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組織及人力資源專(zhuān)家,資深顧問(wèn)
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何新云:崗位職責(zé)描述與崗位分析
2016-01-20 34656

崗位職責(zé)描述是崗位分析中最為重要的組成部分。崗位分析是管理工作中的基礎(chǔ)工作,也是各項(xiàng)人力資源管理活動(dòng)的基礎(chǔ)和信息的來(lái)源。企業(yè)在初創(chuàng)時(shí)期,由于變化很多,不建議進(jìn)行此項(xiàng)工作。但隨著公司的規(guī)模逐漸擴(kuò)大,崗位設(shè)置也越來(lái)越多,工作也變得更加復(fù)雜和多樣性,流程變得不太順暢的時(shí)候,進(jìn)行該項(xiàng)工作就顯得非常重要。遺憾的是,很多企業(yè)在進(jìn)入到擴(kuò)張時(shí)期依然沒(méi)有進(jìn)行此項(xiàng)工作,從而造成非常多的公司內(nèi)部管理方面的問(wèn)題。未能進(jìn)行此項(xiàng)工作的開(kāi)展,主要原因歸結(jié)起來(lái),一方面沒(méi)有對(duì)該項(xiàng)工作引起足夠的重視,而忽視該項(xiàng)工作;另一方面盡管意識(shí)上知道該項(xiàng)工作的重要性,但卻沒(méi)有相應(yīng)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)推動(dòng)該項(xiàng)工作。很多企業(yè)或者是費(fèi)用問(wèn)題或者是信任問(wèn)題,也不愿意聘請(qǐng)外部專(zhuān)家進(jìn)行該項(xiàng)工作

崗位分析最后的輸出結(jié)果是以一種文本的形式呈現(xiàn)出來(lái),即崗位說(shuō)明書(shū)。十多年前,我初期進(jìn)入咨詢(xún)領(lǐng)域時(shí),一般都會(huì)進(jìn)行崗位說(shuō)明書(shū)的編制工作。但最近幾年則不再進(jìn)行該項(xiàng)工作,而是只進(jìn)行崗位職責(zé)的描述工作。由于崗位職責(zé)描述本身是崗位分析中的一部分,所以有必要就崗位分析的一些知識(shí)和做法做一個(gè)思考和總結(jié),以便可以更好的進(jìn)行崗位職責(zé)描述的工作

崗位分析包括以下幾個(gè)方面:1工作的基本情況,包括工作名稱(chēng)、工作地點(diǎn)等;2工作概述,也即是工作目的;3工作關(guān)系,表明組織中的權(quán)力鏈;4工作職責(zé),是對(duì)工作的細(xì)節(jié)描述;5工作輸出,包括工作輸出的量化和非量化的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn);5權(quán)限與相互之間的關(guān)系,包括承辦、審核、復(fù)核、批準(zhǔn)等;6工作環(huán)境,包括物理和心理環(huán)境,一般指的是物理環(huán)境;7其它方面,包括工作依據(jù)等。從以上的內(nèi)容可見(jiàn),崗位職責(zé)描述屬于崗位分析其中的一個(gè)部分內(nèi)容,也是最為主要和最為重要的內(nèi)容

在上一篇的《如何梳理崗位職責(zé)》中,詳細(xì)描寫(xiě)了崗位職責(zé)梳理的流程與方法。崗位分析也有一個(gè)結(jié)構(gòu)化的流程,該流程和崗位職責(zé)描述的流程基本一致。這也說(shuō)明,本質(zhì)上,進(jìn)行崗位職責(zé)描述的工作,也是一種崗位分析的工作。以下我就崗位分析的流程,結(jié)合自己多年管理實(shí)踐的思考,談?wù)剬?duì)崗位分析的理解

1.      確定崗位分析目的:崗位分析的目的可以為人力資源管理的各項(xiàng)管理活動(dòng)提供基礎(chǔ)性的信息,包括招聘與選拔、績(jī)效指標(biāo)的提取、工作任務(wù)的分配、培訓(xùn)的需求分析、崗位評(píng)估及等級(jí)、任職資格標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。同時(shí),還可以在進(jìn)行分析的過(guò)程中,澄清職責(zé)交叉與重疊、匯報(bào)關(guān)系不清和模糊、崗位設(shè)置隨意等的情況

2.      確定崗位分析系統(tǒng):理論上而言,崗位分析是需要明確使用哪種崗位分析系統(tǒng)的。崗位分析系統(tǒng)有兩種,一種是以工作為導(dǎo)向的分析系統(tǒng),這種系統(tǒng)側(cè)重于分析提供產(chǎn)品和服務(wù)所需要的任務(wù)和行為,是以工作本身作為崗位分析的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)的;另一種是以人員為導(dǎo)向的崗位分析系統(tǒng),這種系統(tǒng)適用于知識(shí)型員工較多的企業(yè),這類(lèi)企業(yè)強(qiáng)調(diào)成功完成工作任務(wù)和行為更多的是依靠工作者的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技能、能力及心態(tài)等,強(qiáng)調(diào)的是以任職者為崗位分析的出發(fā)點(diǎn)?,F(xiàn)實(shí)中,沒(méi)有這么明顯的界定,兩種系統(tǒng)有時(shí)是交叉進(jìn)行的。具體使用哪種系統(tǒng),需要結(jié)合企業(yè)的工作結(jié)構(gòu)及現(xiàn)實(shí)的情況進(jìn)行。我本人在幫助企業(yè)進(jìn)行崗位分析的過(guò)程中,由于會(huì)更多的強(qiáng)調(diào)崗位分析與任職者本人沒(méi)有關(guān)系,因?yàn)橐M可能避免工作隨人走的情況,所以在操作過(guò)程中盡量引導(dǎo)崗位分析人員以工作為導(dǎo)向進(jìn)行崗位分析。然而對(duì)于一個(gè)不夠規(guī)范的企業(yè),往往會(huì)有較多的以人員導(dǎo)向?yàn)橹鞯膷徫环治觯援a(chǎn)生很多工作是隨人走的現(xiàn)象就不足為奇。兩種方法如何進(jìn)行平衡,確實(shí)是崗位分析以及工作職責(zé)描述過(guò)程中的一個(gè)難以把握的要點(diǎn)

3.      明確崗位分析小組:崗位分析工作,本身是一個(gè)技術(shù)性比較強(qiáng)的工作,同時(shí)也是一項(xiàng)依賴(lài)較高經(jīng)驗(yàn)的工作。因而需要較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能以及豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn),才能保障該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。我始終認(rèn)為,崗位分析輸出的主體責(zé)任者是各個(gè)職能部門(mén)的負(fù)責(zé)人以及該工作崗位的骨干任職者。而這其中的人力資源部承擔(dān)的是組織、方法、工具、模板的輸出,其它職能部門(mén)則承擔(dān)內(nèi)容的輸出。另外,為了能更好的完成此項(xiàng)工作,外聘咨詢(xún)專(zhuān)家的介入,是非常有必要的。外部專(zhuān)家一般有著較為深厚的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的此類(lèi)工作經(jīng)驗(yàn),他們是崗位分析成功的一個(gè)重要保障。因而可以組成一個(gè)相互配合的三方項(xiàng)目小組來(lái)完成此項(xiàng)工作,即咨詢(xún)顧問(wèn)、人力資源部負(fù)責(zé)人、各部門(mén)負(fù)責(zé)人組成的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

4.      收集工作信息:很多進(jìn)行崗位分析的人員,會(huì)采用多種方式進(jìn)行信息的收集工作,包括人員訪談法、工作問(wèn)卷法、工作觀察法、工作日志總結(jié)法等方法。采用這些方法的崗位分析人員,大多是由人力資源部的人員輸出崗位分析的結(jié)果。這些方法耗時(shí)耗力,無(wú)謂的增加時(shí)間和成本,且效果還很有限,同時(shí)使用以上方法還會(huì)引起參與者的抵觸情緒,因而我本人已不再采用這些方法。如果崗位分析的輸出是由各部門(mén)的負(fù)責(zé)人和崗位的任職者來(lái)完成,則可以采用的方法是,由人力資源部負(fù)責(zé)人或是咨詢(xún)專(zhuān)家進(jìn)行方法、工具、理念的培訓(xùn),并提供相應(yīng)的模板,隨后由任職者本人完成崗位分析的初稿,而部門(mén)負(fù)責(zé)人則成為該項(xiàng)工作的審核者和監(jiān)督者

5.      分析工作信息:如果是由人力資源部的人員對(duì)崗位分析過(guò)程中收集到的信息進(jìn)行分析、研究和歸類(lèi),則輸出的結(jié)果會(huì)比較空泛且很有可能不能吻合任職者的實(shí)際情況,應(yīng)用層面也會(huì)遭遇各個(gè)部門(mén)使用者的抵觸和不滿。因而,經(jīng)過(guò)多年管理實(shí)踐的總結(jié)和思考,我現(xiàn)在采用的方式是,在已經(jīng)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上,將某一個(gè)部門(mén)的骨干人員召集在一起,就其中某一個(gè)較為典型的崗位,和提供該崗位崗位分析內(nèi)容的任職者,以及其他的骨干人員一起,對(duì)提供的初稿進(jìn)行討論和評(píng)審,現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行修正。通過(guò)這類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題的方式,將方法和理念及內(nèi)容再次轉(zhuǎn)換到任職者本人,隨后再讓其他任職者進(jìn)行其它崗位分析的輸出結(jié)果初稿進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。這種方法簡(jiǎn)明有效,同時(shí)因?yàn)樽屓温氄邚?qiáng)勢(shì)參與到其中,因而任職者本人會(huì)更加傾向于主動(dòng)從事該項(xiàng)工作

使用該方法的原理是,由于崗位分析本身是高度抽象的,因而過(guò)程會(huì)比較枯燥,且如果經(jīng)驗(yàn)不足或理解不到該項(xiàng)工作的重要性,就會(huì)很容易對(duì)該項(xiàng)工作產(chǎn)生抵觸情緒。同時(shí),工作信息的收集本身就應(yīng)該讓該項(xiàng)工作的骨干任職者來(lái)完成,這些信息是這些骨干任職者天天都在進(jìn)行的,因而信息就已存在他們的頭腦中。通過(guò)和這些人員共同來(lái)完成此項(xiàng)信息工作的分析和提煉,會(huì)增加他們的積極性。同時(shí)通過(guò)專(zhuān)家顧問(wèn)的過(guò)程牽引,將崗位分析的重要性進(jìn)行傳遞,也會(huì)增加他們完成此項(xiàng)工作的樂(lè)趣

6.      編制崗位說(shuō)明書(shū):崗位分析輸出的結(jié)果是崗位說(shuō)明書(shū),它包含了崗位分析所具有的相關(guān)信息,并將這些信息以標(biāo)準(zhǔn)化的形式編制成文本。在十年前進(jìn)行崗位分析的工作時(shí),比較傾向于以標(biāo)準(zhǔn)文本的方式輸出崗位說(shuō)明書(shū),但我在不斷的管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),編制崗位說(shuō)明書(shū)的實(shí)質(zhì)意義已經(jīng)越來(lái)越小,反而是形式更重要。尤其是國(guó)內(nèi)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境都不太理想的情況,使得公司戰(zhàn)略和結(jié)構(gòu)處于不斷變化的狀態(tài),因而在最近五年的管理實(shí)踐中,我逐漸放棄編制崗位說(shuō)明書(shū)的工作,而選擇只是進(jìn)行崗位分析中的最為重要的內(nèi)容,即崗位職責(zé)梳理的工作

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