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王樹文:提高會(huì)議效率的十二條措施

企業(yè)管理

2016-01-20 9339

◎（1）作好充分的會(huì)前準(zhǔn)備

俗話說“臺(tái)上一分鐘，臺(tái)下十年功”，說明的是工作準(zhǔn)備的重要性。

其實(shí)會(huì)議也是一樣，如果會(huì)議負(fù)責(zé)人能在會(huì)前花充分的時(shí)間進(jìn)行會(huì)議議題和會(huì)議內(nèi)容、材料的準(zhǔn)備，則會(huì)在很大程度上保證會(huì)議的順利進(jìn)行。否則可能會(huì)由于情況考慮不周、材料準(zhǔn)備不夠等導(dǎo)致會(huì)議拖延或會(huì)議無法得到所期望的效果。

◎（2）提前將會(huì)議相關(guān)材料分發(fā)給與會(huì)者

為了節(jié)省會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議效率，會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人應(yīng)該將會(huì)議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會(huì)者，以便讓與會(huì)者能有足夠的時(shí)間在會(huì)前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見和結(jié)論。這樣，正式會(huì)議討論時(shí)，大家就能快速、完整地將事先準(zhǔn)備好的意見和建議闡述出來，從而加快會(huì)議的進(jìn)程，提高會(huì)議的效率。

◎（3）會(huì)議議題不要安排過多

我們知道，目標(biāo)太多，就等于沒有目標(biāo)。因?yàn)槟繕?biāo)太多就無法抓住工作的重點(diǎn)。

會(huì)議也是如此。每次會(huì)議，會(huì)議的議題不宜安排過多，一般一到兩個(gè)議題為宜，盡量不要超過三個(gè)議題。如果議題太多，則大家討論時(shí)的注意力很可能會(huì)分散（因?yàn)槊總€(gè)人所重點(diǎn)關(guān)心的議題可能會(huì)不同），這樣就會(huì)影響結(jié)論的達(dá)成速度，從而影響到會(huì)議效率；另外，議題過多，勢(shì)必導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間拉長，而過長的會(huì)議會(huì)讓與會(huì)者感到疲倦，從而也影響到會(huì)議效率。

◎（4）會(huì)議時(shí)間不要安排過長

我們知道，一個(gè)成年人能聚精會(huì)神投入工作的時(shí)長大約是兩小時(shí)左右。因此，我們舉行會(huì)議時(shí)，會(huì)議的時(shí)間也不應(yīng)該安排過長（實(shí)際上這也與安排的會(huì)議議題多少有關(guān)），會(huì)議的時(shí)長一般需要計(jì)劃和控制在半小時(shí)到兩小時(shí)之間。會(huì)議時(shí)間太短不利于大家充分溝通并達(dá)成最佳結(jié)論，會(huì)議時(shí)間太長則會(huì)讓與會(huì)者“身心疲憊”從而影響會(huì)議效率。

◎（5）會(huì)議盡量安排在下班之前召開

我們知道，有些與會(huì)者時(shí)間觀念不是很強(qiáng)或因?yàn)閭€(gè)性使然，他們往往不到會(huì)議最后很難果斷、明白地表達(dá)出自己的觀點(diǎn)，這種情況極易導(dǎo)致會(huì)議的拖延。解決這一問題比較有效的措施是，將會(huì)議安排在上午下班前或下午下班前的時(shí)段。

如會(huì)議的計(jì)劃時(shí)長為一小時(shí)，則可以安排在上午11：00舉行（假如12：00下班）或下午5：00舉行（假如6：00下班）。安排在這樣的時(shí)段，實(shí)際上已經(jīng)給出了明確的時(shí)間期限，大家也就會(huì)盡快表達(dá)自己的觀點(diǎn)和看法，從而有效地提高了會(huì)議的效率。

◎（6）不邀請(qǐng)與會(huì)議無關(guān)的人與會(huì)

邀請(qǐng)與會(huì)議無關(guān)的人參加會(huì)議，是一種極大的浪費(fèi)，也是毫無意義的做法。我們經(jīng)?？吹揭恍?huì)議，整個(gè)會(huì)議過程中有些人一言不發(fā)，其實(shí)這些一言不發(fā)的人，大部分是與會(huì)議無關(guān)的人。因此，作為會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會(huì)議，一些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請(qǐng)他們與會(huì)。

◎（7）準(zhǔn)時(shí)召開會(huì)議

很明顯，會(huì)議延遲召開是對(duì)時(shí)間和成本的浪費(fèi)，其實(shí)這樣的會(huì)議在我們?nèi)粘９ぷ髦蟹浅３Ｒ姟６沤^會(huì)議延遲召開的辦法是：給會(huì)議遲到者適當(dāng)?shù)膽土P、時(shí)間一到即召開會(huì)議。

◎（8）盡量避免討論與會(huì)議議題無關(guān)的內(nèi)容

每次會(huì)議都已經(jīng)計(jì)劃好了需要討論的會(huì)議議題。會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人需要注意控制并限制討論本次會(huì)議沒有計(jì)劃的問題。否則一旦放開，則很難收回，結(jié)果不是該討論的問題沒有討論到就是會(huì)議不得不拖延。

解決這一問題的有效辦法是，一定控制住不討論與本次會(huì)議無關(guān)的議題。如在會(huì)議上確實(shí)發(fā)現(xiàn)了很重要的問題需要開會(huì)討論，則可以先記錄下來，另行安排一次會(huì)議。

◎（9）約定與會(huì)者的發(fā)言時(shí)長

有些與會(huì)者發(fā)言時(shí)口若懸河滔滔不絕，完全沒有時(shí)間觀念。

解決這一問題的有效辦法是：會(huì)議正式召開之前就和與會(huì)者約定好發(fā)言的時(shí)長，讓大家在發(fā)言之前都做到“心中有數(shù)”。

◎（10）及時(shí)提醒發(fā)言者

對(duì)于某些“健談”者來說，僅僅約定好發(fā)言時(shí)長還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)樗麄冋勁d正濃時(shí)，根本就將時(shí)長約定拋到了“九霄云外”。如果不及時(shí)提醒發(fā)言者，則他們很可能會(huì)占用過量的會(huì)議時(shí)間，從而影響會(huì)議的效率。

解決這一問題的有效辦法是：在與會(huì)者發(fā)言時(shí)長過半時(shí)提醒一次；到與會(huì)者發(fā)言時(shí)長還剩兩到三分鐘時(shí)再次提醒，以便讓發(fā)言者利用剩余的時(shí)間總結(jié)自己的意見、建議和觀點(diǎn)。

◎（11）完備記錄會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給與會(huì)者確認(rèn)

有些會(huì)議開完后，沒有任何的會(huì)議紀(jì)要，實(shí)際上這樣的會(huì)議與沒有召開沒什么兩樣，因?yàn)闆]有會(huì)議紀(jì)要（書面結(jié)論）的會(huì)議，最終是沒有人去關(guān)心和執(zhí)行會(huì)議決議的。因此，我們需要完整記錄會(huì)議紀(jì)要（紀(jì)要中需要約定決議的責(zé)任人、完成時(shí)限等），在分發(fā)給與會(huì)者的同時(shí)讓相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。

◎（12）安排專人跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況

有些會(huì)議，雖然有會(huì)議紀(jì)要，但沒有跟進(jìn)會(huì)議決定是否被執(zhí)行的相關(guān)辦法和措施，這樣會(huì)導(dǎo)致了會(huì)議“決而不行”，使會(huì)議沒有發(fā)揮應(yīng)有的效果。

解決這一問題的有效辦法是：安排專人跟進(jìn)會(huì)議決定的落實(shí)和執(zhí)行情況并及時(shí)公布，將會(huì)議決定的落實(shí)和執(zhí)行結(jié)果作為對(duì)相關(guān)責(zé)任人考評(píng)的指標(biāo)之一。

2015年王樹文老師主要課程列表：

《從技術(shù)走向管理》（課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長：2天）

《有效溝通管理》（課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長：2天）

《營造高效團(tuán)隊(duì)》（課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長：1天）

《有效時(shí)間管理》（課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長：1天）

《項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練營》（課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長：3天）

《項(xiàng)目管理基礎(chǔ)知識(shí)導(dǎo)入與實(shí)戰(zhàn)》（課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長：2天）

《企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理體系的構(gòu)建與實(shí)戰(zhàn)》（課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長：2天）

《打造優(yōu)秀中層管理者》（課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長：2天）