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時(shí)間管理專(zhuān)家、職業(yè)化導(dǎo)師
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盧緒文:列清單:好記性不如爛筆頭
2016-01-20 35930

通過(guò)列出清單來(lái)有效地管理時(shí)間,可以保證我們對(duì)工作和生活任務(wù)的充分控制。由此,我們不僅能夠輕松掌握工作的進(jìn)度,也可以彌補(bǔ)記憶上的不足可能。在一般人的習(xí)慣中,他們選擇將大腦作為自身的記憶工具,例如,無(wú)論是會(huì)議的安排、業(yè)績(jī)的要求、公司的規(guī)定或者客戶的聯(lián)系方式,也無(wú)論是家里缺少的物品、孩子學(xué)校的要求又或者是銀行卡賬戶的密碼等等,統(tǒng)統(tǒng)分放在大腦不同區(qū)間進(jìn)行記憶。然而,人類(lèi)大腦的開(kāi)發(fā)程度,實(shí)際上并沒(méi)有你希望的那么高,單純利用大腦來(lái)記憶,不僅會(huì)產(chǎn)生遺忘效應(yīng),也導(dǎo)致過(guò)大的壓力而無(wú)法輕松工作。因此,一張時(shí)間清單的重要性毋庸諱言,這也正是時(shí)下職場(chǎng)中“便利貼女孩”走俏的原因。

其實(shí),便利貼是日常工作和生活中的常見(jiàn)物品,價(jià)格低廉,方便獲取,同時(shí)還不占用場(chǎng)地。我們甚至可以自己將普通的打印紙對(duì)折,然后等分以后合成小記事本,并且專(zhuān)門(mén)用它來(lái)記錄工作和生活的各種事務(wù)。這種便利貼簡(jiǎn)單小巧,同時(shí)便于攜帶,放在皮包內(nèi)或者錢(qián)包中都顯得游刃有余。而便利貼扮演的清單角色,卻相當(dāng)重要。

除了便利貼,小型筆記本也很實(shí)用。便利貼的缺點(diǎn)是容易丟,且不易保存。而一個(gè)小小的筆記本,則可以輕松記下自己的事情。

運(yùn)用電子化記錄也是常用的方法,包括電腦、手機(jī)及其他電子工具。對(duì)于經(jīng)常使用電腦的人,可以在電腦桌面建立一個(gè)文件,定期梳理自己的工作清單。此外,如果在外面,可以用手機(jī)記錄,因?yàn)槭謾C(jī)一般都會(huì)隨身攜帶。手機(jī)的備忘錄功能,或者你哪怕用短信的草稿功能,都可以記下一些臨時(shí)想起的重要事情。

我特別推薦用周歷。臺(tái)歷有很多種,有每月一頁(yè)的,有每天一頁(yè)的,但最方便的是每周一頁(yè)的。因?yàn)槊吭乱豁?yè)的,每一天的空白就特別小。而每天一頁(yè)的,雖然空間大,但當(dāng)看到提示工作的時(shí)候可能已經(jīng)晚了。在周歷上記下重要事項(xiàng),就可以提醒自己不會(huì)誤事。

清單可以記錄很多事情,但實(shí)際上,使用清單的重點(diǎn)不僅僅在于其辦公工具層面上的意義,而是能夠充分培養(yǎng)將事情隨時(shí)記錄、保證從腦到手順利轉(zhuǎn)換的習(xí)慣。其中最大的收益是,當(dāng)本來(lái)一團(tuán)亂麻的事情,通過(guò)記錄而清楚從腦海中移出后,我們可以獲得輕松而無(wú)壓的工作狀態(tài),從而更好更快地工作和生活,而這正是我們開(kāi)列清單的目的。

時(shí)間清單的制定,并非不是簡(jiǎn)單記事內(nèi)容的流水賬,其內(nèi)容需要做到條理清晰,輕重急緩,對(duì)事務(wù)的分工明確,同時(shí)具有明確的可行性,能夠保證你對(duì)之盡可能地予以完成。另外,時(shí)間清單還需要日復(fù)一日、不厭其煩地制定、執(zhí)行、堅(jiān)持、完成。在這個(gè)過(guò)程中,清單的作用將會(huì)越來(lái)越明顯。

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