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宮迅偉: 總經(jīng)理在采購管理中常犯的8個錯誤

供應(yīng)鏈管理

2016-01-20 6875

做為中國物流采購聯(lián)合會專家、物流學(xué)會理事、美國CPM/CPSM授權(quán)培訓(xùn)師，8年間接觸到10000名采購學(xué)員，這其中包括十億百億公司總裁，上市公司總經(jīng)理，手握十億百億采購權(quán)的主管。聯(lián)想起20年間在不同企業(yè)做采購主管的實踐，我真切地感受到采購在企業(yè)里的地位，體會到總經(jīng)理總裁對采購的關(guān)切程度和管理方式。

我覺得，總經(jīng)理對采購的“輕視”與“無知”嚴(yán)重制約著企業(yè)的采購管理水平。這里所說的“輕視”指還沒有充分認(rèn)識到采購的重要性，往往只局限在防腐敗、低成本；這里的“無知”是指不知道采購該怎樣管，不知道如何培養(yǎng)采購的專業(yè)性和戰(zhàn)略性。
個人覺得，總裁在采購管理中常犯這樣8個錯誤，這些錯誤嚴(yán)重制約企業(yè)采購的管理：

1、“采購是黑洞”
紀(jì)委書記找我，警示到“采購是黑洞。。?！蔽一卮鹫f，“其實所有部門都是黑洞。。。”
倉庫不是黑洞嗎？
質(zhì)量不是黑洞嗎？
產(chǎn)品開發(fā)不是黑洞嗎？
銷售不是黑洞嗎？
財務(wù)不是黑洞嗎？
N多我親身的經(jīng)歷告訴我，只要管理不好，處處黑洞！
曾聽到幾個采購人員跟我講，領(lǐng)導(dǎo)總是說“采購是黑洞”，我不黑人家也不信，還不如黑了呢。心里學(xué)“暗示效應(yīng)”在這里充分體現(xiàn)。

其實，采購的流程設(shè)計、權(quán)責(zé)分工是關(guān)鍵。如果沒有流程保證，所有部門都是黑洞！
總結(jié)起來就是組織保證、流程保證、人員保證！人員只是其中之一。

2、“能降這么多，早干什么去了？”
領(lǐng)導(dǎo)看到降本成果，大吃一驚，直接斥責(zé)“早干什么去了。。。”
這樣的結(jié)果就是，采購不敢再降低成本，要給自己留“臺階”，要給他人留“面子”。

根據(jù)統(tǒng)計，全美Fortune200公司所使用的成本降低手法有10種。
這些成本降低的方法不是采購一個部門可以完成的，更不是一個采購員可以完成的。需要公司上上下下的努力，如果領(lǐng)導(dǎo)采取“責(zé)怪”的口氣，會導(dǎo)致采購人員失去降低成本的積極主動性，會給不同人之間、不同部門之間的合作制造“藩籬”，這種“心里暗示”會影響合作的積極性。
領(lǐng)導(dǎo)必須“肯定”這些業(yè)績，給予正激勵！

3、“要讓可靠的人管采購”
N個民企老板跟我講，必須要讓可靠的人管采購。。。否則。。。要么親戚、要么朋友。肥水不流外人田。。。
其實，這些“可靠的人”未必“可靠”。這些人由于沒有專業(yè)性，后面是老板，“影子”的力量非常強大，讓大家沒人敢沒人愿意反映問題，老板也很難看到問題。結(jié)果，成本下不來，質(zhì)量上不去，還不知問題出在哪里。
美國ISM供應(yīng)管理學(xué)會正在中國開展采購供應(yīng)資格認(rèn)證CPSM，對專業(yè)采購人員需要具備的能力有系統(tǒng)的表述。

4、“采購員干一段時間必須換人”
這句話經(jīng)常聽到，很多企業(yè)為了預(yù)防所謂腐敗，經(jīng)常換采購員。造成的結(jié)果就是采購員沒有長期打算，被人“有色眼鏡”觀看，所以也只是得過且過，熬過一個任職周期算勝利。這里忽視了采購人員的專業(yè)性。

采購需要專業(yè)性嗎？
三個數(shù)字告訴你：采購占銷售的比例平均為54.3%、采購成本降低10%資產(chǎn)收益率可以翻番、采購成本降低10%利潤率可以翻倍。
采購對公司有這么大的影響，不專業(yè)行嗎？！

二個故事告訴你：采購必須是專業(yè)的
我搞過“兩個集中”的改革，這樣就可以通過采購集中，打造專業(yè)化的采購團隊，由專業(yè)的人干專業(yè)的事，繼而高效降低采購成本。

一次，設(shè)備經(jīng)理找了3家供應(yīng)商，價格談好后，到財務(wù)付款。這時，公司發(fā)布文件，采購權(quán)限要轉(zhuǎn)給采購了。結(jié)果我去談，再降價20%，節(jié)省成本20多萬。這個故事說明，談判是有專業(yè)的。
另一個故事，生產(chǎn)副總找了3個供應(yīng)商買3500套工作服，最后選擇了價格最低的供應(yīng)商A。一般情況下，這也沒有問題，采購也是多家比價選擇最低價者。沒想到是，供應(yīng)商B確給這個副總舉報了。為什么這個看似正常的采購決策，卻遭到舉報了呢？這主要是這個副總談判的程序上出了問題?？梢姴少忂^程必須規(guī)范，必須是專業(yè)的。

采購的專業(yè)性是可以認(rèn)證的
中國物流采購聯(lián)合會已經(jīng)把美國供應(yīng)管理學(xué)會（ISM）的采購經(jīng)理認(rèn)證CPM和供應(yīng)管理專家認(rèn)證CPSM引入到了中國，已經(jīng)有很多職業(yè)采購經(jīng)理人通過了這個認(rèn)證。

英國、加拿大等國也有類似的認(rèn)證。

頻繁更換采購員肯定不利于培養(yǎng)采購人員的專業(yè)性，也不利于采購人員的職業(yè)發(fā)展，企業(yè)這種做法，只能培養(yǎng)采購人員的‘短期行為’，不但不能減少腐敗，還影響采購管理水平的提高。
我在培訓(xùn)時經(jīng)常講，做一個專業(yè)的采購人員，必須有能力回答兩個問題；
第一，為什么選擇這個供應(yīng)商？
第二，為什么是這個價格？
要回答這兩個問題，就必須學(xué)會供應(yīng)商的選擇和評估，就必須學(xué)會采購成本分析和控制。

5、降本指標(biāo)拍腦袋
幾個老板問我，該如何設(shè)立采購績效指標(biāo)、你們公司采購降本指標(biāo)設(shè)多少，是5%，還是10%？
究竟該如何設(shè)立降本指標(biāo)呢？
1） PPV指標(biāo)計算方法上，可以用上年平均價、上年期末價、預(yù)算價等等做基準(zhǔn)。
2）具體數(shù)值上，要分為市場目標(biāo)法、標(biāo)準(zhǔn)價法等等。
當(dāng)然采購績效不能只看價格，還要看質(zhì)量、交付、服務(wù)等等，謂之TCO所有權(quán)總成本。
現(xiàn)在評估供應(yīng)商可分為3因素（QCD質(zhì)量、成本、交付）、6因素(QCDTES質(zhì)量、成本、交付、技術(shù)、環(huán)境、服務(wù))、8因素(QCDTESSS質(zhì)量、成本、交付、技術(shù)、環(huán)境、服務(wù)、安全、社會責(zé)任)，美國甚至還要評估供應(yīng)商反恐條款。
具體你企業(yè)怎么設(shè)，要根據(jù)自己企業(yè)的競爭策略、根據(jù)自己企業(yè)的情況。
有一門課，叫《基于戰(zhàn)略的采購管理》講的就是這些事。

6、“價格審核，財務(wù)要參與”
很多公司在財務(wù)部門專門設(shè)有價格科，流程上要么是財務(wù)來審核采購談好的價格，要么是財務(wù)負(fù)責(zé)談價格，認(rèn)為財務(wù)更專業(yè)。
財務(wù)談價格就真的專業(yè)嗎？

1）供應(yīng)商定價首先考慮成本。
成本包括6大方面，直接材料、直接人工、制造費用、管理費用、財務(wù)費用、銷售費用。
財務(wù)對材料價格熟悉嗎？財務(wù)對供應(yīng)商的工藝熟悉嗎？財務(wù)知道物流成本嗎？
財務(wù)了解供應(yīng)商什么成本呢？
其實什么也不了解，只是知道成本構(gòu)成知識。
這些知識通過培訓(xùn)，完全可以讓采購人員掌握。
2013年我培訓(xùn)非常多的課程就是《采購成本分析和控制》，這個課程我給寶馬汽車就講過8次。

2）供應(yīng)商依據(jù)競爭定價
財務(wù)人員了解供應(yīng)市場行情嗎？財務(wù)了解供應(yīng)商競爭結(jié)構(gòu)嗎？財務(wù)是談判專家嗎？
而采購人員的核心工作和能力就是這些方面。
。。。。。
那采購人員的定價不需財務(wù)監(jiān)督嗎？
當(dāng)然需要，如審計、成本數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)成本控制等等。

7、“供應(yīng)商不好馬上換掉”
很多人都把供應(yīng)商當(dāng)成對手關(guān)系，要供應(yīng)商“召之即來，揮之即去”。
這是不對的，供應(yīng)商是我們的資源，要把供應(yīng)商這塊資源培養(yǎng)好，沒有好的供應(yīng)商，我們不可能在競爭中取勝。
人們已經(jīng)廣泛認(rèn)識到，“企業(yè)間的競爭就是供應(yīng)鏈之間的競爭?！?br />
怎么最大化供應(yīng)商價值呢？
1）供應(yīng)商早期參與ESI。
2）與供應(yīng)商組成小組開展VA/VE。
3）使用供應(yīng)商管理四角模型。
要把供應(yīng)商當(dāng)做資源，針對不同的資源進行不同的關(guān)系管理，針對不同績效的供應(yīng)商，進行不同的開發(fā)培養(yǎng)方案，對供應(yīng)商的準(zhǔn)入退出也要嚴(yán)加管理。
這些就是一句話，供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫管理。

8、“會買東西就會干采購”
很多領(lǐng)導(dǎo)不是采購出身，不知道采購該怎樣管”
2個剛上任的采購總監(jiān)問我，“怎么管采購？”
2個總裁朋友問我“采購培訓(xùn)能講什么？！”
我對他們講，美國ISM（供應(yīng)管理學(xué)會）的采購經(jīng)理認(rèn)證（CPM）有4個模塊，每個模塊2天，一共可以講8天。供應(yīng)管理專家認(rèn)證（CPSM）分為3個模塊，每個模塊3天，一共可以講9天。
美國有143所大學(xué)有采購專業(yè)。

那具體怎么管呢？
1）要培養(yǎng)專業(yè)化的采購團隊。
2）設(shè)計好職責(zé)分工、采購流程
3）要進行“基于戰(zhàn)略的采購管理”讓采購幫助企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢。
4）集團公司要注意3個 same “同樣的語言、同樣的流程、同樣的文化”。
5）要建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫（supplierdata base）、要建立成本數(shù)據(jù)庫（sourcing table）

這些內(nèi)容我在戰(zhàn)略采購管理總裁班上分享，每次都得到熱烈回應(yīng)，大家都感到真誠真切、實戰(zhàn)實用。

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