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王樹(shù)文 2019年度中國(guó)200強(qiáng)講師
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王樹(shù)文:提高會(huì)議效率的十二條措施
2016-01-20 9437

◎(1)作好充分的會(huì)前準(zhǔn)備

俗話(huà)說(shuō)“臺(tái)上一分鐘,臺(tái)下十年功”,說(shuō)明的是工作準(zhǔn)備的重要性。

其實(shí)會(huì)議也是一樣,如果會(huì)議負(fù)責(zé)人能在會(huì)前花充分的時(shí)間進(jìn)行會(huì)議議題和會(huì)議內(nèi)容、材料的準(zhǔn)備,則會(huì)在很大程度上保證會(huì)議的順利進(jìn)行。否則可能會(huì)由于情況考慮不周、材料準(zhǔn)備不夠等導(dǎo)致會(huì)議拖延或會(huì)議無(wú)法得到所期望的效果。

◎(2)提前將會(huì)議相關(guān)材料分發(fā)給與會(huì)者

為了節(jié)省會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議效率,會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人應(yīng)該將會(huì)議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會(huì)者,以便讓與會(huì)者能有足夠的時(shí)間在會(huì)前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見(jiàn)和結(jié)論。這樣,正式會(huì)議討論時(shí),大家就能快速、完整地將事先準(zhǔn)備好的意見(jiàn)和建議闡述出來(lái),從而加快會(huì)議的進(jìn)程,提高會(huì)議的效率。

◎(3)會(huì)議議題不要安排過(guò)多

我們知道,目標(biāo)太多,就等于沒(méi)有目標(biāo)。因?yàn)槟繕?biāo)太多就無(wú)法抓住工作的重點(diǎn)。

會(huì)議也是如此。每次會(huì)議,會(huì)議的議題不宜安排過(guò)多,一般一到兩個(gè)議題為宜,盡量不要超過(guò)三個(gè)議題。如果議題太多,則大家討論時(shí)的注意力很可能會(huì)分散(因?yàn)槊總€(gè)人所重點(diǎn)關(guān)心的議題可能會(huì)不同),這樣就會(huì)影響結(jié)論的達(dá)成速度,從而影響到會(huì)議效率;另外,議題過(guò)多,勢(shì)必導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間拉長(zhǎng),而過(guò)長(zhǎng)的會(huì)議會(huì)讓與會(huì)者感到疲倦,從而也影響到會(huì)議效率。

◎(4)會(huì)議時(shí)間不要安排過(guò)長(zhǎng)

我們知道,一個(gè)成年人能聚精會(huì)神投入工作的時(shí)長(zhǎng)大約是兩小時(shí)左右。因此,我們舉行會(huì)議時(shí),會(huì)議的時(shí)間也不應(yīng)該安排過(guò)長(zhǎng)(實(shí)際上這也與安排的會(huì)議議題多少有關(guān)),會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)一般需要計(jì)劃和控制在半小時(shí)到兩小時(shí)之間。會(huì)議時(shí)間太短不利于大家充分溝通并達(dá)成最佳結(jié)論,會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)則會(huì)讓與會(huì)者“身心疲憊”從而影響會(huì)議效率。

◎(5)會(huì)議盡量安排在下班之前召開(kāi)

我們知道,有些與會(huì)者時(shí)間觀(guān)念不是很強(qiáng)或因?yàn)閭€(gè)性使然,他們往往不到會(huì)議最后很難果斷、明白地表達(dá)出自己的觀(guān)點(diǎn),這種情況極易導(dǎo)致會(huì)議的拖延。解決這一問(wèn)題比較有效的措施是,將會(huì)議安排在上午下班前或下午下班前的時(shí)段。

如會(huì)議的計(jì)劃時(shí)長(zhǎng)為一小時(shí),則可以安排在上午11:00舉行(假如12:00下班)或下午5:00舉行(假如6:00下班)。安排在這樣的時(shí)段,實(shí)際上已經(jīng)給出了明確的時(shí)間期限,大家也就會(huì)盡快表達(dá)自己的觀(guān)點(diǎn)和看法,從而有效地提高了會(huì)議的效率。

◎(6)不邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人與會(huì)

邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人參加會(huì)議,是一種極大的浪費(fèi),也是毫無(wú)意義的做法。我們經(jīng)??吹揭恍?huì)議,整個(gè)會(huì)議過(guò)程中有些人一言不發(fā),其實(shí)這些一言不發(fā)的人,大部分是與會(huì)議無(wú)關(guān)的人。因此,作為會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人,一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會(huì)議,一些參加也可不參加也可的人員,盡量不要邀請(qǐng)他們與會(huì)。

◎(7)準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)會(huì)議

很明顯,會(huì)議延遲召開(kāi)是對(duì)時(shí)間和成本的浪費(fèi),其實(shí)這樣的會(huì)議在我們?nèi)粘9ぷ髦蟹浅3R?jiàn)。杜絕會(huì)議延遲召開(kāi)的辦法是:給會(huì)議遲到者適當(dāng)?shù)膽土P、時(shí)間一到即召開(kāi)會(huì)議。

◎(8)盡量避免討論與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的內(nèi)容

每次會(huì)議都已經(jīng)計(jì)劃好了需要討論的會(huì)議議題。會(huì)議負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人需要注意控制并限制討論本次會(huì)議沒(méi)有計(jì)劃的問(wèn)題。否則一旦放開(kāi),則很難收回,結(jié)果不是該討論的問(wèn)題沒(méi)有討論到就是會(huì)議不得不拖延。

解決這一問(wèn)題的有效辦法是,一定控制住不討論與本次會(huì)議無(wú)關(guān)的議題。如在會(huì)議上確實(shí)發(fā)現(xiàn)了很重要的問(wèn)題需要開(kāi)會(huì)討論,則可以先記錄下來(lái),另行安排一次會(huì)議。

◎(9)約定與會(huì)者的發(fā)言時(shí)長(zhǎng)

有些與會(huì)者發(fā)言時(shí)口若懸河滔滔不絕,完全沒(méi)有時(shí)間觀(guān)念。

解決這一問(wèn)題的有效辦法是:會(huì)議正式召開(kāi)之前就和與會(huì)者約定好發(fā)言的時(shí)長(zhǎng),讓大家在發(fā)言之前都做到“心中有數(shù)”。

◎(10)及時(shí)提醒發(fā)言者

對(duì)于某些“健談”者來(lái)說(shuō),僅僅約定好發(fā)言時(shí)長(zhǎng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,因?yàn)樗麄冋勁d正濃時(shí),根本就將時(shí)長(zhǎng)約定拋到了“九霄云外”。如果不及時(shí)提醒發(fā)言者,則他們很可能會(huì)占用過(guò)量的會(huì)議時(shí)間,從而影響會(huì)議的效率。

解決這一問(wèn)題的有效辦法是:在與會(huì)者發(fā)言時(shí)長(zhǎng)過(guò)半時(shí)提醒一次;到與會(huì)者發(fā)言時(shí)長(zhǎng)還剩兩到三分鐘時(shí)再次提醒,以便讓發(fā)言者利用剩余的時(shí)間總結(jié)自己的意見(jiàn)、建議和觀(guān)點(diǎn)。

◎(11)完備記錄會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給與會(huì)者確認(rèn)

有些會(huì)議開(kāi)完后,沒(méi)有任何的會(huì)議紀(jì)要,實(shí)際上這樣的會(huì)議與沒(méi)有召開(kāi)沒(méi)什么兩樣,因?yàn)闆](méi)有會(huì)議紀(jì)要(書(shū)面結(jié)論)的會(huì)議,最終是沒(méi)有人去關(guān)心和執(zhí)行會(huì)議決議的。因此,我們需要完整記錄會(huì)議紀(jì)要(紀(jì)要中需要約定決議的責(zé)任人、完成時(shí)限等),在分發(fā)給與會(huì)者的同時(shí)讓相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。

◎(12)安排專(zhuān)人跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況

有些會(huì)議,雖然有會(huì)議紀(jì)要,但沒(méi)有跟進(jìn)會(huì)議決定是否被執(zhí)行的相關(guān)辦法和措施,這樣會(huì)導(dǎo)致了會(huì)議“決而不行”,使會(huì)議沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的效果。

解決這一問(wèn)題的有效辦法是:安排專(zhuān)人跟進(jìn)會(huì)議決定的落實(shí)和執(zhí)行情況并及時(shí)公布,將會(huì)議決定的落實(shí)和執(zhí)行結(jié)果作為對(duì)相關(guān)責(zé)任人考評(píng)的指標(biāo)之一。


2015年王樹(shù)文老師主要課程列表:

《從技術(shù)走向管理》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):2天)

《有效溝通管理》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):2天)

《營(yíng)造高效團(tuán)隊(duì)》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):1天)

《有效時(shí)間管理》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):1天)

《項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練營(yíng)》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):3天)

《項(xiàng)目管理基礎(chǔ)知識(shí)導(dǎo)入與實(shí)戰(zhàn)》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):2天)

《企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理體系的構(gòu)建與實(shí)戰(zhàn)》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):2天)

《打造優(yōu)秀中層管理者》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):2天)

《項(xiàng)目經(jīng)理軟技能訓(xùn)練營(yíng)》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):2天)

《打造互聯(lián)網(wǎng)思維》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):1天)

《打造陽(yáng)光心態(tài)》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):1天)

《有效情緒與壓力管理》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):1天)

PMP考前培訓(xùn)》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):5天)

軟考考前培訓(xùn)》(課程標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng):4天)




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