行政、文秘人員行政工作效率提升訓練 主講： 何瀾 老師 12 課時 課程背景 對高級行政助理和秘書來說，沒有受到專業(yè)系統(tǒng)訓練，將無法從戰(zhàn)略性全方位角度認知秘書與行政助理的工作；在所從事的工作中感覺缺乏理論支持；工作中總是被動行事，不能主動掌握工作節(jié)奏；想為領導作的更多、更好卻沒有好的方法、思路；想更好的執(zhí)行領導的政策，卻總是得不到支持；想給公司節(jié)省費用，但卻不知從何處下手，想更好地處理好公共關(guān)系（政府公關(guān)），卻總是不得要領----諸如以上的問題，都是每個助理、秘書工作人員所面對與困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，成了我們必須面對與解決的課題。 課程目標 清晰了解文秘、行政助理的角色認知，分析工作能動性不強的問題，讓大家更多了解自己的能力與競爭力，幫助提升行政工作的愉悅感。 了解并幫助塑造作為一個專業(yè)化的行政助理、秘書所需具備的職業(yè)形象與禮儀。 提高行政助理及文職人員的時間管理能力，最終提升工作效率及工作質(zhì)量。 了解高效會議管理的技巧，并通過練習成為卓越會議記錄、會議主持人的角色。 成為上司的得力助手，使之溝通及協(xié)調(diào)等工作更加專業(yè)化。 熟悉辦公事務的處理技巧：通過現(xiàn)場練習，現(xiàn)場點評，并提供足夠多的范本參照。 某學員的課后分享：“我們從她身上看到了優(yōu)秀行政工作者的執(zhí)著、認真與激情，向何瀾老師學習文秘實務操作課程的兩天中，學會了清晰的看待自己與工作，還有困惑著我們的矛盾。精彩的時間管理的沙盤演練，居然把我的真實版時間情況托盤而出，驚訝之外看到我時間管理的瓶頸與問題，讓我對生命和時間有了新認識，從無意識走向全新自我認識和提升，我們想從這里再次啟航，成為一名“新秘書”，擁有新起點、新格局、全新的工作狀態(tài)。” 課程對象 各級助理和秘書：總裁（總經(jīng)理）秘書、部門秘書、辦公室主任、行政部經(jīng)理（助理、主管、文職人員等) 課程大綱 前言：通過行政工作者定位解讀讓我們看到幾個關(guān)鍵詞：協(xié)助、日常事務、提供參謀建議、溝通協(xié)調(diào)、橋梁關(guān)系，這是行政工作特殊性的解讀，他必定是完成領導目標為先，協(xié)助統(tǒng)籌協(xié)調(diào)更多的事務性的工作，如何通過自我認識提升工作效率，讓企業(yè)溝通橋梁更加有效、可靠、穩(wěn)??？是課程學習的重點內(nèi)容。 模塊一 如何成為領導身邊優(yōu)秀助手？ 3小時  今天我是單位的形象代言人；你的聲音、行為方式、內(nèi)心結(jié)構(gòu)展示工作的能力。  領導需要什么樣的優(yōu)秀助手？通過對領導的需求分析，不同層級助理的定位進行自我評價，提升自我能力塑造，與領導需要的工作能力做深度匹配。  了解我的工作優(yōu)勢與工作行為風格；通過行為測評，分析過去三至六個月你的行為風格與工作優(yōu)勢，并給予您針對性的建議和指導。  我們單位對行政崗位的職責要求解讀與分析；針對每個單位的需要分享行政崗位的職責，清晰任務，明確工作目標。  案例分享：做個溫暖的行政管理者：心細周到、積極的態(tài)度、良好的人際關(guān)系。  本模塊總結(jié)：如何成為領導身邊優(yōu)秀助手？我們的工作特征：多樣瑣碎性、隨機突發(fā)性、領導指派性、保密性。聊天十分鐘：說說你的不適應及問題分析。 模塊二 塑造和諧人際關(guān)系，贏得領導信任 3.5小時  了解我的人際關(guān)系構(gòu)建圖，盤活人際關(guān)系，為企業(yè)創(chuàng)造最大效益。  什么樣的人會更容易獲得良好的人際關(guān)系？親切的微笑、溫暖自信的眼神、握手練習、清新問候、身體距離、為他人著想、學習贊美等實戰(zhàn)練習。  接待工作意義分析，突破只花錢、沒效益的無效接待模式。  接待來訪客人的流程設計和禮品贈送；觀摩先進單位接待流程設計。  與新聞工作者交往注意事項與細節(jié)把控，并情景練習；  與不同個性領導、同事相處之道；創(chuàng)造積極的語言結(jié)構(gòu)，與不同領導風格的領袖交往，學習傾聽，了解領導表達的意思與重點，職業(yè)化的總結(jié)與歸納。  模擬練習：接受不清晰的工作指示時、本周工作匯報流程與內(nèi)容、商討問題時、面對領導的壞脾氣時，小組總結(jié)，這個案例中我的收獲。  本模塊總結(jié)：與領導相處的時間，學會虛心請教，交流匯報要簡要，內(nèi)容真實詳盡，與領導關(guān)系簡單，尊重上司，學會為他救場。 模塊三 我的系統(tǒng)工作統(tǒng)籌與時間管理 5小時  了解壓力環(huán)境下我的時間管理模式：這是何瀾老師獨家版權(quán)的壓力環(huán)境下我的時間管理模式的測評工作，看到你的時間管理模式瓶頸與問題。  探索我的生命價值觀：專業(yè)的心理學底蘊幫助你分析你的生命價值觀，看清楚生命的需求和關(guān)注，提升生命幸福值。  我的時間都花在哪里？清晰時間大盜：我們?nèi)松退?00年，你的一百年中的生命價值在哪里？  高級行政管理者工作統(tǒng)籌技巧； 1、我的系統(tǒng)思維方式訓練：面對多任務管理，多領導指示工作時，工作準備、步驟展開、緊急重要程度的分類。 2、為自己的人生開始規(guī)劃：從夢想到現(xiàn)實，從日計劃、月計劃、年計劃的制定和落實。 3、精力管理：根據(jù)生理節(jié)奏制定工作：了解精力最旺盛的時候，學會聚焦，學會制表，制表的要點和注意事項，學習辦公室5S管理。 4、 信息管理：如何處理電子郵件？如何收集信息獲取資料？ 5、 信息管理：如何管理電腦文件與文件儲存習慣？ 6、 信息管理：如何處理報紙雜志？ 7、 信息管理：學習快速閱讀。 8、 為自己準備各類工作和生活清單。 9、 接聽電話禮節(jié)與情景練習；面對難以對付的客人和電話應對技巧。 10、上司約會、出差行程安排策略與方法。 11、常見企業(yè)高效會議管控要點。  本模塊總結(jié)：兩天中學習到提高工作效率的方法、我立刻要行動和改變的是什么？建立改善監(jiān)督機制。 模塊四 面對壓力環(huán)境，提升我的抗壓力 1、5小時  我在社會環(huán)境中角色的扮演和自我認識；  認識我的壓力狀態(tài)；  堅定自信三部曲；  學會確定自己的內(nèi)容，學會說不；  提出清晰的，他人可接受的要求；  認識爭吵；  學會同意；  認識自己決定改變的時刻；  飲食減壓、音樂減壓、睡眠減壓、運動減壓等內(nèi)容體驗；  心靈冥想：學會接納；（二十分鐘）  面對挫折，依然快樂的八大秘訣。  本模塊總結(jié)：職業(yè)秘書職業(yè)修煉。