流動(dòng)員工的增加已經(jīng)引起了一場強(qiáng)勁的工作區(qū)選擇戰(zhàn)略運(yùn)動(dòng)。全球企業(yè)房地產(chǎn)經(jīng)理人協(xié)會(huì)(CoreNet Global)和微軟開展的一項(xiàng)國際調(diào)查顯示，有76%的調(diào)查對(duì)象在或多或少地使用“彈性工作”方案。這些方案幫助他們吸引并留住尖端人才、維持工作與生活的平衡、增強(qiáng)合作、提高生產(chǎn)率、降低成本，甚至擴(kuò)大了辦公空間的靈活性。 彈性工作方案涉及公司的資產(chǎn)部、IT和財(cái)務(wù)部，最終由人力資源部(HR)負(fù)責(zé)它的推廣和日常管理。因此，對(duì)HR來說，了解如何引入和管理流動(dòng)員工至關(guān)重要。既要確保生產(chǎn)率，又要讓所有的員工感覺到在應(yīng)對(duì)潛在挑戰(zhàn)的過程中，在過渡時(shí)期，他們始終受到重視和賞識(shí)。 如果要發(fā)展和雇用流動(dòng)員工，HR專業(yè)人士必須掌握以下10條重要的基本概念：
一、強(qiáng)化經(jīng)營計(jì)劃，適應(yīng)多種工作空間環(huán)境
為了確保企業(yè)內(nèi)部對(duì)彈性工作的主動(dòng)支持，幫助相關(guān)部門更好地應(yīng)對(duì)這一進(jìn)程，HR應(yīng)該向關(guān)鍵決策人說明實(shí)施彈性工作方案節(jié)約的硬性成本，如資產(chǎn)投入減少，企業(yè)經(jīng)營顯然將占用更少的資源。同時(shí)也應(yīng)該指出潛在的生產(chǎn)力回報(bào)，如鞏固團(tuán)隊(duì)、增強(qiáng)合作、提高士氣、平衡工作與生活、吸引并留住尖端人才等。 在實(shí)施彈性工作方案的過程中，可能會(huì)出現(xiàn)各種顧慮，例如流動(dòng)員工會(huì)因?yàn)闆]有個(gè)人工作區(qū)而感覺不再被賞識(shí)。HR應(yīng)該馬上行動(dòng)，依賴現(xiàn)有政策，自上而下地緩和這種焦慮，幫助引導(dǎo)這些特殊的貢獻(xiàn)者和他們的上司。
三、提前計(jì)劃，確保成功
為了確保成功，HR應(yīng)該制定一個(gè)包括戰(zhàn)術(shù)與后勤、持續(xù)關(guān)注最終目標(biāo)、又為后續(xù)調(diào)整改進(jìn)留有空間的計(jì)劃。同時(shí)，將這一計(jì)劃傳達(dá)給其他人，向他們表明向流動(dòng)員工過渡的決定是經(jīng)過深思熟慮的，并就方案的靈活性進(jìn)行說明。
四、與設(shè)備管理部門、企業(yè)不動(dòng)產(chǎn)部和IT部門合作
為確保在推行流動(dòng)員工系統(tǒng)時(shí)組織有序，HR應(yīng)該與設(shè)備管理部和企業(yè)不動(dòng)產(chǎn)部密切配合。這些部門應(yīng)該參與工作區(qū)的重新設(shè)計(jì)，同時(shí)應(yīng)該向所有人明確分配和預(yù)留工作區(qū)決定的制定過程。IT部門也應(yīng)該加入進(jìn)來，以便確定方案對(duì)現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施的影響，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的技術(shù)挑戰(zhàn)。
五、適應(yīng)公司的基礎(chǔ)設(shè)施
適應(yīng)現(xiàn)有的基本設(shè)施對(duì)任何新的彈性工作方案都至關(guān)重要。為了讓HR有機(jī)會(huì)解決困難，確保自己在決策中有一席之位，明智的選擇是進(jìn)行試點(diǎn)。試點(diǎn)方案用來鑒別目標(biāo)員工、創(chuàng)造吸引員工的工作空間、確定適應(yīng)轉(zhuǎn)變所需的工具。試點(diǎn)方案為企業(yè)大規(guī)模的實(shí)施做好準(zhǔn)備，并證明轉(zhuǎn)變是否能在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi)完成。
在向靈活的工作區(qū)過渡的過程中，流動(dòng)員工可能會(huì)覺得無法銜接，辦公室人員會(huì)覺得被冷落。此時(shí)的關(guān)鍵是合作，因此HR要確保員工與同事之間的聯(lián)絡(luò)，讓他們參與項(xiàng)目和會(huì)議。要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)協(xié)作的工作環(huán)境還需要一些新的工具，比如幫助流動(dòng)員工定位工作區(qū)從而使其效率最大化的時(shí)序軟件。
七、合并工作空間
合并工作空間的目的是在不增加辦公空間的同時(shí)增加人數(shù)。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的一個(gè)辦法就是減少
“我”的空間，增加“我們”的空間。讓員工覺得舒適的開放區(qū)營造了一種接納的氛圍，讓他們對(duì)流動(dòng)員工方案的推進(jìn)自信滿滿。
八、管理和評(píng)價(jià)績效
沒有測評(píng)就沒有管理，因此，HR要通過試點(diǎn)方案將計(jì)劃中的基線數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，跟蹤其中的變化和反應(yīng)，分析結(jié)果。HR也要征求反饋信息以便確定哪些因素在起作用，哪些沒有，哪些方面還需要改進(jìn)。這些信息讓不比較生產(chǎn)力，而使新的彈性工作方案效率最大化成為可能。 九、跟蹤空間利用：實(shí)際VS計(jì)劃
要準(zhǔn)確知道哪些地方需要改進(jìn)，HR必須通過非強(qiáng)制手段，或安全的標(biāo)志記錄系統(tǒng)檢測空間占用情況，將實(shí)際的空間利用率與計(jì)劃中的進(jìn)行比對(duì)。這樣做不但有助于發(fā)現(xiàn)哪些空間未被充分利用，而且能夠知道其中的原因，幫助HR迅速地發(fā)現(xiàn)并解決問題。
十、跟蹤投資回報(bào)率(ROI)
跟蹤新方案的投資回報(bào)率(ROI)很關(guān)鍵。如果沒有進(jìn)行最后的ROI計(jì)算，流動(dòng)員工方案的實(shí)施、調(diào)整、變化跟蹤都毫無意義。懂得這一方案對(duì)公司有形無形的改變表明整個(gè)轉(zhuǎn)化值得實(shí)施，對(duì)參與其中的方方面面產(chǎn)生了積極的影響，說明花費(fèi)時(shí)間和精力在這一過程中是明智的投資。
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