓住企業(yè)老板最關(guān)注成本的問題，馬上將這個靈感記錄下來?；氐綎|莞市，我就抽時間研發(fā)成本管理的課程。通常的成本包括外部成本、內(nèi)部成本、運營成本、倉儲成本、管理成本、制造成本、營銷成本、工資成本等等，可謂包羅萬象。要講這樣的課需要耗費許多時間。而企業(yè)老板對耗費太多時間的課程通常不太感冒。我就決定開發(fā)一個針對生產(chǎn)現(xiàn)場成本管理的課程，授課時間限定在1天，課題叫做《低成本卓越現(xiàn)場管理》。結(jié)果這個課程從2011年在珠三角地區(qū)開講以來，很受企業(yè)歡迎。公開課、內(nèi)訓(xùn)課講了好多場。

5．超越一點點。

可能有人覺得一點點是微不足道的事情。但再大的數(shù)字、再高的效率，都是從一點點做起來的。如果我們能堅持比同事或者比自己的昨天多超越一點點，很可能就會獲得高效的效果。

1996年夏天，我在東莞市一家剛籌建的港臺合資企業(yè)任彩繪部主管。當(dāng)時公司里9個部門主管，我負責(zé)的部門人員最多，事情也雜。要在9個部門中脫穎而出并不容易。我雖然無意在眾人中脫穎而出，但我總覺得要做什么事情就要做得更好。不管是我個人的工作還是彩繪部的工作，我都堅持比別的部門主管要超越一點點。3個月后，我每天、每事都超越一點點的效果就顯現(xiàn)出來了，個人工作效率和部門管理效果在9個部門中都名列榜首。又過了2個多月，香港總經(jīng)理將我負責(zé)的彩繪部樹為全公司的標(biāo)桿部門，我個人的綜合素養(yǎng)和工資待遇也與別的部門主管拉開了距離。1997年春天，我被提升為后段課長，分管包裝、成檢、彩繪、白檢、施釉5個部門。

后來我加盟企業(yè)管理咨詢行業(yè)，依然堅持比別人超越一點點，比昨天超越一點點，同樣收到高效的效果。幾年時間，我從咨詢師一步步成長為項目總監(jiān)、高級培訓(xùn)師、培訓(xùn)師導(dǎo)師、總經(jīng)理，直到后來擁有自己的咨詢公司——華企盛世企業(yè)管理咨詢有限公司。

每天不論是超越別人的一點點還是超越自己昨天的一點點，都極有可能成為決定你工作效率的關(guān)鍵點。

6．學(xué)會把握行動時機。

善于把握時機也是提高工作效率的有效方式。我們看看成功人士是怎樣做的。

在中國的企業(yè)家中，被稱為中國管理教父的張瑞敏就是一個善于把握時機的領(lǐng)導(dǎo)人。1985年，海爾冰箱遇到了質(zhì)量瓶頸，公司采取了不少控制質(zhì)量的措施，結(jié)果卻不盡人意?？蛻敉对V呈增多趨勢。張瑞敏讓品質(zhì)部門對剛?cè)雮}庫尚未銷售的冰箱進行拆封檢查，結(jié)果從400多臺包裝好的冰箱中檢查出76臺有問題的產(chǎn)品。張瑞敏決定抓住這個時機，對海爾干部職工進行質(zhì)量意識教育。于是，海爾發(fā)生了被消費者稱道的砸冰箱事件。后來，哈佛大學(xué)商學(xué)院還把海爾砸冰箱作為商業(yè)案例進行研究。

因為行動時機把握得好，使張瑞敏對海爾的質(zhì)量改善收到了驚人的效果。張瑞敏將此方式推而廣之，教導(dǎo)下面的干部職工學(xué)會把握行動時機提高工作效率。海爾今天能在激烈的市場競爭中迅速脫穎而出，也是和張瑞敏這種“把握行動時機提高工作效率”的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)分不開的。

在日常工作中能夠把握好行動的時機，可以收到事半功倍的工作效率。

7．認真做好一件事。

在職場不乏這樣的員工，他們自詡為“高效工作者”，但做事情卻缺乏認真負責(zé)的態(tài)度，偏面追求所謂的速度，結(jié)果在效果方面打了折扣，留下不少遺留問題，讓上司和同事為之頭痛。每次做完工作，上司都要費心審核，甚至還要幫他們做善后工作。其實，這樣的員工對高效工作存在很大的誤解。高效的定義是在保證效果的情況下提高工作效率，所以效率和效果是孿生兄弟。

山東省的著名書畫家劉畔丁先生，就是名符其實的高效率書畫家。2011年，劉畔丁先生到東莞市游歷習(xí)書作畫，因我年輕時也喜歡信筆涂鴉的寫畫幾筆，所以畔丁先生時常和我聊些書畫方面的事，我們相交甚深。雖然是聲名很高的書畫家，劉畔丁在對待每一幅書法和繪畫作品時，其態(tài)度都是認真審慎的。一次，我的一個編輯朋友想要一幅蘇東坡的《赤壁懷古》，要我請劉畔丁寫。因那首詞字數(shù)較多，個別字寫的效果稍微不理想，如果不是書畫內(nèi)行人士根本看不出來，但畔丁先生堅持要重新寫，四易其稿，終于給了我一幅完美無缺的書法作品。劉畔丁先生的書畫在山東的銷售勢頭很好，在東莞市習(xí)書作畫時，他每周都要往家里的畫廊發(fā)回很多書畫作品，但他從來不為追求效率而降低作品的藝術(shù)價值。因此，從他的書畫工作室出來的每一幅作品，都可稱得上是書畫精品。我多次到他的畫室看他寫字作畫，他對待書法作品的每一個筆劃，繪畫作品的每一個細節(jié)都一絲不茍。正因為這樣，他才得以被書畫界人士稱之為高產(chǎn)的書畫家。

8．練好基本功。

高效工作離不開扎實的基本功，而練習(xí)基本功需要一定的精力和耐心。

說起豐田的高效管理，大家都會豎大拇指。豐田之所以能在世界汽車市場占據(jù)如此重大的份額，是和產(chǎn)品質(zhì)優(yōu)價廉分不開的。能做到質(zhì)優(yōu)價廉的前提是他們公司的員工在工作之余苦練基本功，以適應(yīng)大野奈一先生提出的“恰好準(zhǔn)時制”工作要求。以前豐田要變換800噸沖床的程序需要3個多小時，豐田精益生產(chǎn)的創(chuàng)造者大野奈一要求流水線員工苦練基本功，經(jīng)過努力，大家都熟練掌握了快速更換程序所需的工作技能，整體配合非常默契，結(jié)果將變換程序的時間壓縮到3分鐘左右。

在中國的文字中，“雞”和“吉”是諧音，所以許多人喜歡有著吉祥寓意的雞圖案。若干年前，有個善于畫雞的畫師被召進皇家畫院為宮廷作畫。在高手云集的皇家畫院里，畫師覺得自己畫雞的效率和功底都不很理想。為了將雞子畫出最快的效率，最高的水準(zhǔn)，畫師到很多地方去寫生，并刻苦練習(xí)畫雞技法。一年后，他接到為皇帝畫雞的命令。這時候的畫師已將畫雞的基本功練習(xí)得爐火純青?，F(xiàn)場作畫時，他僅用了短短5分鐘時間，一幅大寫意的雄雞報曉圖就栩栩如生的躍然紙上，深得皇帝贊賞。而以前這位畫師畫一幅同樣的雞子需要半個多小時，畫出的效果也比不了現(xiàn)在。將前后進行對比，畫師真正達到了超效能工作的目的。

9．執(zhí)著于工作。

我們?nèi)本?、踏踏實實的投入到工作?dāng)中，也不見得就一定能高效做好工作。如果三心二意的對待本職工作，則注定沒辦法把工作做好。我有位咨詢界同行這樣說：“短時間的有效率不是高效率工作。只有長時間的堅持不渝，才能獲得真正的高效率?！?/span>

張中山是享譽豫東的農(nóng)民書法家，1990年曾奪得“中國中青年書畫大賽書法二等獎”的桂冠，我給他撰寫一篇文章《農(nóng)家墨香飄海外》，刊登在《河南日報》和《周口日報》上。我和張中山是好朋友，對他比較了解。他能取得如此殊榮，除了天分之外，對書法的執(zhí)著精神是他取得成就的基石。在此之前，他就獲得了大大小小幾十個獎項，證書和獎杯裝滿了一大柜子。即便如此，他還是堅持每天臨池不輟。不管是行、楷、草、隸、篆，他都練到爐火純青的地步。每遇創(chuàng)作，他都能以較快速度一氣呵成。應(yīng)該說，這樣快速的完成精品創(chuàng)作，是他執(zhí)著工作的結(jié)果。

10．勤于總結(jié)。

總結(jié)的目的是為了檢討工作效果、尋找差距，一旦發(fā)現(xiàn)問題，好及時糾正，確立正確、有效的工作方向。

我以前在一家管理咨詢公司任職總經(jīng)理時，每周都要對講師進行訓(xùn)練。每次訓(xùn)練，我都會要求參加培訓(xùn)的講師對學(xué)習(xí)內(nèi)容和自身問題進行認真總結(jié)。每次總結(jié)，大家都能找到自身的不足，然后有針對性的強化訓(xùn)練。這樣的總結(jié)，既縮短了對講師的培訓(xùn)周期，也使他們的授課效果得以加強，學(xué)員的滿意度得以快速提升。

說明：

《跟上上司腳步——高效工作密碼》由企業(yè)管理出版社出版，全國新華書店發(fā)行，各售書網(wǎng)站均有銷售。