電子化采購新趨勢 文 / 胡松評博士 電子化采購有哪六大優(yōu)勢？ 我在清華大學、浙江大學、上海交大、中山大學、蘇州大學等名校演講時，也經常有人問我這個問題。按照我的實戰(zhàn)經驗，至少有如下六大優(yōu)勢： l 提高了通信速度; l 加強了信息交流; l 降低了溝通成本； l 促進了實時共享； l 延長了服務時間； l 擴大了采購范圍。 總之，電子化采購，適用于任何企業(yè)和政府等組織。電子化采購系統(tǒng)是利用信息技術為采購專業(yè)人員提供的一個工具。借助這個工具，采購專業(yè)人員就能夠通過互聯(lián)網，在全球范圍內，同時與眾多供應商進行通訊和交易。 電子化采購有哪三個先決條件？ 當然，要把采購搬到互聯(lián)網上去操作，至少還得具備如下三個先決條件： l 必須有局域網; l 必須懂得網絡操作方法; l 必須能有效防范網絡病毒黑客的意攻擊。 在線采購有哪三種模式？它們各有哪些優(yōu)缺點？ l 賣方系統(tǒng) ( Sell-side System ) l 買方系統(tǒng) ( Buy-Side system ) l 第三方系統(tǒng) ( Third-Party System ) 或稱“門戶” ( portals ) 賣方系統(tǒng)是指：供應商為增加市場份額，以信息技術作為銷售渠道而實施的電子商務系統(tǒng)，是使用電子商務又不擔風險的理想工具。該系統(tǒng)包含一個或多個供應商的成品或服務。登錄該系統(tǒng)通常是免費的。供應商要保證采購的安全。賣方系統(tǒng)主要有如下三大好處： ◆ 訪問容易； ◆ 能接觸更多的供應商； ◆ 買方企業(yè)和政府等組織無需投資。 賣方系統(tǒng)也有如下兩大美中不足之處： ★ 難以跟蹤； ★ 難以控制采購成本。 買方系統(tǒng)是企業(yè)和政府等組織自己控制的電子商務系統(tǒng)，通常連接到組織的內部網絡（intranet），或組織與其貿易伙伴形成的外部網( extranet)。該系統(tǒng)通常由一個或多個組織聯(lián)合建立，目的是把市場價值轉向買方。買方系統(tǒng)主要有如下四大優(yōu)勢： ★ 便于購買； ★ 快速的顧客響應； ★ 節(jié)省采購時間； ★ 便于采購成本的控制和跟蹤。 買方系統(tǒng)也有如下兩大缺點： ◆需要大量投資； ◆系統(tǒng)的維護成本較高。 第三方系統(tǒng)，或稱“門戶”系統(tǒng)，“門戶”是描述互聯(lián)網上形成的各種市場的術語。建立賣方門戶的目的，是為了改進市場中買賣交易的效率。在互聯(lián)網上主要有如下兩類門戶： l 垂直門戶 ( vertical portals )，是經營專門產品的市場，如鋼材、化工、能源等，主要吸引專業(yè)買主。 l 水平門戶 ( horizontal portals )，集中了種類繁多的產品，供不同買主采購，其主要經營領域包括維修和生產用的零配件、辦公用品等。 第三方系統(tǒng)主要通過如下三大方式開展日常運作： l 采購代理：為企業(yè)和政府等組織提供一個安全的在線采購場所，也提供諸如在線投標和實時拍賣服務，把技術授權給各企業(yè)和政府等組織使用，使其有權訪問他們的供應商。 l 聯(lián)盟采購：一組不同的企業(yè)和政府等組織，把他們要采購的相同或相似的產品，在數(shù)量上加以累計，來增加他們的集體購買力，以獲得價格優(yōu)惠。一般是由企業(yè)和政府等組織聯(lián)盟共同開發(fā)和維護。 l 中介市場：有專門的在線采購公司建立，用來匹配企業(yè)和政府等組織和多家供應商的在線交易，除了提供技術外，還通過咨詢和市場分析為企業(yè)和政府等組織提供增值服務。 總之，第三方系統(tǒng)的最大好處是，企業(yè)和政府等組織只需購買第三方服務，利用第三方技術進行在線采購；其缺點是難以控制和跟蹤采購開支。 電子化采購對供需雙方各有哪些戰(zhàn)略優(yōu)勢？ 要實施電子化全球采購，采購專業(yè)人員，對采購電子化到底能給自己（即采購方）和供應商各能帶來什么樣的具體好處，和電子化采購的未來發(fā)展趨勢，都應該心知肚明： 電子化采購對采購方的戰(zhàn)略優(yōu)勢 l 過去企業(yè)和政府等組織的采購專業(yè)人員只注重結果，通常是把訂單交給了那些能滿足質量要求和按時交貨的供應商就算完事。他們會向太多的供應商采購，而實際上并不需要這么多。 l 另外，類似的物品也常被分散在大量的供應商中采購，分散采購數(shù)量使企業(yè)和政府等組織支付了更高的采購單位成本。采購業(yè)務的總成本也因要維護大量的供應商而比實際需要的更高。 l 在線采購過程通常有企業(yè)和政府等組織制造工程師參加，他們審評圖紙并按相似的特征或流程分類物品，這樣，候選供應商能投標合并了的特征相似的物品，從而改進了成本、交貨期和質量。 l 其次，在線采購公司對整個采購過程通常實行一條龍服務，從聯(lián)系確定供應商到確定采購時間，最后完成采購競價，一直全線跟蹤服務。 l 在線采購流程要求企業(yè)和政府等組織評估其他有能力的供應商。在過去的采購業(yè)務中，這些新的供應商可能根本不被考慮。 l 在線采購把價格談判的時間從幾個月壓縮到了幾個小時，減少了商業(yè)環(huán)境劇烈變化對價格影響的可能性。 l 在線采購改變了采購成本，這一信息對不精于成本分析的企業(yè)和政府等組織來說是不可知的。 電子化采購對供應商的戰(zhàn)略優(yōu)勢 l 公平競爭排除了原有供應商的一些優(yōu)勢，參加競爭的供應商有同等的機會贏得訂單； l 擴大的市場偏向有競爭能力的供應商，合格的供應商將被邀請參加在線采購； l 有競爭力的供應商有更多的機會贏得來自新顧客的業(yè)務，因此擴大顧客范圍； l 有競爭力的供應商通過在線采購能在增加銷售的同時，減少與此相關的銷售成本； l 參加在線采購的供應商能看到市場價格并驗證自己的競爭能力，這是非常有價值的競爭信息； l 中標的供應商贏得的是已經按零件或流程系列組成的物品訂單，這使供應商能集中他們的核心能力進行生產； l 在線采購流程通常導致多年的長期協(xié)議，這類合同對獲得資本貸款非常有用，尤其對一些小型供應商。 電子化采購的未來發(fā)展有什么樣的大趨勢？ l 任何一個采購專員，都能在其臺式電腦上，進入一個友好用戶的點擊系統(tǒng)，在線瀏覽公司認可的供應商目錄； l 產品可以按特征、型號或名字來確定，搜索系統(tǒng)會按與采購者需求的符合程度來排列搜索結果； l 系統(tǒng)會一一比較產品性能，也會比較各供應商的價格，迅速給出折扣值，并且會很快得到與物流和供應商支付相關的信息，而支付也可以采用電子轉帳方式； l 供應標準的批復是自動的，拒絕對象也會很快列在指定的代表名單中； l 有一套完整的跟蹤需求、價格、批復和支付信息的稽查辦法； l 對供應商業(yè)績進行分析的有關支付信息和交易信息也能被快速準確和完整地捕捉和記錄； l 擁有即時更新的分類信息，如應收帳款和應付帳款； l 大部分交易只需幾分鐘就可完成； l 所有采購訂單和網絡條款，供應商和購買者都可以在線同時看到。 總之，在線采購在如下幾方面為企業(yè)和政府等組織采購流程帶來增值： l 由專家對商品和市場進行分析； l 維持流程規(guī)范，以保證關鍵步驟取得成功； l 生成一份全面而準確的請求報價，這份報價通常比企業(yè)和政府等組織自己準備的要好得多，它能使供應商更準確地計算他們的價格。 （作者簡介：著名培訓師胡松評先生，管理學博士/MBA,擁有20年外企生產庫存經理、全球采購與物流總監(jiān)、總經理和集團副總裁等實戰(zhàn)經驗，現(xiàn)為多所大學客座教授。已有三千多家企業(yè)參加過他的培訓，客戶滿意度95.6%(多年平均數(shù))。北大已出版其三部專著和三套講課VCD，在專業(yè)雜志上發(fā)表論文數(shù)十篇，廣為引用。聯(lián)系方式：13601670904；husongping@hotmail.com；husongpinghsp@yahoo.com.cn）