為了能夠以一種相對比較標準的方法對項目的健康度進行分析,我們對大量的案例進行了研究,也借鑒了某些大型跨國企業(yè)中的應用經(jīng)驗,同時結(jié)合IT類項目的特點,總結(jié)了若干個關(guān)鍵指標,在這個過程中的主要的設(shè)計思路有如下幾點:
1. IT類項目的特點是技術(shù)含量高、需求復雜,故在相應的項目健康度評估中非常重視項目早期的基礎(chǔ)性工作,如項目的需求分析、計劃過程是否充分,是否有客戶方的足夠參與等等。
2. IT類項目的運行對人的依賴性非常高,項目的總體成本中人員所占的比重也非常大,所以與團隊項目的因素往往會對項目的績效產(chǎn)生明顯的影響,所以在指標體系的設(shè)計中更加強調(diào)人員及團隊的利益與士氣能否被充分的認可
3. IT類項目由于采用大量的高新技術(shù),對風險控制的要求較高,所以應該注重技術(shù)方案的合理性,這本身要求對項目的業(yè)務(wù)目標有深刻的理解,而不是僅僅關(guān)注技術(shù)層面的要求。反映在健康度指標體系的設(shè)計中,對項目風險控制體系會作為重點進行評估。
4. IT類項目的工作流程往往比較復雜,不確定性同樣比較大,從管理角度講,對于范圍、進度、成本的控制相比其他類型的項目難度要大,所以對于計劃的合理性有更高的要求,這也是健康度評估體系設(shè)計中的一個重點。
5. 指標體系的設(shè)計力求簡化,將有相關(guān)性的因素加以整合,使得其作為一種評估方法易于操作,減少實行過程中的阻力
6. 將指標體系的設(shè)計與項目管理的不同生命周期加以整合,使其在項目的不同階段有不同的針對性,能夠更加客觀的反映項目的運行情況。
基于以上思路與要點,將項目管理中的關(guān)鍵健康度指標總結(jié)如下,為了易于表達,分別標記為指標 T、S、R、W、P
A. 指標1(T): 需求清晰、業(yè)務(wù)目標明確
B. 指標2(S): Sponsor 的認可
C. 指標3(R): 風險可控
D. 指標4(W):工作可控
E. 指標5(P): 人員與團隊可控
(1) 指標T: 需求的清晰與業(yè)務(wù)目標的明確
指標T所描述的,是項目對于客戶需求的分析是否足夠深入,以及項目所要達成的業(yè)務(wù)目標是否足夠明確。
這里要回答的幾個非常重要的問題
1) 客戶為什么要做這個項目?
2) 我們?yōu)槭裁匆鲞@個項目?
3) 我們(包括項目團隊與Sponsor)對于項目需求的描述是否足夠清晰?是否雙方都能夠認可?
4) 在項目邊界的定義上是否存在分歧?
項目需求分析的重要性不僅僅在于明確與客戶間的協(xié)議、避免分歧,更為重要的原因是,項目中幾乎所有的計劃基線全部取決與項目的需求,我們采用什么樣的技術(shù)方案?哪些個工作具有更高的優(yōu)先級?哪些資源與成本開支是必須的 … 等等,可以說需求決定了項目的全部。而根據(jù)以往的項目經(jīng)驗,絕大多數(shù)的項目變更,都或多或少的與項目早期的需求分析不徹底有關(guān)系,從而導致項目運行中的失控。
另外一個經(jīng)常產(chǎn)生的問題是,對于需求的描述不夠清晰,或者存在各種歧義,比如“對相關(guān)人員進行培訓”、“系統(tǒng)滿足用戶的業(yè)務(wù)需求”等等這些缺乏可操作性的描述,由于這些模糊或沒有形成一致共識的需求描述,往往導致項目在后期產(chǎn)生嚴重的問題。
總之,指標T所反映的,是項目對于需求的明確程度,以及相關(guān)計劃能否很好地服務(wù)于這一需求。
(2) 指標S:Sponsor 的認可
Sponsor 是項目資源的提供者,也是項目中最為主要的客戶,有可能來自客戶企業(yè),也有可能是企業(yè)內(nèi)部的管理者。對任何一個項目而言,Sponsor 的態(tài)度、理解、支持對項目管理者而言都是至關(guān)重要的,直接影響到項目的運行。
對Sponsor的管理分為幾個層面,包括項目Sponsor 的識別,即如何找到項目中的正確Sponsor,Sponsor的定義,即明確項目中Sponsor 的角色與分工,到Sponsor的管理 也就是與所有重要的Sponsor維持良好的溝通,并保持Sponsor對項目的投入資源的承諾。
當一個項目中的Sponsor管理出現(xiàn)問題時, 往往表現(xiàn)在對項目的需求不清晰、對業(yè)務(wù)目標不了解、以及在項目運行中無法獲得有效的資源支持等等,而這些問題往往在項目早期不會得到足夠重視,而在運行中對項目產(chǎn)生重大的影響
(3) 指標R:風險可控
企業(yè)項目管理成熟性的一個重要標志,便是其風險控制機制的成熟度,幾乎所有導致項目最終走向失敗的原因,都或多或少與項目中的風險管理機制有關(guān),這當中包括風險的識別是否全面、分析是否恰當、應對計劃是否合理有效、是否有風險責任人、是否有持續(xù)性的風險監(jiān)控等等一系列的內(nèi)容。
對于項目管理者而言,項目中存在各種各樣的風險是必然的,關(guān)鍵在于如何讓項目中的風險變得相對可控,不會對項目的運行形成致命的影響,而這靠管理者的個人能力是無法實現(xiàn)的,必然要通過一個成熟的機制加以控制,也就是項目的風險管理方法。
從項目健康度角度來看,任何不成熟、不健全的項目風險控制機制,都是非常重要的不健康信號,對項目而言往往意味著巨大的不確定性,是項目健康運行的隱患。
(4) 指標W:工作可控
如何保證項目能夠按進度要求完成預訂的工作,并且不超出成本預算,是傳統(tǒng)項目成功的重要標志,我們把這一目標定義為“工作可控”,也就是如何保證項目能夠很好地按照既定的項目計劃基線運行,而不產(chǎn)生大的偏差。
在這一健康度指標中,保證項目中的工作可控設(shè)計到項目中非常多的領(lǐng)域,從需求的分析、方案的制定,到風險控制、團隊建設(shè),幾乎所有與項目相關(guān)的工作都或多或少地影響到項目工作的可控性。
作為一個項目健康度指標,工作可控可以是由其它引發(fā)的問題,也可以本身就是核心原因,必然在方案設(shè)計中采用過于先進的技術(shù)方案,導致項目技術(shù)風險加大,使得項目進展的不確定性增加,影響到可靠性。而更多情況下,工作可控有其它因素引發(fā),但對項目的影響同樣是巨大的。
(5) 指標P: 人員與團隊的可控
項目團隊是項目管理工作的主體,作為一個項目健康度的衡量指標,人員與團隊可控討論的是項目中的人與團隊問題,即如何保證項目所有干系人具有項目需要的技能、保持良好的士氣,同時愿意對項目做出承諾。
在人的相關(guān)領(lǐng)域中,項目經(jīng)理必須要考慮到干系人的表面需求與內(nèi)在需求,比如在考慮相關(guān)團隊的合理收益之外,還要考慮到如技能提升、事業(yè)發(fā)展、形象改善等其它因素,而在很多項目中這些因素往往是影響項目團隊(或合作伙伴、下包商團隊)士氣的更為決定性的因素。