企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)師在日常工作中需要強(qiáng)大的知識(shí)管理，其中文檔管理是知識(shí)管理中很重要的部分，良好的文檔管理可以有效提升工作效率，避免事倍功半。下文是河南瑞貝卡發(fā)制品股份有限公司培訓(xùn)中心牛龍飛培訓(xùn)師撰寫(xiě)的一篇如何管理文檔的美文，TTT培訓(xùn)網(wǎng)推薦給企業(yè)內(nèi)部講師及職業(yè)培訓(xùn)師借鑒學(xué)習(xí)：

不知道在你身上是否曾經(jīng)發(fā)生過(guò)這樣的情況：你的老板站在你的面前讓你馬上提交文件時(shí)，你卻發(fā)現(xiàn)它不見(jiàn)了；或者是為了找到需要的報(bào)告不得不讓在電話另一端的客戶等上好幾分鐘。

如果你有過(guò)這樣的經(jīng)歷的話，你就會(huì)體會(huì)到，盡管你平日里工作有條不紊，深受老板和客戶的贊許，可就因?yàn)檫@個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻的遭遇，而讓他們倍感失望。倘若你的工作是幫助別人的話，要是你需要的信息總是找不到，該會(huì)浪費(fèi)別人多少時(shí)間啊。

想象一下，當(dāng)別人問(wèn)起某事時(shí)，你微笑著，從容地打開(kāi)一個(gè)非常有條理的文件編排系統(tǒng)，徑直取出文件，快速給出答案。這真的令人映像深刻！你必須把它歸功于高效的文件編排歸檔方法，不管這聽(tīng)起來(lái)有多么枯燥無(wú)趣。

節(jié)約時(shí)間
在一個(gè)典型的工作日里，我們往往要處理很多文件、報(bào)告、圖表、還有一些其他文件。有洪水一般的數(shù)據(jù)從各個(gè)方向涌來(lái)等著我們處理，通常我們還要將這些數(shù)據(jù)保存起來(lái)稍后再提取出來(lái)。我們希望在需要的時(shí)候就能立即拿到這些數(shù)據(jù)能夠，以便于作進(jìn)一步分析或者是寫(xiě)總結(jié)報(bào)告或者是做演講稿。

然而，實(shí)際情況往往是我們浪費(fèi)自己的時(shí)間（很多時(shí)候也是別人的時(shí)間）四處尋找數(shù)據(jù)，而那個(gè)數(shù)據(jù)其實(shí)就在我們正用著的電腦里。這樣的情況給我們帶來(lái)了壓力。使用數(shù)據(jù)變得麻煩得多。所以如果想要及時(shí)完成工作，我們必須找到更有效更系統(tǒng)的文件管理方法。

有效管理信息
當(dāng)你從你的同事、賣(mài)方、顧客發(fā)來(lái)電子郵件里接收到一個(gè)文件時(shí)，很容易就想把它暫時(shí)放起來(lái)；心里還想：嗯，看起來(lái)蠻有意思的，等我有了時(shí)間我再來(lái)細(xì)細(xì)看。或者是更糟糕的，直接把郵件留在收件箱里。過(guò)了一會(huì)兒，這種郵件越積越多，越來(lái)越亂。你根本不可能之后抽出時(shí)間來(lái)返回去重新整理它們，更不用說(shuō)當(dāng)你工作計(jì)劃繁忙，有很多其他有壓力的事情的時(shí)候了。

你可能會(huì)花費(fèi)很多寶貴的時(shí)間去找那些你已經(jīng)歸檔的資料，因?yàn)槟阃宋募拿?，甚至首先連它在你電腦里你都不知道。那么怎么能簡(jiǎn)化你的工作呢？改進(jìn)一下文件管理方法吧。

高效的文件管理方法
管理你電腦里的文件跟你管理紙質(zhì)文件的方式差不多。它的要點(diǎn)是：把文件裝進(jìn)分類的文件夾里，并且盡量以一種自己能明白的順序。

下面提供幾個(gè)關(guān)于處理文件的小技巧：

不要保存不必要的文件。不要養(yǎng)成保存收件箱里所有東西的壞習(xí)慣。花一點(diǎn)時(shí)間瀏覽一下內(nèi)容，只有了解到它跟你的工作有關(guān)時(shí)再保存。電腦里保存太多零碎文件將來(lái)找的時(shí)候會(huì)很不方便；而且它們還會(huì)影響電腦的運(yùn)行速度。所以保存文件之前先篩選一下。
給你的文件和文件夾統(tǒng)一命名。例如：可以將文件夾分成“顧客”、“賣(mài)方”和“同事”三個(gè)子文件夾。在前面標(biāo)上簡(jiǎn)寫(xiě)的名字用于區(qū)別它們隸屬于不同的文件夾。還有，我們可以為不同的文件夾設(shè)置不同的外觀使他們變得更容易區(qū)分。
把有關(guān)的文件存在一起，而不去管他們的格式。舉個(gè)例子：把與同一個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的Word文檔、PPT、 Spreadsheet和圖表放在一個(gè)文件夾里。而不是一個(gè)文件夾裝所有的PPT，另一個(gè)裝所有的Spreadsheet等等。這樣，找某個(gè)特定項(xiàng)目的各種附件將更加快捷。
把在做的項(xiàng)目和已經(jīng)完成的項(xiàng)目分開(kāi)來(lái)。有些人偏向于把當(dāng)前未完成的項(xiàng)目保存在桌面上。等項(xiàng)目做完了，再移到合適的地方去分類存放，然后再定期的（例如每周或者每?jī)芍埽┌涯切┎辉傩枰奈募舶搭悇e放到已完成文件夾里。
不要讓文件夾里裝得太滿。如果一個(gè)文件夾里裝太多文件或者子文件夾，多到整個(gè)屏幕都顯示不下，還要滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪才能看完全部條目時(shí)——就應(yīng)該把這個(gè)滿滿的文件夾分成幾個(gè)小一點(diǎn)的子文件夾，列一個(gè)按修改時(shí)間順序或者字母表順序的清單，這樣便于今后提取。比如：你可以把一個(gè)叫“business plan”的文件夾分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夾。同樣假設(shè)你的一個(gè)客戶叫Delta Traders，你就可以按照客戶的姓名分成”Delta Traders sales presentations”和”Delta Traders contracts.”這樣的方式使子文件夾顯得有條理，而不是一堆文件清單堆在一起。說(shuō)到這里，還有一個(gè)需要注意的小要點(diǎn)，如果子文件夾的文件少于五個(gè)的話，那你去點(diǎn)開(kāi)層層的文件夾找到所需的文件可能節(jié)省不了多少時(shí)間。
在你的計(jì)算機(jī)上安裝Google Desktop。如果可以的話（有時(shí)信息部門(mén)不容許這樣），在你的計(jì)算機(jī)上安裝google desktop。這個(gè)簡(jiǎn)潔的小軟件建立一個(gè)桌面搜索引擎把你所有的文件和電子郵件都編進(jìn)引索，這樣你就能方便快速的找到它們了。當(dāng)你需要找一些不容易被發(fā)現(xiàn)的文件時(shí)，尤其方便。
記得備份你的文件歸檔系統(tǒng)。再?gòu)?qiáng)調(diào)一遍：這個(gè)聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)枯燥，但是很重要。所有壞過(guò)硬盤(pán)的人都可以證明！首先保證給計(jì)算機(jī)定期做備份，再給文檔信息包括聯(lián)系人都做備份。
按行動(dòng)先后次序整理。利用這些更深入的方法定制你的文件歸檔系統(tǒng)。這有助于你分清工作優(yōu)先級(jí)，提高效率。
按日期整理文件。把文件夾按日期命名。這樣可以幫你在不點(diǎn)開(kāi)文件夾的情況下確定那個(gè)文件是最近的，例如：一個(gè)文件夾命名為”Guidelines 12 Oct07“表明這個(gè)指導(dǎo)文件是2007年10月12號(hào)的。（如果你做跨國(guó)工作的，這個(gè)日期有時(shí)候?qū)懽?21007，容易混淆?。?br />很多人用版本號(hào)來(lái)區(qū)分不同改編過(guò)的文件。例如：”Delta Traders contract v1″和 “Delta Traders contract v2.”這樣也可以幫助我們跟快的找出有用文件。如果你的文件是幾個(gè)人共同管理的，你必須特別注意一下版本問(wèn)題：如果把別人的版本弄混了或者弄丟了會(huì)很煩人把版本號(hào)放在文件名一起的同時(shí)，還要把版本列表放在文件中表明版本號(hào)、版本日期、修改者，還有，如果有的話，修改類型也要標(biāo)注。
使用“記事本”文件。記事本文件，也就是所謂的“43文件夾”方案，是很多人用的一種獨(dú)特的文件整理方式。建立12個(gè)文件夾（每個(gè)月一個(gè)）另加31個(gè)子文件夾（一天一個(gè)）。把每天要完成的工作放在相應(yīng)的文件夾里。這樣在每天開(kāi)始的時(shí)候，打開(kāi)那天所對(duì)應(yīng)的文件夾，把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夾中。然后把空的文件夾移到下個(gè)月對(duì)應(yīng)的位置。如果你又是一天不能完成當(dāng)天的工作，那就把它放到明天對(duì)應(yīng)的文件夾中。這個(gè)系統(tǒng)可以幫助你整理記錄每天的任務(wù)，也可以作日記本用。
對(duì)于任何一個(gè)高效方便的文件歸檔系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，適合你是最重要的。在某種程度上它取決于你工作的性質(zhì)。所以，沒(méi)有一個(gè)萬(wàn)能的方法去做歸檔，你也可以根據(jù)這些小建議定制出一套適合自己的系統(tǒng)。

花費(fèi)寶貴的時(shí)間找東西實(shí)在是讓工作變得很無(wú)趣，也會(huì)給你帶來(lái)很多壓力。采用這些簡(jiǎn)單的關(guān)于文件歸檔整理的技巧，建立一套適合自己的文件歸檔系統(tǒng)，應(yīng)用于生活之中將讓你生活更輕松。

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河南瑞貝卡發(fā)制品股份有限公司培訓(xùn)中心-牛龍飛