企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應(yīng)幫助員工在開發(fā)產(chǎn)品或完成定購等業(yè)務(wù)流程方面相互協(xié)作，為公司、為客戶創(chuàng)造價(jià)值。特別是，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)將業(yè)務(wù)流程集中于一個(gè)很容易進(jìn)入、平臺(tái)相對(duì)獨(dú)立的虛擬空間。成功的內(nèi)部網(wǎng)使來自企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的員工能夠?qū)⑵洳煌匦璧募寄茇暙I(xiàn)出來以推進(jìn)一項(xiàng)特殊的流程。盡管一家公司內(nèi)的各部門擁有各自的虛擬空間，然而企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的構(gòu)筑應(yīng)環(huán)繞業(yè)務(wù)流程而不是公司的組織系統(tǒng)圖進(jìn)行，以便協(xié)助員工開展該業(yè)務(wù)流程。

    注重流程而不是部門是被廣泛稱頌的商務(wù)趨勢(shì)。管理大師們正在幫助公司脫離等級(jí)森嚴(yán)的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，而朝著橫向的、以流程為中心的團(tuán)體靠攏，該團(tuán)體把從事同一企業(yè)任務(wù)、功能交叉的團(tuán)隊(duì)緊緊聯(lián)系起來。而這要求各個(gè)部門、各個(gè)職能甚至各個(gè)國家之間密切交往和合作。

    盡管以流程為中心的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)象業(yè)務(wù)流程那樣多種多樣，它們還是具有一些共同的特征。第一，它們都建于精巧的信息設(shè)計(jì)之上。第二，它們都注重工作任務(wù)而不是文件，并旨在將這些任務(wù)融入不同的流程。最后一點(diǎn)是，最佳的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)通過創(chuàng)建共享的和熟悉的空間來鼓勵(lì)協(xié)作，這些空間反映了公司的特征并為所有員工創(chuàng)造了共同基礎(chǔ)。

不可忽視設(shè)計(jì)

    正如造房子需要依賴建筑圖來獲得最高效率一樣，一個(gè)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)也需要精心的設(shè)計(jì)以幫助員工高效地獲取信息和彼此協(xié)作。但由于大家看不到企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，其信息流程設(shè)計(jì)并沒有得到足夠的重視。

    員工并不同于顧客，他們是企業(yè)的內(nèi)部人員，熟悉了解企業(yè)信息的存放與流動(dòng)。企業(yè)網(wǎng)站的信息通常是由市場(chǎng)部輸入的，而企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的設(shè)計(jì)及其結(jié)構(gòu)卻被轉(zhuǎn)交到信息技術(shù)部門。這樣一來，公司的組織系統(tǒng)圖經(jīng)常被用為組織企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)信息流程的依據(jù)。盡管組織系統(tǒng)圖表面上似乎適合于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，但它不利于通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)進(jìn)行協(xié)作。比如說，企業(yè)組織系統(tǒng)圖并不能反映市場(chǎng)和法律部門的員工在審批一項(xiàng)文件的流程中的相互協(xié)作關(guān)系。它也沒有告訴設(shè)計(jì)者來自市場(chǎng)、科研和開發(fā)部門的員工需要相互合作、齊心協(xié)力創(chuàng)造新產(chǎn)品。

注重工作任務(wù)而不是文件

    將企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)視為工具意味著把企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)看成不僅僅是一系列的文件。盡管文件頗重要，它們不過是達(dá)到目標(biāo)的一種手段。人們利用文件來完成任務(wù)。而諸任務(wù)包括實(shí)現(xiàn)定購、查詢客戶的付賬記錄或在一份研究文件上相互協(xié)作。為完成這些任務(wù)，人們需要手頭有相關(guān)的文件和工具。

    以任務(wù)為中心的組織原則可通過在辦公桌前的工作體現(xiàn)出來。當(dāng)你坐下著手一項(xiàng)任務(wù)（如編制一份預(yù)算）時(shí)，你手頭有大量的信息和工具可供使用。一個(gè)空白表格程序是一種“計(jì)算”工具，而去年的預(yù)算案是一個(gè)“內(nèi)部文件”，這兩樣都同時(shí)被需要用以制作一項(xiàng)新的預(yù)算案。類似地，在公司內(nèi)部網(wǎng)上，支配內(nèi)部網(wǎng)組織結(jié)構(gòu)的應(yīng)是使用者要完成的任務(wù)而不是文件或工具的分類。

    倘若企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)環(huán)繞有活力的任務(wù)而不是靜止的文件加以有效設(shè)計(jì)，內(nèi)部網(wǎng)將奇妙地增加工作效率（根據(jù)GIGA集團(tuán)的統(tǒng)計(jì)，內(nèi)部網(wǎng)可節(jié)省40%用于處理文件的時(shí)間）。根據(jù)任務(wù)組織文件，有利于員工將注意力集中于他們正在處理的文件的功能。例如，員工在簽署各項(xiàng)退休方案時(shí)，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)可將有關(guān)各項(xiàng)退休方案的信息（包括與金融網(wǎng)站的鏈接）置于實(shí)際用于簽署這些方案的表格附近，從而大大節(jié)省員工的時(shí)間。

將任務(wù)編進(jìn)流程

    獨(dú)立的諸多任務(wù)通常是一個(gè)較大流程的一部分。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應(yīng)將所有的任務(wù)融入一個(gè)業(yè)務(wù)流程。各流程可以是相對(duì)獨(dú)立的，例如，跟蹤送貨或?qū)徟募??；蛘?，流程可以是較為復(fù)雜的，例如開發(fā)或銷售產(chǎn)品。一家公司中最重要的流程是那些能給顧客創(chuàng)造價(jià)值的流程。它們是每一個(gè)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應(yīng)該幫助員工去完成的中心流程。

    甚至簡單的流程一旦融入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)也能變得更有效率。例如，福特公司在實(shí)施內(nèi)部網(wǎng)的時(shí)候，設(shè)計(jì)了一個(gè)應(yīng)用程序來幫助地理上比較分散的工程師們?yōu)樾马?xiàng)目獲得審批。以前一個(gè)費(fèi)時(shí)、昂貴、經(jīng)?？赡苁湮募蛲涎訙蟮牧鞒蹋缃褚鸭袨橐粋€(gè)有效的電子工作流。

    更為復(fù)雜的流程也能有效地融入一個(gè)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)。例如，Cadence Systems公司在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上為其整個(gè)銷售流程創(chuàng)造了一個(gè)完整的區(qū)域。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)為銷售流程的每一個(gè)階段提供相關(guān)的信息和工具。因此，囊括銷售流程最初階段的內(nèi)部網(wǎng)上的區(qū)域包括指向顧客概況、樣信和內(nèi)部表格的鏈接。將銷售流程的所有步驟組織起來也使得跟蹤每一項(xiàng)銷售任務(wù)變得容易。

環(huán)繞流程組建虛擬工作組

    企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)可以打破部門界限，有助于更有效地完成業(yè)務(wù)流程。例如，一個(gè)顧客投訴可能會(huì)涉及財(cái)會(huì)、銷售和市場(chǎng)部門的人員和信息。盡管解決該投訴所需的員工在不同的部門里工作，但是他們都參加了為顧客服務(wù)的流程。通過為跨部門協(xié)作創(chuàng)造空間，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)能夠幫助員工高效地協(xié)作來實(shí)施公司的中心流程，并通過避免親自到場(chǎng)的會(huì)議和員工重新分派來降低成本。

    企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（以及企業(yè)外部網(wǎng)）可以將地理上分散的員工和合作伙伴集合起來解決共同面臨的問題。這樣一來可以省去差旅費(fèi)，員工也可以通過知識(shí)共享來增加工作效率。比如，一家制藥公司利用內(nèi)部網(wǎng)使全世界的藥學(xué)家在科研方面進(jìn)行協(xié)作。一家大型特許零售商則利用其內(nèi)部網(wǎng)上的公告欄來協(xié)調(diào)其主要銷售項(xiàng)目。美國重型機(jī)械制造公司Caterpillar正在開發(fā)一項(xiàng)外部網(wǎng)的應(yīng)用系統(tǒng)，以便世界各地的專家能與員工協(xié)作來設(shè)計(jì)新產(chǎn)品。其他通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)協(xié)作的應(yīng)用項(xiàng)目包括與律師和多方有關(guān)的復(fù)雜業(yè)務(wù)，這有賴于讀取和修改關(guān)鍵文件。

    有關(guān)在公司內(nèi)部和公司之間進(jìn)行協(xié)作的討論絕大部分圍繞著安全問題展開，這當(dāng)然是個(gè)有待解決的重要問題。虛擬空間的設(shè)計(jì)能激發(fā)新的協(xié)作形式，這對(duì)一個(gè)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的價(jià)值至關(guān)重要，但沒有引起足夠重視。這些新的協(xié)作形式反過來促使了諸如產(chǎn)品開發(fā)、市場(chǎng)銷售和客戶服務(wù)等重要業(yè)務(wù)流程倍增效率。

內(nèi)部網(wǎng)與公司相呼應(yīng)

    企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)可以幫助公司組織在線的和非在線的“流程社區(qū)”。當(dāng)?shù)轮輧x器公司（Texas Instruments）發(fā)起了一個(gè)以流程為中心、環(huán)繞協(xié)作工作團(tuán)隊(duì)的組織之后，其軟件開發(fā)的時(shí)間從原來的22個(gè)月減少為8個(gè)月。德州儀器公司的內(nèi)部網(wǎng)是在這一變化發(fā)生后組建的，內(nèi)部網(wǎng)的設(shè)計(jì)反映并強(qiáng)化了這一新企業(yè)組織。一個(gè)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)無論是在這一組織變化之前或之后創(chuàng)建，都能鼓勵(lì)這一類的協(xié)作工作環(huán)境，從而帶來極大的投資回報(bào)。

    同時(shí)，運(yùn)用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)來改變一個(gè)組織內(nèi)的工作方式需要該組織內(nèi)的文化發(fā)生變化。高級(jí)管理層必須明確致力于幫助各個(gè)部門的員工更有效的協(xié)作以完成關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程，不然的話內(nèi)部網(wǎng)的應(yīng)用和收益會(huì)受到限制。甚至，鼓勵(lì)協(xié)作的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)設(shè)計(jì)完畢后，向員工推銷內(nèi)部網(wǎng)是至關(guān)重要的。由于內(nèi)部網(wǎng)創(chuàng)造了新的協(xié)作形式，它對(duì)傳統(tǒng)的工作方法和獲取信息的方式提出了挑戰(zhàn)。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)若要獲得成功，必須用各種方式授權(quán)給所有員工、向他們提供具體的獎(jiǎng)勵(lì)、鼓勵(lì)他們使用內(nèi)部網(wǎng)。

    以流程為中心的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)與其為之工作的公司是步調(diào)一致的。此時(shí)，平面造型設(shè)計(jì)、風(fēng)格和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)的成功至關(guān)重要。不管喜歡與否，內(nèi)部網(wǎng)是具有個(gè)性的，是視覺樣式、風(fēng)格和內(nèi)容的完美結(jié)合。一個(gè)反映公司文化的內(nèi)部網(wǎng)會(huì)使員工覺得像在家里一樣舒適自在，會(huì)幫助分散的員工覺得他們共享一個(gè)空間，并鼓勵(lì)員工環(huán)繞其所支持的流程進(jìn)行合作和交流。比如，Turner Entertainment Group在其內(nèi)部網(wǎng)的主頁上用一個(gè)冰箱門上的各種貼磁來代表各個(gè)部門，創(chuàng)造了一種獨(dú)特舒適的氛圍。這一獨(dú)特的形象為所有員工創(chuàng)造了一種友善、共享和熟悉的空間。

好設(shè)計(jì)意味著好生意

    建筑師Le Corbusier說，建筑物是“生活的機(jī)器”。同樣，好的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應(yīng)是做生意的機(jī)器。正如設(shè)計(jì)對(duì)一幢完美建筑物是不可缺少的，設(shè)計(jì)對(duì)創(chuàng)建一個(gè)高效的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)非常關(guān)鍵。內(nèi)部網(wǎng)上的信息組織和設(shè)計(jì)應(yīng)詳細(xì)擬定公司的重要業(yè)務(wù)流程，向員工為完成這些流程提供獲取信息和與有關(guān)人員交流的便利。

    真正高效的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)創(chuàng)造了新的交流渠道，能克服低效的組織結(jié)構(gòu)，并培育高效協(xié)作的新形式。該內(nèi)部網(wǎng)為公司創(chuàng)建了一個(gè)以流程而不是以部門為中心、以協(xié)作而不是以閉關(guān)政策為重心的模式。

    創(chuàng)建高效的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)意味著思考如何利用文件來完成任務(wù)，如何將任務(wù)組織成流程，如何通過虛擬工作組的協(xié)作來實(shí)施這些流程。高效的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)不僅僅是一種工具，更是一個(gè)有效的、以工作流程為中心的企業(yè)模式，一部做生意的好機(jī)器。