現(xiàn)在一些大型的集團公司都實現(xiàn)了材料的集團統(tǒng)一集中采購，如何實現(xiàn)科學(xué)的集團采購內(nèi)部控制，筆者所在的集團公司作出了探討和努力，取得了良好的效果。下面是集團的具體做法，與大家一塊分享：

　　一、 首先建立具有控制職能的組織體系

　　我們集團是一個以房地產(chǎn)和工程建筑安裝為主業(yè)的大型集團公司，集團統(tǒng)一采購，是有集團設(shè)立的貿(mào)易公司來完成的。

　　下圖是集團貿(mào)易公司采購的組織控制架構(gòu)圖

　　設(shè)立招標委員會和價格審定委員會

　　1、 價格審定委員會：一般由總經(jīng)理、各副總、質(zhì)量技術(shù)經(jīng)理，財務(wù)、審計經(jīng)理、價格信息經(jīng)理、招標辦主任共同組成。每月對貿(mào)易公司集中招標采購價格、分公司（項目部）零星采購購、定點采購材料價格進行審定，對由于市場變化材料價格調(diào)價物資進行審定。價格審定委員會設(shè)立價格信息管理部，負責日常工作。

　　2、 采購招標委員會：一般由總經(jīng)理、采購副總、財務(wù)審計部長、價格信息部部長、招標辦主任、質(zhì)量技術(shù)部、辦事處采購等人員共同組成。采購招標管理委員會的主要職責：對集團大宗材料進行招標，對各分公司（項目部）自主招標項目進行管控，對分公司（項目部）零用物資定點定價采購進行管控。招標委員會下設(shè)辦公室，負責日常工作

　　其他各部門的主要職責：

　?。ㄒ唬﹥r格信息部：

　　1、 負責價格信息的搜集、整理、分類和處理；

　　2、 負責招標、談判等材料價格方案的制定、調(diào)整；

　　3、 負責材料價格的比對監(jiān)督；

　　4、 負責采購和供應(yīng)價格的預(yù)警、報告；

　　5、 供應(yīng)商價格因素的評審。

　?。ǘ┘夹g(shù)質(zhì)量部

　　1、 負責材料樣品的取得，質(zhì)量標準的制定；

　　2、 負責質(zhì)量信息的搜集整理和反饋；

　　3、 負責重、大、新、特材料的質(zhì)量檢驗和鑒定；

　　4、 負責材料分類標準的制定和材料的分類；

　　5、 材料技術(shù)標準的制定、判斷、評價；

　　6、 負責質(zhì)量監(jiān)督；

　　7、 負責質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)、談判、報告和處置；

　　8、 供應(yīng)商技術(shù)、質(zhì)量項目的考察、評審。

　　（三）計劃調(diào)度部

　　1、 負責采購計劃的收集；

　　2、 負責采購計劃的下達；

　　3、 負責供應(yīng)商供應(yīng)配額的分配方案的制定；

　　4、 負責內(nèi)部調(diào)撥計劃的制定。

　　（四）招標辦

　　招標委員會的常設(shè)機構(gòu)，負責

　　1、 供應(yīng)商信息的搜集、分類、整理、初步遴選；

　　2、 招標工作的準備、組織、安排、協(xié)調(diào)；

　　3、 負責招投標文件的制作、準備、發(fā)放、管理；

　　4、 負責合同的管理；

　　5、 供應(yīng)商考評的組織、綜合考評結(jié)果的報告；

　?。ㄎ澹徲嫳O(jiān)督部門

　　1、 對采購人員廉政建設(shè)進行審計；

　　2、 對采購各項規(guī)定、流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督；

　　3、 對價格、質(zhì)量、結(jié)算、供應(yīng)商選擇、供應(yīng)配額分配的執(zhí)行情況進行審計；

　　4、 受理各種舉報、投訴，并負責查處；

　　5、 供應(yīng)商經(jīng)營管理資質(zhì)的評審。

　?。┴攧?wù)部

　　1、 合同和票據(jù)的審查；

　　2、 付款率的控制；

　　3、 財務(wù)結(jié)算，資金的支付。

　?。ㄆ撸┛蛻舴?wù)部

　　1、 供應(yīng)商服務(wù)資質(zhì)的評審；

　　2、 客戶信息的傳遞；

　　3、 客戶關(guān)系的維護；

　　4、 采購計劃的落實、訂單的下達、傳遞等；

　　5、 客戶服務(wù)的動態(tài)評審

　　二、關(guān)于供應(yīng)商選擇的內(nèi)部控制

　　（一）、公開招投標的形式選擇供應(yīng)商。

　　招標投標采購模式的基本流程圖

　　包括零星材料在內(nèi)的所有的材料采購都要通過公開招投標的方式進行定點采購。

　?。ǘ﹨^(qū)別不同的材料，分別采取不同的方法和程序。主要區(qū)別是在資質(zhì)的評審方面。在招投標采購中，資質(zhì)的評審是十分重要的，是確定供應(yīng)商最科學(xué)、合理的方法，也是防范采購腐敗有力的控制措施。對零星采購的招標、定點要適當簡化程序，對大宗的、長期使用的材料采購則要完全按程序來。關(guān)于資質(zhì)的評審模式另有詳細規(guī)定。

　?。ㄈ┲贫ú⒐_招投標流程；

　?。ㄋ模┲贫ú⒐_供應(yīng)商的評判標準；

　?。ㄎ澹┰u委及其各專業(yè)工作小組的組成要具有專業(yè)性和廣泛的代表性。評委不僅有貿(mào)易公司的人員參與，還要有集團財務(wù)、審計、法律、技術(shù)、質(zhì)量、以及總承包系統(tǒng)的預(yù)算、材料、倉儲等人員組成。組成人員根據(jù)材料的不同、使用和采購單位的不同，遴選參評人員。評委的組成不是固定不變的。

　?。?yīng)商的最終確定，根據(jù)各參評人員和專業(yè)評價小組的意見，按規(guī)定的程序集體決策。

　　三、貿(mào)易公司不同材料采購的流程

　　（一）零星材料的定點采購流程

　　1、 物資分類。由質(zhì)量技術(shù)部門負責對所有零星采購的材料按品別進行分類，確定由幾家供應(yīng)商采購比較合理；

　　2、 供應(yīng)商尋找。通過報刊、廣播電視進行公告、對自有的供應(yīng)商資源可以通過信函或電話的方式進行通知；

　　3、 符合性供應(yīng)商調(diào)查、資格審核（集團采購中心進行抽查），填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”

　　4、 招投標材料準備。

　　5、 進行招投標（集團采購中心組織或參與）見招標流程。

　　6、 確定中標單位、簽訂定點定價合同；

　　7、 供應(yīng)商按照計劃定期、定點送貨；

　　8、 委托采購。對超出供應(yīng)商經(jīng)營范圍，但和供應(yīng)商經(jīng)營范圍相近的財務(wù)的采購；

　　9、 供應(yīng)商根據(jù)合同和經(jīng)批準的票據(jù)定期到財務(wù)結(jié)算；

　　10、 價格的調(diào)整。根據(jù)隨行就市的原則，隨著市場價格的變動，供應(yīng)商應(yīng)對供應(yīng)價格及時進行調(diào)整，如果價格行為不合規(guī)，貿(mào)易公司要和供應(yīng)商交涉，及時對采購價格進行調(diào)整。

　?。ǘ┨厥馕镔Y、非定點定價、緊急采購流程

　　1、 采購的依據(jù)是總承包各公司上報的采購計劃和預(yù)算，緊急采購的申請；

　　2、 招標辦公室進行供應(yīng)商的公開尋找；

　　3、 由價格管理部門和質(zhì)量管理部門進行詢價、質(zhì)價對比；

　　4、 確定合格供應(yīng)商、填寫“貨比三家價格表”，根據(jù)采購物資資金額度大小逐級呈報上級主管領(lǐng)導(dǎo)審批 ；

　　5、 簽訂一次性材料/批量材料采購合同；

　　6、 供應(yīng)商按照計劃送貨；

　　7、 供應(yīng)商根據(jù)合同和經(jīng)批準的票據(jù)定期到財務(wù)結(jié)算。

　　（三）大宗物資集中招標采購流程

　　1、采購依據(jù)是各分子公司的年度和月度采購預(yù)算與計劃；

　　2、貿(mào)易采購計劃調(diào)度管理部門對計劃進行信息匯總、分類；

　　3、招標辦公室尋找符合性供應(yīng)商；

　　4、符合性供應(yīng)商調(diào)查、資格審核，填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”；

　　5、招投標材料準備；

　　6、進行招投標。根據(jù)招投標流程；

　　7、確定中標單位、簽訂統(tǒng)購分供合同；

　　8、供應(yīng)商按照計劃定期、定點送貨；

　　9、供應(yīng)商根據(jù)合同和經(jīng)批準的有效票據(jù)定期到財務(wù)結(jié)算；

　　10、價格的調(diào)整。根據(jù)隨行就市的原則，隨著市場價格的變動，供應(yīng)商應(yīng)對供應(yīng)價格及時進行調(diào)整，如果價格行為不合規(guī)，貿(mào)易公司要和供應(yīng)商交涉，及時對采購價格進行調(diào)整。

　　為保證各種采購流程科學(xué)性、統(tǒng)一性、可追溯性應(yīng)對各種采購表格進行統(tǒng)一格式，規(guī)范填寫、完整保存。一個閉環(huán)的采購流程檔案包括：采購物資分類表、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商資質(zhì)、詢價單、貨比三家價格表、評標記錄、投標書、中標通知書、采購計劃單、入庫檢驗單。以上資料根據(jù)流程不同保存不同的檔案資料。統(tǒng)一由招標辦管理。

　　四、關(guān)于采購配額在供應(yīng)商間分配的控制

　　為了提高采購的規(guī)模效應(yīng)，降低采購成本，我們盡量將有限的采購量集中在少數(shù)幾個供應(yīng)商家，但是選擇2－3家供應(yīng)商，有利于供應(yīng)商間的競爭。因此采購量的分配必須做到合理、有效和公正。

　?。ㄒ唬┟磕暌诘谒募径?，由總承包、安裝、裝潢等公司編制下一年度的采購預(yù)算，經(jīng)審定后報貿(mào)易公司；

　?。ǘ┥鲜龈鞴久吭乱鶕?jù)全年意思，細化月度預(yù)算，報貿(mào)易公司總部；

　?。ㄈ┰谡型稑嗽u定中，要集體決策，明確各供應(yīng)商的供應(yīng)范圍和供應(yīng)總量，以及供應(yīng)的具體時間，并寫入合同中去；

　　（四）貿(mào)易公司要設(shè)立計劃調(diào)度部門，負責采購計劃的收集、整理、歸類、協(xié)調(diào)、安排和采購計劃的下達。安排時必須嚴格按與供應(yīng)商簽訂的合同執(zhí)行。對擅自改變合同配額及其比例的，要對相關(guān)人員處罰；

　　（五）對應(yīng)各供應(yīng)商的采購計劃審批下達后，由客戶關(guān)系部通知供應(yīng)商供貨；

　?。o急采購，要根據(jù)各供應(yīng)商提供的服務(wù)品種和供貨配額比例安排和下達采購計劃。盡量減少緊急采購

　　五、關(guān)于采購價格的內(nèi)部控制

　?。ㄒ唬τ诓牧系某跏純r格，要在招投標程序中，由集體決策確定，并寫入合同；

　　（二）對材料價格實行動態(tài)控制。材料價格經(jīng)常隨市場波動，不是一成不變的，因此必須實行動態(tài)管理和控制。有關(guān)動態(tài)管理和控制的原則要在招投標程序中寫入合同中去。

　?。ㄈ┵Q(mào)易公司要建立材料價格信息部，各辦事處要設(shè)立相應(yīng)的價格信息員；

　　（四）價格信息管理部，負責市場材料價格信息的搜集，整理，分析和比對，監(jiān)督供應(yīng)商價格的合理性。

　?。ㄎ澹┙r格信息庫，建立供應(yīng)商價格執(zhí)行分析系統(tǒng)，及時監(jiān)督預(yù)警供應(yīng)商的價格走勢和價格行為以及對我公司的影響，并建立及時報告制度；

　?。└鞯刎攧?wù)機構(gòu)的材料會計也要負責當?shù)夭牧闲畔⒌乃鸭?、比對和監(jiān)督，并將相關(guān)異常信息及時反饋給貿(mào)易公司總部價格信息部，形成與價格信息部的相互補充、印證；

　　（七）貿(mào)易公司審計部門和集團審計部門，要定期對材料價格的執(zhí)行情況進行全面審計，要建立自己的價格信息系統(tǒng)，作為材料價格審計的依據(jù)。

　　六、關(guān)于材料結(jié)算的內(nèi)部控制

　?。ㄒ唬╆P(guān)于材料的結(jié)算方式、結(jié)算周期、付款比例，均應(yīng)在招投標過程中明確，并寫入合同；

　?。ǘ┎牧系慕Y(jié)算一律由財務(wù)部門統(tǒng)一結(jié)算，其他人不得擅自進行結(jié)算（所有材料實行定點采購，使財務(wù)統(tǒng)一結(jié)算成為可能），特別是不允許與采購事項相關(guān)聯(lián)的人員進行結(jié)算；

　?。ㄈ┴攧?wù)部門根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同、資金安排計劃、供應(yīng)商手中持有的經(jīng)批準的發(fā)票、入庫單、質(zhì)量驗收單，進行結(jié)算；

　?。ㄋ模┵Q(mào)易公司會同資金部、集團財務(wù)部根據(jù)各分子公司采購合同規(guī)定的付款周期確定各分子公司在不同時期的付款率，并做為財務(wù)經(jīng)理的考核指標，貿(mào)易公司財務(wù)要建立付款比率動態(tài)控制信息體系，對各地付款的情況進行適時動態(tài)的監(jiān)督控制；

　?。ㄎ澹┵Q(mào)易公司和集團審計部門每月要對付款的情況進行一次全面的審計。

　　七、關(guān)于采購質(zhì)量的內(nèi)部控制

　?。ㄒ唬┵Q(mào)易公司總部建立材料質(zhì)量檢測和監(jiān)督部門，負責材料質(zhì)量的檢測、接受各分子公司材料質(zhì)量問題的投訴，并就材料質(zhì)量糾紛進行協(xié)調(diào)處理。

　?。ǘΥ笞诤托?、特材料的采購要提供樣品，此項工作在招投標程序中提出，并在合同中予以明確，同時明確質(zhì)量的文字標準和質(zhì)量事故的處理準則，程序等；

　?。ㄈ┐笞诤托?、特材料，必須由貿(mào)易公司質(zhì)量檢測部門進行專業(yè)測試；

　?。ㄋ模└鞯胤肿庸矩撠煂Σ牧腺|(zhì)量的檢驗。所有材料無論總部是否驗證過，各分子公司必須全面驗測；

　?。ㄎ澹Τ霈F(xiàn)的質(zhì)量問題，各分子公司書面報告貿(mào)易公司質(zhì)量檢測部門；

　?。┵|(zhì)量檢測部門對質(zhì)量問題落實后，出具處理報告，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后由客戶關(guān)系部負責通知供應(yīng)商執(zhí)行；

　?。ㄆ撸┕?yīng)商存在異議的，由質(zhì)檢部門負責與供應(yīng)商進行談判、協(xié)調(diào)和處理。

　　八、供應(yīng)商的動態(tài)管理和內(nèi)部控制

　　為了提高供應(yīng)商的競爭力和危機感，我們必須對供應(yīng)商實行動態(tài)管理。

　?。ㄒ唬?zhàn)略合作伙伴我們可以簽訂三年期的基本戰(zhàn)略協(xié)議，但必須每年簽訂一次具體的供應(yīng)合同，并對供應(yīng)商逐月進行考核；

　?。ǘ┡c所有供應(yīng)商簽訂廉政建設(shè)協(xié)議，要求供應(yīng)商交納廉政保證金，對供應(yīng)商向我方供應(yīng)管理人員受賄的，沒收保證金，并處以造成公司受損金額10倍的罰款，在貨款中扣除；

　　（三）不隨行就市，采取不當價格行為造成我方損失的，對供應(yīng)商處以受損金額10倍以上的罰款；

　　（四）對弄虛作假，質(zhì)價不符給我方造成損失的，按損失金額10倍以上的罰款；

　?。ㄎ澹Ψ?wù)不到位，交貨不及時，給我方造成損失的，按損失金額10倍以上的罰款；

　　（六）每月由各責任部門對供應(yīng)商進行動態(tài)考核：考核的內(nèi)容如下：

　　①質(zhì)量考評指標。質(zhì)量是衡量供應(yīng)商的最基本的指標。供應(yīng)商質(zhì)量指標主要包括來料批次合格率、來料抽撿缺陷率、來料在線報廢率、來料免撿率等。由貿(mào)易公司質(zhì)檢部和各分子公司在貨物驗收中考核；

　　②供應(yīng)考評指標。供應(yīng)商的供應(yīng)指標是同供應(yīng)商的交貨表現(xiàn)以及供應(yīng)商計劃管理水平相關(guān)的考核因素。主要包括：準時交貨率、交貨周期、訂單變化接受率等。由各分子公司負責考核。

　?、劢?jīng)濟考評指標。經(jīng)濟指標主要考慮的是采購價格與成本。主要包括：價格水平、報價行為、降低成本的態(tài)度與行動、分享降價成果、付款方式等。有價格信息部和財務(wù)部、審計部負責考核；

　?、芊?wù)考評指標。主要考核供應(yīng)商在支持、合作與服務(wù)方面的表現(xiàn)。主要包括：投訴靈敏度、溝通、合作態(tài)度、共同改進、售后服務(wù)、參與開發(fā)及其他支持。由各分子公司和客戶關(guān)系部負責考核；

　　貿(mào)易公司根據(jù)上述考評的結(jié)果根據(jù)合同的約定要對供應(yīng)商采取不同的處理策略。