您適合開放式辦公嗎？

北京交通大學經(jīng)濟管理學院企業(yè)文化管理研究所所長 黎群博士

（原載于新浪潮雜志2002年第11期，微信公眾號：jdliqun）

    相對于傳統(tǒng)的封閉式辦公方式，現(xiàn)代企業(yè)基于人本管理的理念越來越多地傾向于開放式辦公。開放式辦公不僅指辦公環(huán)境，通常還包括靈活的上班時間、實驗器材開放以及走動式管理等方式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，一些新的開放式辦公方式如虛擬辦公室也應(yīng)運而生。一、開放式辦公的方式 1、 開放式辦公環(huán)境 Steelcase公司行政總裁James E. Hackett突然來了靈感，他不再需要走過長長的走道，敲門進到別人辦公室里去?，F(xiàn)在他只需轉(zhuǎn)過座椅，面對著業(yè)務(wù)副總裁Robert Ballard或公司其它25位經(jīng)理人中的任何一位，就可以迅速得到反饋，他們都坐在附近的開放辦公區(qū)內(nèi)。在過去的兩年中，作為辦公家具的主要生產(chǎn)商，Steelcase公司拆掉了其經(jīng)理人辦公室之間的墻，開始試驗其辦公設(shè)計新理念?，F(xiàn)在根據(jù)工作要求和職責，該公司業(yè)務(wù)相鄰的經(jīng)理人及其助手被安排在一起。他們使用隔間或個人港，即該公司制造的可移動的、電話亭式個人辦公室。辦公區(qū)內(nèi)還包括團隊空間和通訊中心，其中設(shè)有屏幕、懸掛式投影機、電腦端口及電源插座。Steelcase公司的人力資源總監(jiān)Dan Wiljanen說：“到現(xiàn)在為止，這個實驗進展不錯，由于彼此離得近，作為領(lǐng)導團隊我們參與的活動有所增加。隨著互動的增加，彼此之間更加熟悉，這促進了彼此間良好工作關(guān)系的發(fā)展”。 惠普公司的每個人，包括最高主管，都是在沒有隔墻、沒有門戶的大辦公室里工作的。戴維.帕卡德在其“惠普之道”一書中寫道：這種隨時可以見到的做法也有其缺點，那就是隨時可能受到干擾。但是，在惠普公司我們發(fā)現(xiàn)，這種做法的好處遠遠超過其不利之處。我們希望我們的工作人員以一種較為簡單和直接的方式彼此進行溝通，以常理為指導，而不是以條條框框為指導。為了把工作做好，每個人可以隨意找自認為恰當?shù)娜巳チ私馇闆r。沒有什么東西比親自的相互溝通更能促進合作和團隊精神，更能在員工之間建立一種信任和理解的氣氛了。 在惠普公司研發(fā)部，一條大道穿越整個辦公區(qū)。計算機及工程人員可以在這里碰面，一起去喝咖啡，非常隨意地探討各種新的想法和方案。走道盡頭是一個團隊工作區(qū)，配有桌子、咖啡和用來寫寫畫畫的白板。辦公設(shè)計的改變反映了人們對最有效地開發(fā)產(chǎn)品及服務(wù)的觀念在不斷變化，美國室內(nèi)裝潢協(xié)會的前任會長Gary Wheeler說：“過去，站在飲水機旁會被斥為閑談?，F(xiàn)在則大加提倡，因為在那里可以產(chǎn)生靈感。”惠普公司的一位辦公場地策劃專家Robert C. Jakubowski說：“這是個辦公環(huán)境研發(fā)項目，我們在為各種團隊創(chuàng)造更多的開放空間，使人們能隨時互動交流?！?2、 靈活的上班時間 靈活的上班時間并非對所有的工作都合適，但是對許多工作是適合的?；萜展緦嵭徐`活上班時間的做法是惠普公司信任人的最受到廣泛傳揚的例子。惠普公司最初于1967年在其德國伯步林根的工廠開始實行，現(xiàn)在這種做法在整個惠普公司已被廣泛采用。根據(jù)惠普公司的制度，員工可以上午很早來上班，或是上午9點來上班，然后在干完了規(guī)定的工作時間之后離去。靈活的上班時間是惠普公司尊重人、信任人的具體表現(xiàn)?；萜展炯瓤吹搅藛T工個人生活很繁忙，同時也相信他們能夠同其上司和工作群體一起制訂一個既方便個人，又公道合理的工作時間表。 3、 實驗器材開放 當帕卡德和休利特創(chuàng)辦惠普公司時，他們便要求公司的零件箱和儲藏室應(yīng)該始終開放。并非每個人都領(lǐng)會這個命令，在幾年以后發(fā)生了這樣一件事：一個周末休利特來到工廠想干點活，他在公司的一個儲藏室外面停下來想取一臺顯微鏡，但他發(fā)現(xiàn)放器材的地方已經(jīng)上鎖，他便砸開門閂，并留下一張字條，堅持要求人們不要再把儲藏室上鎖。保持實驗器材開放，在兩個重要的方面對惠普公司有利。從實際工作的觀點來看，容易拿到零件和工具對產(chǎn)品設(shè)計者和其他一些希望在家里或在周末謀求使新的設(shè)想取得結(jié)果的人有幫助。更重要的是，開放實驗器材也是惠普公司辦事方式中一種信任的象征。 4、 走動式管理 自20世紀80年代以來，西方企業(yè)開始流行“走動式管理”。所謂“走動式管理”，是指企業(yè)的領(lǐng)導者走出辦公室，經(jīng)常深入生產(chǎn)現(xiàn)場，以與企業(yè)的各層次、各種類型的員工接觸、交談的方式，加強上下級的情感溝通，建立融洽關(guān)系，從而了解問題、征求意見，貫徹企業(yè)的戰(zhàn)略意圖。 惠普公司通過走動式管理幫助經(jīng)理們了解員工和他們正在做的工作，同時使他們自己也更加平易近人?；萜展菊J為，每個人都希望搞好工作，但要保證質(zhì)量，要求注意每個細節(jié)，通常書面指令是很難面面俱到的，必須親自深入實際才行，這種親自參與的做法在公司的各個部門都很重要。惠普公司的創(chuàng)始人帕卡德和休利特在視察時始終堅持到處走走看看，這使他們有機會無拘束地會見他們的員工并和員工交談，看看員工正在進行的工作。 5、 虛擬辦公室 虛擬辦公室是指傳統(tǒng)辦公室之外的任何工作場地，在那里人們?nèi)钥蓮氖屡c傳統(tǒng)辦公室相同的工作。虛擬辦公室一般都配備多項技術(shù)設(shè)備，它們組合在一起使人們能再造傳統(tǒng)辦公室所提供的配套服務(wù)。虛擬辦公通?？梢詼p少房地產(chǎn)開支、提高生產(chǎn)率、增加利潤以及改善顧客服務(wù)。 隨著業(yè)務(wù)的地區(qū)化，IBM新加坡公司想讓其職員能隨時隨地得到所需信息。公司把特意設(shè)在IBM大廈和加基武吉路大樓里的工作站交給銷售、服務(wù)和營銷的流動人員使用，這是IBM公司于1993年開始實施的員工流動性全球變革計劃的一部分。一種訂位系統(tǒng)軟件可以給職員指定一個工作場地，里面裝有電話線。職員把IBM筆記本電腦接上電話線便可以工作。另一套系統(tǒng)自動將呼入的電話轉(zhuǎn)到他的工作場地，無論他到哪兒都能對他進行尋呼。 現(xiàn)在對惠普新加坡公司的客戶服務(wù)經(jīng)理Joseph Poon來說，上班并不表示要上辦公室，并整天坐在辦公桌前。他不用每天早上趕到亞歷山大路的惠普公司總部出勤，而是可以選擇在客戶的網(wǎng)址上工作一天，或者干脆在家中辦公。人們總可以通過尋呼和移動電話找到他，他的移動電話甚至還能接收電子郵件。如果他需要使用公司的辦公室，可以隨時去公司的專用公共辦公區(qū)。那里有幾張空辦公桌供惠普公司的“流動職員”使用，桌上裝有幾個電源插座用來接他們的筆記本電腦，另外還有一個紅外線的無線網(wǎng)絡(luò)使他們可以與公司內(nèi)部的全球網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接?！拔业墓ぷ餍蚀笥刑岣?，” Joseph Poon說，“我們業(yè)務(wù)的性質(zhì)就是要面對顧客，而不能躲在辦公室?！?二、開放式辦公體現(xiàn)的現(xiàn)代管理理念 1、知識經(jīng)濟背景下注重文化管理的理念 知識經(jīng)濟將逐漸成為二十一世紀的主導型經(jīng)濟形態(tài)。知識經(jīng)濟所依賴的知識和智慧不同于傳統(tǒng)經(jīng)濟所依賴的土地、勞動與資本等資源，它們是深藏在人們頭腦中的資源。智慧和知識的分享都是無法捉摸的活動，上級無法監(jiān)督，也無法強迫，只有讓員工自愿合作，他們才會貢獻出自己的智慧和知識。文化管理注重使員工獲得充分發(fā)揮自己聰明才智，不斷實現(xiàn)自我的優(yōu)越條件。員工自我發(fā)揮、自我實現(xiàn)和自我完善的需要，也只有在文化管理的環(huán)境中才能獲得滿足，因此優(yōu)秀的企業(yè)文化能夠充分挖掘智力資源的潛能。開放式辦公能夠很好地體現(xiàn)出企業(yè)注重文化管理的理念，如通過開放式辦公環(huán)境的營造，使員工以及管理人員之間能夠及時和經(jīng)常溝通；靈活的上班時間和實驗器材開放體現(xiàn)企業(yè)尊重員工個性和對員工的充分信任，并有利于技術(shù)創(chuàng)新；走動式管理便于加強上下級的情感溝通，建立融洽關(guān)系。 2、目標管理的理念 目標管理（MBO）以重視成果的管理思想為基礎(chǔ)，強調(diào)自我控制。德魯克認為，“目標管理的主要貢獻之一，就是它使得我們能用自我控制的管理來代替由別人統(tǒng)治的管理”。目標管理通過預(yù)先確定目標，適當授權(quán)和及時的信息反饋，推動各級管理人員及員工實行自我控制。靈活的上班時間和虛擬辦公室等開放式辦公方式就充分體現(xiàn)出目標管理的理念。 綜上所述，開放式辦公有著諸多的好處，但開放式辦公的各種具體方式均有其特定的場合和相應(yīng)的條件，企業(yè)在實際工作中應(yīng)靈活選擇和運用，如并非所有企業(yè)都可以全力推行“虛擬辦公室”，這需要針對不同的工作需要，作不同的處理。虛擬辦公室通常適合于工作屬性為高度自主，而且不需要和同事進行太多互動的情形。