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繆宇泓:隨機調整:敏捷項目管理的關鍵
2016-01-20 5049
首先,看一下企業(yè)對“成功”是如何定義的。長期對軟件項目進行“成功(或失敗)”評級的斯坦希集團(Standish Group)認為,如果一個項目能夠“在計劃的時間、預算內完成,并達到所有計劃之內的預期特征和功能”,便稱之為成功。但是,這個定義不是以創(chuàng)造價值為基礎的,而是以各種條條框框為基礎的。按照這樣的定義,項目經理們就只能緊遵計劃執(zhí)行,而不會去應對任何突發(fā)的變化。

    相反,如果把客戶價值和質量作為最終目標,那么計劃就成了實現(xiàn)這些目標的手段,而非目標本身。計劃設定的條條框框依然重要,依然指導著項目的執(zhí)行,但是我們也應該清楚,計劃并非圣旨那樣尊不可違,而是具有一定的靈活性的;計劃應該成為行動的指南,而不是緊箍咒。

    傳統(tǒng)的項目負責人也罷,敏捷的項目負責人也罷,都會制定計劃,而且會為之投入相當?shù)臅r間。但是他們對待計劃的態(tài)度截然不同。雖然他們都把計劃當作底線,但是傳統(tǒng)的項目負責人會按照這個底線,時不時對實際的結果試圖“糾正”。在敏捷項目管理中,我們采用“調整性行為”來說明應該采納的一些正確做法(其中之一便有可能是糾正計劃本身)。

    在關于敏捷處理原則的文件中——包括敏捷宣言(Agile Manifesto, AM)和相互依賴宣言(Declaration of Interdependence, DOI)——有對怎樣隨機調整做出的五條主要說明 :

    > 預見項目執(zhí)行中可能發(fā)生的不確定性,并且通過試點、預估性判斷和隨機調整來管控這些不確定性。(DOI)

    > 通過采取符合具體情況的策略、步驟和做法,提高項目的效率和可靠性。(DOI)

    > 面對突發(fā)性變化,應該調整計劃予以應對,而非繼續(xù)執(zhí)行原計劃。(AM)

    >  哪怕項目已臨近收尾,也要對客戶在項目要求上提出的變化持歡迎態(tài)度。敏捷的項目過程能夠控制并利用這些變化,來保證客戶的競爭優(yōu)勢。(AM)

    > 對于如何更好地提高效率,團隊要定期反思,然后根據(jù)總結出的經驗,對團隊行為進行調整或改善。(AM)

    以上原則可以歸納為兩點:

  •  知曉變化(即不確定因素)可能隨時發(fā)生,面對突發(fā)的變化,要進行相應的調整,而不能繼續(xù)按原計劃執(zhí)行。
  •  必要時,對項目的過程和實施辦法做出隨機調整。

    這種應對變化調整的能力,能夠激發(fā)團隊的競爭優(yōu)勢。想像一下,如果能夠每周發(fā)布一款新的產品,會為團隊帶來什么樣的機遇 (而不是問題);如果能夠整合性能,為客戶提供個性化軟件服務 (并保持很低的維護成本),又會給團隊帶來怎樣的競爭優(yōu)勢!

    因此團隊必須靈活調整,但調整的同時,也應保證項目的既定目標始終不變。此外,無論是做出調整,還是進行預估性判斷,都要問下面的四個問題,來對項目的進展做出時時評估:

    (1) 最終的產品是否能夠體現(xiàn)(客戶/團隊的)價值?

    (2) 產品的質量目標——可靠性和兼容性——是否達成?

    (3)在可接受的限制條件下,項目進展是否令人滿意?

    (4) 當管理、客戶以及技術等發(fā)生變化時,團隊能否做出有效的調整和應對?

    字典上把變化(change)定義為:“帶來不同,給出一個完全不同的形式或外表”;把調整(adapt)定義為:“使適于或適應某一特定的用途或情形”。由此看來,變化和調整不僅不同,而且差異很大。變化是突發(fā)的,是沒有目的性的,比如字典中給出的這個解釋:“發(fā)生了某件事”。而調整則恰恰相反,它意味著直奔目標而去(強調適合性)。由此可見,變化是無心而至,調整是有意為之。

    調節(jié)項目中的已知和未知。

    哈佛商學院教授羅布?奧斯丁(Rob Austin)和同事李德文(Lee Devin)共同執(zhí)筆發(fā)表了《藝術性管理》(Artful Making)一書。書中提到一個價值1.25億美元的IT項目最終失敗的案例。失敗的原因正是由于合作企業(yè)一味堅持原計劃,亦步亦趨死板執(zhí)行,拒絕用調整來應對突發(fā)的變化而造成的。書中寫道:“‘為工作制定計劃,然后按照計劃做事’成了讓他們盲從的真言,直接導致團隊采取了毀滅性的做法,帶來慘重的代價。…… 在商界,人人都以為這種問題很少發(fā)生,可實際上卻非常普遍。”

    每一個項目都有其已知的條件和未知的因素,有其確定的一面以及不確定的一面,因此每一個項目都必須在計劃和隨機調整之間取得平衡。這種平衡是必須的,因為項目可以是生產性的,也可以是開發(fā)性的,還可以是介于兩者之間的。生產性的項目不確定性很低,而開發(fā)性的項目卻是高度不確定的。開發(fā)性項目強調預見性,項目執(zhí)行的過程,就是朝著預見的方向探索前進的過程,而不是制定出嚴密周詳?shù)挠媱?,然后嚴格實施的過程。也就是說,計劃或調整,不能說孰對孰錯,管理者應根據(jù)項目自身的具體情況、具體條件,作出最恰當?shù)倪x擇。

    影響選擇的另一個因素是試點成本,即做實驗的成本問題。盡管對創(chuàng)新非??是螅绻圏c成本過高,也會限制管理者,從而加大對項目進行預估性判斷。而如果像之前提到的,試點工作成本較低的話,就有利于管理者作出隨機調整的管理選擇。這樣一來,項目的計劃、構架和設計等,就隨著產品的開發(fā)進度,同步前進,同時變化。

    隨機調整的幅度取決于三點:產品、步驟和人。首先團隊成員應該團結敏捷,面對變化應該持有正確的態(tài)度。其次,采取的項目步驟和實施辦法,要有利于團隊在遇到突發(fā)變化時進行隨機調整。最后還要有能夠進行自動測試的高品質產品編程。你當然可以用陳舊的產品編程,也可以選擇不敏捷的團隊,但這樣一來想要調整就非常困難。因此,如果團隊想做到敏捷和隨機應變,以上三點缺一不可。

駕馭風險,抓住機遇

    人們不想采取敏捷的做法時,往往會找各種借口、理由,甚至抱怨:“這樣做太費時間了”,或者“這樣做成本太高”等等。所以無論是短期試點,更新數(shù)據(jù),隨時整合,自動檢測,還是其他的各種變通性做法,總是會遇到這樣的托辭。更有甚者,很多公司簡直像是患上了“新玩意”癡迷癥——把所有的精力重心都放在開發(fā)新的東西上,而忽略了整合企業(yè)的傳統(tǒng)編碼程序。這樣以來,傳統(tǒng)編程變得散亂不堪,也成了管理者們拒絕做出調整的借口,甚至障礙。有的調整的確是成本高昂,而大多數(shù)調整,根本沒有人們嘴上說的那么可怕,那么難。經驗豐富的敏捷管理大師們,會把這些困難和障礙變?yōu)闄C會。他們會這樣想:“如果真的這樣做了,會帶來什么好處?”

    數(shù)年前,我們曾與一家大企業(yè)合作,在一個很大的、超過500人的超大型項目團隊里工作 (多個項目,下轄在同一個整合式產品套裝之內)。當時我們要求對方在做完每一組試點后,必須進行完整的跨項目的編程整合。但對方卻說:“我們辦不到,這需要很多人手,而且要占用好幾周時間,太影響項目進展?!痹瓉磉@個團隊以前習慣于臨近產品發(fā)布環(huán)節(jié)才進行編程整合,所以之前他們的產品,老是在臨發(fā)布前出現(xiàn)嚴重的問題。于是我們這樣問他們,“要是編程整合沒有你說的那么浪費時間、浪費成本的話,會給我們帶來什么好處?”并且我們告訴他們說,“你們別無選擇。要想為自己贏得敏捷便捷的余地,就必須盡早而且要經常對全套產品的編程進行整合。”

    他們雖然極不情愿,但仍然第一次認認真真的對產品進行了全面整合,結果發(fā)現(xiàn)用的時間遠遠少于預期。經過三、四輪的全面整合之后,他們也有了經驗,可以在三兩天內、用很少的人手,就完成全套產品的整合。這種時時整合的做法非常重要,幫他們的團隊提前發(fā)現(xiàn)并解決了很多問題;而在以前,這些問題都往往是積壓到產品發(fā)布之前,才集中暴露出來的。

    多數(shù)情況下,雖不盡然,找種種借口拒絕調整,往往會直接導致效率低下,因為它讓企業(yè)失去了精簡流程、提高隨機應對的機會。培養(yǎng)團隊的敏捷性,必須進行小型的試點;而小型試點的目的就是找到方法,讓重復的工作環(huán)節(jié)能夠低成本地快速完成。而快速且低成本的工作習慣,又能促使團隊面對變化,另辟蹊徑??焖俚统杀镜慕鉀Q辦法,還能夠鼓勵團隊勇于創(chuàng)新,從而鍛煉團隊的創(chuàng)新精神。而這種創(chuàng)新又會影響到企業(yè)的其他部門,產生漣漪效應。這樣一來,降低成本應對變化,就會促使企業(yè)重新思考它的商業(yè)模式。

    采取可靠的——而不是可重復的——步驟

    必須指出“可重復的”并不意味著敏捷。雖然實施可重復的步驟,已經成為許多企業(yè)的管理目標,但在產品開發(fā)的過程中,追求可重復的目標卻不僅是錯誤的,而且會極大的遏制產品的開發(fā)。可重復意味著用同樣的方式,做同樣的事情,產出同樣的結果。而可靠性卻指的是無論遇到什么困難障礙都要實現(xiàn)既定的目標——也就意味著不斷的作出調整,應對各種變化,實現(xiàn)定好的目標。

可重復的步驟,通過制定標準和對流程的不斷改進,來減少產品的質量變化。這是一個源于制造業(yè)的詞。因為在生產制造中,產出什么樣的產品,是已經定義好的。那么可重復性就意味在生產過程中,只要連續(xù)輸入,就可以產出預期的結果??梢灾貜鸵馕吨鴱妮斎氲疆a出的轉換過程是可以復制的,而無需任何變化。它還意味著生產的過程不會有任何新情況發(fā)生,因為所有信息都全部預先知道,來保證最終的精準產出。但是,可重復的步驟在產品開發(fā)中毫無用處,因為首先很難精準地判斷出最終的結果;其次項目不同,項目的投入也大不相同;第三,開發(fā)不同產品,從輸入到產出的轉換過程本身更是大相徑庭。

    可靠的步驟過程關注的是產出,而不是投入。哪怕是投入完全不同,通過采取可靠的步驟,項目成員也能夠想出各種辦法,不斷向既定的目標靠攏。也正因為投入的差異,他們決不會把一個項目所采用的步驟或做法,亦或是試點,復制到另一個項目中??煽啃允鞘芙Y果驅動的;而可復制性是受輸入驅動的。如果把項目的步驟固定下來,那么項目本身就會因為投入和轉化的巨大差異,而變得極其危險。即便是那些聲稱采用了固定步驟且獲得成功的企業(yè),他們的成功并非來固定的、可重復的過程本身,而是來自企業(yè)員工在實施這些步驟時,進行的敏捷調整。

    此外,這里面還有一個項目規(guī)模問題。在生產型項目中,尤其是那些適合采用重復性步驟的生產型項目,既定的生產要求就是項目的規(guī)模范圍。但是在產品開發(fā)時,生產要求會隨著項目的周期發(fā)生更改,因此根本無法在一開始時就準確界定一個項目規(guī)模。

    因此,對于開發(fā)產品這種本身就比較敏捷的項目,要想準確估計項目的規(guī)模,不能只看生產要求,而要看項目的遠景規(guī)劃—即可以發(fā)布的產品。產品經理們也許會拿不準具體的要求,但行政主管們會對產品進行整體考慮—那就是最終產品能不能夠滿足客戶的期許?所以再次聽到這個耳能詳熟的問題 “項目是不是達到了既定的規(guī)模、方案和成本目標?”我應該首先對項目的遠景規(guī)劃、價值和整體的表現(xiàn)能力進行衡量,然后再做出回答。也就是說,對成功的衡量,可以包含在這個問題中:“有沒有做出可以發(fā)布的成熟產品?”而不是看項目的種種計劃指標是否都已經達成。

    敏捷項目管理(APM)既是可靠的,又是可預測的:這樣的項目過程,由于考慮到了各種不確定性因素,因而在規(guī)定的時限內開發(fā)出的產品,最能滿足客戶不斷變化的各種需求。這一點是其他任何一種管理方式都無法比擬的。而之所以能夠這樣,不是因為項目經理制定出了極其周詳?shù)娜蝿沼媱?,也不是對這個計劃實施了精微細致的管理,而是因為敏捷的項目管理者,營造了一個這樣的工作環(huán)境和氛圍:人人追求卓越,并愿意為實現(xiàn)目標而努力。

    敏捷管理雖然是可靠的,但也并非是無往而不勝的,因為它并不能消除所有的不確定性,也無法避免全部的意外。但是,這樣的管理方式能夠設法轉化這些意外和不確定性,使項目最終走向成功。如果一個企業(yè)既想在框定的時間和成本限制內從事產品規(guī)劃開發(fā),還要保證從不失敗,那么他只能去經營生產型的裝配線,而不要去從事產品開發(fā)。

    培養(yǎng)隨機調整的技巧

    隨機調整需要有沉著的頭腦和相應的技巧。要做到隨機調整,我們必須認真、客觀地評估自己的個人表現(xiàn)和集體表現(xiàn)。成功的項目團隊,要在以下四個關鍵方面做好評估和反思:產品評估:從客戶的角度和技術質量的角度同時對產品進行評估;步驟評估:看團隊采用的步驟和做法是否高效;團隊評估:看團隊成員之間的整體合作是否協(xié)調、是否高效;項目評估:項目進展是否按照計劃順利進行。每一次試點結束,及每一個項目結束,只要對以上四個方面進行全面反思,就一定能總結出一套隨機調整的策略辦法,提高工作效率。

    實際上,人們做什么,如何做,才是產出優(yōu)秀產品的保障。原則和實踐就是我們的指南,幫助我們甄別并強化各種能夠提高效率的行為。

    原則為敏捷的團隊提供了做事指南,但要想順利完成工作,具體的實施做法也必不可少。步驟流程和細致的做法,為團隊的自律提供了最基本而又靈活的框架。而在敏捷的項目團隊,一定是既有預估判斷性的流程和做法,也有隨機調整性的流程和做法。

    開發(fā)偉大的產品需要進行探索,而不是按照計劃按圖索驥。不斷探索和不斷調整,恰恰是創(chuàng)新行為的兩大特征——既有探索未知的勇氣,又有知錯必改、因地制宜的謙遜。


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