嚴(yán)格執(zhí)行合同

剛到采購部的嚴(yán)歌請教她的師傅，采購員最主要的責(zé)任和能力是什么？師傅回答她：“熟悉并遵守與采購相關(guān)的法律與規(guī)范，恪守契約精神，維護合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。”師傅的話好像是在背課文，嚴(yán)歌佩服不已，抬頭一看，這句話印在墻上呢。不僅僅是師傅對合同的敬仰，這里還有一個嚴(yán)肅而深刻沉重的故事。

公司的副董事長被雙規(guī)，接著判了無期徒刑，原因是吃了太多了供應(yīng)商的好處。新的領(lǐng)導(dǎo)班子痛定思痛，下決心改變局面，建設(shè)一個廉潔、正直的管理層，經(jīng)過大家的反思，認(rèn)為過去犯錯誤的漏洞在于合同的執(zhí)行不嚴(yán)格，不嚴(yán)密。造成了與供應(yīng)商的合同簽訂之后，還有許多的變更，而變更造成資金的追加，往往容易失去控制。因而新的管理層決定狠抓合同管理和合同的執(zhí)行環(huán)節(jié)。合同在談判和簽訂時要將所有細(xì)節(jié)都寫到書面上，執(zhí)行時，嚴(yán)格對照合同不走樣。這樣的舉措受到了上級主管單位的肯定和贊揚，并作為反腐倡廉的典型在電視、電臺、報紙和媒體上宣傳，當(dāng)然，公司管理層也更加積極地推行合同管理。

在師傅的教導(dǎo)下，嚴(yán)歌也把合同放在非常重要的位置，嚴(yán)格執(zhí)行合同，無論大項目還是小訂單，都一絲不茍，一板一眼地，毫不留情，還常常將“合同規(guī)定”掛在嘴邊。公司管理的是公共場所，廁所是外包給一家保潔公司，和保潔公司訂的廁所清掃服務(wù)合同中要求廁所里不能有蒼蠅，地上不能有水。但有時候旅客帶了一些有豐富重口味的食品，招引了遠(yuǎn)方的蒼蠅，或是跟著食品一起進來的蒼蠅，被發(fā)現(xiàn)后，立刻按合同要求罰款，有些旅客洗完手不去拿紙巾，也不烘干，而會習(xí)慣性的往地上甩甩手，被檢查到又是罰款，保潔公司的規(guī)定很嚴(yán)格，公司收到罰款通知，直接扣當(dāng)事人的工資，保潔員怨聲載道，但又控制不了局面。

有一次，公司場地大遷移，當(dāng)時沒有旅客，所以廁所也沒有使用，嚴(yán)歌看到大家忙得不可開交，而保潔員卻無所事事，就和保潔員商量，要求他們幫著搬東西，但保潔員異口同聲地說：“合同上沒有這一條呀”，都不動手，在一旁當(dāng)觀眾看熱鬧，嚴(yán)歌既生氣，又無奈，心想：怎么當(dāng)時簽合同時沒有把這一條寫進去！

公司有許多傳送帶，產(chǎn)品來自一家世界級著名的大廠家，傳送帶是運動的機械產(chǎn)品，再加上野蠻裝卸，出問題是常事，公司和廠家簽訂了維保合同，合同要求響應(yīng)時間不能超過２小時，因為有許多傳送帶同時工作，一條出故障調(diào)度稍作改變也不太影響大局，一般工程師都能在一個小時內(nèi)就到場了。但特殊情況也會發(fā)生，一次因為有重要國事活動道路戒嚴(yán)，而國事活動還涉及到公司，而偏偏這個時候傳送帶出問題了，工程師被堵在路口過不來。又恰巧被領(lǐng)導(dǎo)看到了，真是屋漏偏逢連夜雨。嚴(yán)歌看到姍姍來遲的工程師，當(dāng)即開出一張罰單讓他帶回去，領(lǐng)導(dǎo)在一旁看著頻頻點頭，表示贊許。據(jù)說，那個工程師回到單位，無論與領(lǐng)導(dǎo)如何解釋，領(lǐng)導(dǎo)就是一句話，帶回了罰單表示客戶不滿意，無論什么原因，你的任務(wù)就是讓客戶滿意，客戶不滿意就是你的工作沒有做好，沒有理由，獎金被扣了多少沒有透露。

但后來幾次，還是傳送帶壞了，工程師像往常一樣到了現(xiàn)場，不一樣的是，他坐在門外抽煙，不緊不慢，時?？纯幢恚褪遣贿M門，2小時差3-5分鐘，邁著方步進來了。嚴(yán)歌看到此情此景，非常生氣，但也無奈，人家沒有違反合同呀，你也沒有理由投訴。嚴(yán)歌又怪上了維保合同，這合同應(yīng)該簽得再嚴(yán)密一些，無懈可擊，讓這小子無孔可鉆。

嚴(yán)歌在沉思，這合同如何才能更加管理這些調(diào)皮、不聽話的供應(yīng)商呢？

討論：

1. 您認(rèn)為采購的最重要任務(wù)是什么？

2. 合同管理否是解決腐敗的有效方法？為什么？還有那些更有效的方法？

3. 您認(rèn)同嚴(yán)歌的合同管理方法嗎？為什么？

4. 如何才能更加管理這些調(diào)皮不聽話的，利用合同瑕疵做擋箭牌的供應(yīng)商呢？

5. 如何使采購合同更加嚴(yán)密，不讓供應(yīng)商有機可乘？

點評：

合同中的一個重要的項目是規(guī)格書，但規(guī)格書更適合于那些詳細(xì)而精確的合同，例如貨物采購合同，但是，許多商業(yè)合同不屬于這種性質(zhì)的合同：

·工程和材料合同，例如建設(shè)合同

·設(shè)計合同，例如科研、市場服務(wù)、設(shè)備設(shè)施等方面的合同

·雇傭合同（或租賃合同），例如計算機硬件、財產(chǎn)、交通、植物品種等方面的合同

·專業(yè)建議方面的合同，例如信息技術(shù)服務(wù)、會計／財務(wù)、市場營銷或服務(wù)等方而的合同

·外包服務(wù)合同，例如保潔、食堂、環(huán)境花木，設(shè)備維護保養(yǎng)合同等

對于上述規(guī)格有兩項基木功能：溝通和比較。

    1. 溝通。 清楚而不含糊的規(guī)格不僅使買方組織與供應(yīng)市場之間容易溝通，而且也使采購人員與內(nèi)部用戶之間容易溝通。如果在合同開始時，所有當(dāng)事人都能清楚理解規(guī)格中的要求，那么以后發(fā)生爭議的可能性就很小。例如，當(dāng)醫(yī)院外包清潔服務(wù)時，有必要規(guī)定“一間清潔的病房”的含義。就這一問題，醫(yī)院的管理者與清潔合同的服務(wù)方已經(jīng)發(fā)生多起爭執(zhí)，因為在許多案例中合同雙方對“什么是清潔”持各自不同的觀點。

    2．比較。 清楚而不含糊的規(guī)格使供應(yīng)商的合同報價容易得到公正和更加準(zhǔn)確的比較，因為所有的報價是基于同一基礎(chǔ)進行比較的?；氐角懊娴睦樱?dāng)邀請潛在的供應(yīng)商對一個清潔服務(wù)合同進行報價時，互相競爭的供應(yīng)商們對清潔的理解不同，制定報價的基礎(chǔ)也就不同。因此，在更多細(xì)節(jié)上對“清潔”進行定義是必要的。

規(guī)格有兩種形式，輸出規(guī)格和輸入規(guī)格，如果你感到饑餓去一家以食物鮮美而聞名的飯店吃飯，你的基本需要和目標(biāo)是什么？讓我們把問題看得簡單一些，假設(shè)簡單地解決你的饑餓，你有兩種選擇：

 (1)可以準(zhǔn)確告訴廚師你想吃的東西并從菜單上定下來。

 (2)或者僅僅告訴店員你餓了，讓他們解決你的饑餓問題，由他們決定你應(yīng)該吃什么。

在第一種情形下，你有效地使用了一個輸入規(guī)格，告訴了供應(yīng)商應(yīng)如何滿足你的要求。他們必須準(zhǔn)確按照你的要求去做，但是可能在吃完飯后你感到不滿意，如果是這種情況，那不是供應(yīng)商的責(zé)任。使用輸入規(guī)格強調(diào)了輸入，限制了供應(yīng)商自由。然而，在許多情況下輸入規(guī)格是必需的，例如，為了你的健康、宗教信仰或其他個人喜好而有特殊節(jié)食要求時，你可能在飯店訂餐時需要使用一個輸入規(guī)格。

在第二種情形下，你有效使用了一個輸出規(guī)格（性能或功能規(guī)格）(Performance specification，or functional specification)，告訴了供應(yīng)商你的需要，由他們決定應(yīng)如何更好地滿足你的要求。這種方法的優(yōu)點是能鼓勵供應(yīng)商創(chuàng)新，而且他們必須保證使你的饑餓要求得到解決。

使用輸出規(guī)格時，要求傳遞給潛在的供應(yīng)商買方期望提供的原料或服務(wù)的目的、功能、應(yīng)用及性能，這就給了供應(yīng)商一個機會，使他們能提出自己最適合的供應(yīng)方法。利用輸出規(guī)格的優(yōu)點是：

(1)容易起草：當(dāng)采購人員對所購產(chǎn)品的技術(shù)知識了解甚少的時候，尤為重要。

(2)把責(zé)任轉(zhuǎn)嫁給供應(yīng)商：如果所提供產(chǎn)品不能發(fā)揮正常功能，買方有權(quán)要求供應(yīng)商改正。

(3)拓寬了潛在供應(yīng)商的基礎(chǔ)：如果計劃是要求供應(yīng)某種發(fā)揮特殊功能的東西，不同供應(yīng)商的創(chuàng)新和專家意見能夠潛在地提出廣闊范圍的可能的解決方案。

使用輸入規(guī)格時，買方詳細(xì)規(guī)定什么是所需要的以及所需要的東西應(yīng)該是什么樣子，至于它們的用途，供應(yīng)商將永遠(yuǎn)不可能知道。

在許多情況下，采用輸出規(guī)格和輸入規(guī)格的混合形式可能更適當(dāng)。例如，如果你正尋找一個供應(yīng)商來經(jīng)營工廠的食堂，你可能想要確保他們提供的服務(wù)從早7點開始到晚7點結(jié)束，并且他們要達(dá)到規(guī)定的衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。但菜單設(shè)計和食品供應(yīng)要留給供應(yīng)商去做。

有些組織的采購職能部門在規(guī)格形成過程中的作用很小，采購人員只是從用戶那里得到規(guī)格，然后去尋找規(guī)定的產(chǎn)品或服務(wù)。然而，在大多數(shù)技術(shù)和生產(chǎn)導(dǎo)向的環(huán)境中，這個方法可能有誤，可能導(dǎo)致浪費、供應(yīng)商績效水平低劣以及成本增加。下面四點論據(jù)說明了為什么在設(shè)計和制定規(guī)格階段就應(yīng)當(dāng)讓采購職能部門參與。

1．采購合同中都包含技術(shù)要求和商業(yè)要求。 在技術(shù)要求高的采購中，比如石油公司專用的鉆井設(shè)備，商業(yè)條款如維修、配件可得性、保修期、用戶培訓(xùn)都是很好的規(guī)格組成部分。所有的這些問題，采購職能部門都能幫助解決。

2. 采購的早期介入可以幫助識別潛在的和現(xiàn)實的供應(yīng)問題。 如果用戶指定的產(chǎn)品或原料很難找到，或者是供應(yīng)不可靠，那么產(chǎn)品或質(zhì)量就可能出現(xiàn)問題。如果在制定規(guī)格階段加以關(guān)注，這些問題就能避免或?qū)⒊霈F(xiàn)的可能性降到最低。

3．降低成本、避免不必要成本的最佳時機是在設(shè)計／制定規(guī)格階段。確保產(chǎn)品在最初階段不被過分限定。與以后階段相比，在這個階段更容易降低成本、避免浪費。例如，許多組織處置供貨包裝材料的成本很高。比起應(yīng)付這個問題以及試圖尋求更便宜的方式處置包裝材料，更合理的是在最初指定更小的包裝或采用可回收或可循環(huán)使用的包裝材料。

4．從客戶的角度看，質(zhì)量不僅僅是技術(shù)問題。例如，在采購計算機硬件時，供應(yīng)商對于維修服務(wù)要求的反饋時間對內(nèi)部客戶的滿意度非常重要。高技術(shù)設(shè)備系統(tǒng)失靈或遭到破壞時，需要花很長時間修理，客戶對此關(guān)注卻很少。

因為大多數(shù)服務(wù)是無形的，所以許多時候，制定服務(wù)規(guī)格比制定產(chǎn)品規(guī)格更困難。下表給出了一套明確服務(wù)的質(zhì)量特征衡量尺度。

    表   服務(wù)質(zhì)量衡量

服務(wù)規(guī)格通常稱為服務(wù)水平協(xié)議( Service level agreement，SLA)，這些協(xié)議是服務(wù)提供者和客戶之間簽訂的，規(guī)定客戶所能接受的最低的服務(wù)水平。它通過一系列衡量尺度或關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)進行衡量，當(dāng)然，這些衡量尺度會隨所簽訂合同的服務(wù)性質(zhì)不同而變化。

例如，在快遞服務(wù)公司與郵購公司簽訂的合同中，可能用到的衡量指標(biāo)如下表所示。

表 衡量指標(biāo)范例

  SLA經(jīng)常被建立在輸出規(guī)格的基礎(chǔ)上，在鼓勵合同承包人（供應(yīng)商）提高績效水平的創(chuàng)新定價公式中，這些衡量尺度得到大量使用。在快遞服務(wù)協(xié)議的例子中，快遞員所有符合可接受的SLA標(biāo)準(zhǔn)的送達(dá)將被按照協(xié)議比率支付；該標(biāo)準(zhǔn)由KPI作出規(guī)定。超過這個標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)績會得到額外的獎勵，而低于這個標(biāo)準(zhǔn)則不付款。如果仍然績效持續(xù)很低，將會引發(fā)更嚴(yán)重的行為，比如買方有權(quán)終止合同。服務(wù)水平協(xié)議作為可操作性文件，比合同文本更有優(yōu)勢。

·合同經(jīng)常被放在抽屜里，問題發(fā)生后才被想起來

·對于客戶與服務(wù)商之間的日常關(guān)系，合同可能并不是太相關(guān)

·完成合同談判的人是那些并不扮演繼續(xù)管理合同關(guān)系角色的高級或法律員工

·成功的當(dāng)事人關(guān)系要靠建立，并不是靠合同中說了什么

·敵對的法律程序能夠否定許多成功的服務(wù)合同應(yīng)具備的伙伴合作精神，留下一個很難建立友好合作關(guān)系的平臺

  服務(wù)水平協(xié)議的特征。 服務(wù)水平協(xié)議像實體產(chǎn)品的規(guī)格一樣變化多端。在有效的SLA中，經(jīng)?？吹较铝刑卣鳎?/p>

·技術(shù)和專業(yè)支持

·客戶賬戶管理安排

·問題升級解決程序

·對變更的安排（如果適用的話）

·服務(wù)水平衡量和衡量程序——關(guān)鍵績效指標(biāo)( KPI)

·服務(wù)水平報告

·失效成本和預(yù)防

·服務(wù)審查會議的安排

·聯(lián)系／幫助／指定的人員

·重新談判的安排

對于道德和腐敗問題，利用合同解決只是一個方面，還需要從教育、懲罰、流程、法規(guī)、舉報及審計等六個方面一起共管。