第1章 總則
第1條 目的。
為加強本公司文書立卷、檔案維護管理等相關(guān)工作,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,均需參照本制度規(guī)定。
第3條 相關(guān)職責(zé)。
1.公司總經(jīng)辦負責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌管理工作,對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導(dǎo)。
2.各部門應(yīng)配備兼職的檔案管理人員,按照國家法規(guī)和公司規(guī)定,做好文件材料的收集積累、整理、預(yù)立卷和開具歸檔交接清單工作。
第4條 檔案管理工作要求如下。
1.集中保管,確保檔案完整、安全。
2.檔案管理工作納入總經(jīng)辦工作計劃和規(guī)章制度中。
3.檔案管理工作影響相關(guān)人員的考核工作。
第2章 歸檔范圍
第5條 凡公司經(jīng)營管理活動中形成和使用的,已辦理完畢并具有考察價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會議記錄等均應(yīng)列入公司檔案的接收范圍。
第6條 歸檔范圍如下。
1.重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
2.本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)機構(gòu)來往的文書。
3.本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
4.本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
5.信訪工作材料。
6.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
7.本公司高層領(lǐng)導(dǎo)任免文件材料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件材料。
8.公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
9.公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
10.其他相關(guān)資料。
第3章 部門歸卷管理
第7條 各部門需嚴格執(zhí)行平時歸卷規(guī)定,對處理完畢或批存的文件材料,由部門兼職檔案管理人員集中統(tǒng)一保管。
第8條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)、職能范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。
第9條 “案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第10條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全、加以整理,并送交本部門兼職檔案管理人員歸卷。
第11條 兼職檔案管理人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第4章 立卷管理
第12條 公司統(tǒng)一立卷規(guī)范,由總經(jīng)辦檔案管理人員在相關(guān)部門兼職檔案管理人員的配合下進行組卷、編目工作。
第13條 公司檔案每半年接收1次,各部門應(yīng)于每年的1月和6月將檔案資料統(tǒng)一交總經(jīng)辦。
第14條 組卷、立卷需遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值的文件,便于保管和利用。
第15條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第16條分類立卷的相關(guān)規(guī)定如下。
1.檔案管理人員在歸檔文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一起,不得分開,文件資料和電子資料應(yīng)合一立卷。
2.絕密文件資料和電子資料單獨立卷,少數(shù)普通文件資料和電子資料如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷,沒有復(fù)文的,放在請示年立卷。
4.跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷,跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷,跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。
第17條 卷內(nèi)文件材料排列的相關(guān)規(guī)定如下。
1.密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后。
2.其他文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第18條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。
第19條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,填寫字跡要工整,卷內(nèi)目錄放在卷首。卷內(nèi)文件目錄如下表所示。
第20條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi),若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責(zé),備考表應(yīng)置卷尾。
第21條 案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第22條 案卷的裝訂要求如下。
1.裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角及背面的左上角打印頁號。
2.裝訂前,要去掉卷內(nèi)文件材料上的金屬物,對于破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,對于字跡已擴散的文件材料應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第23條 軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。案卷目錄如下所示。
第5章 檔案借閱管理
第24條 一般檔案的借閱。
因工作需要借閱一般檔案材料者,可直接與檔案管理人員聯(lián)系借閱,借期一般為5個工作日,相關(guān)人員須按期歸還,不能轉(zhuǎn)借或復(fù)印給他人使用,不得向外公司或人員提供。
第25條 重要檔案的借閱。
1.機密案卷、借閱密集的檔案材料、重要的財務(wù)檔案必須總經(jīng)辦主任同意后才能借閱,且只供在閱覽室查閱,不能外借。必要時經(jīng)總經(jīng)辦主任批準可復(fù)印需要部分頁碼材料,用后歸還復(fù)印件注銷。
2.技術(shù)檔案中的原始資料不外借,只供在閱覽室查閱,需要時可借閱復(fù)印件。
第26條 外公司借閱規(guī)定。
1.各部門不可替外公司人員借閱檔案材料,不得向外公司人員提供一切檔案材料,不得私帶外公司人員到檔案室查閱。
2.外公司人員借閱相關(guān)檔案,須持公司介紹信,未經(jīng)公司總經(jīng)理批準,不能復(fù)印任何檔案材料。
第27條 借閱手續(xù)辦理如下。
借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù),借閱歸還時應(yīng)當(dāng)面點收清楚,完善注銷手續(xù),并填寫《檔案借閱登記表》。
第28條 借閱檔案維護。
1.所有檔案材料、圖紙,借閱時不論任何理由都不能涂改和增刪字句、圈畫檔案材料、抽拆畫線及剪裁,應(yīng)保持檔案的完整與整潔。
2.對于損毀、丟失或擅自毀掉檔案者,公司按有關(guān)規(guī)定處理,嚴重者追究其法律責(zé)任。
3.借閱檔案人員離職或調(diào)離本公司的,所借閱的檔案材料一律還清,不準帶走,否則綜合檔案室及上級部門有權(quán)不在調(diào)動清單上簽字。
第6 檔案維護管理
第29條 檔案管理規(guī)范如下。
1.檔案庫房獨立設(shè)置,不能和資料室混在一起。
2.檔案庫應(yīng)安裝牢固的門窗,配有防治有害生物、防塵、防火、防高溫、防潮濕、防盜、防腐、防火等設(shè)備和措施,以保證檔案的安全。
3.檔案管理人員需做好庫房保溫工作,溫度控制在14~24℃,濕度應(yīng)控制在40%~60%之間,溫、濕度每天有專人定時測量、記錄,并隨時調(diào)節(jié)控制。
4.注意防火,嚴禁抽煙,嚴禁使用明火裝置及電爐,嚴禁存放易燃、易爆、易腐的物品及其他一切非檔案用物,庫房周圍要配備粉劑消防器材,并按要求定期檢查、更換。
5.庫房內(nèi)要做好遮陽工作,防止陽光直射,并保持清潔、衛(wèi)生、整齊。
6.檔案管理人員要時時關(guān)好門窗,切斷電源,確保檔案安全。
第30條 公司對檔案管理維護工作進行檢查,安全檢查內(nèi)容如下。
1.檔案管理相關(guān)法律法規(guī)等的執(zhí)行情況。
2.各類維護裝置是否完好。
3.檔案庫房是否保持清潔。
4.隱患整改情況。
第31條 對于檢查出來的問題,檔案管理人員應(yīng)積極整改并及時上報,確保檔案安全,在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題未得以解決之前必須采取安全可靠的防范措施,防止事故發(fā)生,若造成損失,追究檔案管理人員的責(zé)任。
第32條 檔案銷毀規(guī)定如下。
1.檔案管理人員提出銷毀案卷目錄后,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任同意后方可銷毀。
2.銷毀檔案時,相關(guān)人員應(yīng)填寫檔案銷毀清單,由兩人負責(zé)核實監(jiān)銷,并在銷毀清單上簽字。
第7 附則
第33條 本制度由總經(jīng)辦制定與解釋。
第34條 本制度經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
(摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例。孫軍正老師根據(jù)多年的管理及培訓(xùn)經(jīng)驗,將紅色精神與西方管理巧妙結(jié)合,將理論性、實踐性與趣味性相結(jié)合,講解深入淺出,演繹通俗易懂。寓教于樂,活躍的課堂氣氛,體驗、參與、訓(xùn)練、講評、互動式的教學(xué)方法,讓學(xué)員在學(xué)中練,在練中學(xué)。)