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何新云:提取完成組織績(jī)效KPI后的執(zhí)行與落地工作(四)——過(guò)程的管控處理
2020-04-14 2663

組織績(jī)效中的KPI提取完成后,執(zhí)行工作也即刻開始進(jìn)行。在執(zhí)行的過(guò)程中,肯定會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題,為了處理和解決這些問題,需要有專門的組織予以協(xié)調(diào)和管理。這個(gè)組織事實(shí)上就起到了公司運(yùn)營(yíng)管理的作用。如果有實(shí)際的運(yùn)營(yíng)部門,例如總裁辦,就由該部門承擔(dān)。如果沒有部門,那就是相當(dāng)于公司的運(yùn)營(yíng)總監(jiān)來(lái)承擔(dān)這個(gè)工作。如果即沒有總裁辦也沒有設(shè)置運(yùn)營(yíng)總監(jiān),則該項(xiàng)工作可以交由公司的人力資源部來(lái)承擔(dān)。解決這個(gè)執(zhí)行中遇到的問題的作用和價(jià)值,就相當(dāng)于是執(zhí)行PDCA中的C和A的工作。關(guān)于運(yùn)行KPI時(shí),過(guò)程中的細(xì)節(jié)管控不再提及,這里重點(diǎn)提及的是通過(guò)兩個(gè)例會(huì)來(lái)進(jìn)行集中協(xié)調(diào)和管理的方法。一個(gè)是每周一次的管理例會(huì)、另一個(gè)是每月一次的經(jīng)營(yíng)例會(huì),將這兩個(gè)例會(huì)做為必要的工具和手段,推動(dòng)KPI在落地工作中的出現(xiàn)的問題,并圍繞公司的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)檢查我們的執(zhí)行情況。下面分別介紹這兩個(gè)例會(huì)的作用和各自的功能。


1.  管理例會(huì)。

召開的頻率:每周召開一次,建議最好是每周一的下午進(jìn)行。這樣在每周一的上午,各相關(guān)部門可以準(zhǔn)備相應(yīng)的問題提案。有些公司將此類會(huì)議放在周末下班之前進(jìn)行,感覺不是太理想。一方面,周末的時(shí)候,相關(guān)的總結(jié)工作也還沒有完成,沒有足夠的時(shí)間去思考和準(zhǔn)備相關(guān)的問題;另一方面,到了周末,人心也都比較散,心里已經(jīng)在想著下班回家了,也難以集中力量來(lái)處理這些需要準(zhǔn)備的問題。


需要處理的問題:主要是針對(duì)公司各個(gè)領(lǐng)域與各個(gè)職能之間的管理問題,進(jìn)行協(xié)調(diào)與處理,但需要圍繞著KPI進(jìn)行。這些問題包括,指標(biāo)數(shù)據(jù)采集過(guò)程中發(fā)生不認(rèn)同事宜;在運(yùn)行KPI時(shí),各部門需要的跨流程資源的協(xié)助與支持,例如開發(fā)的新客戶是否需要承接的評(píng)審問題、新產(chǎn)品項(xiàng)目進(jìn)度的時(shí)間要求、人員數(shù)量不夠需要人力資源部給予招聘和調(diào)配的問題、人員能力達(dá)不到要求需要置換或者需要培訓(xùn)的事宜、物料采購(gòu)的不及時(shí)問題、由于PMC排程的不系統(tǒng)造成的交付問題等等。這些問題,都是可以通過(guò)這個(gè)會(huì)議予以解決和協(xié)調(diào)的。


需要的準(zhǔn)備:會(huì)前,由公司運(yùn)營(yíng)部門例如總裁辦,收集各部門需要處理的事項(xiàng),匯總后在會(huì)議上進(jìn)行呈現(xiàn),并現(xiàn)場(chǎng)討論解決的方法。


主持與參與人員:由總裁辦主持,或者是公司運(yùn)營(yíng)管理部門主持。參加的人員最好是各一級(jí)部門的負(fù)責(zé)人。副總及以上人員可以不用參與。當(dāng)然有些公司為了減少會(huì)議的頻次,這類公司級(jí)的會(huì)議就只由公司的高層參加,在會(huì)議上列出需要解決的事項(xiàng),并在會(huì)議上進(jìn)行協(xié)調(diào),然后各自分管的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議結(jié)束后自行去處理。


會(huì)議的難度:這個(gè)會(huì)議的召開,本身并沒有什么難度。難的是需要堅(jiān)持。同時(shí),由于每周都需要進(jìn)行,有時(shí)由于效果不理想,開了一段時(shí)間后,就會(huì)走向形式。所以,這個(gè)會(huì)議最好是每次都要有輸出的成果。同時(shí),最好是每次由不同的部門負(fù)責(zé)人輪流主持和準(zhǔn)備,而不要每次都讓同一個(gè)部門例如總裁辦來(lái)主持。


2.  經(jīng)營(yíng)例會(huì)。

召開的頻率:每月一次,最好是在每月初進(jìn)行。時(shí)間上最好是利用周末休息的一個(gè)半天時(shí)間。


需要處理的問題:主要是圍繞著公司的經(jīng)營(yíng)指標(biāo),檢查完成的情況,找出差距和問題點(diǎn),在分析的基礎(chǔ)上找出改進(jìn)的方案,并推動(dòng)落實(shí)。公司的經(jīng)營(yíng)指標(biāo),無(wú)外乎就是銷售額、訂單、利潤(rùn)、回款、新客戶開發(fā)、新產(chǎn)品開發(fā)等等。沒有完成的話,原因是什么,為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況,究竟是人的問題,還是客戶的問題,或者是外部資源的問題等等,需要具體分析并進(jìn)行呈現(xiàn)。當(dāng)然,也可以利用這樣的會(huì)議,商量一些公司的重大發(fā)展方向的事宜,例如戰(zhàn)略投資、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、人事變動(dòng)、流程優(yōu)化等等。


需要的準(zhǔn)備:會(huì)前,依然由運(yùn)營(yíng)部門收集公司指標(biāo)數(shù)據(jù)的執(zhí)行情況,經(jīng)過(guò)分析后,制作相應(yīng)的PPT,然后在會(huì)上進(jìn)行呈現(xiàn),并討論。


主持與參與人員:由總裁辦主持,或者是公司運(yùn)營(yíng)管理部門主持。參加人員限于公司高層,需要擴(kuò)大的會(huì)議,提前通知相關(guān)人員。


會(huì)議的難度:數(shù)據(jù)收集的及時(shí)性以及對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確分析,并能找出相應(yīng)的原因。同時(shí),在現(xiàn)場(chǎng)就要給出發(fā)生問題的解決方案,而不是久拖不決。


以上兩個(gè)會(huì)議,都需要輸出會(huì)議紀(jì)要,并經(jīng)過(guò)最高領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后,放在公司OA上,以便能及時(shí)讓全體員工知曉公司的最新精神和發(fā)展動(dòng)態(tài)。

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