戶口太多

采購(gòu)員向供應(yīng)商下了一個(gè)緊急訂單，需要一批金屬墊片，生產(chǎn)非常著急，天天催，供應(yīng)商也被催的無(wú)奈，我們不是剛交了一大批貨嗎？采購(gòu)說(shuō)上一次的規(guī)格型號(hào)都不一樣，生產(chǎn)和設(shè)計(jì)的工程師說(shuō)不一樣，用于不同的產(chǎn)品。供應(yīng)商拿著圖紙趕到公司，說(shuō)除了產(chǎn)品編號(hào)不一樣，實(shí)際上是一個(gè)東西，我們加工也沒(méi)有任何區(qū)別。一樣不一樣，我們比你們清楚多了，而且這產(chǎn)品本身就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)件，只是為你們公司楞貼上了不同的標(biāo)簽和條形碼。供應(yīng)商聲稱貴公司這樣的產(chǎn)品起碼有十幾種都是這種情況，而這個(gè)金屬墊片，公司就有三種型號(hào)。工程師拿回去分析，確實(shí)一樣。只因?yàn)樵O(shè)計(jì)來(lái)自不同的項(xiàng)目，而客戶對(duì)每一個(gè)零件的名稱定義不同，編碼規(guī)則不同，公司是根據(jù)產(chǎn)品類型進(jìn)行編號(hào)，所以出現(xiàn)這類問(wèn)題。

采購(gòu)員發(fā)現(xiàn)，這個(gè)事件并不孤立，和工程師一起又分析了其它幾個(gè)產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題挺多的。于是他們將這個(gè)情況上報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)也非常重視，責(zé)成正在推動(dòng)六西格瑪項(xiàng)目的質(zhì)量部實(shí)施，質(zhì)量部立項(xiàng)組成了由采購(gòu)、技術(shù)、生產(chǎn)及供應(yīng)商參與的跨職能六西格瑪小組，起名為“查戶口”。經(jīng)過(guò)半年的工作，找出了二百多個(gè)零件進(jìn)行了合并，項(xiàng)目結(jié)論說(shuō)，“查戶口”可以為公司在未來(lái)五年中節(jié)約成本及相應(yīng)的管理費(fèi)用近三百萬(wàn)元。

在項(xiàng)目完成的總結(jié)會(huì)上，有人質(zhì)疑，雖然目前問(wèn)題是解決了，但問(wèn)題的根源并沒(méi)有消除，編碼規(guī)則并沒(méi)有改變，今后這類情況還會(huì)頻繁的發(fā)生，層出不窮，過(guò)幾年再做一個(gè)六西格瑪項(xiàng)目進(jìn)行合并？但項(xiàng)目組長(zhǎng)辯解道，產(chǎn)品的編碼規(guī)則的改變太難了，幾乎不可能。而且公司的標(biāo)準(zhǔn)化是由技術(shù)部門歸口管理，設(shè)計(jì)人員申請(qǐng)產(chǎn)品編碼時(shí)，不可能去和別的產(chǎn)品進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，問(wèn)一問(wèn)是否有重復(fù)的，設(shè)計(jì)完了也記不住呀。而且編碼跨產(chǎn)品使用，這樣做也使編碼規(guī)則亂了套，總結(jié)會(huì)沒(méi)有得出結(jié)論。

看起來(lái)這個(gè)項(xiàng)目并沒(méi)有徹底解決問(wèn)題。這也似乎超出了采購(gòu)和供應(yīng)商管理的范疇了，質(zhì)量部也顯得力不從心。每一個(gè)人只有一個(gè)身份證，一個(gè)戶口。而產(chǎn)品編碼管理比派出所的戶口管理還難，一個(gè)產(chǎn)品多個(gè)戶口的現(xiàn)象是否能杜絕呢？

討論：

1.        造成一物多碼的原因有哪些？對(duì)于解決方案有什么建議？

2.        這是標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題嗎？企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)包括哪些內(nèi)容？

3.        質(zhì)量和采購(gòu)在產(chǎn)品編碼管理中能發(fā)揮哪些作用？

點(diǎn)評(píng)：

一物多碼及編碼混亂是一個(gè)普遍的現(xiàn)象，在許多企業(yè)都能找到類似的問(wèn)題，但像案例中所述，對(duì)此重視的企業(yè)并不多見(jiàn)，重視是解決問(wèn)題的起點(diǎn)，但這個(gè)問(wèn)題的徹底解決并非易事。

一是，與編碼的制定規(guī)則有關(guān)，有些企業(yè)編碼是流水號(hào)，那么看到編碼，沒(méi)有人能知道這是什么物品。這種情況下要達(dá)到一物一嗎，困難非常大。

第二種情況，編碼是以產(chǎn)品為導(dǎo)向，該產(chǎn)品下所有的物料都以這個(gè)產(chǎn)品號(hào)前綴，這樣就造成在這個(gè)案例中的情況，不相同的產(chǎn)品用同樣物料，卻有不同的編號(hào)。

系統(tǒng)的描述不清，在申請(qǐng)物料編號(hào)是由于名稱的叫法不同而造成的一物多碼也有常見(jiàn)，例如，探頭，探針，傳感器，可能描述的是同一件物料，密封件和墊片橡膠墊圈也可能描述的是一件物體。

歸類不同而造成的重碼也有發(fā)生，LED燈可能被歸入了光學(xué)器件，還可能被歸入了電子元器件。等等。

申請(qǐng)編碼的員工沒(méi)有詳細(xì)尋找過(guò)去的器件，或者沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，而申請(qǐng)新編碼。

現(xiàn)在很大的一個(gè)問(wèn)題就是，別人的標(biāo)準(zhǔn)是別人的標(biāo)準(zhǔn)，我偏不用，我就是要有自己的標(biāo)準(zhǔn)。到頭來(lái)還是個(gè)性化十足，而這種個(gè)性化最終體現(xiàn)為成本的增加和流通、使用的不便。

能夠提供的建議是，在企業(yè)宣傳標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，通過(guò)培訓(xùn)，教育提升標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)。并且加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化的體系建設(shè)，必要時(shí)設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化部門，或標(biāo)準(zhǔn)化的專員。

對(duì)于質(zhì)量部門來(lái)說(shuō)，重要的工作是建立編碼標(biāo)準(zhǔn)化的流程，在流程中控制并減少一物多碼的產(chǎn)生。保障流程的執(zhí)行，并能對(duì)流程執(zhí)行的績(jī)效進(jìn)行考核，而對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化有貢獻(xiàn)的組織和個(gè)人予以表彰。采購(gòu)在標(biāo)準(zhǔn)化工作中所能起的作用更為廣闊，標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)是采購(gòu)的一項(xiàng)重要職責(zé)，標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)是降低采購(gòu)成本的最重要手段之一，因而，采購(gòu)績(jī)效中標(biāo)準(zhǔn)化的考核是一個(gè)重要指標(biāo)之一，采購(gòu)物料的標(biāo)準(zhǔn)化率是通過(guò)采購(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，采購(gòu)在新物料申請(qǐng)時(shí)的審核是一物多碼的最后一道關(guān)口。許多企業(yè)在采購(gòu)部門設(shè)立了一個(gè)崗位，稱為采購(gòu)技術(shù)信息工程師，其任務(wù)之一就是審核物料的編碼，防止一物多碼。

今天，“標(biāo)準(zhǔn)化”無(wú)所不在，標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)由企業(yè)行為步入國(guó)家管理，進(jìn)而成為全球的事業(yè)，活動(dòng)范圍從機(jī)電行業(yè)擴(kuò)展到各行各業(yè)，并進(jìn)而擴(kuò)散到全球經(jīng)濟(jì)的各個(gè)領(lǐng)域。由保障互換性的手段，發(fā)展成為保障合理配置資源、降低貿(mào)易壁壘和提高生產(chǎn)力的重要手段。1946年國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式成立，現(xiàn)在，世界上已有100多個(gè)國(guó)家成立了自已國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)化組織。世界各國(guó)都把“標(biāo)準(zhǔn)化”工作置于極其重要的地位。而各國(guó)企業(yè)都把推行國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作當(dāng)成提高自身核心競(jìng)爭(zhēng)力和融入世界的重要措施。當(dāng)我們受惠于“標(biāo)準(zhǔn)化”所帶來(lái)的巨大好處時(shí)，有必要對(duì)“標(biāo)準(zhǔn)化”思想的源起進(jìn)行回顧，才能使我們對(duì)這種革命性的思想有一個(gè)更深刻的理解。
　　“標(biāo)準(zhǔn)化”思想也許最早并非埃利·惠特尼提出，在人類社會(huì)發(fā)展的長(zhǎng)河中，可能已有過(guò)星星點(diǎn)點(diǎn)的思想啟蒙，但真正意義上的大規(guī)模生產(chǎn)體制卻是在埃利·惠特尼的時(shí)代才有了實(shí)踐。當(dāng)時(shí)的歐洲，制造復(fù)雜機(jī)械(例如槍或鐘)得靠高手藝的工匠。造槍或制鐘工匠都按照古老的辦法，一件件設(shè)計(jì)、制造并組裝起來(lái)，所做成的槍、鐘都是精致的手工藝品，帶著鮮明的個(gè)人色彩。這些東西一朝壞了，還得要交還它的制造者或找其他工匠來(lái)修補(bǔ)組裝。而美國(guó)那時(shí)才剛建國(guó)不久，缺乏手藝技術(shù)傳統(tǒng)，促使美國(guó)人進(jìn)行改革。埃利·惠特尼的“劃一制”把諸如槍或其它復(fù)雜機(jī)械的生產(chǎn)分成許多部件來(lái)做，由工人(此輩不必有制造整件機(jī)械的技藝)分別大量生產(chǎn)。其結(jié)果是：無(wú)數(shù)復(fù)制成品簡(jiǎn)直一模一樣，任取一件裝起來(lái)都合用；如果一件壞了，另拿一件替換就是，不需另作加工處理。這樣一種既淺近又帶革命性的概念(它是人類歷史上省工最大的發(fā)明)，由惠特尼所倡導(dǎo)的“劃一制”，也被稱為“通用制”或“惠特尼體制”，就是我們今天“標(biāo)準(zhǔn)化”思想的直接源起。其后經(jīng)過(guò)泰勒、福特等眾多杰出人物的發(fā)展，“標(biāo)準(zhǔn)化”思想體系日趨成熟。

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的定義是：“在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)及管理等社會(huì)實(shí)踐中，對(duì)重復(fù)性事物和概念，通過(guò)制定、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會(huì)效益?！睒?biāo)準(zhǔn)化的基本原理通常是指統(tǒng)一原理、簡(jiǎn)化原理、協(xié)調(diào)原理和最優(yōu)化原理。統(tǒng)一原理就是為了保證事物發(fā)展所必須的秩序和效率，對(duì)事物的形成、功能或其他特性，確定適合于一定時(shí)期和一定條件的一致規(guī)范，并是這種一致規(guī)范與被取代的對(duì)象在功能上達(dá)到等效。標(biāo)準(zhǔn)化不是一個(gè)新的概念；它已經(jīng)成為許多公司成功的關(guān)鍵因素。比如，麥當(dāng)勞希望無(wú)論它的餐廳在美國(guó)愛(ài)達(dá)荷州還是在法國(guó)的巴黎，或是中國(guó)的廣州都可以提供給顧客統(tǒng)一質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)。這就要求標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程和相同的質(zhì)量要素。采購(gòu)行業(yè)也不例外，采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)該從以下五個(gè)方面去理解：

一、 作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化

許多企業(yè)都在推行，特別是生產(chǎn)線上，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（Standard Operating Procedure，簡(jiǎn)稱SOP）。SOP是一種標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)程序。所謂標(biāo)準(zhǔn)，在這里有最優(yōu)化的概念，即不是隨便寫出來(lái)的操作程序都可以稱做SOP，而一定是經(jīng)過(guò)不斷實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的在當(dāng)前條件下可以實(shí)現(xiàn)的最優(yōu)化的操作程序設(shè)計(jì)。說(shuō)得更通俗一些，所謂的標(biāo)準(zhǔn)，就是盡可能地將相關(guān)操作步驟進(jìn)行細(xì)化、量化和優(yōu)化，細(xì)化、量化和優(yōu)化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會(huì)產(chǎn)生歧義。

例如，豐田由于擁有一個(gè)可靠的標(biāo)準(zhǔn)化流程，因此在豐田的車體工程師根據(jù)取自黏土模型的電子化車體表面數(shù)據(jù)開始工作時(shí)，生產(chǎn)工程部門便可以開始進(jìn)行詳細(xì)的流程設(shè)計(jì)。模具和夾具設(shè)計(jì)以及加工/壓料面開發(fā)團(tuán)隊(duì)也同時(shí)開始初步的工作。不同的生產(chǎn)工程部門隨著零件設(shè)計(jì)的進(jìn)展同步開展其工作，最大化地利用部分設(shè)計(jì)信息，以創(chuàng)建一個(gè)同步的進(jìn)程。利用一個(gè)只在穩(wěn)定的部件設(shè)計(jì)環(huán)境里才能運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)化流程，生產(chǎn)工程部門通過(guò)并行和同步工程，能夠創(chuàng)建高效的過(guò)程流，同時(shí)消除下游返工造成的浪費(fèi)。

二、 采用標(biāo)準(zhǔn)化術(shù)語(yǔ)

在組織中，如果各種名稱不用標(biāo)準(zhǔn)化語(yǔ)言，會(huì)產(chǎn)生很大麻煩。例如，公司有一個(gè)物料叫1415—6725，任何一個(gè)人看到這個(gè)物料號(hào)就能知道它是什么，比如第一位是材質(zhì)，1為鋼材，2為塑料…… 第二位制造模式，1為鑄造，2為沖壓……，第三位表示又代表什么含義等等，看到物料號(hào)就知道什么物品，而每一個(gè)物料也都有唯一的代號(hào)等等，這都是標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容。再例如，公司里所有的物料，從供應(yīng)商的來(lái)料到出庫(kù)成品，都要有條形碼標(biāo)識(shí)。供應(yīng)商的來(lái)料要以公司的物料號(hào)和條形碼標(biāo)識(shí)，便于管理。任何一個(gè)領(lǐng)域都有必要達(dá)到的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。如信息工作標(biāo)準(zhǔn)化，其目的是使文獻(xiàn)工作走向標(biāo)準(zhǔn)化、系列化和通用化，達(dá)到信息交流和資源共享。

三、 盡量采用標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品

許多公司的產(chǎn)品喜歡突顯個(gè)性，或?qū)ｉT為自己訂制產(chǎn)品，以滿足不同客戶群體的不同要求。早年的福特汽車創(chuàng)始人福特提出一種口號(hào)：“無(wú)論你喜歡什么車，我只給你一個(gè)型號(hào)，那就是T型車；無(wú)論你喜歡什么顏色，我只給你一種選擇，那就是黑色”。福特的標(biāo)準(zhǔn)化觀點(diǎn)把汽車的成本降到500美元以下。但那個(gè)時(shí)代已經(jīng)一去不復(fù)返了，蘋果的iphone再次用一款手機(jī)黑白兩個(gè)顏色統(tǒng)治了所有的蘋果用戶。我們需要在個(gè)性化和標(biāo)準(zhǔn)化之間作出平衡，其實(shí)大多數(shù)情況下，采用標(biāo)準(zhǔn)化并不影響個(gè)性化的施展，如標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，采購(gòu)可以為產(chǎn)品節(jié)約大量的成本，為什么不同的部位不采用相同的螺絲呢？為什么不同的機(jī)型不可以采用相同的大梁呢？為什么要自己設(shè)計(jì)，而不用現(xiàn)存的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品呢？可以看到的一個(gè)例子是，各種廠家的手機(jī)電池，相同廠家的不同型號(hào)的手機(jī)電池，幾乎無(wú)法互換，這不可能是客戶喜歡的個(gè)性化化設(shè)計(jì)，而是一種巨大的浪費(fèi)，無(wú)論是對(duì)于消費(fèi)者還是制造廠本身。

四、 產(chǎn)品生產(chǎn)要有標(biāo)準(zhǔn)

這是我國(guó)《標(biāo)準(zhǔn)化法》中的法律要求，產(chǎn)品生產(chǎn)必須要有標(biāo)準(zhǔn)，有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的要采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的要制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品投產(chǎn)是違法，但現(xiàn)在市場(chǎng)上還是有許多的產(chǎn)品仍是在無(wú)標(biāo)生產(chǎn)，例如饅頭的生產(chǎn)銷售，《小麥粉饅頭》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)主要對(duì)小麥粉饅頭的原料、理化指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)、生產(chǎn)加工過(guò)程、貯存等方面進(jìn)行了規(guī)范。饅頭生產(chǎn)也有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，聽(tīng)起來(lái)似乎有些荒謬，但是其目的卻是為了規(guī)范生產(chǎn)，保護(hù)消費(fèi)者健康。

采購(gòu)要充分了解標(biāo)準(zhǔn)化的含義和要求，并嚴(yán)格執(zhí)行于采購(gòu)活動(dòng)中，為企業(yè)獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益和更大的社會(huì)效益。

五、 計(jì)量的標(biāo)準(zhǔn)化

在來(lái)料檢驗(yàn)，過(guò)程檢驗(yàn)，還是最終檢驗(yàn)，都需要有計(jì)量的儀器，要做到保障利用科學(xué)的手段實(shí)現(xiàn)測(cè)量統(tǒng)一和準(zhǔn)確；用技術(shù)的手法實(shí)現(xiàn)單位統(tǒng)一；利用管理手段和測(cè)量設(shè)備的傳遞，實(shí)現(xiàn)測(cè)量的一致性和正確的操作。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)量具和測(cè)試儀器的控制是計(jì)量的標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容。

六、向市場(chǎng)推廣企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)化的另一個(gè)層面是制定和推廣標(biāo)準(zhǔn)，許多公司投入了大量的資源在制定標(biāo)準(zhǔn)上，制定了標(biāo)準(zhǔn)便把握了產(chǎn)品及市場(chǎng)，可以將自己的方案、規(guī)范變成市場(chǎng)必須遵守的標(biāo)準(zhǔn)。成為市場(chǎng)游戲規(guī)則的制定者，牢牢掌握產(chǎn)品的主動(dòng)權(quán)。如果我們還不能制定市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)，至少采購(gòu)方要向供應(yīng)商推行自己企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。

標(biāo)準(zhǔn)化的作用主要是把企業(yè)內(nèi)的成員所積累的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)文件的方式來(lái)加以保存，而不會(huì)因?yàn)槿藛T的流動(dòng)，整個(gè)技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)跟著流失。這樣就做到個(gè)人知道多少，組織就知道多少，也就是將個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)（財(cái)富）轉(zhuǎn)化為企業(yè)的財(cái)富。更因?yàn)橛辛藰?biāo)準(zhǔn)化，每一項(xiàng)工作即使換了不同的人來(lái)操作，也不會(huì)因?yàn)椴煌娜?，在效率與品質(zhì)上出現(xiàn)太大的差異。如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化，老員工離職時(shí)，他將所有曾經(jīng)發(fā)生過(guò)問(wèn)題的對(duì)應(yīng)方法、作業(yè)技巧等寶貴經(jīng)驗(yàn)裝在腦子里帶走后，新員工可能重復(fù)發(fā)生以前的問(wèn)題，即便在交接時(shí)有了傳授，但憑記憶很難完全記住。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化，不同的師傅將帶出不同的徒弟，其工作結(jié)果的一致性可想而知。