中小企業(yè)如何降低采購成本

作者：劉靖

物料的采購成本居高不下。供應商送來的物料品質不穩(wěn)定、交期不準時，這是許多中小企業(yè)存在的現實問題。

如何降低采購成本呢？

1．采購人員的選用

也許有人會說：“采購，不就是購買物料嗎！誰不會呀？隨便找個人就行了?！比绻@樣想，就大錯特錯了。在物色采購人選方面，遠沒有想象的那樣簡單。

有采購技能的人，可能會因為忠誠度不夠而在回扣方面做文章。羊毛出在羊身上，采購人員吃的回扣需要企業(yè)為之買單；靠得住的人，可能會因缺少采購方法造成單價偏高、供應商交期不準或質量不穩(wěn)，從而增高采購成本；也有一些既有采購技能又有忠誠度的采購員，可能會因經不住供應商多種形式的“糖衣炮彈”轟炸而被拖下水去，最后成為企業(yè)最大的蛀蟲……

采購人員挑選不慎，會給企業(yè)造成意想不到的損失。

（1）挑選采購人員的誤區(qū)

誤區(qū)之一：親信為主。

許多企業(yè)的老板認為現在的社會存在“誠信危機”，害怕讓外面的人負責采購工作，會因誠信問題而讓企業(yè)蒙受損失，只好在親友里面使用采購人選。即便出現“回扣”現象，也是“肥水不流外人田”。

這樣的弊端常常造成采購人員因能力、經驗不足或主動性不夠而出現價格、交期、品質方面的困惑，給企業(yè)造成不應有的損失。

深圳有家私營企業(yè)，采購主管是老板的親外甥。這位信得過的年輕的親外甥，工作的主動性不夠，不管事情有多重要，常常下班后就關手機，再重要的事情也難找到他的人影，像人間蒸發(fā)了一樣。弄得老板無可奈何。

誤區(qū)之二：聽話者優(yōu)先。

小廢是個聽話型的員工，用同事的話說，“領導讓他往東他不往西，讓他打狗他不攆雞”。這樣老實聽話的員工，讓經理很喜歡。于是，小廢被安排到讓不少人垂涎三尺的采購崗位。

采購崗位需要的是信息靈通、會殺價、善于溝通的人，小廢表現出的卻是實實在在的老實。因為他的老實巴交，常常被能說會道的供應商給“忽悠”，讓企業(yè)為他的老實巴交做買單的“冤大頭”。在連續(xù)幾次給企業(yè)造成不應有的損失后，經理不得不將他從采購的崗位挪到別的地方。

誤區(qū)之三：“偽忠誠”。

會說白話的小曾，是一家臺資企業(yè)的后勤總管兼采購。

為了博得臺灣老板的信任，頭腦聰明的小曾發(fā)揮廣東人的專長，在購買小批量物品或小東西時，極盡殺價之能事，還懂得什么時間買什么東西比較便宜（比如，晚上的時候去市場買肉，要比早上便宜許多，他就在晚上時間去買食堂要用的肉），確實給工廠節(jié)省了一些錢。對節(jié)省下來的錢，小曾表現出十足的忠誠與清廉，如數交給老板娘。這讓老板把他視為“和老板最一心”的忠誠干部。

1996年，那家企業(yè)的臺灣老板和香港一個貿易公司合資，在東莞市開辦另一個工廠。新工廠的籌辦工作由臺灣老板負責。在老板面前表現得極為忠誠的小曾，理所當然的成為新工廠需用物品的采購者。

新工廠投產不久，香港貿易公司的老板聽說了物品采購方面的一些端倪，于是安排財務核查賬目。清查結果讓人吃驚，新工廠購買的一些大宗或大件物品，其價格要比市場價格高出許多。小曾因此被炒了魷魚。

直到這時，臺灣老板才恍然大悟：原來小曾的忠誠是偽裝的。他在買小東西方面表現的很清廉，以此博得老板的信任，然后在購買大宗物品時狠做手腳。頭腦簡單的臺灣老板被“忠誠”的小曾刷了一把，成了名符其實的“冤大頭”。

（2）從側面隱蔽觀察采購人員

挑選采購人選是簡單而又復雜的事情。說其簡單，是因為采購工作一般智商的人都能做。說其復雜，是因為這項工作的特殊性。對于素養(yǎng)不高又缺乏定力的人來說，很容易在物質誘惑面前蛻變自己。

在使用采購人員方面，既要大膽放手，又要制訂監(jiān)督機制進行有效的約束。監(jiān)督機制既是保護采購人員少犯錯誤，又是預防采購漏洞的管控措施。

同時，企業(yè)負責人還要針對不同情況，采用多種方式（包括一些隱秘手段）的監(jiān)督措施。

2．采購人員的心態(tài)與技能

一個合格的采購人員，心態(tài)和技能同樣重要。所以，職業(yè)道德和行為規(guī)范方面的教育不能少。

（1）職業(yè)道德教育不能少

對采購人員的職業(yè)道德教育要結合學習法律知識進行。當他們知道拿供應商的回扣和接受賄賂都是犯罪時，也能警示其收斂一些行為。

（2）采購技能培養(yǎng)不能忽視

提升采購技能是采購人員重要的職業(yè)組成部分。

網絡搜索技能：

在供應商信息搜集方面，網絡早已顯示出它的獨特優(yōu)勢和不可替代性。目前常用的搜索引擎是百度和谷歌。但網絡搜索引擎的信息量大，如果要準確搜索自己想要的信息，就需要掌握一定的技巧才能事半功倍。

★關鍵詞搜索法。

在網絡上搜索一個詞語或句子時，會帶出與此相關的許多信息。而這些信息的價值很小，如果一個一個的看，會浪費許多時間。這時候，你在搜索前最好能先思考一下，多輸入幾個與你要搜索的內容相關的關鍵詞，中間用空格隔開。

比如，你要給公司閱覽室購買幾本適合員工成長閱讀的勵志書《跟上上司腳步》，如果只輸入書名跟上上司腳步，就會搜索出許多與“跟上上司腳步”、“跟上”、“跟上上司”、“上司腳步”、“腳步”等相關的信息。可能大部分的信息與《跟上上司腳步》這本書無關，白白浪費你查詢的時間。如果你想搜索的既快又準，就要將這本書的作者名字或者出版社名稱一起輸入進去。比如：跟上上司腳步作者劉靖 企業(yè)管理出版社。這樣搜索出來的信息就全是《跟上上司腳步》的書本信息，許多售書網站和新華書店關于《跟上上司腳步》的銷售信息、價格、打折情況等，都會展示在你的電腦屏幕上，讓你快捷買到需要采購的物品。

★加引號搜索法。

一般網絡引擎搜索信息時，如果輸入的字串過長，可能會被引擎分成若干個詞語，無形中擴大搜索的范圍，搜索界面會帶出許多不相關的信息。如果給搜索的詞語加上雙引號（例如“跟上上司腳步”），就能避免被分隔的現象。

除此之外，還要多上網，了解更多的與本職工作相關的信息。

詢價技能：

詢價，也就是了解購買物品的價格。隨著網絡的普及，詢價已經變得簡單。但詢價需要一定的耐心。特別是初次購買某一物品時，更需要多找一些商家詢問，掌握商品的基本價位，免得吃虧。

貨比三家：

貨比三家除了比價格外，還要比物品的質量。越是大宗購買的物品，越要多做對比，謹慎處理。

性價比：

性價比不是簡單的性能和價格的對比，是從多方面進行考量。通常參考的內容是：價格、質量、穩(wěn)定性、交期、供應商的信譽度等。

信息靈通：

及時了解所購物料的行情變化，能從多方面分析，總結規(guī)律。

供應商開發(fā)：

平時要積極開發(fā)新的供應商，以備不時之需。

優(yōu)化供應商：

采購員要具備優(yōu)化供應商的能力。對那些供貨不及時、質量不穩(wěn)定、價格優(yōu)勢小的供應商，在找到合適的替代供應商后，要征求領導，及時優(yōu)化。

價格談判：

在和供應商洽談價格時，要注意幾個因素。

★前期做足功課。

在洽談之前，要多了解其它商家同類物品的價格，做到心中有底。同時應了解該商家的信譽度，是貿易商還是直接銷售。

★揣摩對方心理。

過于熱情會讓商家覺得你很在乎他們，這不利于殺價。相反，越是要買他的東西，越要裝作無所謂。

★分段報價。

讓對方報出3個或以上不同批量的價格。

★留下余地。

價格洽談不能如愿時，不要把話說死，給以后商談留下后路。

★結算模式。

大宗物料盡可能采用月結或更長時間的結算。

綜合知識：

采購人員的綜合知識越全面，對高質高效完成采購工作越有幫助。

★知識面寬泛。

寬廣的知識面能讓你站在更高層面處理采購工作。

★懂產品國標和法律常識。

要了解國家對產品質量規(guī)定的標準和相關的法律知識。

★了解常用產品配件的通用性和替代品。

（3）采購人員的溝通與服務內部客戶意識

對從事采購工作的人員來說，溝通能力和對內部客戶的服務意識是不能少的。

強化溝通意識。

溝通能力弱或主動性欠缺，都會造成信息斷層，影響工作正常進行。不管是與供應商還是與內部使用物品的部門或倉庫，都需要及時、有效的溝通。

服務內部客戶的意識。

企業(yè)內所有使用物品的部門，都是采購人員的客戶。當內部客戶對采購物品提出質量與交期問題時，只要是客觀存在的事實，采購員就要認真對待，及時和供應商溝通，盡快解決問題。

3．克服無序采購

在中小企業(yè)，因無序采購造成的物料積壓給企業(yè)造成了一定的成本壓力。企業(yè)負責人要督導采購人員，切實克服無序采購問題。

（1）采購的計劃性

對于采購生產性物料來說，采購計劃要建立在生產計劃的基礎上，并與財務、生產線、倉庫相關負責人做好溝通，做出切實可行的采購計劃。

（2）物料到位的及時性和合格率

事實證明，有些無序采購是因為供應商送來的物料合格率低或不及時造成的。有的是因為供應商誠信度不夠，也有的是采購人員與供應商溝通不主動造成的。

改變此類狀況的方式：

與供應商溝通：

良好的信息交流能改變供應商的合作質量。必要時，可向供應商的最高負責人投訴，請高層領導干預相關人員的責任心、配合度和對客戶的服務意識。

加強內部協(xié)調：

加強與倉庫、質檢部門溝通，請來料檢驗人員及時檢查來料質量，倉庫人員及時反饋供應商的送貨信息。

開發(fā)備用供應商：

如確因供應商配合不力又不能積極改善，就要考慮更換供應商。

4．供應商開發(fā)與優(yōu)化

以前我在臺資企業(yè)任職時，有個臺灣老總說過這樣幾句話：“男怕入錯行，女怕嫁錯郎，采購人員最怕選錯供應商?！庇纱丝磥?，開發(fā)供應商并非想象中那樣簡單。

開發(fā)和優(yōu)化供應商不僅是采購員的工作職責，更是企業(yè)負責人工作的重要組成部分。這既關系到成本控制，也影響到來料的質量和產品的交期。

（1）供應商開發(fā)與甄選

開發(fā)與甄選供應商需要采購人員做好前期工作，提供真實可靠的資料與數據，最后由領導層拍板。

在開發(fā)新供應商時，要考慮下列因素：

★打樣的及時性。

★送樣板的時間。

★樣板質量。

★配合度。

★價格。

★供應商的美譽度。

★信息反饋的及時性。

★結算方式。

（2）建立供應商考核機制

適時、適度考核供應商，既能穩(wěn)定來料的品質和交期，也能促進供應商自身的發(fā)展。

在實施考核前，要將考核內容先列好表格。

表6-1  供應商考核項目（草）表

說明：此表格內容僅供參考。實際運用時，可根據具體情況，靈活調整相關欄目及內容。

表6-2  供應商考核（評估）表

供應商考核評估表

供應商編號：                            考核周期：     天

填表人：                         審核人：                 核準人：          

（3）供應商優(yōu)化

在考核的基礎上，對供應商在各方面的綜合表現進行分類，劃分為ABCD四個級別。A級供應商為首選合作對象，經觀察如能穩(wěn)定，可給予免檢待遇；B級屬于可信任的供應商；C級供應商需要加強輔導提升；D級為要淘汰的供應商。

如D級供應商提供的是特殊部件，在淘汰之前，則要確定能夠完全代替的供應商，以免造成物料供應脫節(jié)現象，給生產造成不應有的困擾。

5．如何實施陽光采購

實施陽光采購是控制采購成本的有效措施之一。

（1）采購人員的陽光心態(tài)

私心人人都有。對采購人員來說，如果任私心膨脹，很快就會走上犯罪的道路。

如何抑制采購人員的私心？

這需要從兩個方面進行。一是單位制訂相關的限制私欲膨脹的制度和章程，并且尋找正面的和負面的（因吃拿回扣等走向犯罪道路）案例加強教育，讓這些理念深入到每個采購從業(yè)者的心里；二是需要當事人自己加強素養(yǎng)修煉，讓自己光明磊落起來。

“手莫伸，伸手必被捉。”這句話采購人員一定要牢記心上。

對從事采購工作者來說，陽光心態(tài)包括：

★感恩的心態(tài)：安排在采購崗位上的人，都是領導最信任的員工。你能得到這樣的機會，就要用感恩的心回報領導的信任，一心為公司著想，盡職盡責做好本職工作。

★無私的心態(tài)：控制、弱化私心，是每一個采購人員應該努力堅持的。

★負責的心態(tài)：負責任做工作，是高效完成采購任務的基本保障。

★服務的心態(tài)：采購是為全公司的部門解決物品需求問題做服務的，要積極主動、謙虛友好、寬容別人的抱怨，竭誠服務于每一個有采購需求的部門。

★合作的心態(tài)：與相關部門精誠合作，表現出的是大局觀念和集體主義精神。這是職業(yè)素養(yǎng)的客觀體現。

（2）客觀與主觀的辯證統(tǒng)一

客觀，是行為的外在體現；主觀，是行動的思想基礎。

看完下面的案例，你就明白“客觀”和“主觀”的區(qū)別了。

思想消極的小張和思想積極的小劉，在同一家公司做采購員?？纯此麄兊淖鍪路绞胶托Ч惺裁床煌?。

領導讓采購員在購買物品時貨比三家，思想消極的小張為了應付領導，隨便弄來3家供應商的報價單，拿給領導裁決。在小張的印象中，這樣就是執(zhí)行領導指示了。

現實工作中，不少采購員就是像小張這樣應付工作的。

再看看思想積極的小劉是怎樣執(zhí)行領導關于“貨比三家”的指示的。

小劉雖然也是在按照領導的指示進行貨比三家，在尋找供應商時，他沒有局限在“三”上，而多方努力找到多個商家，然后從性能、價格、結算方式、商家的信譽度等方面進行對比，最后從多家廠商中優(yōu)化出3家與本公司的要求較為接近的商家報價單，根據實際情況，在報價單上分別標出ABC，之后拿給領導裁決。

從客觀上講，小張和小劉都在執(zhí)行領導提出的“貨比三家”的指示，仿佛結果不相上下。而就兩個人工作的價值來看，顯然是小劉給領導提供的報價單更有價值，既增加了選擇廠商的準確性和可靠性，又節(jié)省了領導思考、判斷的時間。這就是“主觀”所起的作用。

在這個案例中，小劉真正做到了客觀與主觀的辯證統(tǒng)一。

（3）走出“貨比三家”的誤區(qū)

從“貨比三家”的字面來看，心態(tài)積極和心態(tài)消極的員工，理解出的含意可能會相差很遠。上面案例中的小張和小劉，就是典型的例子。這也是詞語的“內含”和“外延”在作崇。

如果你是采購人員，建議你參考一下小劉的做法，從詞語的“外延”理解“貨比三家”的含意。

【說明】

本文摘自劉靖教授2013年10月出版的管理著作《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》。

《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》一書，已被常州信息職業(yè)技術學院選定為經貿管理學院“中小企業(yè)管理剖析”課程教材，該學院管理專業(yè)近20個班級全部使用本書做為教材。

圖書信息：

適用的才是最好的——

中小企業(yè)管理之道

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--------中國電力出版社出版，全國新華書店發(fā)行。

基本信息

作者:劉靖

責任編輯:劉紅強

出版社: 中國電力出版社;

版次：第1版

出版日期：2013年10月1日

平裝: 218頁

語種： 簡體中文

開本: 16

定價：35元

ISBN: 987-7-5123-4904-9

條形碼: 97875 12349049

商品尺寸: 23.4 x 16.2x 2 cm

商品重量: 358 g

品牌: 中國電力出版社

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圖書特色：

《中小企業(yè)管理之道》由中國電力出版社出版?！哆m用的才是最好的:中小企業(yè)管理之道》從分析中小企業(yè)管理現狀入手，從企業(yè)文化、人員高效管理、生產高效管理、成本控制、品牌管理等方面介紹了一套“適用式管理”方法，以啟發(fā)中小企業(yè)開發(fā)適合自己發(fā)展的管理思路，幫助他們找到最適用的管理方法。

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作者介紹

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劉靖：中小企業(yè)管理專家..經管作家..北京大學匯豐商學院客座教授，國務院國資委研究中心特聘講師，時代光華特聘講師，實戰(zhàn)型管理培訓專家..13年臺資美資港資企業(yè)管理經驗，有6千人規(guī)模臺資生產經理任職經歷（旺季超過1萬人）.8年管理咨詢、培訓經驗.任職咨詢公司董事總經理6年、首席講師5年?！斑m用式企業(yè)管理模式”研究中心主任..

劉靖教授已創(chuàng)作完成管理專著8部，其中《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》中國電力出版社2013年10月出版、《做正能量員工》廣東旅游出版社2013年10月出版、《給你一個團隊，如何提升士氣》人民郵電出版社2013年9月出版《跟上上司腳步：高效工作密碼》企業(yè)管理出版社2012年5月出版、《帶著答案來找我》廣東經濟出版社2011年12月出版、《中式快餐管理模式建立》江蘇美術出版社2014年7月出版。創(chuàng)作完成官場類、商戰(zhàn)類長篇小說6部，大型電視劇本1部..

北京大學匯豐商學院客座教授..

國務院國資委研究中心特聘講師..

時代光華特聘講師..時代光華圖書有限公司簽約著作人..

中小企業(yè)管理變革及現場改善專家..

民營企業(yè)成本控制與生產改善資深顧問師..

多家企業(yè)管理咨詢、培訓機構重點合作講師..

劉靖教授出版著作

目錄

1．《中小企業(yè)管理之道》

2．《做正能量員工》

3．《給你一個團隊如何提升士氣》

4．《跟上上司腳步：高效工作密碼》

5．《帶著答案來找我》

6．《中式快餐管理模式建立》

1993年以前從事教師、新聞、政府辦主任工作，精于公文寫作，有上百萬字新聞作品在《人民日報》、《河南日報》、《周口日報》等中央及省市幾十家媒體發(fā)表。 劉靖教授創(chuàng)作管理專著8部：《中小企業(yè)管理之道》、《跟上上司腳步：高效工作密碼》、《帶著答案來找我》、《給你一個團隊 如何提升士氣》、《做正能量員工》、《中式快餐管理模式建立》.

劉靖教授主講品牌課：

《中小企業(yè)利潤倍增模式》3天，《生產管理與現場改善》3天，《企業(yè)管理變革》3天，《中國式領導藝術》2天，《中國式執(zhí)行藝術》2天，《中國式人員管理藝術》2天，《中國式溝通藝術》1-2天，《公文寫作》1-2天。

劉靖教授以前講授課程：

《高效工作技巧》、《低成本卓越現場打造》、《中小企業(yè)贏利模式》、《如何降低制造成本》、《如何提高生產效率》、《工作沒有借口》、《80后90后員工高效管理》、《民營企業(yè)高效管理與成本控制》、《中堅管理勝任力提升》、《高效執(zhí)行力》、《高效時間管理》、《高效溝通藝術》、《現場管理與現場改善》、《內部溝通與效率提升》、《打造不找借口找方法的高效團隊》、《解讀“如何建立中式快餐管理模式”》、《好士氣好業(yè)績——解讀“培養(yǎng)員工工作激情”》、《如何培養(yǎng)員工忠誠度》、《管理干部創(chuàng)新能力提升》、《杰出班組長》、《培訓講師授課藝術》、《生產干部提升之道》、《執(zhí)行力與業(yè)績提升》、《思維創(chuàng)新與工作效率提升》、《6S管理培訓教程》、《打造高效高能管理團隊》、《生產成本控制與效率提升》、《生產成本控制》、《如何培養(yǎng)高效能員工》、《TTT內部培訓師授課技巧》、《員工如何與公司相處》、《壓力與情緒管理》、《優(yōu)秀員工的職業(yè)責任與服務意識》等。