一、精細化管理的主要內(nèi)涵

現(xiàn)代意義上的精細化管理，起源于汽車業(yè)屆風行的“精益化生產(chǎn)模式”，其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認真細致的方法來控制生產(chǎn)的每道工序、每個環(huán)節(jié)，從而以最小的投人創(chuàng)造出最大的價值。隨著現(xiàn)代社會分工的越來越細和專業(yè)化程度的越來越高，一個精細化的工作和管理時代已經(jīng)來臨。新形勢下，將企業(yè)精細化管理理念融入辦公室管理之中，推進辦公室從粗放型管理逐步向精細化管理轉變，全面提升辦公室工作質量和服務效能，是應對新任務、新要求的緊迫任務和有益嘗試。

所謂“精細”，就是精密細致之意。在中國傳統(tǒng)文化中，有關“精細化”的思想源遠流長。宋朝朱熹說道：“言治骨角者，既切之而復磋之；治玉石者，既琢之而復磨之；治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不積畦步無以至千里，不積小流無以成江?！?，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”等，也均從不同角度闡述了精細化思想的重要作用，精細化管理是源于發(fā)達國家的全新管理理念，它是社會分工精細化以及服務質量精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，其主要目標是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術，精細化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化，運用程序化、標準化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。精細化管理最基本的特征就是重細節(jié)、重過程、重具體、重落實、重質量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節(jié)上精益求精、力爭最佳。

二、運用精細化管理推進辦公室工作水平的總體思路

（一）強化精細管理意識，提升專業(yè)隊伍素質。

思想是行動的先導。培養(yǎng)精細化管理意識，是精細化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。精細化管理是一項關系到辦公室目標任務能否快捷、高效完成的大事，每位辦公室成員都要形成精細做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風，把重視細節(jié)作為一種素質、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細微之處見精神、見水平。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細節(jié)，把注意力集中到關鍵點、銜接點、隱藏點和創(chuàng)新點上。要堅持從基礎抓起，從“細”上著眼，在“精”上下功夫，在“實”上做文章，真正使每位員工懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果，確確實實樹立起精益求精、嚴密細致的工作態(tài)度，將精細化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學習之中。精細化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質提升的方式實現(xiàn)，提升辦公室專業(yè)隊伍綜合素質是精細化管理得到順利實施的基礎和保障。高素質、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識和豐富的辦公室工作經(jīng)驗、政治素質過硬、責任感強、辦事效率高，同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻的精神。

（二）狠抓規(guī)章制度建設，完善考核評議機制。

推行辦公室精細化管理，要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標準化之路。要按照精確、細致、深人的要求，明確崗位職責，優(yōu)化工作流程，完善崗責體系，加強溝通協(xié)調。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設，努力營造高效有序的工作氛圍，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實，建立健全和認真執(zhí)行辦公室的各項管理制度、崗位責任制度和工作程序，堅持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理和服務行為。要根據(jù)崗責體系的要求，積極推進辦公室績效考核，完善考核評議機制?？茖W設定績效考核指標體系，堅持定量考核與定性考核相結合、綜合考核和分類考核相結合、內(nèi)部考核與外部評議相結合的形式，以增強考核的科學性、公正性和可操作性。堅持將考核結果與獎優(yōu)評先、職務晉升等有機結合起來，完善考核評議機制，推動辦公室各項工作水平的提高。

（三）培育精細管理文化，不斷提升辦公室軟實力。

辦公室要努力將精細化管理上升為一種文化，使之成為打造和提升辦公室軟實力的重要途徑。美國管理學家、行為科學管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實驗”表明，工人不僅僅是由金錢驅使的“經(jīng)濟人”，而且是“社會人”，精神的力量、社會關系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細化管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質教育，積極營造出昂揚向上的文化氛圍，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室人員要自覺實踐勤于服務、樂于奉獻的核心價值觀，努力做到圍繞中心、服務大局、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻、雷厲風行、嚴謹細致。要把精細化管理當作一種工作要求一種精神境界和一種文化素養(yǎng)，真正融人工作、生活當中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。

三、運用精細化管理推進辦公室工作水平的實施路徑

（一）以學習教育為先導，提高隊伍整體素質

辦公室工作的開展需要一流的工作隊伍，而打造一支優(yōu)秀的團隊離不開學習和教育。一是加強精神理念教育。通過開展以“維護大局，團結協(xié)作，忠于職守，無私奉獻，適應形勢，勤儉好學，深人實際，求實創(chuàng)新”為主要內(nèi)容的辦公室精神教育活動，增強干部職工的“大局意識、服務意識、奉獻意識、發(fā)展意識”，使辦公室精神成為辦公室人員工作創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在動力。二是加強政治理論學習。緊密聯(lián)系辦公室工作實際，結合本地經(jīng)濟和社會發(fā)展，合理安排政治理論學習內(nèi)容，多學習一些時效性較強的政策法規(guī)和理論文章，努力提高辦公室工作人員把握政策的能力，服務經(jīng)濟和社會發(fā)展的能力，更好地發(fā)揮參謀輔政作用。三是加強業(yè)務學習培訓。新形勢的發(fā)展，對辦公室工作人員的能力要求越來越高，因此，必須加大對辦公室人員的業(yè)務學習和培訓力度，采取舉辦公文知識培訓班、計算機操作技能比賽等多種形式，達到“四會”（會網(wǎng)絡、會公文、會表達、會協(xié)調），使辦公室人員成為情通業(yè)務的“專才”，能寫、能說、能協(xié)調的“通才”，以最短的時間、最小的成本高質量地完成各項工作，獲得最大的成效。

（二）以制度建設為基礎，提高事務管理水平

實踐證明，職責不明確，制度不健全，往往是造成工作效能低下的癥結所在。實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。一是健全完善制度。結合新的工作形勢，立足當前，著眼長遠，注重操作性、實用性和長效性，對符合當前工作形勢發(fā)展的規(guī)章制度給予保留，反之進行修改、細化和完善，對目前應建立而沒有建立的規(guī)章制度，及時組織人員制定，使規(guī)章制度成為規(guī)范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務效能的堅實保障。二是規(guī)范工作程序。規(guī)范和細化辦公室工作流程，嚴密各種手續(xù)，有效地推進政務和事務工作的規(guī)范化、標準化建設，每一項工作都在規(guī)范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個環(huán)節(jié)運轉高效順暢。三是強化責任落實。按照定崗、定職、定責的要求，明確細化工作職責。對照制度和職責，強化責任落實。用制度加強內(nèi)部管理，用職責約束職工行為，形成完整的責任鏈條，把精細化管理落實到政務和事務工作運轉的全過程，確保辦公室各項工作高效有序運轉。四是狠抓制度執(zhí)行。制度制定得再好，不去嚴格執(zhí)行，就如同虛設。通過組織開展聯(lián)合檢查，抽調有關人員，每月定期對辦公室各部門制度執(zhí)行、工作推進等情況進行督促檢查，確保每一項制度都能落到實處、每一項工作都能按照既定目標推進。

（三）以降耗節(jié)支為舉措，降低辦公運行成本

降耗節(jié)支是實踐科學發(fā)展觀的重要舉措，降低辦公運行成本是構建和諧發(fā)展型辦公室的必然要求。一是倡導節(jié)約意識。提倡和引導辦公室工作人員從實踐科學發(fā)展觀的高度，充分認識節(jié)約資源對經(jīng)濟和社會發(fā)展的重大意義，從自身做起，從身邊的點滴事情做起，養(yǎng)成節(jié)約一張紙、一滴水、一度電、一升油、一分錢的良好習慣，把節(jié)約變成自覺行動，形成崇尚節(jié)儉的工作作風和濃厚的氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績效。充分利用現(xiàn)代化辦公設備和條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時間，壓縮辦公成本。同時，要求辦公室人員牢固樹立責任意識、效率意識和成本意識，工作有計劃，做到今日事，今日畢，并學習掌握現(xiàn)代化辦公技術，努力提高工作效率。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，大力壓縮電話費、水電費和交通費等彈性費用支出。電話費按工作量設定最高限額，并進行嚴格控制；水電堅持每月對比分析，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，堵塞管理漏洞，降低水電損耗；量化和細化車輛加油管理，認真做好車輛臺賬記錄，嚴格規(guī)范車輛維修審批手續(xù)，降低車輛油量消耗和維修費用支出。

（四）以創(chuàng)造精品為目標，實現(xiàn)優(yōu)質高效服務

精細化管理就是強調注重細節(jié)，通過把工作做細做實創(chuàng)造出精品。一是創(chuàng)造參謀輔政精品。在撰寫文稿方面，要站在領導的角度觀察分析問題，緊扣領導的思想脈搏，超前思維和創(chuàng)造性思考，把有見解的好觀點、好措施大膽融入文稿，使文稿起草的過程成為服務的過程，達到以文輔政的目的；在文件的跟蹤、急件的督辦方面，認真了解時限和要求，確保文件運轉高效暢通；在參謀輔政方面，圍繞煙草行業(yè)發(fā)展的重點、難點和熱點，沉下心到一線深入調查研究，走出去到先進市縣虛心學習，及時為行業(yè)提供基層翔實情況和發(fā)展先進經(jīng)驗，力爭每一篇調研文章都是精品。二是創(chuàng)造會議接待精品。隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，辦公室的接待服務工作日益增多，工作量也越來越大。要樹立嚴謹填密的工作思想，各類會議、活動、服務做到協(xié)調有序、周密細致，不出現(xiàn)任何差錯，達到領導和服務對象滿意，圓滿完成各項接待服務任務。在會議承辦方面，從起草通知到會議結束，既要有全盤通暢的統(tǒng)籌安排，又要有周密細致的環(huán)節(jié)把握，把每一項工作做細做實，確保會議在召開過程中不出現(xiàn)任何紕漏，達到最佳效果。三是創(chuàng)造辦事服務精品。在服務方面，善于變被動為主動，對一些常規(guī)性規(guī)律性、階段性等確定性工作，主動著手，提前準備；對臨時交辦的任務、應急事情和突發(fā)事情等非確定性工作，要靈活應變，忙而不亂，把問題想在先，把工作做在前，以認真、再認真的態(tài)度，把每一件事情做細做實做到位，交一份滿意的答卷。特別是在事項督辦方面，嚴格按照時限要求，認真細致地督辦，對已完成的，要認真核查完成質量，對未完成的，要仔細查明滯后原因，做到件件有著落，事事有回音。在事務服務方面，辦公室擔負著機關后勤保障職能，燈不亮、水不流、電話不通、網(wǎng)絡不暢、車子不轉等事務性工作，看似很小，如果沒辦好或辦的不及時，就可能影響機關工作的正常有序運轉，甚至引起混亂，必須認真考慮和處理好后勤管理方面每一個細小環(huán)節(jié)，要超前發(fā)現(xiàn)問題，及時處理和解決問題，提供周到細致的服務，提高辦事效率，發(fā)揮好后勤保障作用。

總之，精細化管理是精在事前，細在過程，意在結果的管理理念。精心是態(tài)度，精細是過程，精品是成績。精細化也是一種意識、一種觀念、一種認真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細化管理是一個長期的過程，要有目標、有組織、有步驟，踏踏實實地向前推進。辦公室要建立適合自身工作需要的精細化管理長效機制，把準行精細化管理與各階段工作任務、目標、發(fā)展計劃結合起來，切實提高辦公室工作管理水平。