中小企業(yè)如何實施高效時間管理

作者：劉靖

                              盛年不重來，

                              一日難再晨，

                              及時當勉勵，

                              歲月不待人。

                                ——陶淵明

生產(chǎn)管理者應該明白“失一機而萬事毀”的道理。對企業(yè)干部來說，時間是最寶貴的。如果不能管理時間，就很難成為合格的生產(chǎn)線干部。

1．不能缺少的時間觀念

在企業(yè)管理中，成本概念在負責人心目中占的比重越來越大。而在成本管理中，不少企業(yè)領導者走入了一個誤區(qū)：重視有形成本，對無形成本抱無所謂的態(tài)度。而時間又是無形成本的重要組成部分（比如，失去一個好的機會，就等于增加了企業(yè)的成本）。遺憾的是，不少企業(yè)領導并不把這些時間成本當一回事兒。

莎士比亞說：“放棄時間的人，時間也會放棄他?！?/span>

企業(yè)干部做管理工作也是一樣。不管做任何工作，都會受到時間的制約。一項工作在一定時機內(nèi)做，就會產(chǎn)生非常好的效果。錯過了時機，就會“過了這個村就沒這個店”，就會“時不再來”。所以一定要從深層次體會“機不可失”的內(nèi)涵。

一句話，要實現(xiàn)生產(chǎn)的高質(zhì)高效，必須強化時間觀念。在有效的時間內(nèi)，抓住時機，認真負責的把生產(chǎn)任務完成好，讓時間觀念轉化為良好的經(jīng)濟效益。

（1）管理者自身的時間觀念。

參與市場競爭，速度占有很大的成分。如果說過去的市場是“大魚吃小魚”的話，現(xiàn)時的市場就進入了“快魚吃慢魚”的時代?？蛻粼谧?、產(chǎn)品在變、市場環(huán)境在變、競爭的對手在變，唯有爭取時間、提高工作效率是恒久不變的管理主題。

速度競爭已經(jīng)成為了市場競爭的主導，這就要求企業(yè)管理者真正強化起時間觀念，用自身的快速行動帶動團隊士氣，影響每一個員工。

（2）加強團隊成員的時間觀念。

企業(yè)需要的是綜合效率，需要每一個成員、每一個部門都能在一定的時間內(nèi)高質(zhì)高效完成本職工作，形成團隊效率的合力，最終實現(xiàn)企業(yè)高業(yè)績的目標。所以，企業(yè)負責人需要對干部和員工加強宣導與灌輸，讓時間觀念滲透到團隊每一個成員心目中，并且讓大家知道在什么時間內(nèi)該做什么，什么事情不應該做。

2．時間管理的誤區(qū)

我在廣州講生產(chǎn)管理課程時，有位老板在休息時間向我訴苦，說他工廠里的干部幾乎都在努力做事情，就是找不到高效工作的方法，所以他們公司的業(yè)績不盡人意。我告訴那位老板：“你用心觀察一段時間，看看那些努力做事的‘老黃?！刹?，在工作中是不是體現(xiàn)3個字：忙、盲、茫?！崩习宀唤獾貑枺骸皠⒗蠋?，是什么意思？”我把3個字用筆寫下來，給他耐心解釋：

“第一個類型的干部是‘模范型’，自己做事很努力，每天忙得不可開交，但管理不得方法。整天像無頭蒼蠅一樣東一頭西一頭的忙。這叫做‘窮忙’；第二個類型的干部是‘黃牛型’，只會埋頭拉車，不會抬頭看路，更缺少馭人的方法，這樣的干部是‘瞎忙’；不管‘窮忙’還是‘瞎忙’，都沒有好的效果和業(yè)績。所以他們的工作是‘白?！?。”

那位老板回味了一下，然后不住的點頭：“劉老師，不用回去觀察了，我對他們很了解，確實像你說的那樣。他們窮忙、瞎忙，一個個忙的結果都是在白茫。”

其實那個工廠的干部就是在時間管理方面走入了誤區(qū)。

我和那位老板一起對他工廠的干部問題作了分析。

（1）企業(yè)干部的時間誤區(qū)出在哪里？

企業(yè)主管的困擾來自幾個方面：

其一，來自外界的干擾。每當遇到外界干擾時，干部得隨時放下手邊的工作去做別的事情。許多干部不懂得“拒絕”一些無關緊要的事情，這就使很多正在進行的工作受到影響。

其二，電話干擾。事實證明，許多電話的內(nèi)容是和工作無關的。一些干部缺少時間觀念（或出于愛面子的心態(tài)），與工作無關的電話也不拒絕，犧牲工作時間陪同同事煲電話粥。

其三，一些莫名其妙的會議干擾。有些會議純屬無效會議，偏偏無效的會議要耗去許多的時間。一些干部的時間觀念差，覺得任何會議都是工作的組成部分，工作可以向后拖一下，再無效的會議也要參加。

其四，時常有不速之客過來，需要禮節(jié)性的陪聊，又不懂得婉拒或控制時間。

其五，文化水平不高，在寫一些文字方面的東西上斟字酌句，耗費時間太多。

其六，隨時要處理一些異常狀況。

其七，事無巨細都要事必躬親。

（2）如何走出時間管理誤區(qū)。

那位老板恭謹?shù)貑栁遥骸皠⒗蠋?，怎樣讓工廠干部走出時間誤區(qū)呢？”我告訴他幾個簡單易行的方式。

學會計劃時間。

時間對于每一個人都是公正的。工作高效、業(yè)績突出的干部，都會計劃自己有限的時間。只有能夠計劃時間，才能合理利用時間。

學會借力。

老黃牛式的干部大多不是業(yè)績最好的干部。真正厲害的干部，一定懂得“有所不為才能有所為”的道理。所以，當你的時間緊張時，有些瑣碎的事情可以交給適合的下屬去做。借助下屬的力量達到高效工作的目的。

檢討做了哪些不該你做的事。

遇到同事拜托要你做一些不該你做的事情時，要懂得婉拒，不要當“老好人”。

學會歸納工作。

所謂歸納工作，就是在工作中找到某種規(guī)律的因素，能對這種規(guī)律加以利用，則能收到事半功倍的效果。

科學試驗表明，人的“精力集中”的時間段一天內(nèi)有2個。一般為早日9點到11點，下午4點到6點。如果你能根據(jù)這些特點，把腦力勞動的工作安排在精力集中的時間段處理，那些活動量大的工作盡量安排在其它時間段去做，其效率一定會高得多。

學會分類法。

對管理人員來說，每天要做的事情都很多?？梢圆捎梅诸惙ǎ瑢⒅匾暮筒恢匾姆珠_，緊急的和不緊急的分開。干部的任務就是每天完成最重要、最緊急的，節(jié)省出時間思考團隊的發(fā)展和對員工的培養(yǎng)。

用快捷的方法做事。

在管理工作中，常常會看到有些人因采用方法不當而耗費太多的時間，嚴重影響了工作效率。

我給那位老板講了愛迪生如何節(jié)省時間、高效工作的故事。

愛迪生的助手阿普頓是美國名牌大學畢業(yè)的高材生，自恃才高八斗，從骨子里輕視只讀了小學的愛迪生。要命的是，阿普頓雖然自恃才高，在尋找高效做事方法方面卻不盡人意。有時候難免會因方法掌握不當而耗費大好的工作時間。

一次，愛迪生讓阿普頓測算一個梨形燈泡的體積，阿普頓拿住那個梨形燈泡跑回自己的工作室，按照慣用方式，用皮尺對梨形燈泡左量右量，計算的演草紙用了一大疊，花了3個小時左右的時間，得出的數(shù)據(jù)仍然不夠精確。愛迪生去阿普頓工作室要計算結果時，看到他還在計算，折騰得滿頭大汗。愛迪生略一動腦筋，把一只量杯遞給阿普頓，并告訴他：“把量杯裝上水，將梨形燈泡放進水里，看量杯上的刻度是多少，用這個數(shù)字減去原來水的刻度，得出的就是梨形燈泡體積的數(shù)據(jù)了。”阿普頓采用愛迪生的方法，果然以極快的速度完成了老板交給的任務。

其實，許多工作并沒有想象中那么復雜。只要認真動腦筋想一想，也許就能找到更快捷的方法。

在時間管理方面，“事半功倍”和“事倍功半”這2個詞語的意義和價值，絕對是天壤之別的。找到快捷的做事方法，就能節(jié)省許多時間，而且能達到“事半功倍”的良好效果。否則的話，大好的時間就會被笨拙的工作方法給消耗掉。

前面說的“模范型”和“老黃牛型”干部，大抵就是在尋找快捷的做事方法方面表現(xiàn)的不夠積極，以致陷入了“窮忙”、“瞎忙”的窘境，結果是“只有苦勞，沒有功勞”。

3．合理規(guī)劃并高效管理時間

對工作時間進行科學、合理的規(guī)劃，是有效利用時間的方法之一。

（1）尋找時間浪費的原因。

時間浪費的原因可能會是多方面的，可以采用自查、互查和請領導指點3種方式。

自查：

自查可以是回顧已經(jīng)做過的工作，也可以通過記錄正在進行的工作的方式，靜下心來評估這些工作，并向自己提出如下問題：

★我做了什么不需要做的事？

★我做了什么應該由別人做的事？

★我做了什么與工作無關的事？

★我做了什么耗時過長的事？

★我為什么要這樣做事？

經(jīng)過這樣的反問，相信一定能從中找到一些造成時間浪費的原因。

互查：

俗話說“當局者迷、旁觀者清”。如果覺得給自己找問題有困難時，可以求得同事的幫助?；蛘呤钦彝孪嗷z查，你找我的問題，我找你的問題?？纯创蠹揖烤拱褧r間浪費在了哪里。

請領導指點：

請上司幫自己找浪費時間的原因，可能更為客觀。因為領導站的角度高，看問題的更透徹，給出的建議和方法更有可操作性。

端正心態(tài)。

尋找浪費時間的原因，是為了將浪費的時間的黑洞堵上。所以不能流于形式，更不能故意縮小或夸大問題的實質(zhì)。

（2）掌握時間管理的8種方法。

如果用心思考一下，你會發(fā)現(xiàn)很多管理時間的方法。能把你的方法和同事分享，大家相互切磋，就能得到更多更好的方法。這里介紹幾種供參考。

變革理念法：

不管過去浪費了多少時間，都不要過多的計較。重要的是，要從理念方面改變自己，從此樹立起“時間就是效率，時間就是金錢”的價值觀，真正重視起工作時間。

規(guī)范、標識工作環(huán)境法：

對工作環(huán)境實施“5S”管理，適當做出標識，能節(jié)省尋找的時間，同時也能起到提示作用，讓工作更加高效。

合理規(guī)劃工作法：

科學、合理的規(guī)劃，能減少窮忙、瞎忙的現(xiàn)象，讓工作在有序的狀態(tài)下開展。養(yǎng)成規(guī)劃、計劃工作的習慣，既是職業(yè)素養(yǎng)要求，也是時間管理的有效方法之一。

確定優(yōu)先順序法：

當你的工作事項較多時，要適當梳理一下，根據(jù)工作的重要性、緊迫性的要求，確定一下哪些是既重要又緊急的，哪些是重要但不緊急的，哪些是緊急但不重要的，哪些是既不緊急也不重要的。

經(jīng)過梳理歸納后，再區(qū)分哪些可以請人幫忙（企業(yè)領導可以安排下面合適的人員代為處理），哪些可以適當放一放，哪些需要投入大量精力，哪些必須立刻行動等等。（見下表）

表5-8  工作順序（優(yōu)先級別）排列表

只要你將工作的事項套寫在上表中，工作的順序自然就出來了。采用這樣的方式，可以將你有限的工作時間得到有效的利用，從而提升工作效率。

但這是常規(guī)的方式，如果工作有變動，一定要根據(jù)實際情況靈活對應。

黃金時間運用法：

對腦力勞動相對較多的管理者來說，利用大腦思維集中力強的時間段，是有效節(jié)省工作時間的方法。

我在外資企業(yè)從事10多年的管理工作，后來又從事企業(yè)管理咨詢、培訓、經(jīng)濟管理圖書撰寫工作，每天腦力勞動的時間較長。我通過作記錄的方式尋找腦力勞動精力集中的高效時間段，后來歸納出“～型”精力曲線圖（如下圖）。

圖5-8  “～型”精力曲線圖

就拿撰寫書稿來說，我的黃金時間段是在下午4點以后，所以整個上午的寫作效率很低。我一般用上午的時間整理講課的資料和PPT課件，這樣就能充分提高時間的價值和工作的效率。

除了流水線作業(yè)的員工不好調(diào)整外，其它的工作都能結合實際找到相應的黃金時間段?？茖W、合理的利用你的黃金時間段，就能減少無形的時間浪費，用有限的時間做更多的工作。

移花接木法：

如果在工作中遇到因為你的技能不足而無法快速完成的緊急任務時，可以找一個擁有該項任務所需技能的同事（該同事的工作你可以勝任），兩人做短時工作交換，等緊急任務完成后再各歸原位。這樣也能減少時間浪費。

集中精力做事法：

有些事情不是能力不足而做不好，常常是不能專心去做，因而延長了完成的時間，給整個流程的工作效率造成了障礙。這就需要靜下心來，心無旁騖地解決好一件事情。

防微杜漸法：

有些工作表面看起來是完成了，因為工作的質(zhì)量不好，留下了后遺癥，給整體工作造成困擾。重新修正時，花費的時間比原本做工作的時間還長。這就需要加強工作細節(jié)的控制，防微杜漸，將工作一次性做到位。

【說明】

本文摘自劉靖教授2013年10月出版的管理著作《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》。

《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》一書，已被常州信息職業(yè)技術學院選定為經(jīng)貿(mào)管理學院“中小企業(yè)管理剖析”課程教材，該學院管理專業(yè)近20個班級全部使用本書做為教材。

圖書信息：

適用的才是最好的——

中小企業(yè)管理之道

。

--------中國電力出版社出版，全國新華書店發(fā)行。

基本信息

作者:劉靖

責任編輯:劉紅強

出版社: 中國電力出版社;

版次：第1版

出版日期：2013年10月1日

平裝: 218頁

語種： 簡體中文

開本: 16

定價：35元

ISBN: 987-7-5123-4904-9

條形碼: 97875 12349049

商品尺寸: 23.4 x 16.2x 2 cm

商品重量: 358 g

品牌: 中國電力出版社

.

圖書特色：

《中小企業(yè)管理之道》由中國電力出版社出版?！哆m用的才是最好的:中小企業(yè)管理之道》從分析中小企業(yè)管理現(xiàn)狀入手，從企業(yè)文化、人員高效管理、生產(chǎn)高效管理、成本控制、品牌管理等方面介紹了一套“適用式管理”方法，以啟發(fā)中小企業(yè)開發(fā)適合自己發(fā)展的管理思路，幫助他們找到最適用的管理方法。

.

作者介紹

.

劉靖：中小企業(yè)管理專家..經(jīng)管作家..北京大學匯豐商學院客座教授，國務院國資委研究中心特聘講師，時代光華特聘講師，實戰(zhàn)型管理培訓專家..13年臺資美資港資企業(yè)管理經(jīng)驗，有6千人規(guī)模臺資生產(chǎn)經(jīng)理任職經(jīng)歷（旺季超過1萬人）.8年管理咨詢、培訓經(jīng)驗.任職咨詢公司董事總經(jīng)理6年、首席講師5年?！斑m用式企業(yè)管理模式”研究中心主任..

劉靖教授已創(chuàng)作完成管理專著8部，其中《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》中國電力出版社2013年10月出版、《做正能量員工》廣東旅游出版社2013年10月出版、《給你一個團隊，如何提升士氣》人民郵電出版社2013年9月出版《跟上上司腳步：高效工作密碼》企業(yè)管理出版社2012年5月出版、《帶著答案來找我》廣東經(jīng)濟出版社2011年12月出版、《中式快餐管理模式建立》江蘇美術出版社2014年7月出版。創(chuàng)作完成官場類、商戰(zhàn)類長篇小說6部，大型電視劇本1部..

北京大學匯豐商學院客座教授..

國務院國資委研究中心特聘講師..

時代光華特聘講師..時代光華圖書有限公司簽約著作人..

中小企業(yè)管理變革及現(xiàn)場改善專家..

民營企業(yè)成本控制與生產(chǎn)改善資深顧問師..

多家企業(yè)管理咨詢、培訓機構重點合作講師..

劉靖教授出版著作

目錄

1．《中小企業(yè)管理之道》

2．《做正能量員工》

3．《給你一個團隊如何提升士氣》

4．《跟上上司腳步：高效工作密碼》

5．《帶著答案來找我》

6．《中式快餐管理模式建立》

1993年以前從事教師、新聞、政府辦主任工作，精于公文寫作，有上百萬字新聞作品在《人民日報》、《河南日報》、《周口日報》等中央及省市幾十家媒體發(fā)表。 劉靖教授創(chuàng)作管理專著8部：《中小企業(yè)管理之道》、《跟上上司腳步：高效工作密碼》、《帶著答案來找我》、《給你一個團隊 如何提升士氣》、《做正能量員工》、《中式快餐管理模式建立》.

劉靖教授主講品牌課：

《中小企業(yè)利潤倍增模式》3天，《生產(chǎn)管理與現(xiàn)場改善》3天，《企業(yè)管理變革》3天，《中國式領導藝術》2天，《中國式執(zhí)行藝術》2天，《中國式人員管理藝術》2天，《中國式溝通藝術》1-2天，《公文寫作》1-2天。

劉靖教授以前講授課程：

《高效工作技巧》、《低成本卓越現(xiàn)場打造》、《中小企業(yè)贏利模式》、《如何降低制造成本》、《如何提高生產(chǎn)效率》、《工作沒有借口》、《80后90后員工高效管理》、《民營企業(yè)高效管理與成本控制》、《中堅管理勝任力提升》、《高效執(zhí)行力》、《高效時間管理》、《高效溝通藝術》、《現(xiàn)場管理與現(xiàn)場改善》、《內(nèi)部溝通與效率提升》、《打造不找借口找方法的高效團隊》、《解讀“如何建立中式快餐管理模式”》、《好士氣好業(yè)績——解讀“培養(yǎng)員工工作激情”》、《如何培養(yǎng)員工忠誠度》、《管理干部創(chuàng)新能力提升》、《杰出班組長》、《培訓講師授課藝術》、《生產(chǎn)干部提升之道》、《執(zhí)行力與業(yè)績提升》、《思維創(chuàng)新與工作效率提升》、《6S管理培訓教程》、《打造高效高能管理團隊》、《生產(chǎn)成本控制與效率提升》、《生產(chǎn)成本控制》、《如何培養(yǎng)高效能員工》、《TTT內(nèi)部培訓師授課技巧》、《員工如何與公司相處》、《壓力與情緒管理》、《優(yōu)秀員工的職業(yè)責任與服務意識》等。