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孫軍正:合同協(xié)議編制會(huì)審制度

項(xiàng)目管理

2016-01-20 115635

第1章總則

第1條目的

1．確保合同協(xié)議行為符合國(guó)家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失，特對(duì)合同協(xié)議編制前的資格審查、內(nèi)容談判和文本擬定進(jìn)行規(guī)范。

2．防范和控制合同協(xié)議可能的風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范公司合同協(xié)議的編制行為，加強(qiáng)合同協(xié)議編制的監(jiān)督。

第2條適用范圍

1．本制度適用于公司各類合同格式和部門合同協(xié)議的編制。

2．本制度適用于公司各類格式合同協(xié)議、部門合同協(xié)議文本的制定，以及對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同協(xié)議對(duì)方擬定的合同協(xié)議的會(huì)審。

第3條本制度所稱會(huì)審指合同協(xié)議在擬稿以后，正式生效之前，由合同協(xié)議關(guān)鍵條款涉及的其他專業(yè)部門（如技術(shù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門）會(huì)同公司法務(wù)部對(duì)合同協(xié)議文本進(jìn)行審核。

第2章合同協(xié)議的編制

第4條選擇合同協(xié)議對(duì)方

公司應(yīng)對(duì)合同標(biāo)的物的生產(chǎn)商、價(jià)格及變化趨勢(shì)、質(zhì)量、供貨期和市場(chǎng)分布等方面進(jìn)行綜合分析論證，掌握市場(chǎng)情況，合理選擇合同協(xié)議對(duì)方。

第5條合同協(xié)議編制前的資格審查

1．公司應(yīng)當(dāng)對(duì)擬簽約對(duì)象的民事主體資格、注冊(cè)資本、資金運(yùn)營(yíng)、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場(chǎng)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行資格審查。

2．對(duì)于重大合同協(xié)議或法律關(guān)系復(fù)雜的合同協(xié)議，公司應(yīng)當(dāng)指定法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)等專業(yè)人員參加談判，必要時(shí)可以聘請(qǐng)外部專家參與。對(duì)于談判過程中的重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)予以記錄。

3．對(duì)于合同協(xié)議方，公司應(yīng)確定其是否具有合同協(xié)議的履約能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對(duì)方簽約人的合法身份和法律資格。

第6條明確合同協(xié)議內(nèi)容

1．合同協(xié)議編制內(nèi)容至少應(yīng)該包含以下條款：合同編號(hào)、日期、合同內(nèi)容、合同范圍、雙方的權(quán)利和義務(wù)、協(xié)議期限、支付數(shù)額、支付方式、違約責(zé)任和不可抗力條款等。

2．合同內(nèi)容和合同范圍條款應(yīng)明確，避免范圍界定不明給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。

3．雙方的權(quán)利和義務(wù)條款要特別注明，避免給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。

4．協(xié)議期限、支付數(shù)額和支付方式條款要詳細(xì)具體地說明，確保合同的有效履行。

5．對(duì)于違約責(zé)任條款，第一不要遺漏，第二要全面，第三幅度可以高，但不要太高，因?yàn)樘邥?huì)導(dǎo)致條款無效，失去約束力。

6．不可抗力條款盡量列舉其具體范圍、證明條件和通知期限。

第7條確定合同協(xié)議的形式

1．在磋商過程中，電子郵件、傳真或口頭等方式協(xié)商的合同協(xié)議，最后應(yīng)以簽訂正式合同確認(rèn)書為準(zhǔn)。

2．為避免合同協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)，即使通過傳真、信件、電報(bào)、電子郵件或書面方式協(xié)商一致的，最后也應(yīng)集中歸納到一份紙面合同上，規(guī)避電子證據(jù)（電子郵件、電子數(shù)據(jù)、傳真）的缺陷。

第8條合同協(xié)議的編制要求

1．合同協(xié)議文本原則上由承辦部門起草。

2．重大合同協(xié)議或特殊合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)由公司的法律部門參與起草，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與起草。

3．對(duì)于由對(duì)方起草的合同協(xié)議，公司應(yīng)指定專人進(jìn)行認(rèn)真審查，確保合同協(xié)議內(nèi)容準(zhǔn)確。

4．國(guó)家或行業(yè)有示范合同協(xié)議文本的，公司可以優(yōu)先選用，但在選用時(shí)，對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù)公司的實(shí)際需要進(jìn)行修改。

第9條合同協(xié)議編制的程序

1．各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)部門合同文本的業(yè)務(wù)范圍，起草部門業(yè)務(wù)合同文本，并遞交法律顧問進(jìn)行審核。

2．法律顧問對(duì)各部門遞交的業(yè)務(wù)合同文本進(jìn)行審核，并出具書面意見。

3．各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)法律顧問出具的書面意見，修改合同文本，并遞交給上級(jí)主管進(jìn)行審核、審批。

4．各部門負(fù)責(zé)人將重新修改后的合同文本遞交給法律顧問、法務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審核、審批后，根據(jù)審核、審批的意見編制正式的合同文本。

第3章合同協(xié)議的會(huì)審

第10條合同協(xié)議擬定

1．法律顧問會(huì)同各部門起草公司格式合同協(xié)議、各部門擬定本部門合同協(xié)議文本以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與合同協(xié)議對(duì)方擬定合同協(xié)議時(shí)，分別由法律顧問、各部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同協(xié)議在會(huì)審過程中的傳遞。

2．合同協(xié)議擬定者須按公司規(guī)定在《合同會(huì)審單》上填寫合同會(huì)審部門及人員名稱。

3．合同協(xié)議擬定者負(fù)責(zé)合同連同《合同會(huì)審單》在整個(gè)會(huì)審過程中的傳遞，直到合同協(xié)議蓋上合同專用章后結(jié)束。

第11條合同會(huì)審主體及內(nèi)容

1．法務(wù)部主要負(fù)責(zé)對(duì)合同協(xié)議對(duì)方當(dāng)事人身份和資格進(jìn)行審查及對(duì)合同爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行審核。

2．技術(shù)部主要負(fù)責(zé)對(duì)合同標(biāo)的物是否符合國(guó)家各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等）、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審查。

3．財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)對(duì)合同對(duì)方資信情況、價(jià)款支付等的審查。

4．法務(wù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)違約責(zé)任條款的審查，包括違約金的賠償及經(jīng)濟(jì)損失的計(jì)算等。

第12條合同協(xié)議會(huì)審要點(diǎn)

1．合法性。包括合同協(xié)議的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同協(xié)議訂立程序是否符合規(guī)定，會(huì)審意見是否齊備，資金的來源、使用及結(jié)算方式是否合法以及資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)是否齊備等。

2．經(jīng)濟(jì)性。主要指合同協(xié)議內(nèi)容是否符合公司的經(jīng)濟(jì)利益。

3．可行性。包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格，擔(dān)保方式是否可靠以及擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬是否明確等。

4．嚴(yán)密性。包括合同協(xié)議條款及有關(guān)附件是否完整齊備，文字表述是否準(zhǔn)確，附加條件是否適當(dāng)合法，合同協(xié)議約定的權(quán)利義務(wù)是否明確以及數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示是否準(zhǔn)確。