組織設(shè)計(jì)方略

管理咨詢合伙人 白睿

金剛石和石墨元素相同，表現(xiàn)性質(zhì)卻完全不同，源于碳元素之間的組織架構(gòu)。相同的人才，在不同的組織架構(gòu)中展現(xiàn)出的能量也不盡相同。德魯克也曾說過：管理的重點(diǎn)在建構(gòu)一個(gè)好系統(tǒng)，讓人的長(zhǎng)處得以發(fā)揮，短處得以包容。組織設(shè)計(jì)就是關(guān)鍵的一環(huán)。中國(guó)現(xiàn)在大多數(shù)發(fā)展中的企業(yè)的人力資源問題，大多源于組織架構(gòu)問題。中國(guó)大環(huán)境處在一個(gè)瞬息萬變的時(shí)代中，戰(zhàn)略導(dǎo)向一旦發(fā)生變化，組織結(jié)構(gòu)沒有得到及時(shí)變化，人力資源工作就要承擔(dān)一部分崗位人才不匹配，職能職權(quán)等諸多問題。原來的金剛石就有可能石墨化。

組織架構(gòu)代表著資源的分配方式

我們?cè)诜治鼋M織演變的時(shí)候，普遍的存在著兩個(gè)主要現(xiàn)象，一個(gè)是“分久必合，合久必分”；另一個(gè)是“滾雪球效應(yīng)”。

“分久必合，合久必分”。公司組建開始，完全由核心團(tuán)隊(duì)組成，此時(shí)分不清股東、經(jīng)理人、中層甚至員工。當(dāng)公司稍微成長(zhǎng)一些，就分出了業(yè)務(wù)線條，各領(lǐng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)。當(dāng)企業(yè)再大一些，核心團(tuán)隊(duì)和股東之間就有博弈，筆者曾經(jīng)的很多管控項(xiàng)目需求都在此時(shí)應(yīng)運(yùn)而生，公司治理結(jié)構(gòu)就出現(xiàn)整合，分裂，再整合，再分配的過程。當(dāng)一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部組織架構(gòu)頻繁的變動(dòng)時(shí)，也表示著企業(yè)處在戰(zhàn)略調(diào)整和業(yè)務(wù)快速發(fā)展時(shí)期。組織架構(gòu)的變革必然引起人員的重組和資源的再分配。

“滾雪球效應(yīng)”。企業(yè)的發(fā)展都是從無到有，人才發(fā)展也是從開始的不足到后來的冗余臃腫的過程。很多創(chuàng)業(yè)公司就是這樣，一旦獲得了起始的優(yōu)勢(shì)，雪球就會(huì)越滾越大，優(yōu)勢(shì)會(huì)越來越明顯。組織架構(gòu)也是橫向縱向的進(jìn)行拓展，如果在這個(gè)時(shí)候，進(jìn)行很好的規(guī)劃和設(shè)置，雪球效應(yīng)將會(huì)更加形成合力，向規(guī)模型企業(yè)發(fā)展。

筆者在管理咨詢的過程中，每次談?wù)摰酱藛栴}的時(shí)，都會(huì)被問到，“什么時(shí)機(jī)應(yīng)該分，什么時(shí)機(jī)應(yīng)該合？雪球如何越滾越大，而不冗余呢？”筆者在此問題上做了深入研究，設(shè)立出幾個(gè)變革節(jié)點(diǎn)和指標(biāo)，從而在企業(yè)良性發(fā)展的前提上，進(jìn)行監(jiān)控，一旦出現(xiàn)相關(guān)問題，可以采取報(bào)警設(shè)置，及時(shí)進(jìn)行變革管理。

設(shè)計(jì)方略一：管理層次決定組織設(shè)計(jì)的深度

所謂管理層次，就是在職權(quán)等級(jí)鏈上所設(shè)置的管理職位的級(jí)數(shù)?，F(xiàn)在的企業(yè)組織都有層級(jí)有結(jié)構(gòu)。這樣的好處是易于分配資源、分配權(quán)力、分配利益。尤其是在獎(jiǎng)金分配上，大多數(shù)企業(yè)按照層級(jí)進(jìn)行比例劃分，比如有100萬的獎(jiǎng)金池，部門經(jīng)理層級(jí)的職位可能要分到50萬，主管層級(jí)的職位分到30萬，專員層級(jí)及以下的職位分得最后的20萬。通過層級(jí)來分配，好處是有一定的分配依據(jù)；壞處是一旦有了結(jié)構(gòu)，就會(huì)有路徑依賴，有既得利益群體，利益少的群體就會(huì)有不公平感，認(rèn)為“不就差了一級(jí)，為何差別這么大”等抱怨。當(dāng)組織要進(jìn)行變革的時(shí)候，因?yàn)橐Ｗo(hù)既得利益，既得利益者就會(huì)變成阻力。

各管理層次設(shè)置依據(jù)是按照不同的功能定位劃分的，簡(jiǎn)單來說，原則是各層級(jí)的定位清晰、上下職層之間分工合理即可。美國(guó)Sloan管理學(xué)院提出一種“安東尼結(jié)構(gòu)”（Anthony Structure）的管理層次結(jié)構(gòu)，即最小分為三個(gè)層次即可完成組織任務(wù)。它們是戰(zhàn)略規(guī)劃層、戰(zhàn)術(shù)計(jì)劃層和運(yùn)行管理層。

戰(zhàn)略規(guī)劃層主要由高層領(lǐng)導(dǎo)人組織，需要視野寬廣、任期內(nèi)穩(wěn)定、風(fēng)險(xiǎn)擔(dān)當(dāng)較高等特點(diǎn)。

戰(zhàn)術(shù)計(jì)劃層主要由職能部門的管理層構(gòu)成，包括各部門經(jīng)理等。該層人員主要職能是組織、計(jì)劃、傳遞和溝通等作用。

運(yùn)行管理層由具體實(shí)施人員組成，承擔(dān)組織的運(yùn)行或直接的作業(yè)職能。

管理層級(jí)的設(shè)計(jì)也許會(huì)有很多職級(jí)，但是主要核心定位，由此三個(gè)主要層級(jí)構(gòu)成。有很多管理層次的問題，都是源于定位不準(zhǔn)。筆者在咨詢項(xiàng)目過程中，經(jīng)常遇到高層忙于具體事務(wù)；中層自主權(quán)較小，疲于開會(huì)；基層人浮于事，工作量不飽和等管理層級(jí)下移常見現(xiàn)象。原因都是管理層次定位不準(zhǔn)。筆者認(rèn)為組織設(shè)計(jì)在管理層次設(shè)計(jì)中的主要原則是，職級(jí)可以過多，但是管理層次一定要定位精準(zhǔn)，層次精華。

設(shè)計(jì)方略二：管理幅度決定組織設(shè)計(jì)的寬度

所謂管理幅度，是指在一個(gè)組織結(jié)構(gòu)中，管理人員所能直接管理或控制的部屬數(shù)目。關(guān)于管理幅度的事情，歷史記載的也較多，比較經(jīng)典的是《史記

淮陰侯列傳》。有一次，劉邦和韓信討論各個(gè)將領(lǐng)的能力，劉邦問他：“像我這樣的人，能夠帶多少兵？”韓信回答說：“陛下能帶十萬兵。”劉邦又問：“那么，像你能帶多少兵呢？”韓信自信地說：“臣多多而益善耳?！眲钚Φ溃骸凹热荒銕П谋绢I(lǐng)比我大，那為什么被我控制呢？”韓信說：“陛下雖然不能多帶兵，但善于駕馭將領(lǐng)，這就是我被你控制的原因?！?

從這個(gè)史實(shí)來說，職權(quán)越大，但是未必管理人數(shù)越多，即未必管理幅度越大。作為漢帝國(guó)的“董事長(zhǎng)”劉邦，管理好幾位核心將領(lǐng)，即可統(tǒng)領(lǐng)全國(guó)。那作為一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)，究竟各職位管理幅度多少才合適呢？

有許多學(xué)者和實(shí)業(yè)家長(zhǎng)期以來對(duì)于這個(gè)問題，進(jìn)行過大量的研究工作。古典管理學(xué)派對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)人管轄人數(shù)問題的態(tài)度和研究方法，一直是傾向于把有效的管轄人數(shù)普遍化，就是想找出一個(gè)通用方案，并加以普遍推廣。但長(zhǎng)期調(diào)查研究結(jié)果，并未找出一個(gè)理想的通用方案，不同人的說法仍然不一致。20世紀(jì)初期，美國(guó)將軍伊恩?漢密爾登發(fā)現(xiàn)，一般人的頭腦在管理3到6個(gè)人時(shí)將能處于最佳的工作狀態(tài)。一個(gè)軍士在僅僅指揮3個(gè)士兵時(shí)并不十分忙碌，一個(gè)陸軍中將難以指揮6個(gè)師長(zhǎng)的活動(dòng)。伊恩?漢密爾登最后建議，越接近于整個(gè)組織的最高領(lǐng)導(dǎo)人，他的管理幅度越接近6個(gè)人越好。著名的古典管理學(xué)家亨利?法約爾指出,合適的管理幅度應(yīng)該是管理4—5名部門經(jīng)理，部門經(jīng)理管理2—3名管理人員，管理人員管理2—4名工長(zhǎng)，工長(zhǎng)管理25—30名工人。

亨利?法約爾的觀點(diǎn)，在一定時(shí)間形成了權(quán)威，很久沒有打破。但是隨著自動(dòng)化的提高，工廠智能活動(dòng)的盛行，這種情況逐漸被打破，在日本制造業(yè)的一個(gè)工段長(zhǎng)可以管轄50-80人。但是在我國(guó)現(xiàn)階段仍然停留在亨利?法約爾的這個(gè)數(shù)量級(jí)。

設(shè)計(jì)方略三：張弛有度的集分權(quán)設(shè)計(jì)

筆者在權(quán)責(zé)體系咨詢過程中，很多管理者不約而同闡述一個(gè)問題是，在企業(yè)運(yùn)行權(quán)責(zé)體系時(shí)，集權(quán)容易，分權(quán)容易，但是做到兩者的平衡的優(yōu)秀企業(yè)，卻不容易。很多大型企業(yè)運(yùn)用強(qiáng)管控線、直線職能組織架構(gòu)設(shè)計(jì)進(jìn)行集權(quán)收縮和把控。而分權(quán)型的企業(yè)，多采用事業(yè)部和母子公司的形式。

在權(quán)責(zé)體系設(shè)計(jì)階段，可以從兩個(gè)基本權(quán)力入手，一個(gè)是直線職權(quán)，另一個(gè)是參謀職權(quán)。直線職權(quán)也就是指揮權(quán)，在組織架構(gòu)中是在直線的位置上，比如部門負(fù)責(zé)人；而參謀職權(quán)是在組織架構(gòu)處在支線位置上，比如顧問，經(jīng)理助理等。也有放大參謀職權(quán)形成專業(yè)的部門，在此不做討論。

直線職權(quán)的設(shè)計(jì)主要規(guī)避兩大主要問題，一個(gè)是領(lǐng)導(dǎo)者的越俎代庖，另一個(gè)是管理者的有職無權(quán)。在管理層次和管理幅度設(shè)計(jì)完備下，條線狀管理設(shè)計(jì)要求層級(jí)對(duì)接，戰(zhàn)略規(guī)劃層的直線職權(quán)到戰(zhàn)術(shù)計(jì)劃層為止，而戰(zhàn)術(shù)計(jì)劃層下達(dá)到運(yùn)行管理層。很多創(chuàng)業(yè)企業(yè)的老板精力充沛，經(jīng)常事必躬親。但是管理學(xué)中提倡的合理授權(quán)行為，有利于從日常事務(wù)中解脫出來，集中力量處理重要決策，也同時(shí)有利于激勵(lì)下級(jí)，調(diào)動(dòng)下級(jí)的積極性。

參謀職權(quán)的設(shè)計(jì)主要的解決問題是，秘書類的崗位為何可以權(quán)力過大，甚至引起不良企業(yè)危機(jī)等問題。參謀職權(quán)設(shè)計(jì)時(shí)，主要是注意的是授權(quán)適度和適當(dāng)控制。授權(quán)適度是指授予的職權(quán)是上級(jí)職權(quán)的一部分，而不是全部，對(duì)下屬來講，這是他完成任務(wù)所必需的。對(duì)于涉及有關(guān)組織全局的問題要慎重考慮，不可輕易授權(quán)；而適當(dāng)控制不是在授權(quán)后不斷地檢查工作，而是在授權(quán)之前建立一套健全的控制制度，制定可行的工作標(biāo)準(zhǔn)和適當(dāng)?shù)膱?bào)告制度，以及能在不同的情況下迅速采取補(bǔ)救的措施。

設(shè)計(jì)方略四：依托行業(yè)特性的塊狀職能管理——部門化

部門是戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的單元，也是職能集中分布的具體表現(xiàn)形式。有的咨詢公司在設(shè)計(jì)時(shí)，將企業(yè)分為一、二、三線部門，一線一般是營(yíng)銷部門，具備增值活動(dòng)，可直接產(chǎn)品效益；二線部門是指技術(shù)服務(wù)部門，為增值活動(dòng)創(chuàng)造條件；三線是后勤部門，為企業(yè)人員提供保障。然后在資源、資金、人員進(jìn)行三者的結(jié)構(gòu)分配比例，有的5:3:2，有的3:2:1。從而形成組織部門化的設(shè)計(jì)。

但是每一個(gè)企業(yè)都屬于某一個(gè)行業(yè)，行業(yè)是社會(huì)大分工的產(chǎn)物，現(xiàn)在社會(huì)分工越來越趨向細(xì)分，所以單純的一二三線“三分法”在行業(yè)細(xì)分中過于絕對(duì)。筆者在企業(yè)組織設(shè)計(jì)咨詢時(shí)，充分考慮行業(yè)細(xì)分，是因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)的產(chǎn)業(yè)戰(zhàn)略決定。任何一個(gè)企業(yè)不能單憑自己的人力、財(cái)力和物力來滿足整個(gè)市場(chǎng)，這不僅是企業(yè)自身?xiàng)l件的限制，從經(jīng)濟(jì)效益來看也是不可取的，在細(xì)分行業(yè)內(nèi)的優(yōu)勢(shì)打造，才能揚(yáng)長(zhǎng)避短，強(qiáng)勢(shì)出擊。在部門化設(shè)計(jì)中，必然要強(qiáng)調(diào)組織優(yōu)勢(shì)設(shè)計(jì)。

各個(gè)行業(yè)的特性主要產(chǎn)生了五種主要差異，同時(shí)也是部門化設(shè)計(jì)中主要考慮因素。

(一)  企業(yè)資源的性質(zhì)和來源；

(二)  市場(chǎng)需求及發(fā)展變化；

(三)  產(chǎn)品的品類和用途；

(四)  工藝和技術(shù)；

(五)  銷售和服務(wù)方式。

對(duì)于以上五點(diǎn)，在部門化設(shè)計(jì)就是對(duì)五項(xiàng)差異的增加、細(xì)化、簡(jiǎn)化、強(qiáng)化的過程。比如筆者的一個(gè)客戶就是電廠，電廠的產(chǎn)品就是電能，電能是通過電網(wǎng)直接輸送給用戶。在終端銷售這里，就沒有像某些行業(yè)表現(xiàn)的強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)性。如果采用“三分法”，勢(shì)必浪費(fèi)企業(yè)資源，因此，筆者在為此客戶部門化設(shè)計(jì)中，考慮其特點(diǎn)，沒有獨(dú)立出現(xiàn)銷售部門，將職能比例較小的用戶服務(wù)職能并入生產(chǎn)，電價(jià)管理職能并入財(cái)務(wù)。這樣一來，形成一體，既節(jié)約企業(yè)資源，又能夠做到市場(chǎng)的快速反應(yīng)。

設(shè)計(jì)方略五：橫向協(xié)調(diào)的最高表現(xiàn)——前瞻性組織設(shè)計(jì)指標(biāo)——流程化

企業(yè)組織變革原則和目標(biāo)是降低運(yùn)營(yíng)成本，核心是從職能式管理向流程式管理過渡。現(xiàn)在組織設(shè)計(jì)趨勢(shì)越來越在部門間的橫向協(xié)調(diào)上進(jìn)行無縫隙的優(yōu)化，GE的杰克?韋爾奇推出無邊界管理，就是想完全打破結(jié)構(gòu)。杰克?韋爾奇的想法是將各個(gè)職能部門之間的障礙全部消除，工程、生產(chǎn)、營(yíng)銷以及其他部門之間能夠自由流通、完全透明。他希望以此解決生產(chǎn)的柔性化和機(jī)械化之間的矛盾。很多管理學(xué)者提出“水樣組織”。比如美國(guó)硅谷的企業(yè)組織形態(tài)基本接近“水樣組織”，員工可以用15%的上班時(shí)間做任何與工作無關(guān)，但可以激發(fā)創(chuàng)意的事情，一旦有了創(chuàng)意，其產(chǎn)品創(chuàng)意小組有非常大的自主權(quán)，由各種專門人才專職共同參與。如果成功，會(huì)立即獲得高額的獎(jiǎng)勵(lì)。

設(shè)計(jì)方略六：組織變革是將石墨金剛石化——每個(gè)企業(yè)都應(yīng)該有三套組織架構(gòu)圖

著名管理學(xué)者陳春花教授認(rèn)為：“無論傳統(tǒng)企業(yè)還是新興企業(yè)，組織是否需要變革，最核心的要求是對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)的成長(zhǎng)空間和領(lǐng)先性進(jìn)行判斷。組織用什么形態(tài)，最重要的是看組織在競(jìng)爭(zhēng)中所處的狀態(tài)?！焙芏嗥髽I(yè)管理者誤讀了這句話，當(dāng)我們戰(zhàn)略發(fā)生重大調(diào)整時(shí)，才應(yīng)該進(jìn)行組織變革。其實(shí)已經(jīng)來不及，組織轉(zhuǎn)型和變革時(shí)，必然要面對(duì)利益和利益群體的調(diào)整。組織變革一定要在企業(yè)狀況良好的情況下進(jìn)行，對(duì)利益犧牲者可以做出補(bǔ)償。沒有補(bǔ)償行為，出現(xiàn)沖突或倒退的現(xiàn)象幾率就會(huì)變大。很多企業(yè)的組織變革后，都是業(yè)績(jī)的衰退和成長(zhǎng)的陣痛。

在這個(gè)新模式無限翻新創(chuàng)造的時(shí)代，每一個(gè)企業(yè)管理者，心中時(shí)刻都應(yīng)該有三套動(dòng)態(tài)的組織架構(gòu)圖：過去組織架構(gòu)圖、現(xiàn)在組織架構(gòu)圖和未來組織架構(gòu)圖。像IBM、微軟、谷歌這類世界巨大企業(yè)為何還能在裁員管理、組織變革等企業(yè)轉(zhuǎn)型行為中，反而比一些小型企業(yè)容易。主要是因?yàn)樗麄円呀?jīng)在長(zhǎng)期的企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，注入了變革的基因。這種大企業(yè)都有一部分預(yù)留的現(xiàn)金或者短期債券的儲(chǔ)備，作為變革風(fēng)險(xiǎn)成本，使得業(yè)務(wù)及時(shí)快速轉(zhuǎn)型。多鼓勵(lì)組織自我調(diào)整，不停的進(jìn)行變革探索。新東方創(chuàng)始人俞敏洪先生一句話可以作為組織時(shí)刻等待變革的原因：“寧可在改革的路上死掉,也不愿死在原來成功的基因里。”