電子化采購新趨勢 文 / 胡松評博士 電子化采購有哪六大優(yōu)勢？ 我在清華大學、浙江大學、上海交大、中山大學、蘇州大學等名校演講時，也經(jīng)常有人問我這個問題。按照我的實戰(zhàn)經(jīng)驗，至少有如下六大優(yōu)勢： l 提高了通信速度; l 加強了信息交流; l 降低了溝通成本； l 促進了實時共享； l 延長了服務(wù)時間； l 擴大了采購范圍。 總之，電子化采購，適用于任何企業(yè)和政府等組織。電子化采購系統(tǒng)是利用信息技術(shù)為采購專業(yè)人員提供的一個工具。借助這個工具，采購專業(yè)人員就能夠通過互聯(lián)網(wǎng)，在全球范圍內(nèi)，同時與眾多供應(yīng)商進行通訊和交易。 電子化采購有哪三個先決條件？ 當然，要把采購搬到互聯(lián)網(wǎng)上去操作，至少還得具備如下三個先決條件： l 必須有局域網(wǎng); l 必須懂得網(wǎng)絡(luò)操作方法; l 必須能有效防范網(wǎng)絡(luò)病毒黑客的意攻擊。 在線采購有哪三種模式？它們各有哪些優(yōu)缺點？ l 賣方系統(tǒng) ( Sell-side System ) l 買方系統(tǒng) ( Buy-Side system ) l 第三方系統(tǒng) ( Third-Party System ) 或稱“門戶” ( portals ) 賣方系統(tǒng)是指：供應(yīng)商為增加市場份額，以信息技術(shù)作為銷售渠道而實施的電子商務(wù)系統(tǒng)，是使用電子商務(wù)又不擔風險的理想工具。該系統(tǒng)包含一個或多個供應(yīng)商的成品或服務(wù)。登錄該系統(tǒng)通常是免費的。供應(yīng)商要保證采購的安全。賣方系統(tǒng)主要有如下三大好處： ◆ 訪問容易； ◆ 能接觸更多的供應(yīng)商； ◆ 買方企業(yè)和政府等組織無需投資。 賣方系統(tǒng)也有如下兩大美中不足之處： ★ 難以跟蹤； ★ 難以控制采購成本。 買方系統(tǒng)是企業(yè)和政府等組織自己控制的電子商務(wù)系統(tǒng)，通常連接到組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)（intranet），或組織與其貿(mào)易伙伴形成的外部網(wǎng)( extranet)。該系統(tǒng)通常由一個或多個組織聯(lián)合建立，目的是把市場價值轉(zhuǎn)向買方。買方系統(tǒng)主要有如下四大優(yōu)勢： ★ 便于購買； ★ 快速的顧客響應(yīng)； ★ 節(jié)省采購時間； ★ 便于采購成本的控制和跟蹤。 買方系統(tǒng)也有如下兩大缺點： ◆需要大量投資； ◆系統(tǒng)的維護成本較高。 第三方系統(tǒng)，或稱“門戶”系統(tǒng)，“門戶”是描述互聯(lián)網(wǎng)上形成的各種市場的術(shù)語。建立賣方門戶的目的，是為了改進市場中買賣交易的效率。在互聯(lián)網(wǎng)上主要有如下兩類門戶： l 垂直門戶 ( vertical portals )，是經(jīng)營專門產(chǎn)品的市場，如鋼材、化工、能源等，主要吸引專業(yè)買主。 l 水平門戶 ( horizontal portals )，集中了種類繁多的產(chǎn)品，供不同買主采購，其主要經(jīng)營領(lǐng)域包括維修和生產(chǎn)用的零配件、辦公用品等。 第三方系統(tǒng)主要通過如下三大方式開展日常運作： l 采購代理：為企業(yè)和政府等組織提供一個安全的在線采購場所，也提供諸如在線投標和實時拍賣服務(wù)，把技術(shù)授權(quán)給各企業(yè)和政府等組織使用，使其有權(quán)訪問他們的供應(yīng)商。 l 聯(lián)盟采購：一組不同的企業(yè)和政府等組織，把他們要采購的相同或相似的產(chǎn)品，在數(shù)量上加以累計，來增加他們的集體購買力，以獲得價格優(yōu)惠。一般是由企業(yè)和政府等組織聯(lián)盟共同開發(fā)和維護。 l 中介市場：有專門的在線采購公司建立，用來匹配企業(yè)和政府等組織和多家供應(yīng)商的在線交易，除了提供技術(shù)外，還通過咨詢和市場分析為企業(yè)和政府等組織提供增值服務(wù)。 總之，第三方系統(tǒng)的最大好處是，企業(yè)和政府等組織只需購買第三方服務(wù)，利用第三方技術(shù)進行在線采購；其缺點是難以控制和跟蹤采購開支。 電子化采購對供需雙方各有哪些戰(zhàn)略優(yōu)勢？ 要實施電子化全球采購，采購專業(yè)人員，對采購電子化到底能給自己（即采購方）和供應(yīng)商各能帶來什么樣的具體好處，和電子化采購的未來發(fā)展趨勢，都應(yīng)該心知肚明： 電子化采購對采購方的戰(zhàn)略優(yōu)勢 l 過去企業(yè)和政府等組織的采購專業(yè)人員只注重結(jié)果，通常是把訂單交給了那些能滿足質(zhì)量要求和按時交貨的供應(yīng)商就算完事。他們會向太多的供應(yīng)商采購，而實際上并不需要這么多。 l 另外，類似的物品也常被分散在大量的供應(yīng)商中采購，分散采購數(shù)量使企業(yè)和政府等組織支付了更高的采購單位成本。采購業(yè)務(wù)的總成本也因要維護大量的供應(yīng)商而比實際需要的更高。 l 在線采購過程通常有企業(yè)和政府等組織制造工程師參加，他們審評圖紙并按相似的特征或流程分類物品，這樣，候選供應(yīng)商能投標合并了的特征相似的物品，從而改進了成本、交貨期和質(zhì)量。 l 其次，在線采購公司對整個采購過程通常實行一條龍服務(wù)，從聯(lián)系確定供應(yīng)商到確定采購時間，最后完成采購競價，一直全線跟蹤服務(wù)。 l 在線采購流程要求企業(yè)和政府等組織評估其他有能力的供應(yīng)商。在過去的采購業(yè)務(wù)中，這些新的供應(yīng)商可能根本不被考慮。 l 在線采購把價格談判的時間從幾個月壓縮到了幾個小時，減少了商業(yè)環(huán)境劇烈變化對價格影響的可能性。 l 在線采購改變了采購成本，這一信息對不精于成本分析的企業(yè)和政府等組織來說是不可知的。 電子化采購對供應(yīng)商的戰(zhàn)略優(yōu)勢 l 公平競爭排除了原有供應(yīng)商的一些優(yōu)勢，參加競爭的供應(yīng)商有同等的機會贏得訂單； l 擴大的市場偏向有競爭能力的供應(yīng)商，合格的供應(yīng)商將被邀請參加在線采購； l 有競爭力的供應(yīng)商有更多的機會贏得來自新顧客的業(yè)務(wù)，因此擴大顧客范圍； l 有競爭力的供應(yīng)商通過在線采購能在增加銷售的同時，減少與此相關(guān)的銷售成本； l 參加在線采購的供應(yīng)商能看到市場價格并驗證自己的競爭能力，這是非常有價值的競爭信息； l 中標的供應(yīng)商贏得的是已經(jīng)按零件或流程系列組成的物品訂單，這使供應(yīng)商能集中他們的核心能力進行生產(chǎn)； l 在線采購流程通常導致多年的長期協(xié)議，這類合同對獲得資本貸款非常有用，尤其對一些小型供應(yīng)商。 電子化采購的未來發(fā)展有什么樣的大趨勢？ l 任何一個采購專員，都能在其臺式電腦上，進入一個友好用戶的點擊系統(tǒng)，在線瀏覽公司認可的供應(yīng)商目錄； l 產(chǎn)品可以按特征、型號或名字來確定，搜索系統(tǒng)會按與采購者需求的符合程度來排列搜索結(jié)果； l 系統(tǒng)會一一比較產(chǎn)品性能，也會比較各供應(yīng)商的價格，迅速給出折扣值，并且會很快得到與物流和供應(yīng)商支付相關(guān)的信息，而支付也可以采用電子轉(zhuǎn)帳方式； l 供應(yīng)標準的批復是自動的，拒絕對象也會很快列在指定的代表名單中； l 有一套完整的跟蹤需求、價格、批復和支付信息的稽查辦法； l 對供應(yīng)商業(yè)績進行分析的有關(guān)支付信息和交易信息也能被快速準確和完整地捕捉和記錄； l 擁有即時更新的分類信息，如應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款； l 大部分交易只需幾分鐘就可完成； l 所有采購訂單和網(wǎng)絡(luò)條款，供應(yīng)商和購買者都可以在線同時看到。 總之，在線采購在如下幾方面為企業(yè)和政府等組織采購流程帶來增值： l 由專家對商品和市場進行分析； l 維持流程規(guī)范，以保證關(guān)鍵步驟取得成功； l 生成一份全面而準確的請求報價，這份報價通常比企業(yè)和政府等組織自己準備的要好得多，它能使供應(yīng)商更準確地計算他們的價格。 （作者簡介：著名培訓師胡松評先生，管理學博士/MBA,擁有20年外企生產(chǎn)庫存經(jīng)理、全球采購與物流總監(jiān)、總經(jīng)理和集團副總裁等實戰(zhàn)經(jīng)驗，現(xiàn)為多所大學客座教授。已有三千多家企業(yè)參加過他的培訓，客戶滿意度95.6%(多年平均數(shù))。北大已出版其三部專著和三套講課VCD，在專業(yè)雜志上發(fā)表論文數(shù)十篇，廣為引用。聯(lián)系方式：13601670904；husongping@hotmail.com；husongpinghsp@yahoo.com.cn）