企業(yè)運行成本的高低常常決定于一些細節(jié)的處理，例如辦公用品的采購和消耗，就是一項可大可小的開銷，若管理良好，可以維持在較低的水平上，而若控制不良，則會導(dǎo)致辦公材料使用混亂和大量浪費，因此，如何從各個細節(jié)上優(yōu)化企業(yè)管理，降低成本，是當前企業(yè)普遍重視的問題。某知名酒企通過內(nèi)部對標的方式，在泓冰標桿專家團隊的輔導(dǎo)下，對辦公用品的標準進行了優(yōu)化，取得了相當不錯的效果。

在泓冰標桿專家團隊指導(dǎo)的第一次問題自查中，資源管理辦公室人員發(fā)現(xiàn)，辦公用品的采購沒有任何配置清單，許多急需物品沒有采購，需求較小的物品卻有很多積壓。針對這些問題，辦公室人員成立了獨立的課題組，并從制度、辦公用品分類、辦公用品配置標準、辦公用品采購管理、辦公用品發(fā)放領(lǐng)用管理、維保管理、固定資產(chǎn)的盤點調(diào)撥等多個方面展開討論，對辦公用品管理進行了全方面多角度的完善提升，具體工作流程如下：

1. 優(yōu)化辦公用品發(fā)放領(lǐng)用管理

由綜合部對所采購物品當日入庫登記，并按照各部門提交的采購申請單進行各部門辦公用品劃分，電話通知各部門的兼職辦公用品管理員領(lǐng)用。

為規(guī)范公司辦公用品的統(tǒng)一管理，方便綜合部的采購與發(fā)放，將公司辦公用品領(lǐng)用清單列出，清單所列物品為各部門能領(lǐng)用物品。此清單中不存在的物品，各部門應(yīng)詳細寫出所用事項，綜合部核實情況予以采買發(fā)放。

大宗物品（電腦、傳真機、打印機等）領(lǐng)取須填寫《大宗物品申請領(lǐng)用單》，應(yīng)列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責任人。

2.建立健全辦公用品、大宗物品臺賬

領(lǐng)用記錄由綜合部建立《辦公用品臺賬》、《大宗物品臺賬》及時登記。

經(jīng)過以上的一系列改進措施，辦公用品管理的工作逐步實現(xiàn)了精細化和標桿化，運行效率大大提高，每月的辦公用品采購費用也不斷下降。以往，每月的辦公用品采購費用一直存在超支現(xiàn)象，現(xiàn)在不但不超預(yù)算，反而低于以往的數(shù)額。本項目雖小，但問題的提出和解決均遵循了標桿管理剪刀流的思考過程，且取得了相當不錯的成果，是標桿管理理論實用性的又一例證。