“機遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這個確定工作看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1．無需開會的“五個如果”圖3-1 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。◆這些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經(jīng)濟實用的優(yōu)勢。◆如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地?！魰h成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。2．必須開會的“五個如果”圖3-2 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通?！舯頁P和批評是兩種很好的激勵方式，而當(dāng)眾的表揚和批評具有更強的影響力。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。在大會上當(dāng)眾表揚“明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生?！舢?dāng)你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。因為分派任務(wù)意味著要達(dá)到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成?！咀詸z】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：A.一對一批評□ B.開會當(dāng)眾批評□ C.寫檢查處罰□(2)你為什么這么做？準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開會議時，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。1．1H 5W圖3-3 1H 5W1H 5W是指會議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1H 5W。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數(shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。會議準(zhǔn)備工作核對單會議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。會議準(zhǔn)備工作核對單1、了解會議的目的3、確定會議的形式5、決定會議的時間7、決定會議的地點9、確定出席人數(shù)11、是否準(zhǔn)備會議名簽13、是否安排與會者住宿15、確定視聽教材17、準(zhǔn)備會場周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料2、是否一定要開會4、安排會議的議程6、確定會議的主持人8、研究會場如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會議通知16、確定輔助教材18、是否要求與會者準(zhǔn)備資料20、是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;◆如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。主持人的準(zhǔn)備工作1．主持人的4個準(zhǔn)備工作2．SWOT分析圖3-4 SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。【本講總結(jié)】一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會前的各項準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準(zhǔn)備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議的準(zhǔn)備工作。