案例中的“元老”級別的行政人事專員小姑娘就是這樣一個崗位壟斷者，公司行政人事工作全部一人獨攬。
【案例】
我是一家小型工藝設(shè)計公司老板，人員規(guī)模在60人左右。這幾年，公司發(fā)展速度較快，組織架構(gòu)也不斷完善，目前，正是快速擴張時期，公司需要一個行政人事主管，專門負責公司內(nèi)部行政與人事工作，使公司內(nèi)部管理逐步走向規(guī)范。但該崗位現(xiàn)在是空缺，只有一個任勞任怨行政人事專員，這個小姑娘自從我創(chuàng)業(yè)以來，就一直在公司里，大概有六年的時間了，創(chuàng)業(yè)前期經(jīng)常因為人事行政工作加班加點，我對她非常信任，并在公司公開場合多次對她進行點名表揚。她在公司也好像有很高的威望，如果她的能力再好一點，行政人事的管理工作，我肯定是交給她來做的。
最近，我招聘了一個行政人事主管，這個主管雷厲風行，做事效率高，能力強，我比較認可，但奇怪的是，不到兩個月她就離職了。后來我又陸續(xù)招聘了幾個行政人事主管，奇怪的是招聘來公司的行政人事主管每個待得時間都不會太長，“走馬觀花”似的一個接一個的換，我也試圖和這些離職的行政人事主管聊過，但我感覺他們并沒有說出真正離職的原因。
有一天中午，我和一個部門主管在電梯門口碰上，我們相約一起去吃飯。我和他聊了關(guān)于公司行政人事主管為何總是待不了多長時間就離職了，他說是因為那個行政人事專員小姑娘的原謂“行政人事專員”，很多時候，在公司新來的行政人事主管推動什么工作都推動不了，因為這些主管都得不到這個行政人事專員的支持和資源上的幫助。另外，因為您對這個行政人事專員很信任，她在很多時候，都有可能會代表您在公司內(nèi)部發(fā)聲，她很多時候就被稱作您的“代言人”了。比如上次有個新來的行政人事主管說要公司各個部門的人都提交一份信息表，但是沒有人理會這件事情。但行政人事專員一說，大家紛紛都交上了。其實，很多事情，是這個崗位上的專員不給予行政人事主管以支持，導致無法開展工作。
被部門經(jīng)理這樣一說，我好像明白了行政人事主管為何總是待不住了?；厝ズ?，我找這個小姑娘單獨進行了溝通，但效果不是很明顯，后來招聘的主管也紛紛離職。但是這個小姑娘任勞任怨，公司行政人事工作基本全部承擔，但是能力上有較大欠缺，短期內(nèi)不能滿足公司發(fā)展需求，對于像這樣“元老”級別的任勞任怨的行政人事專員，我是該辭退還是留用？
【案例分析】崗位設(shè)計，打破壟斷，提高留任成功率
案例所描述的情況是典型的“崗位壟斷”現(xiàn)象。所謂崗位壟斷，是指一個崗位由一個員工長期從事，該員工掌握著該崗位的全部資源和信息，無論是內(nèi)部的組織工作還是外部的協(xié)調(diào)工作都由該員工一個人負責，任何人包括該員工的上級主管都無法在他的工作上插手，就算插手也解決不了問題。
案例中的“元老”級別的行政人事專員小姑娘就是這樣一個崗位壟斷者，在她身上體現(xiàn)出的崗位壟斷的基本特征是：自公司創(chuàng)業(yè)起就入職；工作勤奮刻苦，深得老板信任；在員工中享受較高威信，被同事認定為老板的“代言人”；公司行政人事工作全部一人獨攬。
以上這些特征與崗位壟斷的特點基本上是完全符合的，因此我們可以認定案例中的行政小姑娘實際上就是公司的一個崗位壟斷者。
實際上，老板對行政人事專員的信任不是沒來由的，也不是任意而為的，而是有深刻的內(nèi)在原因的。一個公司，在從無到有、從小到大的發(fā)展過程，除了老板把公司當家之外，排在第二位的人當屬行政人事人員，這一點案例里也講到了—“行政人事專員在公司創(chuàng)業(yè)期經(jīng)常加班加點，在很多時候被稱為老板的‘代言人’”。行政人事專員作為公司和員工的接口，無論新員工招聘還是老員工離職，都要由行政人事專員經(jīng)辦，如果恰巧行政人事專員比較擅長和員工聊天、談心的話，員工們會把她作為和公司交流的重要途徑，而她也會稱為其他員工留任的關(guān)鍵要素。
基于這樣的認識，我們再來分析行政人事小姑娘在公司的價值。她存在的價值實際上是非常大的，原因就在于，是她在員工和公司之間扮演了潤滑劑的作用，她的存在對于留住人才以及激發(fā)員工士氣等方面都發(fā)揮不可替代的作用。老板之所以想招聘行政人事主管，實際上是看到了行政人事小姑娘在專業(yè)能力方面的短板，希望可以從外面請專業(yè)人員快速提升公司在這一方面的工作水平。
因此，老板根本無需糾結(jié)對于行政人事小姑娘是留還是走的問題，她的去留原本就不在老板考慮的范圍之內(nèi)，對于這個問題，答案毫無疑問，一定要留。不但要留，而且要留得大張旗鼓。
實際上，老板要解決的真正問題是管理問題，也就是所謂的打破“崗位壟斷”，下面談三點解決措施。
1.做好工作分析，劃分行政工作與人事工作的范圍和界限
公司的發(fā)展階段決定了行政人事工作要從事務(wù)性走向?qū)I(yè)化，特別是人事工作的專業(yè)化。因此，公司需要認真審視目前所處的發(fā)展階段，明確當前階段公司業(yè)務(wù)運作對行政人事工作的要求，對行政人事部的工作職能定位和職責進行細化梳理，形成系統(tǒng)化的職責文件，以此作為行政人事工作開展的基礎(chǔ)。特別重要的是要把行政工作和人事工作分開，分別對兩項工作進行定位，提出要求。
2.做好崗位設(shè)計，明確崗位分工
盡管行政與人事工作進行了專業(yè)化分工，但由于公司的規(guī)模還處于初級階段，目前兩項工作仍歸屬同一個部門。因此，在部門工作職能清晰的基礎(chǔ)上，對行政人事部的崗位進行重新設(shè)計，設(shè)一個主管崗位，一個行政專員崗位，一個人事專員崗位。明確各崗位的工作職責與任職資格要求，形成崗位說明書，作為員工管理和招聘的基礎(chǔ)。
3.晉升老員工，招聘新員工
對于“元老”級的行政人事小姑娘，給予晉升機會，晉升為行政人事主管，在工作分工上全面管理部門工作，兼職行政專員崗位，在行政工作方面投入80%的精力，其余20%的時間精力放在人事工作的監(jiān)管上。
對于新員工的招聘，主要定位是人事專員，主要任職要求是從事人事工作1年以上，參與人事工作的招聘、培訓、績效、薪酬的幾個模塊，對人事工作有熱情等。這樣的定位比原來老板的要求低，但有效留任的可能性就大多了。
這樣設(shè)計的理由有兩個方面。首先，從定位上來講比以前低，以前招聘的是主管，職位高于行政人事小姑娘，而現(xiàn)在是專員，職位在行政人事小姑娘的領(lǐng)導下；其次，專業(yè)做了劃分，行政人事小姑娘負責自己比較擅長而且可以快速提升的行政工作，而新員工負責人事工作，兩個專業(yè)劃分比較明顯，互相職責沒有交叉，減少崗位信息不對稱，也有利于打破崗位壟斷。
通過上述措施，公司不但可以留住以司為家的老員工，激勵員工的士氣，而且優(yōu)化了公司的管理機制，細化了崗位分工，打破了崗位壟斷，對外部專業(yè)人員敞開了大門，可以大大提高外部人才的留任率和專業(yè)化工作的效率。
作者：趙日磊
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