一、時間管理的主要方法

　　1.帕累托原則在時間管理中的運用

　　在有限的時間和資源下實現(xiàn)目標(biāo)最大化，是高效管理者工作的重要原則。時間是實現(xiàn)目標(biāo)的重要因素之一，為了對高效管理者的時間進行更好地管理，我們引入帕累托原則。帕累托原則又稱做重要的少數(shù)、微不足道的多數(shù)，或80對20定律、猶太法則等，是19世紀(jì)末和20世紀(jì)初由意大利經(jīng)濟學(xué)家及社會學(xué)家帕累托提出的，最初是用于經(jīng)濟領(lǐng)域中的決策。這一原則是說在任何一組東西之中，最重要的通常只占其中的一小部分，因此對于重要但只占少數(shù)的部分必須分配更多的資源，更注重對它的管理。在時間管理中運用帕累托原則有助于應(yīng)付一長列有待完成的工作。將一大堆需要完成的工作列出優(yōu)先次序，把最應(yīng)優(yōu)先完成的作為工作中的重中之重，各花上一段時間集中精力把它們完成。

　　只有這樣，那些看起來可能是無法一一完成的工作才能通過我們所完成的那幾件重要工作而得到解決，獲得最大的收益。

　　2.“坐標(biāo)法”在時間管理中的運用

　　一個人在同一時間處理兩個以上的任務(wù)是件極為困難的事情，一直保持高效更是難上加難，因此管理者應(yīng)把時間花在重要的、必須做的任務(wù)上，而不是那些并非必須要做的事情之上。

　　如果以“輕—重”為橫坐標(biāo)，“緩—急”為縱坐標(biāo)， 我們可以建立一個時間管理坐標(biāo)體系（見圖）把各項事務(wù)放入這個坐標(biāo)體系！ 大致可以分為四個類別：重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。

　　　　我們通常會把緊急的事情放在第一位，這不是管理時間的有效辦法。在最初，我們可能會重視事情的重要程度，做的是“重要且緊急”的事情，但應(yīng)避免習(xí)慣于“緊急”狀態(tài)，否則，我們會不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺，把自己當(dāng)成“救火隊員”，轉(zhuǎn)而去做那些“緊急不重要”的事情了。

　　這樣一來，我們沒有時間去做那些“重要不緊急”的事，而這些事往往有著更深遠(yuǎn)的影響。將大部分時間花在“重要而不緊急”的事情上，可以讓我們避免掉進“嗜急成癮”的陷阱中，更可以避免在事情變得緊急后才疲于應(yīng)付。對于高效來說，“重要不緊急”的事就是教學(xué)。確定了教學(xué)任務(wù)，就明確了圍繞教學(xué)所需的人、財、物以及包括學(xué)術(shù)活動在內(nèi)的各種活動，高效各個管理層的時間管理都應(yīng)圍繞這一任務(wù)展開。

　　二、高效管理者的時間管理

　　高效管理者每天都要面對各種各樣的事務(wù)，千頭萬緒，涉及到方方面面。如何在繁多的事務(wù)中抓住重點，以點帶面，從而促進相關(guān)工作的開展和完成，時間管理有著重要的作用?？茖W(xué)、規(guī)范、有序的時間管理不僅對高效管理者本人極為重要，對提高整個高效的工作效率、降低辦學(xué)成本也極為重要。但因為主觀客觀上的原因，我們都習(xí)慣了不將時間列入辦學(xué)成本進行計算。

　?。ㄒ唬└咝Ч芾碚邥r間管理的必要性

　　高效管理者為什么要對時間進行管理，這雖是個見仁見智的問題，但由于很多高效管理者未對時間進行科學(xué)有效的管理，往往造成疲于奔命卻大事抓不了、小事抓不到，浪費時間的現(xiàn)象廣泛存在，造成高效管理者時間浪費的原因是多方面的，從主觀上說，一方面可能是因為管理者想做的事情太多，但確因沒有科學(xué)區(qū)分事情的輕重緩急，甚至缺乏明確的目標(biāo)，導(dǎo)致各項工作缺乏優(yōu)先順序，最后可能有頭無尾；另一方面也可能是因為不擅于授權(quán)導(dǎo)致自己不得不花費大量的時間于具體事務(wù)，或因倉促決策導(dǎo)致了整個學(xué)校的時間以及其他資源的浪費。從客觀上說，高效管理者浪費時間的原因來自于上級領(lǐng)導(dǎo)、工作系統(tǒng)以及生活工作條件等方面。不管是何種原因，高效管理者的時間一旦出現(xiàn)浪費，對整個部門甚至整個高效的傷害極大，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致部門、單位乃至整個高效低效率重復(fù)勞動，最終成效不彰。為了避免浪費時間的現(xiàn)象重復(fù)出現(xiàn)，必須對高效管理者的時間進行管理。高效管理者永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但應(yīng)通過對時間進行管理，保證他們永遠(yuǎn)有時間做最重要的事。

　?。ǘ└咝Ч芾碚邥r間管理的內(nèi)容

　　高效管理者的時間管理并非是對時間這一資源進行管理，而是對管理者自身進行管理，通過提高管理者的時間使用效率，減少浪費，從而達到提高工作效率的目標(biāo)。對管理者自身進行管理主要包括四個方面的內(nèi)容。

　　1.掌握工作的關(guān)鍵

　　高效不同層次的管理者盡管工作任務(wù)和工作責(zé)任不盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結(jié)為三個掌握，即掌握關(guān)鍵工作，掌握關(guān)鍵人物，掌握關(guān)鍵活動。高效發(fā)展目標(biāo)能否實現(xiàn)的重點不在于每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而在于制約性因素。制約性因素往往體現(xiàn)在關(guān)鍵工作，關(guān)鍵人物和關(guān)鍵活動上，抓住了這三個關(guān)鍵，高效管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚其長而避其短。高效管理者無論職位、社會地位、學(xué)術(shù)水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關(guān)鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說，出現(xiàn)重要而且緊急的事情時，高效管理者應(yīng)首先進行處理，但要避免成為工作常規(guī)，應(yīng)保證高效管理者的大部分時間花在重要而不緊急的事情上。高效管理者專注于處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個高效的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患于未然。

　　2.簡化工作程序

　　工作流程越簡化，越不容易出問題，執(zhí)行部門及人員在工作過程中會越加細(xì)致，執(zhí)行效果越好。同時，簡化程序有利于解決高效中出現(xiàn)的“文山會?！爆F(xiàn)象，不該發(fā)的文不發(fā)，不該開的會不開，提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會議材料應(yīng)該在會前幾天分發(fā)參會者，讓參會者能盡早熟悉會議內(nèi)容并有足夠的考慮時間，以提高決策的質(zhì)量和速度，避免會議流于形式，避免將會議時間浪費在泛泛而談上卻做不出任何科學(xué)決策。

　　3.合理安排工作時間

　　應(yīng)該做好每天、每周、每月以及每年的工作計劃，列出每一時間單位內(nèi)應(yīng)該完成的工作，排出優(yōu)先次序，突出重點并確認(rèn)完成時間，并適當(dāng)安排“不被干擾”的時間。高效管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務(wù)，在進行這些任務(wù)的過程中，不能被外界打斷，否則重新進入深度思考與完全工作狀態(tài)往往需要更長的時間。高效管理者集中時間不受干擾地處理一些重大事項而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個學(xué)校帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時間，不受任何人任何事干擾地思考或者從事對整個部門甚至整個高效至關(guān)重要的工作，那么這些可能的麻煩將是微不足道的。

　　4.合理授權(quán)

　　任何一位高效管理者都不可能獨自完成本部門乃至整個高效的所有工作，也不可能獨自對所有的事情做出科學(xué)決策，因此將一些事情指派或授權(quán)給別人，讓其他人對工作進行分擔(dān)，是提高時間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權(quán)的事項，并授權(quán)于適當(dāng)?shù)娜藖頉Q策和執(zhí)行，會提高整個學(xué)校的辦學(xué)效率。高效管理者的授權(quán)必須充分，同時必須重視監(jiān)督和檢驗，保證被授權(quán)者的行為符合學(xué)校的整體利益。在授權(quán)過程中，管理者應(yīng)避免出現(xiàn)把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向，否則可能會出現(xiàn)控制他人的欲望，傾向于讓被授權(quán)人按照要求做事，或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權(quán)行為適得其反。在授權(quán)中必須要克服“辦事拖延”的鄙習(xí)，推行“限時辦事制”。辦事拖延是浪費時間的重要原因之一，實際工作中，工作任務(wù)的完成時間往往都會超出預(yù)期。因此，嚴(yán)格規(guī)定每一件事情的完成期限，并要求被授權(quán)者在限定時間內(nèi)報告處理結(jié)果，授權(quán)效果會更為有效。