一、只開有必要開的會

    作為一個(gè)善于管理時(shí)間的中層，首先要確定是否有開會的必要，這一做法必不可少。因?yàn)殚_會要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢。所以說，會議只有在有必要時(shí)才開，并且要開得簡短有效。通常來說，這些情況下需要開會：

    ·想從下屬那里獲取信息或建議；

    ·想讓下屬參與解決問題或制定決策；

    ·有問題需要向下屬澄清；

    ·有重要事情需要把下屬集中到一起傳達(dá)；

    ·有問題涉及多個(gè)部門而需要協(xié)調(diào)解決；

·有問題不明或責(zé)任厘定不清。

無須開會的情況：·運(yùn)用打電話、發(fā)郵件等可以解決的；·事情保密，不宜擴(kuò)大知情范圍的：·完全可以由自己做決策的；·一些煩瑣小事。

二、做好前期準(zhǔn)備

    組織一場高效的會議是需要中層領(lǐng)導(dǎo)精心設(shè)計(jì)的，在開會之前，中層領(lǐng)導(dǎo)要注意以下幾個(gè)方面。

    1．明確開會的目的和議程

    通常來說，中層領(lǐng)導(dǎo)開會主要有以下三個(gè)目的。

    (1)傳達(dá)指令。當(dāng)上司有決定和決策需要中層向下屬傳達(dá)時(shí)，這時(shí)就可開會。這種傳達(dá)方式較正規(guī)，可避免員工對公司情況的一些不必要的猜測。

(2)解決實(shí)質(zhì)問題。   

(3)分配任務(wù)。

    至于議程，中層可在開會前列分會議議程，內(nèi)容包括會議的目的、與會人員、要討論的問題、討論問題的順序、需要作出什么樣的決議。這樣，會議的流程基本上就定下來了。另外，這一議程表要提前發(fā)給每位與會者，以便于他們提前思考、做準(zhǔn)備。

    2．確定開會時(shí)間

確定開會時(shí)間是進(jìn)行高效時(shí)間管理的方法之一，例如把一些重要會議安排在周五下午或繁忙的周一，遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上周二或者周四的某個(gè)時(shí)間。而且，上午10 - 12點(diǎn)、下午1-3點(diǎn)，是開會的最好時(shí)機(jī)，最適合調(diào)動員工集思廣益；而下午3 -5點(diǎn)，則不要安排會議。

 3．務(wù)必確定好會議地點(diǎn)

    一定要讓每位與會者知道會議的最終地點(diǎn)，以免誤事。而且，最好不要把會議地點(diǎn)安排在自己辦公室，以免使下屬受到干擾？

    4．必須保證每位都通知到

    保證每位都通知到才能按時(shí)開會，不會因?yàn)槠渲心骋蝗硕舆t會議或延長會議，也不會因此而耽擱更多更重要的事。需要提醒的是，如果是1：15開會，就不能通知成一點(diǎn)一刻，要盡可能在開會時(shí)間上加個(gè)尾數(shù)，這樣才能加深與會者印象，使會議準(zhǔn)時(shí)開始。

    總之，好的準(zhǔn)備是成功的一半，一次成功的會議背后一定有非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會議要求中層領(lǐng)導(dǎo)循序漸進(jìn)、按部就班地做好會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。當(dāng)然，有些事并不是非要中層自己去做，授權(quán)給下屬做即可。

   三、避免無目標(biāo)的冗長會議

    一名優(yōu)秀的中層應(yīng)該是這樣的：他們會盡量避免各種沒有明確目標(biāo)的會議，無論是親自出席的會議還是遠(yuǎn)程會議。因?yàn)槿唛L無味的會議只能消磨人的斗志，浪費(fèi)寶貴的時(shí)間，降低工作的效率。

    正如有位中層所說：“我們公司每周六上午召開經(jīng)理例會，剛開始召開時(shí)，好像每個(gè)經(jīng)理都有很多問題要談，但隨著開會次數(shù)的不斷增加，經(jīng)理例會變成了一種例行公事，會議越開越短，越開越?jīng)]有主題，大家好像都沒什么話可說。”

    由此可知，一個(gè)沒有目標(biāo)卻冗長無比的會議，不僅起不到原有的作用，反而會事倍功半。為了避免這一現(xiàn)象，中層領(lǐng)導(dǎo)不妨參考下面的建議。

    1．言簡意賅，控制發(fā)言時(shí)間

    中層領(lǐng)導(dǎo)在致開場白時(shí)，要將其限制在一分鐘左右。如在進(jìn)行必要l}自我介紹之后，扼要地把開會目的、預(yù)期效果、參會人員、開會時(shí)間和≤議議程等事項(xiàng)向大家講明，同時(shí)要突出重點(diǎn)，使參會人員有充分的思想灘備，然后迅速切入主題，引導(dǎo)大家發(fā)言。

    中層領(lǐng)導(dǎo)除了自己要帶頭做到言簡意賅外，還要有效引導(dǎo)會議，控鋁發(fā)言時(shí)間。假如每個(gè)人都需要作3 -5分鐘的“開場白”，并成為開會的怡例，那會議的成效可想而知。有些好為人師的人與喋喋不休的人最容易硎壞會議，這時(shí)就有必要禮貌地打斷他們，以縮短冗長的個(gè)人獨(dú)白。這樣雕人不僅消耗時(shí)間，還會讓那些擁有更好意見的人沒有機(jī)會發(fā)言。

    有一位銷售部經(jīng)理上任的第一天，在全體員工大會上的發(fā)言只有以]：幾句：“我不是來這里交朋友的，而是受命而來，要打造一個(gè)銷售團(tuán)隊(duì)，銷售我們的產(chǎn)品，這就是我想做的事情。謝謝！”如此言簡意賅的發(fā)言，與動輒長達(dá)幾個(gè)小時(shí)的會議，形成了鮮明對比。

    2．試試“無會周”和“站立”式會議

    如今在有些企業(yè)，設(shè)立了“無會議日”、“無會議周”，這些措施可避免毫無意義的會議，受到企業(yè)員工的歡迎。而且，開會時(shí)采取“站立”式，可避免開會的拖拉與冗長。中層領(lǐng)導(dǎo)不防學(xué)以致用，有效地避免不必要的長篇大論，防止浪費(fèi)時(shí)間。

    3．控制好會議節(jié)奏

中層領(lǐng)導(dǎo)在會議進(jìn)程中，一定要注意控制好會議的節(jié)奏。因?yàn)楣?jié)奏過慢，會使會議拖沓冗長；節(jié)奏過快，達(dá)不到開會的目的，嚴(yán)重的會造成重大失誤。所以，可適當(dāng)調(diào)動與會人員的注意力，主動提問，善加引導(dǎo)，并提醒大家抓緊時(shí)間發(fā)表意見，相同意見可從簡或不再重復(fù)。   

4．控制離題發(fā)言

    會議中，中層領(lǐng)導(dǎo)盡量不要安排“即席講話”和“即席發(fā)言”，以免在漫無方向的閑聊中使會議偏離了原來的核心主題，浪費(fèi)大量的時(shí)間。

    美國一家公司的中層領(lǐng)導(dǎo)采取了一個(gè)被他稱為“打腹稿”的技巧來避免會議離題發(fā)言：在會議提出一個(gè)重大問題或主要問題之后，他會要求與會人員慎重思考片刻，在這短暫的沉默當(dāng)中，保持會議室的安靜，不許任何人即興發(fā)言。這種會議主持技巧的使用，迫使所有的與會人員對會議的議題深思熟慮，而不是隨意發(fā)言。

    總之，會議要短而精，緊扣主題進(jìn)行，把與會人員的注意力吸引到議題上來，保證會議順利進(jìn)行。

    作為中層領(lǐng)導(dǎo)，組織一場高效率的會議，會前怎么準(zhǔn)備、怎么去主持和控制會議進(jìn)程，是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作。只有掌握一定的技巧，做個(gè)會開會的中層領(lǐng)導(dǎo)，才能節(jié)約更多的人力和物力，也才不會浪費(fèi)與會者更多寶貴的時(shí)間，并起到事半功倍的效果。