（一）團體溝通：“團體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動。團體溝通主要有以下三種常用的溝通方式：會議溝通、E-Mail（郵件）溝通和書面溝通。

★會議溝通

“會議溝通”往往能達成重要問題的解決，但它也是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，因此常用于解決較重大、較復(fù)雜的問題。如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進行：

（1）需要統(tǒng)一思想或行動時（如工作思路的討論、工作計劃的討論等）；

（2）需要當事人清楚、認可和接受時（如考核制度發(fā)布前的討論、考勤制度發(fā)布前的討論）；

（3）傳達重要信息時（如工作總結(jié)、經(jīng)驗教訓(xùn)分享會議）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團隊產(chǎn)生較大影響時；

（5）討論復(fù)雜問題的解決方案時（如針對復(fù)雜的技術(shù)問題，討論已收集到的解決方案）。

★E-Mail（郵件）溝通

“E-Mail（郵件）溝通”是一種比較經(jīng)濟的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發(fā)布信息時采用。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進行：

（1）簡單問題小范圍溝通時（如3~5個人溝通一下工作產(chǎn)出物的最終評審結(jié)論）；

（2）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結(jié)果時（如團隊活動的討論、復(fù)雜技術(shù)問題提前知會大家思考）；

（3）傳達非重要信息時（如分發(fā)周項目狀態(tài)報告）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。

★書面溝通

“書面溝通”是一種比較正式的溝通方式，用在一些正式的場合。如下的幾種情境宜采用書面的溝通方式進行：

（1）向相關(guān)人員發(fā)布正式文件；

（2）需要相關(guān)人員簽字認可時。

（二）個體溝通：所謂“個體溝通”，是指兩人之間的溝通。個體溝通主要有以下四種常用的溝通方式：當面溝通、電話溝通、E-Mail（郵件）溝通和書面溝通。

★當面溝通

“當面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當面溝通的方式進行：

（1）彼此之間的辦公距離較近時（如兩人在同一辦公室）；

（2）彼此之間存有誤會時；

（3）對對方工作不太滿意，需要指出其不足時；

（4）彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。

需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠，就應(yīng)該優(yōu)先采用當面溝通的方式。

★電話溝通

“電話溝通”是一種比較經(jīng)濟的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進行：

（1）彼此之間的辦公距離較遠、但問題比較簡單時（如兩人在不同的辦公室需要討論一個報表數(shù)據(jù)的問題）；

（2）彼此之間的距離很遠，很難或無法當面溝通時；

（3）彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。

需要特別注意的是：在成本相差無幾的情況下，建議優(yōu)先采用當面溝通的方式。

★E-Mail（郵件）溝通

“E-Mail（郵件）溝通”是一種最經(jīng)濟的溝通方式。溝通的時間一般不長，并且不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或互相知會一些信息時采用。如下的幾種情境宜采用E-Mail溝通的方式進行：

（1）小問題溝通時（如雙方討論一下某些小事情）；

（2）復(fù)雜問題需要借助“書面”才能表達清楚時（這類問題往往需要采用書面表達和口頭表達相結(jié)合的方式）；

（3）需要對方先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結(jié)果時（如請教對方一個難度較大的問題時先將問題告知對方）。

★書面溝通

“書面溝通”是一種比較正式的溝通方式，用在一些正式的場合。如下的幾種情境宜采用書面的溝通方式進行：

（1）向?qū)Ψ桨l(fā)布重要文件；

（2）需要對方簽字認可時；

（3）對多次犯同一錯誤的團隊成員提出正式警告時。

需要特別注意的是，在E-Mail來回多次而問題尚未得到解決或甚至引起誤解時，一定要及時終止E-Mail這種溝通方式，改用電話溝通或當面溝通的方式進行。

需要特別指出的是，個體之間溝通時，盡量多采用當面溝通的方式進行。“能當面溝通的，就不要采用電話溝通；能電話溝通的，就不要采用E-Mail溝通”，這是“個體溝通”方式的基本選用原則。