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吳齊超:高效會(huì)議如何開(kāi),萬(wàn)達(dá)來(lái)教你!
2016-01-20 3643

萬(wàn)達(dá)的執(zhí)行力是非常有名的,萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)也是很有特點(diǎn)的。“萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì),沒(méi)人敢睡”,不是說(shuō)誰(shuí)怕誰(shuí),是怕漏了重要內(nèi)容,會(huì)耽誤你的前程。以下都是萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)的常規(guī)做法和原則,不僅落地而且全部實(shí)招。【關(guān)注公眾微信號(hào)“班組建設(shè)及現(xiàn)場(chǎng)管理培訓(xùn)師吳齊超”】

 

一、  從不打印的工作報(bào)告

在每年的萬(wàn)達(dá)年會(huì)上,王健林都會(huì)作一個(gè)精彩的大會(huì)發(fā)言,精彩是因?yàn)椋?.他的工作報(bào)告都是親自手寫(xiě),從不用槍手;2.他的工作報(bào)告只有他自己知道,從來(lái)不在會(huì)前印刷;3.他的報(bào)告既有宏觀分析,也有客觀業(yè)績(jī),還有微觀褒貶,更有未來(lái)走勢(shì)。一個(gè)半小時(shí)的報(bào)告,酣暢淋漓,讓你大有收獲。你必須用筆認(rèn)真記,因?yàn)橄挛绲姆纸M討論你必須真刀實(shí)槍地講。所以,這樣的大會(huì)你敢睡嗎?你愿意睡嗎?

二、  精細(xì)的會(huì)務(wù)手冊(cè)

如果你有幸得到一本萬(wàn)達(dá)大中型會(huì)議會(huì)務(wù)手冊(cè),即便你不是組織活動(dòng)出身,基本你組織其他的會(huì)議,也能得心應(yīng)手了。細(xì)節(jié),是萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)最關(guān)鍵的。除了參會(huì)必要的流程、參會(huì)人員、參會(huì)的主題、會(huì)議每一個(gè)議程的時(shí)間……甚至參會(huì)人員每人每天每場(chǎng)在哪個(gè)桌子開(kāi)會(huì),需要穿什么服裝,在哪個(gè)餐廳、哪個(gè)位置就餐,參會(huì)當(dāng)天的天氣如何等都有詳細(xì)的說(shuō)明和介紹。

萬(wàn)達(dá)年會(huì)的胸卡就是一個(gè)濃縮的會(huì)務(wù)流程,一個(gè)小卡片就是一個(gè)為你私人定制的數(shù)據(jù)庫(kù)。以2013年年會(huì)的胸卡為例,胸卡的正面是你的照片、姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息。背面,是兩天會(huì)議的全部的流程:第一天,晚宴地點(diǎn)、具體時(shí)間、每人就餐的桌號(hào);第二天,開(kāi)大會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、每人的座位號(hào),分論壇的場(chǎng)次、時(shí)間、地點(diǎn)、每人的座位號(hào)??赐赀@一張卡,你這兩天該怎么做一目了然。

三、  萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)沒(méi)人敢遲到

很多公司大大小小的會(huì),慢悠悠來(lái)的人不在少數(shù),既影響大家的情緒,又影響開(kāi)會(huì)的效率。

在萬(wàn)達(dá),如果你敢遲到,你一定會(huì)很難堪!這不是指要罰你多狠,指的是你自己的心理體驗(yàn),很難堪。

曾經(jīng)有個(gè)總經(jīng)理級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)第一次開(kāi)總裁會(huì),當(dāng)時(shí)通知的時(shí)間是9點(diǎn),他“掐點(diǎn)”去的,一進(jìn)會(huì)場(chǎng),大家都用異樣的眼神看他,看得他心里直發(fā)毛。會(huì)后,有同事好心提醒:下次早點(diǎn)來(lái)吧,就你敢“掐點(diǎn)”來(lái)。第二次開(kāi)會(huì),他提前5分鐘來(lái)了,但是還是被大家每個(gè)人異樣的目光“矚目”了一番。他不解,后來(lái)才知道,在萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)有個(gè)不成文的規(guī)定:大大小小的會(huì),下一級(jí)一定會(huì)比上一級(jí)提前早到5-10分鐘。這不僅是一種尊重,更是一種對(duì)待會(huì)議的態(tài)度。

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四、  準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)可以,準(zhǔn)時(shí)散會(huì)你行嗎

在萬(wàn)達(dá),開(kāi)會(huì)基本上是會(huì)議手冊(cè)定的幾點(diǎn)就會(huì)幾點(diǎn)結(jié)束,極少有拖延開(kāi)會(huì)時(shí)間的時(shí)候。

這里,萬(wàn)達(dá)做到了三點(diǎn):1.會(huì)議通知時(shí)就明確會(huì)議開(kāi)始及結(jié)束的時(shí)間;2.合理安排切實(shí)可行的會(huì)議議程,明確每件事項(xiàng)的討論時(shí)間;3.會(huì)議主持人必須有效調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性和控制好會(huì)議時(shí)間。

一個(gè)重要的事實(shí)是,在萬(wàn)達(dá),只要王健林講話,如果他說(shuō)要講1個(gè)小時(shí),那基本上距離結(jié)束時(shí)間左右不會(huì)差5分鐘,這點(diǎn)你做得到嗎?

說(shuō)了你可能不信,對(duì)于一些重要的會(huì)議,有的與會(huì)發(fā)言者要提前預(yù)演,有時(shí)還不止一遍哦。在萬(wàn)達(dá),幾乎所有人都能做到說(shuō)幾分鐘就幾分鐘,只會(huì)縮時(shí)。因此不管多長(zhǎng)的會(huì)議,由于每個(gè)發(fā)言都很精準(zhǔn),所以準(zhǔn)時(shí)散會(huì)就是一件很容易的事。除了有制度約束、規(guī)范,高層以及所有人的時(shí)間觀念和責(zé)任意識(shí)至關(guān)重要。

五、  開(kāi)會(huì)發(fā)言只撈干貨

萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)從來(lái)沒(méi)有空話、廢話,開(kāi)會(huì)是要解決問(wèn)題的,不是來(lái)聽(tīng)你嘮叨的。因此,萬(wàn)達(dá)會(huì)場(chǎng)經(jīng)常會(huì)有發(fā)言和匯報(bào)被打斷,因?yàn)槟闩茴}了,或者“這個(gè)根本用不著跟我匯報(bào)”。

萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)也用PPT,但都是極簡(jiǎn)風(fēng)格,有規(guī)范模板,杜絕花里胡哨。一般開(kāi)會(huì)不許超過(guò)10張,給董事長(zhǎng)、總裁匯報(bào)基本不會(huì)超過(guò)3張。當(dāng)然這3張都是筋骨,筋骨后基本上都有超鏈接,如果領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)細(xì)節(jié),后面有更細(xì)的。

有些外面廣告公司煞費(fèi)苦心設(shè)計(jì)精美的PPT,有原因、有背景、有問(wèn)題,可是悲催的是,這些都會(huì)統(tǒng)統(tǒng)被“殺掉”,直奔解決方案。有一個(gè)公司做了50多張PPT,結(jié)果只聽(tīng)了3張的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。

一家企業(yè)要來(lái)萬(wàn)達(dá)全面取經(jīng),涉及到管理、財(cái)務(wù)、人力、管控、信息化、紀(jì)檢、企業(yè)文化等,萬(wàn)達(dá)每個(gè)板塊的一把手每人講述一刻鐘,每人10張PPT,效率之高、干貨之干,令那家企業(yè)高管們驚嘆不已。

一句話,扯淡的會(huì),萬(wàn)達(dá)從來(lái)不開(kāi)。

六、  開(kāi)會(huì)不許找替身

參會(huì)各方不能隨便派人聽(tīng)聽(tīng)會(huì)、走過(guò)場(chǎng)。派來(lái)的人要能拍板,能定意見(jiàn),參會(huì)不是代表個(gè)人,是要代表部門(mén)參會(huì),不能涉及到部門(mén)時(shí)說(shuō):“不清楚”、“不歸我負(fù)責(zé)”、“我回去匯報(bào)后才能確定”。一句話,找個(gè)能管事的來(lái)開(kāi)會(huì)就對(duì)了。

領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)什么就答什么,不能答非所問(wèn)。有些人開(kāi)會(huì),領(lǐng)導(dǎo)一問(wèn)到某關(guān)鍵事項(xiàng)是否完成時(shí),就采取迂回戰(zhàn)術(shù)講一大堆的沒(méi)有完成的理由。其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心結(jié)果,可以先講結(jié)果,如領(lǐng)導(dǎo)需要再闡述原因即可。

匯報(bào)不能找替身,如果副總裁聽(tīng)會(huì),必須總經(jīng)理匯報(bào),如果總裁聽(tīng)會(huì),必須副總裁匯報(bào)。這就保證領(lǐng)導(dǎo)必須身體力行,必須全面了解,決不允許你找個(gè)具體負(fù)責(zé)的人來(lái)替你作匯報(bào)。

萬(wàn)達(dá)的領(lǐng)導(dǎo),個(gè)個(gè)都是行家,誰(shuí)也蒙不了誰(shuí)。【關(guān)注公眾微信號(hào)“班組建設(shè)及現(xiàn)場(chǎng)管理培訓(xùn)師吳齊超”】

七、  會(huì)后不落實(shí)等于會(huì)白開(kāi)

不要以為開(kāi)完會(huì)就可以一拍屁股走人,萬(wàn)達(dá)的重要會(huì)議都有紀(jì)要,也不要以為有了會(huì)議紀(jì)要就萬(wàn)事大吉,萬(wàn)達(dá)還有一套強(qiáng)大的會(huì)議督辦系統(tǒng)。開(kāi)會(huì)確定的事會(huì)落實(shí)到每個(gè)人每件事、到具體時(shí)間段。

萬(wàn)達(dá)每個(gè)部門(mén)每周至少有一次例會(huì),每個(gè)月有月度會(huì),季度會(huì),還有半年總結(jié)會(huì)和全年大會(huì)。

最常見(jiàn)的是每個(gè)部門(mén)的周例會(huì),為了跟蹤會(huì)議紀(jì)要中涉及的行動(dòng)計(jì)劃及重要工作,萬(wàn)達(dá)自己開(kāi)發(fā)了一個(gè)任務(wù)追蹤系統(tǒng),目的是通過(guò)量化的指標(biāo)來(lái)跟蹤會(huì)議落實(shí)情況。具體做法:每次會(huì)議,你會(huì)看到在這個(gè)開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)里顯示你的任務(wù)要完成的日期、目前完成的進(jìn)度。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)照此,要匯報(bào)目前完成了哪些工作,還需要做哪些工作,下次開(kāi)會(huì)預(yù)計(jì)進(jìn)度是百分之多少,能否在預(yù)定時(shí)間完成整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)等,記錄員會(huì)將這些數(shù)據(jù)一一錄入系統(tǒng),下次開(kāi)會(huì)一一核對(duì)復(fù)盤(pán),并再次建立新的任務(wù)進(jìn)度。另外,手機(jī)會(huì)在快接近任務(wù)節(jié)點(diǎn)時(shí),自動(dòng)提醒你加快項(xiàng)目進(jìn)程。

你總會(huì)聽(tīng)到這樣的話吧——“會(huì)后,我們要狠抓落實(shí)”。在萬(wàn)達(dá),根本沒(méi)有這樣的詞兒,因?yàn)槿f(wàn)達(dá)有一套強(qiáng)有力的落實(shí)方法。很多人驚嘆萬(wàn)達(dá)的執(zhí)行力,其實(shí)你讀懂了萬(wàn)達(dá)是如何開(kāi)會(huì)的,就基本上能理解一些了。

【關(guān)注公眾微信號(hào)“班組建設(shè)及現(xiàn)場(chǎng)管理培訓(xùn)師吳齊超”】

 

吳齊超老師系列課程:

生產(chǎn)系列課程:三套,可單選

*《現(xiàn)場(chǎng)管理》:現(xiàn)場(chǎng)管理是企業(yè)及企業(yè)管理管理重要的一項(xiàng)內(nèi)容,是衡量企業(yè)管理水平高低的一面鏡子。企業(yè)流程、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)成本、安全管理、客戶維護(hù)等無(wú)一不與現(xiàn)場(chǎng)管理相關(guān),因此,它是考量企業(yè)未來(lái)走多遠(yuǎn)的重要指標(biāo)。

*《安全生產(chǎn)》:生產(chǎn)必須安全,安全才能生產(chǎn)。安全,與人的生命息息相關(guān),與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。生產(chǎn)中對(duì)于安全的把控直接影響到員工士氣、企業(yè)聲譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、客戶關(guān)系。減少和避免事故的發(fā)生是企業(yè)和企業(yè)管理中永恒的主題,也是測(cè)量企業(yè)管理水平高低的一項(xiàng)重要指標(biāo)。

*《全能班組長(zhǎng)》:班組長(zhǎng)是現(xiàn)場(chǎng)管理的“最高首長(zhǎng)”,是決定產(chǎn)品質(zhì)量、安全生產(chǎn)、生產(chǎn)成本、交貨期等重要項(xiàng)目的直接責(zé)任人。班組長(zhǎng)管理水平的高低是影響企業(yè)發(fā)展走向的晴雨表,也是很多企業(yè)是否具備競(jìng)爭(zhēng)力,未來(lái)能走多遠(yuǎn)的重要表現(xiàn)。然而班組長(zhǎng)受訓(xùn)者甚少,文化水平、管理水平、職業(yè)素養(yǎng)等令人堪憂。

 通用管理課程:三套,可單選

*《管理概論》:針對(duì)制造業(yè)各管理層普遍文化教育程度低、管理知識(shí)匱乏,沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等特點(diǎn),專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)的管理基礎(chǔ)知識(shí)教材。

*《卓越執(zhí)行力》:路線方針定型后,干部起關(guān)鍵作用。企業(yè)管理人員的執(zhí)行力是企業(yè)高效、精干、團(tuán)結(jié)的體現(xiàn),也是企業(yè)文化建設(shè)的一些重要內(nèi)容,甚至是企業(yè)興衰的決定性指標(biāo)。干部沒(méi)有執(zhí)行力,員工就會(huì)迷茫和困惑,工作失去激情。因此,企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)具備什么樣的執(zhí)行力顯得相當(dāng)必要和重要。

*《高效業(yè)績(jī)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)》:管理人員有一個(gè)重要的使命是帶領(lǐng)所屬團(tuán)隊(duì)高效完成任務(wù),如何打造高效團(tuán)隊(duì)是一門(mén)藝術(shù),可以通過(guò)系統(tǒng)、全面的學(xué)習(xí)提升管理人員的意識(shí)和水平。

 

 

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