絕大部分的招聘部門都是被動(dòng)地對(duì)人才需求做出反應(yīng)。換而言之，幾乎所有的招聘活動(dòng)都是在出現(xiàn)人才需求后才展開。與此相反，優(yōu)秀的招募部門采取的是在需求產(chǎn)生前招聘的方法。
　　這兩種方法及因此產(chǎn)生的結(jié)果大相徑庭。所謂在需求產(chǎn)生前進(jìn)行招聘是指通過(guò)一套連續(xù)的流程，堅(jiān)持不懈地尋覓優(yōu)秀人才，即使當(dāng)前并沒(méi)有人才需求。搜索到人才后按照其才能編入優(yōu)秀人才名單，名單里的人數(shù)應(yīng)超過(guò)現(xiàn)有空缺崗位數(shù)。這一名單即所謂的“優(yōu)秀人才名錄”數(shù)據(jù)庫(kù)。
　　簡(jiǎn)而言之，該數(shù)據(jù)庫(kù)就是各個(gè)關(guān)鍵職能業(yè)務(wù)領(lǐng)域優(yōu)秀人才的電子版名片夾，也可稱為專家黃頁(yè)、名錄數(shù)據(jù)庫(kù)或者潛才數(shù)據(jù)庫(kù)。
　　稱謂或有不同，但其本質(zhì)都是在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手企業(yè)工作的優(yōu)秀人才的名單，其作用就是在出現(xiàn)人才需求時(shí)加快招聘的進(jìn)程。有了這樣一個(gè)名錄數(shù)據(jù)庫(kù)，尋找空缺崗位的候選人就可以更便捷，因?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域最優(yōu)秀的人才都已盡在掌握之中。
　　但是，當(dāng)大部分招聘經(jīng)理聽到需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)優(yōu)秀人才數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，他們的第一反應(yīng)往往都是：“做不了。”這種回答實(shí)在很愚蠢。凡對(duì)競(jìng)爭(zhēng)性招聘有所了解的人都知道，世界上每家獵頭公司、每所優(yōu)秀大學(xué)和職業(yè)運(yùn)動(dòng)隊(duì)、軍隊(duì)以及所有一流的企業(yè)招募部門都有一個(gè)名錄數(shù)據(jù)庫(kù)。
　　在思科、英特爾和惠普等企業(yè)的應(yīng)聘人員追蹤系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)里，保存的人才信息幾乎都在50萬(wàn)人以上，而獵頭公司的數(shù)據(jù)庫(kù)中可能只有幾千人。真正有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的企業(yè)都會(huì)通過(guò)正式的系統(tǒng)追蹤企業(yè)以外的優(yōu)秀人才。
　　創(chuàng)建人才數(shù)據(jù)庫(kù)的好處
　　有了優(yōu)秀人才數(shù)據(jù)庫(kù)，便可以在一聽到有職位空缺的風(fēng)聲后，就搶先找到目標(biāo)人選。不過(guò)優(yōu)秀人才數(shù)據(jù)庫(kù)的便利遠(yuǎn)不止于此。
　　它們還包括：
　　標(biāo)桿對(duì)比。此類專家黃頁(yè)可作為標(biāo)桿，用于比較、學(xué)習(xí)和尋找最優(yōu)秀人才。
　　激勵(lì)管理者與時(shí)俱進(jìn)。不論是企業(yè)的管理者還是普通員工都很容易固步自封。通過(guò)迫使他們不斷收集人才名單并評(píng)估人選，可以確保他們不僅熟悉業(yè)內(nèi)最優(yōu)秀的人才，而且了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的最佳實(shí)踐以及問(wèn)題。
　　人才引薦。如果與優(yōu)秀人才名單上的人打好關(guān)系，即便不能招到他們到企業(yè)工作，他們往往也可以推薦其他人選，幫助企業(yè)找到其他優(yōu)秀人才和可能招聘的對(duì)象。
　　人才“通緝”。有一部分企業(yè)不是在有職位空缺后才開始招聘，而是年初便開始尋找企業(yè)想要的關(guān)鍵人才。因?yàn)檫@些“游戲改變者”型的人才很少會(huì)在正值企業(yè)有需求的時(shí)候出現(xiàn)。所以，你必須長(zhǎng)期不懈地追覓他們，只要招得到，便立即納入麾下。在這類人才“通緝”名單上，通常都包括一些磁石型人才，即可以吸引眾多優(yōu)秀人才隨之而來(lái)的業(yè)內(nèi)知名人士。
　　人才儲(chǔ)備評(píng)估。真正具有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的企業(yè)還可以利用優(yōu)秀人才庫(kù)評(píng)估對(duì)手企業(yè)在關(guān)鍵領(lǐng)域的人才儲(chǔ)備情況，從而預(yù)測(cè)對(duì)手在產(chǎn)品開發(fā)和區(qū)域擴(kuò)張等方面的發(fā)展能力。
　　九類目標(biāo)人才要入庫(kù)
　　優(yōu)秀的招聘官把引起其關(guān)注的人才分為九類：
　　疑才。所謂疑才指表面看來(lái)似乎有很好的技能，但有待進(jìn)一步評(píng)估的人。
　　潛才。已通過(guò)基本評(píng)估，確定符合公司需求的疑才為潛才。但這些人也可能對(duì)公司沒(méi)有興趣。
　　引薦人才者。有些人才可能無(wú)法加入公司，但可以稱賢薦能，幫助公司找到其他目標(biāo)人選或進(jìn)一步評(píng)估公司看中的疑才或潛才。
　　候選人。對(duì)公司有興趣并遞交了求職書的人。
　　入圍者。入圍最終候選名單的候選人（也可歸為雖然當(dāng)前沒(méi)有拿到錄用通知，但“日后可以為公司工作”的后備人選）。
　　錄用的入圍者。收到錄用通知的入圍者。
　　員工。接受錄用通知的入圍者（同時(shí)立即成為引薦人才者）。
　　客戶。善待所有求職者，因?yàn)樗麄兒芸赡苁牵ɑ虺蔀椋┕镜目蛻艋蛞]人才者。
　　未來(lái)可能成為招聘對(duì)象的出局者。這些人之所以在招募過(guò)程中被淘汰可能只是因?yàn)楫?dāng)時(shí)有人比他們更突出，或者因?yàn)樗麄儺?dāng)時(shí)技能不夠或經(jīng)驗(yàn)不足。應(yīng)該把這類人視為未來(lái)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，隨著經(jīng)驗(yàn)積累，可能符合公司要求的后備人選，包括曾拒絕接受公司錄用通知的人，以及在招聘過(guò)程中自己選擇退出的高資歷人才。
　　優(yōu)秀人才數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該盡量包括疑才、潛才、引薦人才者和未來(lái)可能成為招聘對(duì)象的被淘汰者等四類人才。
　　這樣創(chuàng)建人才數(shù)據(jù)庫(kù)
　　優(yōu)秀人才數(shù)據(jù)庫(kù)分為兩類：基本信息型和細(xì)節(jié)型。第一步是確定數(shù)據(jù)庫(kù)是否只需要人才的姓名和基本聯(lián)系信息，還是需要各人的簡(jiǎn)短評(píng)估，甚或是簡(jiǎn)歷等更詳細(xì)的信息。
　　第二步，把各崗位按其重要性區(qū)分優(yōu)先次序，保證數(shù)據(jù)庫(kù)重點(diǎn)突出，規(guī)模適宜管理。
　　以下是十四種發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀外部人才的方法：
　　尋找專家和潛才的第一步可能是公司某管理人員在某個(gè)演講場(chǎng)合演講后，某位聽眾前來(lái)索取演講稿副本時(shí)遞上的名片。
　　現(xiàn)成的名片/姓名信息數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。某員工在讀到一篇專業(yè)文章后，保存作者姓名以及文中提到的思想領(lǐng)袖或?qū)＜业馁Y料。
　　通過(guò)Google搜索專家。
　　招聘人員與公司從事標(biāo)桿研究活動(dòng)團(tuán)隊(duì)聯(lián)系，獲取他們?cè)谧鰳?biāo)桿比較時(shí)發(fā)現(xiàn)的關(guān)鍵人才名單。
　　向第一天上班的新員工詢問(wèn)：“你以前工作的公司還有哪些優(yōu)秀人才？”
　　請(qǐng)公司內(nèi)部的優(yōu)秀人才利用他們的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，獲取他們所知道的專家的名單。
　　請(qǐng)公司內(nèi)部的骨干員工輸入他們指導(dǎo)的人才的名單，和曾交過(guò)手的最好的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的名單。
　　咨詢求職者、顧問(wèn)等：“誰(shuí)最善于……？”
　　在數(shù)據(jù)庫(kù)中添加通過(guò)員工引薦系統(tǒng)（由最優(yōu)秀人員引薦）轉(zhuǎn)來(lái)的被推薦者名單。 在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入專業(yè)協(xié)會(huì)的獲獎(jiǎng)?wù)呙麊巍?br />　　審閱與你爭(zhēng)奪人才的對(duì)手發(fā)布的公關(guān)通告，關(guān)注通告中提到的他們所聘用和提拔的人才的名單。
　　在數(shù)據(jù)庫(kù)中添加曾到公司應(yīng)聘（但未聘用的）的高資歷人才名單。
　　如果新加入數(shù)據(jù)庫(kù)的名字恰好正是另一名員工曾推薦的名字，便應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注該人，因?yàn)橐延袃蓚€(gè)人分別認(rèn)為該人為疑才或潛才。管理者可以與該人安排非正式會(huì)面，或者由招聘人員致電該人，做快速評(píng)估。
　　當(dāng)有重大行業(yè)活動(dòng)即將展開時(shí)，招聘人員要首先與各部門管理者共同選定目標(biāo)關(guān)鍵人才。然后，請(qǐng)參會(huì)的員工和管理者在這些行業(yè)活動(dòng)或展會(huì)上找到這些目標(biāo)，對(duì)他們進(jìn)行進(jìn)一步評(píng)估，并開始游說(shuō)他們加入公司。
　　優(yōu)秀人才名單通常不會(huì)發(fā)生太大的變動(dòng)，因?yàn)樽吭降娜瞬艓缀跤肋h(yuǎn)都是出類拔萃的。出色的招聘經(jīng)理也會(huì)耐心地等待他們做出跳槽的決定。
　　讓職能領(lǐng)域的專家參與招聘
　　招聘人員并非所有領(lǐng)域的技術(shù)專家，因此他們篩選的對(duì)象對(duì)他們而言通常都是陌生人（除了簡(jiǎn)歷內(nèi)容以外，這些人的其他信息都一無(wú)所知）。而陌生人以及他們的簡(jiǎn)歷往往帶有欺騙性，因此在每個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域?qū)ふ覂?yōu)秀人才時(shí)，都必須有該職能領(lǐng)域?qū)＜业膮⑴c。
　　其實(shí)尋找某職能領(lǐng)域的優(yōu)秀人才比想象的要容易，因?yàn)樵谏虡I(yè)或技術(shù)領(lǐng)域沒(méi)有所謂的“滄海遺珠”。招聘人員也許不知道哪些是該領(lǐng)域的優(yōu)秀人才，但公司內(nèi)部的優(yōu)秀人才知道。
　　招聘團(tuán)隊(duì)的管理者必須認(rèn)識(shí)到，這一人才搜索過(guò)程不應(yīng)該僅是人事部門的事。招聘人員可以幫助維護(hù)人才名單，但大部分的工作應(yīng)該由各個(gè)部門的經(jīng)理、員工和團(tuán)隊(duì)完成，因?yàn)樗麄儾攀菍＜遥艜?huì)經(jīng)常有機(jī)會(huì)與其他專家打交道。如果要完善企業(yè)的人才捕捉系統(tǒng)，或許可以考慮聘用市場(chǎng)調(diào)查公司或在招聘團(tuán)隊(duì)中增加具有人才搜索經(jīng)驗(yàn)的人員。
　　人事部可以扮演教練的角色，培訓(xùn)各職能部門的管理者和員工尋找各自專業(yè)領(lǐng)域的優(yōu)秀人才。然而，人才搜索必須成為企業(yè)文化（招聘文化）的一部分，而幫助企業(yè)招到優(yōu)秀人才的人員應(yīng)該得到獎(jiǎng)勵(lì)。例如，為那些提供優(yōu)秀人才名單，幫助企業(yè)評(píng)估他們碰到的明星人才的員工提供一些小獎(jiǎng)品（例如星巴克咖啡的貴賓卡）。此外，與曾經(jīng)做過(guò)獵頭的招聘人員保持溝通，因?yàn)樗麄兺ǔ６加胁蹲饺瞬诺男〖记伞?br />　　編制一本《人才搜索指南》，供員工參考使用。人才搜索過(guò)程的持續(xù)進(jìn)行迫使各職能部門的經(jīng)理人界定其專業(yè)領(lǐng)域的優(yōu)秀人才標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)經(jīng)理人和員工在與一些優(yōu)秀人才接觸時(shí)，向?qū)Ψ秸?qǐng)教專業(yè)的問(wèn)題、最佳學(xué)習(xí)渠道和最佳解決方案，他們自己也可以受益匪淺。
　　毋庸置疑，所有有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的團(tuán)隊(duì)都會(huì)追蹤紀(jì)錄其他團(tuán)隊(duì)里最優(yōu)秀的隊(duì)員的成績(jī)。不論在商界、軍隊(duì)還是體育界，如果想要建立競(jìng)爭(zhēng)力，就要?jiǎng)?chuàng)建人才數(shù)據(jù)庫(kù)。如果你想打贏人才爭(zhēng)奪戰(zhàn)，就不能不創(chuàng)建人才數(shù)據(jù)庫(kù)。