高效經(jīng)理人并不一定是人們慣常認(rèn)為的那種領(lǐng)導(dǎo)者。例如，哈利·杜魯門(mén)（Harry Truman）就一點(diǎn)兒魅力也沒(méi)有，可他卻是美國(guó)歷史上最有成效的總統(tǒng)之一。我在長(zhǎng)達(dá)65年的咨詢(xún)生涯中，曾與許多企業(yè)和非營(yíng)利性組織的最優(yōu)秀的CEO有過(guò)合作，同樣，他們當(dāng)中的一些人也并非典型的領(lǐng)導(dǎo)者，就性格、態(tài)度、價(jià)值觀(guān)、優(yōu)點(diǎn)和弱點(diǎn)而言，他們都會(huì)呈現(xiàn)出多樣化的特征，從外向到內(nèi)斂，隨和到霸道，慷慨到吝嗇，什么類(lèi)型都有。

　　但他們都是高效的經(jīng)理人，這是因?yàn)樗麄冏裱艘韵?/span>8個(gè)習(xí)慣做法（practice）：

·他們會(huì)問(wèn)：“什么事情是必須做的？”

·他們會(huì)問(wèn)：“什么事情是符合企業(yè)利益的？”

·他們制訂行動(dòng)計(jì)劃。

·他們承擔(dān)起決策的責(zé)任。

·他們承擔(dān)起溝通的責(zé)任。

·他們更專(zhuān)注于機(jī)會(huì)而不是問(wèn)題。

·他們召開(kāi)富有成效的會(huì)議。

·他們?cè)谒伎己驼f(shuō)話(huà)時(shí)習(xí)慣用“我們”而非“我”。

　　前兩個(gè)做法賦予他們所需的指示，接下來(lái)的四個(gè)做法幫助他們把知識(shí)轉(zhuǎn)化成有效的行動(dòng)，最后兩個(gè)做法確保了整個(gè)組織的責(zé)任感。

　　獲得需要的知識(shí)

　　第一個(gè)做法是探究什么事情是必須做的。注意，這個(gè)問(wèn)題問(wèn)的可不是“我想做什么？”，而是問(wèn)有哪些事情我們不得不去做。認(rèn)真地思考和對(duì)待這個(gè)問(wèn)題，是在管理上取得成功的關(guān)鍵。哪怕是最能干的經(jīng)理人，如果沒(méi)有想過(guò)這個(gè)問(wèn)題，也可能徒勞無(wú)功。

　　杜魯門(mén)在1945年當(dāng)選總統(tǒng)的時(shí)候，他很清楚自己想要做什么：完成羅斯福新政所倡導(dǎo)、后因二戰(zhàn)而延誤的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)改革。但當(dāng)他開(kāi)始思考哪些事情是必須做的時(shí)，他立即認(rèn)識(shí)到外交事務(wù)才是真正的當(dāng)務(wù)之急。于是，他把工作日程中的第一項(xiàng)定為請(qǐng)國(guó)務(wù)卿和國(guó)防部長(zhǎng)給他講解外交政策。結(jié)果，他成為了美國(guó)歷史上在外交事務(wù)方面最富成就的總統(tǒng)，而且他所推行的“馬歇爾計(jì)劃”也引發(fā)了全球經(jīng)濟(jì)50年增長(zhǎng)。

　　同樣，杰克·韋爾奇（Jack Welch）在接過(guò)通用電氣（General Electric）的CEO大印后，認(rèn)識(shí)到雖然自己想要進(jìn)行海外擴(kuò)張，但企業(yè)必須做的并不是這件事，而是要砍掉那些無(wú)法成為行業(yè)老大或者老二的業(yè)務(wù)，無(wú)論他們的贏(yíng)利是如何之豐厚。

　　在回答“什么事情是必須做的？”這個(gè)問(wèn)題時(shí)，人們列出的緊急任務(wù)幾乎總不止一個(gè)。但是，高效經(jīng)理人不會(huì)因此而分心。只要有可能，他們就會(huì)集中完成一個(gè)任務(wù)。如果他們屬于那種變換一下工作節(jié)奏反而效率更高的人（這種人雖只占一小部分，但為數(shù)也還不少），他們就會(huì)選擇同時(shí)推進(jìn)兩個(gè)任務(wù)。但是我還沒(méi)有碰到哪位經(jīng)理人可以同時(shí)處理兩個(gè)以上的任務(wù)，并且仍然保持高效。所以，在提出什么事情是必須做的這個(gè)問(wèn)題之后，高效經(jīng)理人就要確定哪些屬于優(yōu)先要?jiǎng)?wù)，并且牢牢地抓住不放。對(duì)于CEO來(lái)說(shuō)，第一要?jiǎng)?wù)可能是重新定義公司的使命；對(duì)于事業(yè)部負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，則可能是重新定義事業(yè)部與總部之間的關(guān)系。而其他任務(wù)，無(wú)論其重要性或吸引力是如何之大，都會(huì)暫緩實(shí)施。但是，在完成了最初確定的第一要?jiǎng)?wù)之后，經(jīng)理人又會(huì)重新設(shè)定完成任務(wù)的優(yōu)先順序，而不是緊接著解決原來(lái)那個(gè)清單上的第二要?jiǎng)?wù)。他會(huì)想：“現(xiàn)在，什么事情是必須做的？”這個(gè)問(wèn)題通常會(huì)導(dǎo)致新的優(yōu)先要?jiǎng)?wù)的確定。

　　我們還是以美國(guó)最著名的CEO杰克·韋爾奇為例。他在自傳中寫(xiě)道，每隔5年他就會(huì)自問(wèn)：“現(xiàn)在，什么事情是必須做的？”而每一次，他都確立了一項(xiàng)新的優(yōu)先要?jiǎng)?wù)。

　　但是，杰克·韋爾奇在決定未來(lái)5年應(yīng)把工作重點(diǎn)放在何處之前，會(huì)先把另外一個(gè)問(wèn)題考慮清楚——他會(huì)自問(wèn)，在這個(gè)清單最前面的兩三項(xiàng)要?jiǎng)?wù)中，自己最適合承擔(dān)哪一項(xiàng)。確定了之后，他就會(huì)在這項(xiàng)任務(wù)上全力以赴，其他任務(wù)則授權(quán)給別人去做。高效經(jīng)理人會(huì)努力關(guān)注那些自己特別擅長(zhǎng)的事情，因?yàn)樗麄冎溃咝Ч芾碚叩目?jī)效決定了企業(yè)的績(jī)效，高層管理者做得好，企業(yè)才做得好；高層管理者如果碌碌無(wú)為，企業(yè)也將一事無(wú)成。

　　高效經(jīng)理人的第二個(gè)做法是問(wèn)“這是否符合企業(yè)的利益？”，它與第一個(gè)做法同樣重要。他們不會(huì)問(wèn)，這是否對(duì)股東、股票價(jià)格、員工或者經(jīng)理人有利。當(dāng)然，他們清楚，要想讓某個(gè)決策生效，股東、員工和經(jīng)理人都是重要的力量，必須要得到他們的支持（至少是默許），他們自然也知道，股票價(jià)格不僅對(duì)于股東重要，對(duì)于企業(yè)也同樣重要，因?yàn)槭杏蕸Q定了公司的資本成本。但是，他們更知道，凡不符合企業(yè)利益的決策，最終將損害所有利害關(guān)系人（stakeholder）的利益。

　　在每個(gè)國(guó)家里，家族企業(yè)（包括家族所有和家族管理的企業(yè)）都占大多數(shù)。對(duì)于在這些企業(yè)里供職的高級(jí)經(jīng)理人而言，第二個(gè)做法尤其重要，在做人事決策時(shí)更是如此。在成功的家族企業(yè)里，家族成員只有在比同一級(jí)別的所有非家族成員更優(yōu)秀時(shí)（根據(jù)量化的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)判），才會(huì)得到晉升。以杜邦公司（DuPont）為例，在該公司早年尚屬家族經(jīng)營(yíng)的企業(yè)時(shí)，它的所有高層管理者（除了總會(huì)計(jì)師和律師之外）都是家族成員。公司創(chuàng)始人的所有男性后裔都可以在公司獲得一份最底層的工作，如果想要得到晉升，就必須通過(guò)一個(gè)主要由非家族成員組成的評(píng)審小組的審查。只有在該小組判定其能力和績(jī)效均優(yōu)于同一級(jí)別其他所有員工后，這個(gè)家族成員才會(huì)得到提升。J. Lyons & Company曾是一家非常成功的英國(guó)家族企業(yè)（現(xiàn)在屬于某多元化企業(yè)集團(tuán)），在其雄霸英國(guó)視頻服務(wù)和酒店業(yè)的100年里，它也一直奉行這個(gè)規(guī)則。

　　提出“什么事情是符合企業(yè)利益的？”這個(gè)問(wèn)題，并不能保證經(jīng)理人做出正確的決策，因?yàn)槟呐伦顑?yōu)秀的經(jīng)理人也是人，免不了會(huì)犯錯(cuò)誤且心存成見(jiàn)。但是，如果不提出這個(gè)問(wèn)題，做出錯(cuò)誤的決策就幾乎是必然的。

　　制訂行動(dòng)計(jì)劃

　　經(jīng)理人是實(shí)干者，他們的任務(wù)就是執(zhí)行。知識(shí)在轉(zhuǎn)化為行動(dòng)之前，對(duì)于經(jīng)理人來(lái)說(shuō)是毫無(wú)用處的。但是，在付諸行動(dòng)之前，經(jīng)理人必須規(guī)劃好自己的路線(xiàn)。他需要考慮很多方面，比如想到得到的結(jié)果、可能受到的約束、未來(lái)要做出的修改、當(dāng)中需設(shè)置的檢查點(diǎn)（check-in-points）以及應(yīng)該怎樣安排自己的時(shí)間。

　　首先，經(jīng)理人要通過(guò)提出下面的問(wèn)題來(lái)確定自己想要得到的結(jié)果：“在未來(lái)1年半到2年的時(shí)間里，企業(yè)期望我做出哪些貢獻(xiàn)？我要致力于取得何種結(jié)果？時(shí)限有多長(zhǎng)？”然后，他要考慮行動(dòng)會(huì)受到的約束：“這條行動(dòng)路線(xiàn)是否合乎道德？在組織內(nèi)能否被接受？是否合法？是否符合組織的使命、價(jià)值觀(guān)和政策？”即使答案是肯定的，也不能保證行動(dòng)就會(huì)有效。但如果違反這些約束條件，行動(dòng)就必定是錯(cuò)誤的，會(huì)無(wú)果而終。

　　行動(dòng)計(jì)劃是關(guān)于意愿的陳述，而不是承諾（commitment），所以不能讓它成為束縛，而應(yīng)當(dāng)經(jīng)常對(duì)它進(jìn)行修改，因?yàn)槊恳淮涡袆?dòng)，無(wú)論是成功還是失敗，都會(huì)帶來(lái)新的機(jī)會(huì)。商業(yè)環(huán)境、市場(chǎng)狀況的變化，特別是企業(yè)內(nèi)部人員的變化，也會(huì)帶來(lái)新的機(jī)會(huì)——所有這些變化都要求對(duì)計(jì)劃進(jìn)行修訂。制訂書(shū)面計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)預(yù)先考慮到它需要一定的靈活性。

　　此外，行動(dòng)計(jì)劃還必須創(chuàng)建一個(gè)對(duì)照期望來(lái)檢驗(yàn)結(jié)果的體系。高效經(jīng)理人通常會(huì)在行動(dòng)計(jì)劃中設(shè)置兩個(gè)檢查點(diǎn)：第一個(gè)安排在計(jì)劃時(shí)段的中間點(diǎn)，比如1年半的計(jì)劃會(huì)在第9個(gè)月設(shè)一個(gè)檢查點(diǎn)；另一個(gè)則安排在計(jì)劃時(shí)段的終點(diǎn)和制訂下一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃之前。

　　最后，行動(dòng)計(jì)劃必須成為經(jīng)理人時(shí)間管理的基礎(chǔ)。時(shí)間是經(jīng)理人最稀缺和最寶貴的資源。無(wú)論組織屬于何種類(lèi)型，是政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、還是非營(yíng)利組織，它們從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)都是時(shí)間的消耗者。除非行動(dòng)計(jì)劃能確定經(jīng)理人如何使用自己的時(shí)間，否則這個(gè)計(jì)劃就不會(huì)有任何用處。

　　據(jù)說(shuō)，拿破侖曾說(shuō)過(guò)沒(méi)有哪場(chǎng)勝仗是按計(jì)劃取得的。然而，他還是會(huì)為每一場(chǎng)戰(zhàn)役制訂好作戰(zhàn)計(jì)劃，而且比以往任何一位將軍都要細(xì)致得多。如果沒(méi)有行動(dòng)計(jì)劃，經(jīng)理人就會(huì)成為事件的俘虜。隨著事件的發(fā)展，如果不設(shè)置檢查點(diǎn)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行檢查，經(jīng)理人就無(wú)從知道哪些事件是真正重要的，哪些事件僅僅是分散精力的干擾事項(xiàng)。

　　行動(dòng)

　　把計(jì)劃轉(zhuǎn)化成行動(dòng)的時(shí)候，經(jīng)理人必須特別注意決策、溝通、機(jī)會(huì)（而非問(wèn)題）和會(huì)議等事項(xiàng)。下面，我們對(duì)其進(jìn)行逐一討論。

　　承擔(dān)決策責(zé)任 在下述內(nèi)容沒(méi)有確定之前，決策就不算達(dá)成：

·誰(shuí)對(duì)決策的執(zhí)行負(fù)責(zé)；

·最后期限；

·哪些人會(huì)受到?jīng)Q策的影響；這些人必須知道、理解和贊成（至少不會(huì)強(qiáng)烈反對(duì)）這個(gè)決策；

·必須把決策通報(bào)給哪些人，即使決策對(duì)他們并無(wú)直接影響。

　　大量的組織決策碰到了麻煩，就是因?yàn)闆](méi)有解決這些基本的事項(xiàng)。例如，30年前，我的一個(gè)客戶(hù)在快速成長(zhǎng)的日本市場(chǎng)上失去了領(lǐng)導(dǎo)地位，其原因在于：該公司決定與新的日本合作伙伴成立合資企業(yè)，但一直沒(méi)有明確由誰(shuí)來(lái)告訴采購(gòu)人員這個(gè)合作伙伴的產(chǎn)品規(guī)格用的是公制而不是英制——從來(lái)沒(méi)有人傳遞過(guò)這個(gè)信息。

　　定期（也就是按事先確定的時(shí)間）反思決策，與第一步的精心制定決策一樣重要。這樣，即使決策不當(dāng)，也會(huì)得到及時(shí)糾正，防止造成真正的損失。反思的內(nèi)容，包括從行動(dòng)結(jié)果到?jīng)Q策背后的假設(shè)等所有事項(xiàng)。

　　關(guān)于人員聘用和晉升的決策，是所有決策中最關(guān)鍵而又最難制定的。對(duì)于這些決策，這種審查尤為重要。對(duì)人事決策的研究表明：這些決策當(dāng)中真正成功的只有三分之一；另有三分之一結(jié)果平平——既不算完全成功，也不算徹底失?。皇Ｏ碌娜种粍t是完完全全的敗筆。高效經(jīng)理人了解這一點(diǎn)，所以他們會(huì)檢查自己所做的人事決策的結(jié)果（一般在決策作出的6到9個(gè)月之后）。如果發(fā)現(xiàn)決策沒(méi)有達(dá)到預(yù)想的結(jié)果，他們并不會(huì)武斷地下結(jié)論說(shuō)是當(dāng)事者沒(méi)有履行結(jié)果；相反，他們會(huì)認(rèn)為是自己犯了錯(cuò)誤。在管理得當(dāng)?shù)钠髽I(yè)里，經(jīng)理人能認(rèn)識(shí)到，誰(shuí)要是不能勝任新的崗位——尤其是在升職之后，過(guò)錯(cuò)也許并不在這些人身上。

　　同時(shí)，經(jīng)理人出于對(duì)公司、對(duì)同事應(yīng)負(fù)的責(zé)任，也決不會(huì)讓無(wú)所作為的員工占據(jù)著重要的崗位?？?jī)效不理想也許不是員工自己的錯(cuò)，但盡管如此，還是必須把他們替換掉。如果員工不能勝任新的崗位，就應(yīng)該讓他們有機(jī)會(huì)回到原有級(jí)別和工資水平的某個(gè)崗位上去。不過(guò)，當(dāng)事人很少做出這種選擇，這些人通常會(huì)自愿離職，至少在美國(guó)公司里是如此。然而，這種選擇權(quán)的存在，對(duì)公司的作用是很大的，因?yàn)檫@可以鼓勵(lì)人們離開(kāi)安穩(wěn)、舒適的崗位，去接受有一定風(fēng)險(xiǎn)的新職務(wù)。而公司的績(jī)效，正是取決于員工大膽嘗試的意愿。

　　系統(tǒng)化的決策評(píng)估，還是一個(gè)強(qiáng)大的自我發(fā)展工具。經(jīng)理人對(duì)照自己的期望來(lái)看決策的結(jié)果，可以發(fā)現(xiàn)自己的長(zhǎng)處所在，可以知道哪些地方需要提高、哪些地方知識(shí)欠缺或者信息不足，可以認(rèn)清自身存在的偏見(jiàn)，還常常可以領(lǐng)悟到?jīng)Q策之所以沒(méi)有產(chǎn)生成果，是因?yàn)樗麄儧](méi)有為這個(gè)工作配備合適的人選。把最優(yōu)秀的人分派到適合他們的崗位上去，是一項(xiàng)極其重要而艱巨的工作?？墒窃S多經(jīng)理人都輕視了這項(xiàng)工作，原因之一是這些最優(yōu)秀的人已經(jīng)忙得不可開(kāi)交了。系統(tǒng)化的決策評(píng)估還可以揭示經(jīng)理人自身的不足，特別是能指出他們完全不能勝任的領(lǐng)域。在這些領(lǐng)域里，聰明的經(jīng)理人不會(huì)自己去做決策或者采取行動(dòng)，而是授權(quán)給別人去做。這樣的領(lǐng)域?qū)θ魏稳藖?lái)說(shuō)都是存在的，世界上沒(méi)有全能的天才經(jīng)理人。

　　大部分有關(guān)決策的討論，都假設(shè)只有高級(jí)經(jīng)理人才會(huì)進(jìn)行決策，或者只有高級(jí)經(jīng)理人的決策才重要。這是一種危險(xiǎn)而錯(cuò)誤的看法。事實(shí)上，從專(zhuān)業(yè)人員和一線(xiàn)主管開(kāi)始，組織內(nèi)的每個(gè)層級(jí)都會(huì)有決策。在知識(shí)型組織里，那些顯然屬于較低層級(jí)的決策是極其重要的。知識(shí)型員工對(duì)他們的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域（例如稅務(wù)會(huì)計(jì)）會(huì)比其他人了解更多，因此他們的決策可能會(huì)影響到整個(gè)公司。無(wú)論是在哪個(gè)層級(jí)，良好的決策能力都是一項(xiàng)至關(guān)重要的技能。所以，在知識(shí)型組織里，必須把這項(xiàng)技能公開(kāi)傳授給所有的員工。

　　承擔(dān)溝通責(zé)任 高效經(jīng)理人會(huì)確保自己的行動(dòng)計(jì)劃和信息需求能夠得到其他人的理解。具體來(lái)說(shuō)，這意味著他們會(huì)與同事——包括上級(jí)、下級(jí)和同級(jí)——分享自己的計(jì)劃，并且征詢(xún)這些人的意見(jiàn)。同時(shí)，他們會(huì)讓每一個(gè)人都知道，為了完成任務(wù)，自己會(huì)需要哪些信息。從下級(jí)到上級(jí)的信息流通常是最受重視的，但是，經(jīng)理人也必須對(duì)同級(jí)和上級(jí)的信息需求給予同等的重視。

　　切斯特·巴納德（Chester Barnard）1938年出版的經(jīng)典著作《經(jīng)理人的職能》（The Functions of theExecutive），讓我們知道了組織的黏合劑不是所有權(quán)或者命令，而是信息。但是，太多的經(jīng)理人似乎把信息以及信息的流動(dòng)看成僅僅是信息專(zhuān)家（例如會(huì)計(jì)人員）的事情。結(jié)果是，他們得到了大量自己并不需要也無(wú)法使用的數(shù)據(jù)，而真正需要的信息反倒掌握不多。解決這個(gè)問(wèn)題最好的辦法，就是每個(gè)經(jīng)理人都明確自己所需要的信息，然后主動(dòng)索取，并且不停地敦促，直到得到這些信息。

　　專(zhuān)注于機(jī)會(huì) 優(yōu)秀的經(jīng)理人專(zhuān)注于機(jī)會(huì)而不是問(wèn)題。當(dāng)然，問(wèn)題是必須解決的，我們不能粉飾太平。然而，解決問(wèn)題不管多么有必要，都不會(huì)創(chuàng)造成果，充其量只會(huì)防止遭受損失而已。只有利用好機(jī)會(huì)，才能產(chǎn)生成果。

　　因此，對(duì)高效經(jīng)理人而言最重要的一點(diǎn)是，把變化視為機(jī)會(huì)而非威脅。要從公司內(nèi)外系統(tǒng)地審察這些變化，然后思考：“我們?cè)鯓硬拍馨堰@些變化作為企業(yè)發(fā)展的契機(jī)？”具體地說(shuō)，經(jīng)理人可從下面7種情境中搜尋機(jī)會(huì)：

·本企業(yè)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或者行業(yè)內(nèi)某次意外的成功或者失敗；

·市場(chǎng)、流程、產(chǎn)品或者服務(wù)的現(xiàn)狀與理想狀態(tài)之間的差距（例如，19世紀(jì)的造紙業(yè)只關(guān)注每棵樹(shù)中可以制成木紙漿的那10%，完全忽視了木材中另外90%的部分里所隱藏的機(jī)會(huì)，把它們都當(dāng)成了廢料）；

·流程、產(chǎn)品或者服務(wù)的創(chuàng)新，不管它們是發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)外部，還是行業(yè)內(nèi)部或外部；

·行業(yè)結(jié)構(gòu)或者市場(chǎng)結(jié)構(gòu)的變化；

·人口統(tǒng)計(jì)學(xué)動(dòng)向；

·思維模式、價(jià)值觀(guān)、感知、情緒或者意義的變化；

·新知識(shí)或者新技術(shù)。

　　高效經(jīng)理人還要確保問(wèn)題不會(huì)凌駕于機(jī)會(huì)之上。在大部分公司里，每個(gè)管理報(bào)告的首頁(yè)列出的都是些主要問(wèn)題。事實(shí)上，把機(jī)會(huì)列在首頁(yè)、問(wèn)題列在次頁(yè)的做法更明智。除非面臨真正的大災(zāi)難，否則在機(jī)會(huì)沒(méi)有得到分析和妥善處理之前，管理層會(huì)議上不必先討論如何去解決問(wèn)題。

　　對(duì)機(jī)會(huì)的專(zhuān)注還涉及另一個(gè)重要方面——人員配備。高效經(jīng)理人把最優(yōu)秀的員工用在把握機(jī)會(huì)，而不是解決問(wèn)題上。圍繞機(jī)會(huì)配備人員的方法之一，是要求管理小組的每個(gè)成員每隔6個(gè)月編制兩份清單，一份列出整個(gè)企業(yè)的機(jī)會(huì)，另一份列出整個(gè)企業(yè)內(nèi)績(jī)效最為突出的人員。然后對(duì)每個(gè)成員列出的所有清單進(jìn)行討論，并將其合并成兩份總清單，把最優(yōu)秀的人員與最佳的機(jī)會(huì)進(jìn)行匹配。順便說(shuō)一下，日本的大企業(yè)或者政府部門(mén)把這種匹配當(dāng)作人力資源的一個(gè)主要任務(wù)，這種做法也是日本企業(yè)的重要優(yōu)勢(shì)之一。

　　提高會(huì)議成效 在二戰(zhàn)期間和此后的若干年內(nèi)，美國(guó)最搶眼、最強(qiáng)有力，可能也是最高效的非政府管理者并非哪位商界人士，而是羅馬天主教紐約大主教區(qū)的紅衣主教——弗朗西斯·斯佩爾曼（Francis CardinalSpellman），他曾歷任數(shù)屆美國(guó)總統(tǒng)的顧問(wèn)。斯佩爾曼上任時(shí)，紐約教區(qū)一貧如洗，大家也了無(wú)生氣，但到了他把職位移交給繼任者的時(shí)候，紐約教區(qū)已成為美國(guó)天主教會(huì)教區(qū)中的楷模。斯佩爾曼常說(shuō)，除了睡覺(jué)之外，他每天只有兩段各25分鐘的獨(dú)處時(shí)間：早上起床之后在他的私人祈禱室里做彌撒時(shí)，以及晚上睡覺(jué)前做晚禱時(shí)。其余時(shí)間他都是在開(kāi)會(huì)，接待一個(gè)又一個(gè)的天主教組織，從早餐開(kāi)始直到晚餐才會(huì)結(jié)束。

　　高級(jí)經(jīng)理人受到的束縛，不會(huì)像天主教重要教區(qū)的大主教那么多。但對(duì)經(jīng)理人工作日的所有研究都表明，哪怕是級(jí)別比較低的經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人員，每個(gè)工作日都有一半以上的時(shí)間是和其他人在一起，也就是說(shuō)在參加某種形式的“會(huì)議”——唯一例外的是少數(shù)高級(jí)研究人員。即使談話(huà)對(duì)象只有一個(gè)人，也算是開(kāi)會(huì)。所以，要取得高效能，確保會(huì)議談的都是工作，而不是與工作無(wú)關(guān)的閑話(huà)。

　　召開(kāi)高效會(huì)議的關(guān)鍵，是先確定會(huì)議屬于哪一類(lèi)型，因?yàn)椴煌?lèi)型的會(huì)議要求不同形式的準(zhǔn)備工作，取得的結(jié)果也會(huì)不同：

　　聲明、公告或者新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備會(huì)議。要使這種會(huì)議富有成效，所有成員都必須事先準(zhǔn)備好草稿。會(huì)議結(jié)束時(shí)，必須有一個(gè)事先指定的成員承擔(dān)發(fā)布最終文本的責(zé)任。

　　宣布事項(xiàng)的會(huì)議——如宣布一項(xiàng)組織變革。會(huì)議議題應(yīng)當(dāng)僅限于宣布的事項(xiàng)以及對(duì)此展開(kāi)的討論。

　　聽(tīng)取單個(gè)成員報(bào)告的會(huì)議。除了報(bào)告之外，不應(yīng)該討論其他事項(xiàng)。

　　聽(tīng)取多個(gè)或者所有成員報(bào)告的會(huì)議。要么不做任何討論，要么討論僅限于澄清對(duì)方的報(bào)告內(nèi)容。另外一種做法是在每個(gè)報(bào)告后安排一個(gè)簡(jiǎn)單的討論，所有成員都可以提問(wèn)。如果采取這種形式，應(yīng)該適當(dāng)提前將報(bào)告分發(fā)給所有與會(huì)者。召開(kāi)這種會(huì)議時(shí)，每個(gè)報(bào)告都應(yīng)該限制在預(yù)定的時(shí)間之內(nèi)，比如15分鐘。

　　向會(huì)議的召集者匯報(bào)的會(huì)議。召集會(huì)議的這位經(jīng)理人應(yīng)該認(rèn)真傾聽(tīng)并且提出問(wèn)題，然后做出總結(jié)，而不要自己又來(lái)演講一番。

　　僅僅是讓與會(huì)者同經(jīng)理人見(jiàn)面的會(huì)議。紅衣主教斯佩爾曼的早餐會(huì)和晚餐就屬于這種類(lèi)型。這種會(huì)議是居高位者必然要遭的罪，無(wú)法讓它們變得有建設(shè)性。對(duì)于高級(jí)經(jīng)理人來(lái)說(shuō)，只要不讓它們侵占自己的工作時(shí)間，就算是高效的。例如，斯佩爾曼在很大程度上就是高效的，因?yàn)樗堰@些會(huì)議限制在早餐和晚餐時(shí)間，保證了工作時(shí)間免受打擾。

　　提高會(huì)議成效需要大量的自我約束，它要求經(jīng)理人先確定哪種類(lèi)型的會(huì)議是恰當(dāng)?shù)模_定之后就務(wù)必遵循相應(yīng)的形式。另外，會(huì)議在達(dá)到了特定的目標(biāo)之后，就必須立即結(jié)束。優(yōu)秀的經(jīng)理人不會(huì)又提出其他問(wèn)題供討論，而是在做完總結(jié)陳詞之后就宣布休會(huì)。

　　良好的跟進(jìn)措施（follow-up）也與會(huì)議本身同樣重要。艾爾弗雷德•斯隆（Alfred Sloan）是我所了解的最高效的企業(yè)經(jīng)理人，他是一位善于跟進(jìn)的大師，帶領(lǐng)通用汽車(chē)（General Motors）從20世紀(jì)20年代一路走到50年代。斯隆每周6個(gè)工作日的大部分時(shí)間花在會(huì)議上——每周3天用于召開(kāi)委員會(huì)正式會(huì)議，其成員是固定的；另外3天用于召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議，參與者是通用汽車(chē)的某位或者若干位經(jīng)理人。在正式會(huì)議開(kāi)始時(shí)，斯隆會(huì)宣布會(huì)議的目的，然后就一直傾聽(tīng)。他從不做筆記，除了問(wèn)清費(fèi)解之處外，他也很少說(shuō)話(huà)。會(huì)議即將結(jié)束時(shí)，他會(huì)做一個(gè)總結(jié)并且感謝與會(huì)者，然后就離開(kāi)會(huì)議室。會(huì)后，他立即給與會(huì)者寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的備忘錄。在該備忘錄中，他簡(jiǎn)要總結(jié)會(huì)上的討論及其結(jié)論，并且清楚地說(shuō)明會(huì)上決定的所有工作任務(wù)（包括就該主題再次召開(kāi)會(huì)議或者研究某個(gè)事項(xiàng)）。同時(shí)，他還會(huì)明確指出任務(wù)的最后期限，以及由哪個(gè)經(jīng)理人來(lái)負(fù)責(zé)。參加會(huì)議的所有人員都會(huì)收到這份備忘錄。就是通過(guò)這些每一個(gè)都堪稱(chēng)微型杰作的備忘錄，斯隆把自己打造成了一位杰出的高效經(jīng)理人。

　　高效經(jīng)理人知道，任何會(huì)議都是要么富有成效，要么浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一。

　　以“我們”來(lái)思考和說(shuō)話(huà)

　　最后一個(gè)做法是：不要以“我”來(lái)思考或者說(shuō)話(huà)，而要以“我們”來(lái)思考和說(shuō)話(huà)。高效經(jīng)理人知道自己負(fù)有最終責(zé)任，這種責(zé)任既不可能讓他人來(lái)分擔(dān)，也不可能授權(quán)給別人。然而，他們之所以擁有職權(quán)，完全是因?yàn)榻M織的信任。這意味著，在考慮自己的需要和機(jī)會(huì)之前，他們必須先考慮組織的需要和機(jī)會(huì)。這聽(tīng)起來(lái)可能很簡(jiǎn)單，但是務(wù)必嚴(yán)格遵守。

　　我們上面已經(jīng)討論了高效經(jīng)理人的八個(gè)做法，現(xiàn)在我再加上最后一個(gè)錦上添花的做法。這個(gè)做法非常重要，以至于我要把它提升到法則（rule）的高度：先傾聽(tīng)，后發(fā)言。

　　在性格、優(yōu)點(diǎn)、弱點(diǎn)、價(jià)值觀(guān)和信念等方面，高效經(jīng)理人是千差萬(wàn)別的。但是，他們都有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是他們會(huì)完成正確的事情。有些人天生就是高效的，但社會(huì)對(duì)高效經(jīng)理人的需求是如此之大，光靠這些難得的天才是遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足的。提高成效是一門(mén)學(xué)科，就像其他所有學(xué)科一樣，是能夠?qū)W會(huì)，而必須學(xué)會(huì)的。

作者：彼得·德魯克（Peter F. Drucker）