戶口太多

采購員向供應商下了一個緊急訂單，需要一批金屬墊片，生產非常著急，天天催，供應商也被催的無奈，我們不是剛交了一大批貨嗎？采購說上一次的規(guī)格型號都不一樣，生產和設計的工程師說不一樣，用于不同的產品。供應商拿著圖紙趕到公司，說除了產品編號不一樣，實際上是一個東西，我們加工也沒有任何區(qū)別。一樣不一樣，我們比你們清楚多了，而且這產品本身就是一個標準件，只是為你們公司楞貼上了不同的標簽和條形碼。供應商聲稱貴公司這樣的產品起碼有十幾種都是這種情況，而這個金屬墊片，公司就有三種型號。工程師拿回去分析，確實一樣。只因為設計來自不同的項目，而客戶對每一個零件的名稱定義不同，編碼規(guī)則不同，公司是根據產品類型進行編號，所以出現(xiàn)這類問題。

采購員發(fā)現(xiàn)，這個事件并不孤立，和工程師一起又分析了其它幾個產品，發(fā)現(xiàn)問題挺多的。于是他們將這個情況上報給公司領導，公司領導也非常重視，責成正在推動六西格瑪項目的質量部實施，質量部立項組成了由采購、技術、生產及供應商參與的跨職能六西格瑪小組，起名為“查戶口”。經過半年的工作，找出了二百多個零件進行了合并，項目結論說，“查戶口”可以為公司在未來五年中節(jié)約成本及相應的管理費用近三百萬元。

在項目完成的總結會上，有人質疑，雖然目前問題是解決了，但問題的根源并沒有消除，編碼規(guī)則并沒有改變，今后這類情況還會頻繁的發(fā)生，層出不窮，過幾年再做一個六西格瑪項目進行合并？但項目組長辯解道，產品的編碼規(guī)則的改變太難了，幾乎不可能。而且公司的標準化是由技術部門歸口管理，設計人員申請產品編碼時，不可能去和別的產品進行協(xié)調溝通，問一問是否有重復的，設計完了也記不住呀。而且編碼跨產品使用，這樣做也使編碼規(guī)則亂了套，總結會沒有得出結論。

看起來這個項目并沒有徹底解決問題。這也似乎超出了采購和供應商管理的范疇了，質量部也顯得力不從心。每一個人只有一個身份證，一個戶口。而產品編碼管理比派出所的戶口管理還難，一個產品多個戶口的現(xiàn)象是否能杜絕呢？

討論：

1.        造成一物多碼的原因有哪些？對于解決方案有什么建議？

2.        這是標準化的問題嗎？企業(yè)的標準化建設包括哪些內容？

3.        質量和采購在產品編碼管理中能發(fā)揮哪些作用？

點評：

一物多碼及編碼混亂是一個普遍的現(xiàn)象，在許多企業(yè)都能找到類似的問題，但像案例中所述，對此重視的企業(yè)并不多見，重視是解決問題的起點，但這個問題的徹底解決并非易事。

一是，與編碼的制定規(guī)則有關，有些企業(yè)編碼是流水號，那么看到編碼，沒有人能知道這是什么物品。這種情況下要達到一物一嗎，困難非常大。

第二種情況，編碼是以產品為導向，該產品下所有的物料都以這個產品號前綴，這樣就造成在這個案例中的情況，不相同的產品用同樣物料，卻有不同的編號。

系統(tǒng)的描述不清，在申請物料編號是由于名稱的叫法不同而造成的一物多碼也有常見，例如，探頭，探針，傳感器，可能描述的是同一件物料，密封件和墊片橡膠墊圈也可能描述的是一件物體。

歸類不同而造成的重碼也有發(fā)生，LED燈可能被歸入了光學器件，還可能被歸入了電子元器件。等等。

申請編碼的員工沒有詳細尋找過去的器件，或者沒有發(fā)現(xiàn)，而申請新編碼。

現(xiàn)在很大的一個問題就是，別人的標準是別人的標準，我偏不用，我就是要有自己的標準。到頭來還是個性化十足，而這種個性化最終體現(xiàn)為成本的增加和流通、使用的不便。

能夠提供的建議是，在企業(yè)宣傳標準化的重要性，通過培訓，教育提升標準化的意識。并且加強標準化的體系建設，必要時設立標準化部門，或標準化的專員。

對于質量部門來說，重要的工作是建立編碼標準化的流程，在流程中控制并減少一物多碼的產生。保障流程的執(zhí)行，并能對流程執(zhí)行的績效進行考核，而對于標準化有貢獻的組織和個人予以表彰。采購在標準化工作中所能起的作用更為廣闊，標準化應是采購的一項重要職責，標準化活動是降低采購成本的最重要手段之一，因而，采購績效中標準化的考核是一個重要指標之一，采購物料的標準化率是通過采購來實現(xiàn)的，采購在新物料申請時的審核是一物多碼的最后一道關口。許多企業(yè)在采購部門設立了一個崗位，稱為采購技術信息工程師，其任務之一就是審核物料的編碼，防止一物多碼。

今天，“標準化”無所不在，標準化活動由企業(yè)行為步入國家管理，進而成為全球的事業(yè)，活動范圍從機電行業(yè)擴展到各行各業(yè)，并進而擴散到全球經濟的各個領域。由保障互換性的手段，發(fā)展成為保障合理配置資源、降低貿易壁壘和提高生產力的重要手段。1946年國際標準化組織正式成立，現(xiàn)在，世界上已有100多個國家成立了自已國家的標準化組織。世界各國都把“標準化”工作置于極其重要的地位。而各國企業(yè)都把推行國際標準化工作當成提高自身核心競爭力和融入世界的重要措施。當我們受惠于“標準化”所帶來的巨大好處時，有必要對“標準化”思想的源起進行回顧，才能使我們對這種革命性的思想有一個更深刻的理解。
　　“標準化”思想也許最早并非埃利·惠特尼提出，在人類社會發(fā)展的長河中，可能已有過星星點點的思想啟蒙，但真正意義上的大規(guī)模生產體制卻是在埃利·惠特尼的時代才有了實踐。當時的歐洲，制造復雜機械(例如槍或鐘)得靠高手藝的工匠。造槍或制鐘工匠都按照古老的辦法，一件件設計、制造并組裝起來，所做成的槍、鐘都是精致的手工藝品，帶著鮮明的個人色彩。這些東西一朝壞了，還得要交還它的制造者或找其他工匠來修補組裝。而美國那時才剛建國不久，缺乏手藝技術傳統(tǒng)，促使美國人進行改革。埃利·惠特尼的“劃一制”把諸如槍或其它復雜機械的生產分成許多部件來做，由工人(此輩不必有制造整件機械的技藝)分別大量生產。其結果是：無數(shù)復制成品簡直一模一樣，任取一件裝起來都合用；如果一件壞了，另拿一件替換就是，不需另作加工處理。這樣一種既淺近又帶革命性的概念(它是人類歷史上省工最大的發(fā)明)，由惠特尼所倡導的“劃一制”，也被稱為“通用制”或“惠特尼體制”，就是我們今天“標準化”思想的直接源起。其后經過泰勒、福特等眾多杰出人物的發(fā)展，“標準化”思想體系日趨成熟。

國家標準中對標準化的定義是：“在經濟、技術、科學及管理等社會實踐中，對重復性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準，達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益?！睒藴驶幕驹硗ǔＪ侵附y(tǒng)一原理、簡化原理、協(xié)調原理和最優(yōu)化原理。統(tǒng)一原理就是為了保證事物發(fā)展所必須的秩序和效率，對事物的形成、功能或其他特性，確定適合于一定時期和一定條件的一致規(guī)范，并是這種一致規(guī)范與被取代的對象在功能上達到等效。標準化不是一個新的概念；它已經成為許多公司成功的關鍵因素。比如，麥當勞希望無論它的餐廳在美國愛達荷州還是在法國的巴黎，或是中國的廣州都可以提供給顧客統(tǒng)一質量的產品和服務。這就要求標準化的過程和相同的質量要素。采購行業(yè)也不例外，采購的標準化應該從以下五個方面去理解：

一、 作業(yè)流程標準化

許多企業(yè)都在推行，特別是生產線上，標準作業(yè)程序（Standard Operating Procedure，簡稱SOP）。SOP是一種標準的作業(yè)程序。所謂標準，在這里有最優(yōu)化的概念，即不是隨便寫出來的操作程序都可以稱做SOP，而一定是經過不斷實踐總結出來的在當前條件下可以實現(xiàn)的最優(yōu)化的操作程序設計。說得更通俗一些，所謂的標準，就是盡可能地將相關操作步驟進行細化、量化和優(yōu)化，細化、量化和優(yōu)化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會產生歧義。

例如，豐田由于擁有一個可靠的標準化流程，因此在豐田的車體工程師根據取自黏土模型的電子化車體表面數(shù)據開始工作時，生產工程部門便可以開始進行詳細的流程設計。模具和夾具設計以及加工/壓料面開發(fā)團隊也同時開始初步的工作。不同的生產工程部門隨著零件設計的進展同步開展其工作，最大化地利用部分設計信息，以創(chuàng)建一個同步的進程。利用一個只在穩(wěn)定的部件設計環(huán)境里才能運用的標準化流程，生產工程部門通過并行和同步工程，能夠創(chuàng)建高效的過程流，同時消除下游返工造成的浪費。

二、 采用標準化術語

在組織中，如果各種名稱不用標準化語言，會產生很大麻煩。例如，公司有一個物料叫1415—6725，任何一個人看到這個物料號就能知道它是什么，比如第一位是材質，1為鋼材，2為塑料…… 第二位制造模式，1為鑄造，2為沖壓……，第三位表示又代表什么含義等等，看到物料號就知道什么物品，而每一個物料也都有唯一的代號等等，這都是標準化的內容。再例如，公司里所有的物料，從供應商的來料到出庫成品，都要有條形碼標識。供應商的來料要以公司的物料號和條形碼標識，便于管理。任何一個領域都有必要達到的統(tǒng)一的標準要求。如信息工作標準化，其目的是使文獻工作走向標準化、系列化和通用化，達到信息交流和資源共享。

三、 盡量采用標準化產品

許多公司的產品喜歡突顯個性，或專門為自己訂制產品，以滿足不同客戶群體的不同要求。早年的福特汽車創(chuàng)始人福特提出一種口號：“無論你喜歡什么車，我只給你一個型號，那就是T型車；無論你喜歡什么顏色，我只給你一種選擇，那就是黑色”。福特的標準化觀點把汽車的成本降到500美元以下。但那個時代已經一去不復返了，蘋果的iphone再次用一款手機黑白兩個顏色統(tǒng)治了所有的蘋果用戶。我們需要在個性化和標準化之間作出平衡，其實大多數(shù)情況下，采用標準化并不影響個性化的施展，如標準化的產品，采購可以為產品節(jié)約大量的成本，為什么不同的部位不采用相同的螺絲呢？為什么不同的機型不可以采用相同的大梁呢？為什么要自己設計，而不用現(xiàn)存的標準化產品呢？可以看到的一個例子是，各種廠家的手機電池，相同廠家的不同型號的手機電池，幾乎無法互換，這不可能是客戶喜歡的個性化化設計，而是一種巨大的浪費，無論是對于消費者還是制造廠本身。

四、 產品生產要有標準

這是我國《標準化法》中的法律要求，產品生產必須要有標準，有國家標準的要采用國家標準，有國際標準的要采用國際標準，沒有國家標準和國際標準的要制定企業(yè)標準，沒有標準的產品投產是違法，但現(xiàn)在市場上還是有許多的產品仍是在無標生產，例如饅頭的生產銷售，《小麥粉饅頭》國家標準主要對小麥粉饅頭的原料、理化指標、衛(wèi)生指標、生產加工過程、貯存等方面進行了規(guī)范。饅頭生產也有國家標準，聽起來似乎有些荒謬，但是其目的卻是為了規(guī)范生產，保護消費者健康。

采購要充分了解標準化的含義和要求，并嚴格執(zhí)行于采購活動中，為企業(yè)獲得最佳經濟效益和更大的社會效益。

五、 計量的標準化

在來料檢驗，過程檢驗，還是最終檢驗，都需要有計量的儀器，要做到保障利用科學的手段實現(xiàn)測量統(tǒng)一和準確；用技術的手法實現(xiàn)單位統(tǒng)一；利用管理手段和測量設備的傳遞，實現(xiàn)測量的一致性和正確的操作。對標準量具和測試儀器的控制是計量的標準化的重要內容。

六、向市場推廣企業(yè)的標準

標準化的另一個層面是制定和推廣標準，許多公司投入了大量的資源在制定標準上，制定了標準便把握了產品及市場，可以將自己的方案、規(guī)范變成市場必須遵守的標準。成為市場游戲規(guī)則的制定者，牢牢掌握產品的主動權。如果我們還不能制定市場標準，至少采購方要向供應商推行自己企業(yè)的標準。

標準化的作用主要是把企業(yè)內的成員所積累的技術、經驗，通過文件的方式來加以保存，而不會因為人員的流動，整個技術、經驗跟著流失。這樣就做到個人知道多少，組織就知道多少，也就是將個人的經驗（財富）轉化為企業(yè)的財富。更因為有了標準化，每一項工作即使換了不同的人來操作，也不會因為不同的人，在效率與品質上出現(xiàn)太大的差異。如果沒有標準化，老員工離職時，他將所有曾經發(fā)生過問題的對應方法、作業(yè)技巧等寶貴經驗裝在腦子里帶走后，新員工可能重復發(fā)生以前的問題，即便在交接時有了傳授，但憑記憶很難完全記住。沒有標準化，不同的師傅將帶出不同的徒弟，其工作結果的一致性可想而知。