企業(yè)運(yùn)行成本的高低常常決定于一些細(xì)節(jié)的處理，例如辦公用品的采購和消耗，就是一項(xiàng)可大可小的開銷，若管理良好，可以維持在較低的水平上，而若控制不良，則會(huì)導(dǎo)致辦公材料使用混亂和大量浪費(fèi)，因此，如何從各個(gè)細(xì)節(jié)上優(yōu)化企業(yè)管理，降低成本，是當(dāng)前企業(yè)普遍重視的問題。某知名酒企通過內(nèi)部對標(biāo)的方式，在泓冰標(biāo)桿專家團(tuán)隊(duì)的輔導(dǎo)下，對辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了優(yōu)化，取得了相當(dāng)不錯(cuò)的效果。

在泓冰標(biāo)桿專家團(tuán)隊(duì)指導(dǎo)的第一次問題自查中，資源管理辦公室人員發(fā)現(xiàn)，辦公用品的采購沒有任何配置清單，許多急需物品沒有采購，需求較小的物品卻有很多積壓。針對這些問題，辦公室人員成立了獨(dú)立的課題組，并從制度、辦公用品分類、辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)、辦公用品采購管理、辦公用品發(fā)放領(lǐng)用管理、維保管理、固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)調(diào)撥等多個(gè)方面展開討論，對辦公用品管理進(jìn)行了全方面多角度的完善提升，具體工作流程如下：

1. 優(yōu)化辦公用品發(fā)放領(lǐng)用管理

由綜合部對所采購物品當(dāng)日入庫登記，并按照各部門提交的采購申請單進(jìn)行各部門辦公用品劃分，電話通知各部門的兼職辦公用品管理員領(lǐng)用。

為規(guī)范公司辦公用品的統(tǒng)一管理，方便綜合部的采購與發(fā)放，將公司辦公用品領(lǐng)用清單列出，清單所列物品為各部門能領(lǐng)用物品。此清單中不存在的物品，各部門應(yīng)詳細(xì)寫出所用事項(xiàng)，綜合部核實(shí)情況予以采買發(fā)放。

大宗物品（電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)等）領(lǐng)取須填寫《大宗物品申請領(lǐng)用單》，應(yīng)列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責(zé)任人。

2.建立健全辦公用品、大宗物品臺賬

領(lǐng)用記錄由綜合部建立《辦公用品臺賬》、《大宗物品臺賬》及時(shí)登記。

經(jīng)過以上的一系列改進(jìn)措施，辦公用品管理的工作逐步實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化和標(biāo)桿化，運(yùn)行效率大大提高，每月的辦公用品采購費(fèi)用也不斷下降。以往，每月的辦公用品采購費(fèi)用一直存在超支現(xiàn)象，現(xiàn)在不但不超預(yù)算，反而低于以往的數(shù)額。本項(xiàng)目雖小，但問題的提出和解決均遵循了標(biāo)桿管理剪刀流的思考過程，且取得了相當(dāng)不錯(cuò)的成果，是標(biāo)桿管理理論實(shí)用性的又一例證。