情形分析圖是一種分析問題，并解決或預(yù)防問題的工具。該工具是通過畫出已經(jīng)存在，或者實(shí)施過程中可能的錯(cuò)誤問題，進(jìn)而根據(jù)所列出的問題，逐一加以解決或避免。

情形分析圖的應(yīng)用步驟

　　該工具使用起來很簡(jiǎn)單，包括下列幾個(gè)步驟：

　　第一步，準(zhǔn)備一張掛紙。

　　第二步，將影響對(duì)象(課題、難題或項(xiàng)目名稱)表述出來，并把它寫在掛紙中央的橢圓里。

　　第三步，開展集體討論，激發(fā)群體思維，盡可能找出影響問題的所有因素2008-12-10。這里，可以使用5W2H法，也可以使用六頂思考帽、頭腦風(fēng)暴法，以及其他腦力激蕩方法。

　　第四步，將每一個(gè)因素列出來，并用箭頭指向掛圖中央的橢圓。

　　第五步，逐一分析這些因素，并逐一找出對(duì)策，對(duì)策寫在因素的旁邊，為了區(qū)分，不同因素可以使用不同色彩或字體。

　　例如，某辦公室的秘書面臨一個(gè)頭痛的問題：經(jīng)常不得不重新打印文件。

　　針對(duì)這個(gè)問題，秘書畫出了如圖1所示的情形分析圖。在圖中，顯示出有6個(gè)主要原因，相應(yīng)地有6個(gè)對(duì)策。一個(gè)原因是“作者修改稿件”，預(yù)防對(duì)策是“作者事前定稿”；“缺乏溝通”是一個(gè)原因，預(yù)防對(duì)策是“作者和打字員互相討論”；“準(zhǔn)備太匆促”是一個(gè)原因，預(yù)防對(duì)策是“盡早提出要求”等。

情形分析圖的應(yīng)用時(shí)機(jī)

　　情形分析圖的可用于各類管理問題的解決和預(yù)防，并經(jīng)常與頭腦風(fēng)暴法結(jié)合使用。