企業(yè)運(yùn)行成本的高低常常決定于一些細(xì)節(jié)的處理，例如辦公用品的采購(gòu)和消耗，就是一項(xiàng)可大可小的開(kāi)銷(xiāo)，若管理良好，可以維持在較低的水平上，而若控制不良，則會(huì)導(dǎo)致辦公材料使用混亂和大量浪費(fèi)，因此，如何從各個(gè)細(xì)節(jié)上優(yōu)化企業(yè)管理，降低成本，是當(dāng)前企業(yè)普遍重視的問(wèn)題。某知名酒企通過(guò)內(nèi)部對(duì)標(biāo)的方式，在泓冰標(biāo)桿專家團(tuán)隊(duì)的輔導(dǎo)下，對(duì)辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了優(yōu)化，取得了相當(dāng)不錯(cuò)的效果。

在泓冰標(biāo)桿專家團(tuán)隊(duì)指導(dǎo)的第一次問(wèn)題自查中，資源管理辦公室人員發(fā)現(xiàn)，辦公用品的采購(gòu)沒(méi)有任何配置清單，許多急需物品沒(méi)有采購(gòu)，需求較小的物品卻有很多積壓。針對(duì)這些問(wèn)題，辦公室人員成立了獨(dú)立的課題組，并從制度、辦公用品分類、辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)、辦公用品采購(gòu)管理、辦公用品發(fā)放領(lǐng)用管理、維保管理、固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)調(diào)撥等多個(gè)方面展開(kāi)討論，對(duì)辦公用品管理進(jìn)行了全方面多角度的完善提升，具體工作流程如下：

1. 優(yōu)化辦公用品發(fā)放領(lǐng)用管理

由綜合部對(duì)所采購(gòu)物品當(dāng)日入庫(kù)登記，并按照各部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行各部門(mén)辦公用品劃分，電話通知各部門(mén)的兼職辦公用品管理員領(lǐng)用。

為規(guī)范公司辦公用品的統(tǒng)一管理，方便綜合部的采購(gòu)與發(fā)放，將公司辦公用品領(lǐng)用清單列出，清單所列物品為各部門(mén)能領(lǐng)用物品。此清單中不存在的物品，各部門(mén)應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)出所用事項(xiàng)，綜合部核實(shí)情況予以采買(mǎi)發(fā)放。

大宗物品（電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)等）領(lǐng)取須填寫(xiě)《大宗物品申請(qǐng)領(lǐng)用單》，應(yīng)列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責(zé)任人。

2.建立健全辦公用品、大宗物品臺(tái)賬

領(lǐng)用記錄由綜合部建立《辦公用品臺(tái)賬》、《大宗物品臺(tái)賬》及時(shí)登記。

經(jīng)過(guò)以上的一系列改進(jìn)措施，辦公用品管理的工作逐步實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化和標(biāo)桿化，運(yùn)行效率大大提高，每月的辦公用品采購(gòu)費(fèi)用也不斷下降。以往，每月的辦公用品采購(gòu)費(fèi)用一直存在超支現(xiàn)象，現(xiàn)在不但不超預(yù)算，反而低于以往的數(shù)額。本項(xiàng)目雖小，但問(wèn)題的提出和解決均遵循了標(biāo)桿管理剪刀流的思考過(guò)程，且取得了相當(dāng)不錯(cuò)的成果，是標(biāo)桿管理理論實(shí)用性的又一例證。