現(xiàn)在一些大型的集團(tuán)公司都實(shí)現(xiàn)了材料的集團(tuán)統(tǒng)一集中采購，如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)的集團(tuán)采購內(nèi)部控制，筆者所在的集團(tuán)公司作出了探討和努力，取得了良好的效果。下面是集團(tuán)的具體做法，與大家一塊分享：

　　一、 首先建立具有控制職能的組織體系

　　我們集團(tuán)是一個(gè)以房地產(chǎn)和工程建筑安裝為主業(yè)的大型集團(tuán)公司，集團(tuán)統(tǒng)一采購，是有集團(tuán)設(shè)立的貿(mào)易公司來完成的。

　　下圖是集團(tuán)貿(mào)易公司采購的組織控制架構(gòu)圖

　　設(shè)立招標(biāo)委員會(huì)和價(jià)格審定委員會(huì)

　　1、 價(jià)格審定委員會(huì)：一般由總經(jīng)理、各副總、質(zhì)量技術(shù)經(jīng)理，財(cái)務(wù)、審計(jì)經(jīng)理、價(jià)格信息經(jīng)理、招標(biāo)辦主任共同組成。每月對(duì)貿(mào)易公司集中招標(biāo)采購價(jià)格、分公司（項(xiàng)目部）零星采購購、定點(diǎn)采購材料價(jià)格進(jìn)行審定，對(duì)由于市場變化材料價(jià)格調(diào)價(jià)物資進(jìn)行審定。價(jià)格審定委員會(huì)設(shè)立價(jià)格信息管理部，負(fù)責(zé)日常工作。

　　2、 采購招標(biāo)委員會(huì)：一般由總經(jīng)理、采購副總、財(cái)務(wù)審計(jì)部長、價(jià)格信息部部長、招標(biāo)辦主任、質(zhì)量技術(shù)部、辦事處采購等人員共同組成。采購招標(biāo)管理委員會(huì)的主要職責(zé)：對(duì)集團(tuán)大宗材料進(jìn)行招標(biāo)，對(duì)各分公司（項(xiàng)目部）自主招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行管控，對(duì)分公司（項(xiàng)目部）零用物資定點(diǎn)定價(jià)采購進(jìn)行管控。招標(biāo)委員會(huì)下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)日常工作

　　其他各部門的主要職責(zé)：

　?。ㄒ唬﹥r(jià)格信息部：

　　1、 負(fù)責(zé)價(jià)格信息的搜集、整理、分類和處理；

　　2、 負(fù)責(zé)招標(biāo)、談判等材料價(jià)格方案的制定、調(diào)整；

　　3、 負(fù)責(zé)材料價(jià)格的比對(duì)監(jiān)督；

　　4、 負(fù)責(zé)采購和供應(yīng)價(jià)格的預(yù)警、報(bào)告；

　　5、 供應(yīng)商價(jià)格因素的評(píng)審。

　?。ǘ┘夹g(shù)質(zhì)量部

　　1、 負(fù)責(zé)材料樣品的取得，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定；

　　2、 負(fù)責(zé)質(zhì)量信息的搜集整理和反饋；

　　3、 負(fù)責(zé)重、大、新、特材料的質(zhì)量檢驗(yàn)和鑒定；

　　4、 負(fù)責(zé)材料分類標(biāo)準(zhǔn)的制定和材料的分類；

　　5、 材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、判斷、評(píng)價(jià)；

　　6、 負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督；

　　7、 負(fù)責(zé)質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)、談判、報(bào)告和處置；

　　8、 供應(yīng)商技術(shù)、質(zhì)量項(xiàng)目的考察、評(píng)審。

　?。ㄈ┯?jì)劃調(diào)度部

　　1、 負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的收集；

　　2、 負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的下達(dá)；

　　3、 負(fù)責(zé)供應(yīng)商供應(yīng)配額的分配方案的制定；

　　4、 負(fù)責(zé)內(nèi)部調(diào)撥計(jì)劃的制定。

　?。ㄋ模┱袠?biāo)辦

　　招標(biāo)委員會(huì)的常設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)

　　1、 供應(yīng)商信息的搜集、分類、整理、初步遴選；

　　2、 招標(biāo)工作的準(zhǔn)備、組織、安排、協(xié)調(diào)；

　　3、 負(fù)責(zé)招投標(biāo)文件的制作、準(zhǔn)備、發(fā)放、管理；

　　4、 負(fù)責(zé)合同的管理；

　　5、 供應(yīng)商考評(píng)的組織、綜合考評(píng)結(jié)果的報(bào)告；

　　（五）審計(jì)監(jiān)督部門

　　1、 對(duì)采購人員廉政建設(shè)進(jìn)行審計(jì)；

　　2、 對(duì)采購各項(xiàng)規(guī)定、流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督；

　　3、 對(duì)價(jià)格、質(zhì)量、結(jié)算、供應(yīng)商選擇、供應(yīng)配額分配的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)；

　　4、 受理各種舉報(bào)、投訴，并負(fù)責(zé)查處；

　　5、 供應(yīng)商經(jīng)營管理資質(zhì)的評(píng)審。

　?。┴?cái)務(wù)部

　　1、 合同和票據(jù)的審查；

　　2、 付款率的控制；

　　3、 財(cái)務(wù)結(jié)算，資金的支付。

　?。ㄆ撸┛蛻舴?wù)部

　　1、 供應(yīng)商服務(wù)資質(zhì)的評(píng)審；

　　2、 客戶信息的傳遞；

　　3、 客戶關(guān)系的維護(hù)；

　　4、 采購計(jì)劃的落實(shí)、訂單的下達(dá)、傳遞等；

　　5、 客戶服務(wù)的動(dòng)態(tài)評(píng)審

　　二、關(guān)于供應(yīng)商選擇的內(nèi)部控制

　?。ㄒ唬?、公開招投標(biāo)的形式選擇供應(yīng)商。

　　招標(biāo)投標(biāo)采購模式的基本流程圖

　　包括零星材料在內(nèi)的所有的材料采購都要通過公開招投標(biāo)的方式進(jìn)行定點(diǎn)采購。

　?。ǘ﹨^(qū)別不同的材料，分別采取不同的方法和程序。主要區(qū)別是在資質(zhì)的評(píng)審方面。在招投標(biāo)采購中，資質(zhì)的評(píng)審是十分重要的，是確定供應(yīng)商最科學(xué)、合理的方法，也是防范采購腐敗有力的控制措施。對(duì)零星采購的招標(biāo)、定點(diǎn)要適當(dāng)簡化程序，對(duì)大宗的、長期使用的材料采購則要完全按程序來。關(guān)于資質(zhì)的評(píng)審模式另有詳細(xì)規(guī)定。

　?。ㄈ┲贫ú⒐_招投標(biāo)流程；

　?。ㄋ模┲贫ú⒐_供應(yīng)商的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)；

　　（五）評(píng)委及其各專業(yè)工作小組的組成要具有專業(yè)性和廣泛的代表性。評(píng)委不僅有貿(mào)易公司的人員參與，還要有集團(tuán)財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律、技術(shù)、質(zhì)量、以及總承包系統(tǒng)的預(yù)算、材料、倉儲(chǔ)等人員組成。組成人員根據(jù)材料的不同、使用和采購單位的不同，遴選參評(píng)人員。評(píng)委的組成不是固定不變的。

　?。?duì)供應(yīng)商的最終確定，根據(jù)各參評(píng)人員和專業(yè)評(píng)價(jià)小組的意見，按規(guī)定的程序集體決策。

　　三、貿(mào)易公司不同材料采購的流程

　?。ㄒ唬┝阈遣牧系亩c(diǎn)采購流程

　　1、 物資分類。由質(zhì)量技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)所有零星采購的材料按品別進(jìn)行分類，確定由幾家供應(yīng)商采購比較合理；

　　2、 供應(yīng)商尋找。通過報(bào)刊、廣播電視進(jìn)行公告、對(duì)自有的供應(yīng)商資源可以通過信函或電話的方式進(jìn)行通知；

　　3、 符合性供應(yīng)商調(diào)查、資格審核（集團(tuán)采購中心進(jìn)行抽查），填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”

　　4、 招投標(biāo)材料準(zhǔn)備。

　　5、 進(jìn)行招投標(biāo)（集團(tuán)采購中心組織或參與）見招標(biāo)流程。

　　6、 確定中標(biāo)單位、簽訂定點(diǎn)定價(jià)合同；

　　7、 供應(yīng)商按照計(jì)劃定期、定點(diǎn)送貨；

　　8、 委托采購。對(duì)超出供應(yīng)商經(jīng)營范圍，但和供應(yīng)商經(jīng)營范圍相近的財(cái)務(wù)的采購；

　　9、 供應(yīng)商根據(jù)合同和經(jīng)批準(zhǔn)的票據(jù)定期到財(cái)務(wù)結(jié)算；

　　10、 價(jià)格的調(diào)整。根據(jù)隨行就市的原則，隨著市場價(jià)格的變動(dòng)，供應(yīng)商應(yīng)對(duì)供應(yīng)價(jià)格及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，如果價(jià)格行為不合規(guī)，貿(mào)易公司要和供應(yīng)商交涉，及時(shí)對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。

　　（二）特殊物資、非定點(diǎn)定價(jià)、緊急采購流程

　　1、 采購的依據(jù)是總承包各公司上報(bào)的采購計(jì)劃和預(yù)算，緊急采購的申請(qǐng)；

　　2、 招標(biāo)辦公室進(jìn)行供應(yīng)商的公開尋找；

　　3、 由價(jià)格管理部門和質(zhì)量管理部門進(jìn)行詢價(jià)、質(zhì)價(jià)對(duì)比；

　　4、 確定合格供應(yīng)商、填寫“貨比三家價(jià)格表”，根據(jù)采購物資資金額度大小逐級(jí)呈報(bào)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批 ；

　　5、 簽訂一次性材料/批量材料采購合同；

　　6、 供應(yīng)商按照計(jì)劃送貨；

　　7、 供應(yīng)商根據(jù)合同和經(jīng)批準(zhǔn)的票據(jù)定期到財(cái)務(wù)結(jié)算。

　　（三）大宗物資集中招標(biāo)采購流程

　　1、采購依據(jù)是各分子公司的年度和月度采購預(yù)算與計(jì)劃；

　　2、貿(mào)易采購計(jì)劃調(diào)度管理部門對(duì)計(jì)劃進(jìn)行信息匯總、分類；

　　3、招標(biāo)辦公室尋找符合性供應(yīng)商；

　　4、符合性供應(yīng)商調(diào)查、資格審核，填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”；

　　5、招投標(biāo)材料準(zhǔn)備；

　　6、進(jìn)行招投標(biāo)。根據(jù)招投標(biāo)流程；

　　7、確定中標(biāo)單位、簽訂統(tǒng)購分供合同；

　　8、供應(yīng)商按照計(jì)劃定期、定點(diǎn)送貨；

　　9、供應(yīng)商根據(jù)合同和經(jīng)批準(zhǔn)的有效票據(jù)定期到財(cái)務(wù)結(jié)算；

　　10、價(jià)格的調(diào)整。根據(jù)隨行就市的原則，隨著市場價(jià)格的變動(dòng)，供應(yīng)商應(yīng)對(duì)供應(yīng)價(jià)格及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，如果價(jià)格行為不合規(guī)，貿(mào)易公司要和供應(yīng)商交涉，及時(shí)對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。

　　為保證各種采購流程科學(xué)性、統(tǒng)一性、可追溯性應(yīng)對(duì)各種采購表格進(jìn)行統(tǒng)一格式，規(guī)范填寫、完整保存。一個(gè)閉環(huán)的采購流程檔案包括：采購物資分類表、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商資質(zhì)、詢價(jià)單、貨比三家價(jià)格表、評(píng)標(biāo)記錄、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、采購計(jì)劃單、入庫檢驗(yàn)單。以上資料根據(jù)流程不同保存不同的檔案資料。統(tǒng)一由招標(biāo)辦管理。

　　四、關(guān)于采購配額在供應(yīng)商間分配的控制

　　為了提高采購的規(guī)模效應(yīng)，降低采購成本，我們盡量將有限的采購量集中在少數(shù)幾個(gè)供應(yīng)商家，但是選擇2－3家供應(yīng)商，有利于供應(yīng)商間的競爭。因此采購量的分配必須做到合理、有效和公正。

　?。ㄒ唬┟磕暌诘谒募径?，由總承包、安裝、裝潢等公司編制下一年度的采購預(yù)算，經(jīng)審定后報(bào)貿(mào)易公司；

　　（二）上述各公司每月要根據(jù)全年意思，細(xì)化月度預(yù)算，報(bào)貿(mào)易公司總部；

　?。ㄈ┰谡型稑?biāo)評(píng)定中，要集體決策，明確各供應(yīng)商的供應(yīng)范圍和供應(yīng)總量，以及供應(yīng)的具體時(shí)間，并寫入合同中去；

　?。ㄋ模┵Q(mào)易公司要設(shè)立計(jì)劃調(diào)度部門，負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的收集、整理、歸類、協(xié)調(diào)、安排和采購計(jì)劃的下達(dá)。安排時(shí)必須嚴(yán)格按與供應(yīng)商簽訂的合同執(zhí)行。對(duì)擅自改變合同配額及其比例的，要對(duì)相關(guān)人員處罰；

　?。ㄎ澹?duì)應(yīng)各供應(yīng)商的采購計(jì)劃審批下達(dá)后，由客戶關(guān)系部通知供應(yīng)商供貨；

　?。?duì)緊急采購，要根據(jù)各供應(yīng)商提供的服務(wù)品種和供貨配額比例安排和下達(dá)采購計(jì)劃。盡量減少緊急采購

　　五、關(guān)于采購價(jià)格的內(nèi)部控制

　　（一）對(duì)于材料的初始價(jià)格，要在招投標(biāo)程序中，由集體決策確定，并寫入合同；

　?。ǘ?duì)材料價(jià)格實(shí)行動(dòng)態(tài)控制。材料價(jià)格經(jīng)常隨市場波動(dòng)，不是一成不變的，因此必須實(shí)行動(dòng)態(tài)管理和控制。有關(guān)動(dòng)態(tài)管理和控制的原則要在招投標(biāo)程序中寫入合同中去。

　　（三）貿(mào)易公司要建立材料價(jià)格信息部，各辦事處要設(shè)立相應(yīng)的價(jià)格信息員；

　?。ㄋ模﹥r(jià)格信息管理部，負(fù)責(zé)市場材料價(jià)格信息的搜集，整理，分析和比對(duì)，監(jiān)督供應(yīng)商價(jià)格的合理性。

　?。ㄎ澹┙r(jià)格信息庫，建立供應(yīng)商價(jià)格執(zhí)行分析系統(tǒng)，及時(shí)監(jiān)督預(yù)警供應(yīng)商的價(jià)格走勢(shì)和價(jià)格行為以及對(duì)我公司的影響，并建立及時(shí)報(bào)告制度；

　?。└鞯刎?cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的材料會(huì)計(jì)也要負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)夭牧闲畔⒌乃鸭⒈葘?duì)和監(jiān)督，并將相關(guān)異常信息及時(shí)反饋給貿(mào)易公司總部價(jià)格信息部，形成與價(jià)格信息部的相互補(bǔ)充、印證；

　　（七）貿(mào)易公司審計(jì)部門和集團(tuán)審計(jì)部門，要定期對(duì)材料價(jià)格的執(zhí)行情況進(jìn)行全面審計(jì)，要建立自己的價(jià)格信息系統(tǒng)，作為材料價(jià)格審計(jì)的依據(jù)。

　　六、關(guān)于材料結(jié)算的內(nèi)部控制

　　（一）關(guān)于材料的結(jié)算方式、結(jié)算周期、付款比例，均應(yīng)在招投標(biāo)過程中明確，并寫入合同；

　?。ǘ┎牧系慕Y(jié)算一律由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一結(jié)算，其他人不得擅自進(jìn)行結(jié)算（所有材料實(shí)行定點(diǎn)采購，使財(cái)務(wù)統(tǒng)一結(jié)算成為可能），特別是不允許與采購事項(xiàng)相關(guān)聯(lián)的人員進(jìn)行結(jié)算；

　?。ㄈ┴?cái)務(wù)部門根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同、資金安排計(jì)劃、供應(yīng)商手中持有的經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)票、入庫單、質(zhì)量驗(yàn)收單，進(jìn)行結(jié)算；

　?。ㄋ模┵Q(mào)易公司會(huì)同資金部、集團(tuán)財(cái)務(wù)部根據(jù)各分子公司采購合同規(guī)定的付款周期確定各分子公司在不同時(shí)期的付款率，并做為財(cái)務(wù)經(jīng)理的考核指標(biāo)，貿(mào)易公司財(cái)務(wù)要建立付款比率動(dòng)態(tài)控制信息體系，對(duì)各地付款的情況進(jìn)行適時(shí)動(dòng)態(tài)的監(jiān)督控制；

　?。ㄎ澹┵Q(mào)易公司和集團(tuán)審計(jì)部門每月要對(duì)付款的情況進(jìn)行一次全面的審計(jì)。

　　七、關(guān)于采購質(zhì)量的內(nèi)部控制

　　（一）貿(mào)易公司總部建立材料質(zhì)量檢測(cè)和監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)材料質(zhì)量的檢測(cè)、接受各分子公司材料質(zhì)量問題的投訴，并就材料質(zhì)量糾紛進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。

　?。ǘ?duì)大宗和新、特材料的采購要提供樣品，此項(xiàng)工作在招投標(biāo)程序中提出，并在合同中予以明確，同時(shí)明確質(zhì)量的文字標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量事故的處理準(zhǔn)則，程序等；

　?。ㄈ┐笞诤托?、特材料，必須由貿(mào)易公司質(zhì)量檢測(cè)部門進(jìn)行專業(yè)測(cè)試；

　?。ㄋ模└鞯胤肿庸矩?fù)責(zé)對(duì)材料質(zhì)量的檢驗(yàn)。所有材料無論總部是否驗(yàn)證過，各分子公司必須全面驗(yàn)測(cè)；

　　（五）對(duì)出現(xiàn)的質(zhì)量問題，各分子公司書面報(bào)告貿(mào)易公司質(zhì)量檢測(cè)部門；

　?。┵|(zhì)量檢測(cè)部門對(duì)質(zhì)量問題落實(shí)后，出具處理報(bào)告，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后由客戶關(guān)系部負(fù)責(zé)通知供應(yīng)商執(zhí)行；

　?。ㄆ撸┕?yīng)商存在異議的，由質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行談判、協(xié)調(diào)和處理。

　　八、供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理和內(nèi)部控制

　　為了提高供應(yīng)商的競爭力和危機(jī)感，我們必須對(duì)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

　?。ㄒ唬?duì)戰(zhàn)略合作伙伴我們可以簽訂三年期的基本戰(zhàn)略協(xié)議，但必須每年簽訂一次具體的供應(yīng)合同，并對(duì)供應(yīng)商逐月進(jìn)行考核；

　?。ǘ┡c所有供應(yīng)商簽訂廉政建設(shè)協(xié)議，要求供應(yīng)商交納廉政保證金，對(duì)供應(yīng)商向我方供應(yīng)管理人員受賄的，沒收保證金，并處以造成公司受損金額10倍的罰款，在貨款中扣除；

　?。ㄈ┎浑S行就市，采取不當(dāng)價(jià)格行為造成我方損失的，對(duì)供應(yīng)商處以受損金額10倍以上的罰款；

　?。ㄋ模?duì)弄虛作假，質(zhì)價(jià)不符給我方造成損失的，按損失金額10倍以上的罰款；

　　（五）對(duì)服務(wù)不到位，交貨不及時(shí)，給我方造成損失的，按損失金額10倍以上的罰款；

　?。┟吭掠筛髫?zé)任部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核：考核的內(nèi)容如下：

　?、儋|(zhì)量考評(píng)指標(biāo)。質(zhì)量是衡量供應(yīng)商的最基本的指標(biāo)。供應(yīng)商質(zhì)量指標(biāo)主要包括來料批次合格率、來料抽撿缺陷率、來料在線報(bào)廢率、來料免撿率等。由貿(mào)易公司質(zhì)檢部和各分子公司在貨物驗(yàn)收中考核；

　　②供應(yīng)考評(píng)指標(biāo)。供應(yīng)商的供應(yīng)指標(biāo)是同供應(yīng)商的交貨表現(xiàn)以及供應(yīng)商計(jì)劃管理水平相關(guān)的考核因素。主要包括：準(zhǔn)時(shí)交貨率、交貨周期、訂單變化接受率等。由各分子公司負(fù)責(zé)考核。

　?、劢?jīng)濟(jì)考評(píng)指標(biāo)。經(jīng)濟(jì)指標(biāo)主要考慮的是采購價(jià)格與成本。主要包括：價(jià)格水平、報(bào)價(jià)行為、降低成本的態(tài)度與行動(dòng)、分享降價(jià)成果、付款方式等。有價(jià)格信息部和財(cái)務(wù)部、審計(jì)部負(fù)責(zé)考核；

　?、芊?wù)考評(píng)指標(biāo)。主要考核供應(yīng)商在支持、合作與服務(wù)方面的表現(xiàn)。主要包括：投訴靈敏度、溝通、合作態(tài)度、共同改進(jìn)、售后服務(wù)、參與開發(fā)及其他支持。由各分子公司和客戶關(guān)系部負(fù)責(zé)考核；

　　貿(mào)易公司根據(jù)上述考評(píng)的結(jié)果根據(jù)合同的約定要對(duì)供應(yīng)商采取不同的處理策略。