第1章  總則

第1條  目的

本著以下3個(gè)目的，特制定本規(guī)定。

1．使對(duì)供應(yīng)商的管理有章可循。

2．及時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，激勵(lì)供應(yīng)商提高供應(yīng)質(zhì)量。

3．定期與供應(yīng)商進(jìn)行互訪，保持良好的供應(yīng)關(guān)系，保證本公司采購的順利進(jìn)行。

第2條  適用范圍

凡本公司有關(guān)供應(yīng)商管理的相關(guān)事項(xiàng)，除另有規(guī)定外，均依照本規(guī)定進(jìn)行處理。

第3條  管理職責(zé)

本公司供應(yīng)商管理由采購部負(fù)責(zé)，生產(chǎn)部、質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)予以配合。

第2章  供應(yīng)商管理原則和相關(guān)制度

第4條  供應(yīng)商開發(fā)原則

1．供應(yīng)商開發(fā)程序包括供應(yīng)商資訊收集、供應(yīng)商基本資料表填寫、供應(yīng)商接洽、供應(yīng)商問卷調(diào)查、樣品鑒定、提出供應(yīng)商調(diào)查申請(qǐng)。

2．供應(yīng)商開發(fā)的基本準(zhǔn)則是“QCDS”原則，也就是質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)并重的原則。

第5條  供應(yīng)商調(diào)查原則和管理制度

1．由采購部牽頭組成供應(yīng)商調(diào)查小組，分別對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、技術(shù)、生產(chǎn)管理等作出審核，選出合格的供應(yīng)商。

2．供應(yīng)商調(diào)查必須秉承公平、公正的原則，以免本公司的利益受到侵害。

第6條  供應(yīng)商考核與監(jiān)督原則

1．與供應(yīng)商簽訂合約之后，應(yīng)當(dāng)定期、不定期地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。

2．供應(yīng)商考核結(jié)果將用于對(duì)供應(yīng)商的評(píng)級(jí)，根據(jù)等級(jí)實(shí)施不同的管理，以幫助落后供應(yīng)商進(jìn)行改進(jìn)，激勵(lì)供應(yīng)商提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)。

3．定期或不定期地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，及時(shí)解除與不合格供應(yīng)商的供應(yīng)合作協(xié)議，增加合格供應(yīng)商的供應(yīng)。

第7條  供應(yīng)商關(guān)系管理原則

采購部必須與供應(yīng)商保持一定頻率的互訪，以促進(jìn)與供應(yīng)商建立起戰(zhàn)略關(guān)系，保證其對(duì)本公司的戰(zhàn)略供應(yīng)。

第3章  供應(yīng)商考核與監(jiān)督管理

第8條  考核對(duì)象

凡列入我公司“合格供應(yīng)商名單”的所有供應(yīng)商均為本公司供應(yīng)商監(jiān)督與考核的對(duì)象。

第9條  考核項(xiàng)目

采購部應(yīng)定期或不定期地對(duì)合格供應(yīng)商就品質(zhì)、交貨日期、價(jià)格、服務(wù)等項(xiàng)目作出評(píng)價(jià)。

第10條  考核頻率

1．采購專員應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商每月進(jìn)行一次考核，對(duì)普通材料的供應(yīng)商每季度進(jìn)行一次考核。

2．采購專員負(fù)責(zé)對(duì)所有供應(yīng)商每半年進(jìn)行一次總評(píng)，列出各個(gè)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)等級(jí)，依照規(guī)定進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

3．采購主管負(fù)責(zé)每年對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)查，復(fù)查流程和供應(yīng)商調(diào)查相同。

4．如果供應(yīng)商出現(xiàn)品質(zhì)、交貨日期、價(jià)格、服務(wù)等方面的重大問題時(shí)，可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行復(fù)查。

第11條  考核標(biāo)準(zhǔn)

采購部在進(jìn)行供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)時(shí)，應(yīng)綜合考慮以下6個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)，擇優(yōu)選取。

1．供應(yīng)商是否具有合法的經(jīng)營許可證，是否具備必要的資金能力。

2．是否按照國家標(biāo)準(zhǔn)建立了質(zhì)量保證體系，且通過質(zhì)量管理認(rèn)證。

3．生產(chǎn)管理水平是否先進(jìn)，能否進(jìn)行彈性供貨。

4．是否具備足夠的生產(chǎn)能力，是否能夠滿足本公司的連續(xù)需求以及進(jìn)一步擴(kuò)大生產(chǎn)的需要。

5．是否有具體的售后服務(wù)措施并且令人滿意。

6．之前供應(yīng)的產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合我公司的要求。

第12條  考核方法

1．主觀法

主觀法根據(jù)個(gè)人印象和經(jīng)驗(yàn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)的依據(jù)比較籠統(tǒng)，適合于采購人員在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初評(píng)時(shí)使用。

2．客觀法

客觀法依據(jù)事先制定的標(biāo)準(zhǔn)或準(zhǔn)則對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化考核、審定，具有包括調(diào)查表法、現(xiàn)場(chǎng)打分評(píng)比、供應(yīng)商表現(xiàn)考評(píng)、供應(yīng)商綜合審核以及總體成本法等。

第13條  評(píng)分制度

公司對(duì)供應(yīng)商試行評(píng)分分級(jí)制度，對(duì)供應(yīng)商的考核項(xiàng)目包括質(zhì)量、交貨期、服務(wù)、價(jià)格水平等各方面的內(nèi)容。

第14條  考核結(jié)果處理

1．考核標(biāo)準(zhǔn)和考核結(jié)果應(yīng)由采購專員以書面形式通知供應(yīng)商，考核評(píng)分以及相應(yīng)級(jí)別處理如下表所示。

2．對(duì)評(píng)價(jià)考核為B級(jí)和C級(jí)的供應(yīng)商進(jìn)行必要的輔導(dǎo)，D級(jí)供應(yīng)商如果想重新向本公司供貨，應(yīng)重新按照新供應(yīng)商選擇的流程對(duì)其作調(diào)查評(píng)核或令其參加本公司招標(biāo)。

第15條  交期監(jiān)督

采購專員應(yīng)對(duì)合格的供應(yīng)商進(jìn)行交貨期監(jiān)督，要求其準(zhǔn)時(shí)交貨，同時(shí)記錄由供應(yīng)商原因引起的分批發(fā)運(yùn)而造成的超額費(fèi)用。

第16條  質(zhì)量監(jiān)督

1．采購部應(yīng)對(duì)合格的供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，由質(zhì)量部和采購部對(duì)合格供應(yīng)商的供貨質(zhì)量作記錄，出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時(shí)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商提出警告，連續(xù)兩批產(chǎn)品均不合格時(shí)，應(yīng)暫停向其采購。

2．責(zé)令不合格供應(yīng)商查明原因并提高產(chǎn)品質(zhì)量，如果有所改進(jìn)，再另行決定是否繼續(xù)采購。如果供應(yīng)商不能在限期內(nèi)提高產(chǎn)品質(zhì)量，則由采購部經(jīng)理報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)之后，終止與其合作。

第17條  終止合作

1．對(duì)于即將終止合作的供應(yīng)商，應(yīng)由采購專員向其發(fā)出書面通知，在得到供應(yīng)商理解的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商明確公平的解約方案，以便將雙方損失降到最低。

2．解除合作關(guān)系時(shí)，應(yīng)明確雙方的責(zé)任和合理的時(shí)間安排，雙方的責(zé)任包括對(duì)已經(jīng)發(fā)生費(fèi)用的結(jié)算、合約中保密條款的遵守等。

第4章  供應(yīng)商互訪與維護(hù)

第18條  互訪制度

采購專員應(yīng)對(duì)其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商進(jìn)行維護(hù)，經(jīng)常與供應(yīng)商進(jìn)行互訪和檢查，以便增強(qiáng)彼此間的交流合作、掌握最新的市場(chǎng)信息和產(chǎn)品發(fā)展趨勢(shì)。

第19條  互訪頻率

采購專員對(duì)銷售規(guī)模較大的A級(jí)供應(yīng)商必須保證3次/月的互訪，對(duì)B級(jí)供應(yīng)商保證2次/月的互訪，對(duì)C級(jí)供應(yīng)商保證1次/月的互訪?；ピL中應(yīng)當(dāng)溝通雙方的合作狀況、對(duì)出現(xiàn)的問題提出解決方案、交流各自企業(yè)的信息并提出下一步的合作計(jì)劃。

第20條  互訪形式以及要求

1．電話互訪，限于日常性事務(wù)溝通。

2．上門拜訪，限于專項(xiàng)任務(wù)及重點(diǎn)問題。

3．大型商務(wù)會(huì)晤，限于整體策略性、方向性、規(guī)模性的洽談。

第21條  互訪標(biāo)準(zhǔn)

采購專員與供應(yīng)商進(jìn)行互訪時(shí)應(yīng)遵循以下7條標(biāo)準(zhǔn)。

1．采購專員外出拜訪供應(yīng)商必須經(jīng)采購部經(jīng)理以上人員同意。

2．采購部經(jīng)理、采購主管需要指導(dǎo)采購專員拜訪供應(yīng)商，并定期參加商務(wù)會(huì)談。

3．確保與供應(yīng)商間的信息溝通，包括產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息、銷售信息等。

4．遵守公司的各項(xiàng)規(guī)定，堅(jiān)持原則，做好保密工作。

5．注意外出拜訪時(shí)的個(gè)人著裝。

6．高級(jí)客人來訪時(shí)，采購部門人員應(yīng)做好接待工作，注意維護(hù)公司形象，做好桌牌、資料的展示、檢查幻燈片及禮品等是否布置到位。

7．采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行正式商務(wù)談判時(shí)必須填寫備忘錄并建立檔案。

第22條  其他形式的供應(yīng)商維護(hù)

1．公司采購、研發(fā)、生產(chǎn)、技術(shù)部門，可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，但應(yīng)注意公司產(chǎn)品核心或關(guān)鍵技術(shù)不擴(kuò)散、不泄密。

2．公司對(duì)重要的、有發(fā)展?jié)摿Φ?、符合公司投資方針的供應(yīng)商，可以投資入股，建立與供應(yīng)商的產(chǎn)權(quán)關(guān)系。

第5章  供應(yīng)商檔案管理

第23條  建立供應(yīng)商檔案

為了便于管理，必須對(duì)所有供應(yīng)商建立資料檔案，由采購部設(shè)專人管理供應(yīng)商的檔案資料。供應(yīng)商的檔案資料主要包括下圖所列的9項(xiàng)內(nèi)容。

第24條  收集供應(yīng)商資料

1．公司簽訂采購合同后，一般應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)，由采購專員將該供應(yīng)商的材料進(jìn)行收集、整理。

2．因故不能按期整理的，應(yīng)由責(zé)任人作出書面說明，由采購主管定期催辦。

3．整理的檔案應(yīng)包括涉及該供應(yīng)商的全部文件材料和記錄。采購現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料，也應(yīng)作為輔助檔案資料保存。

4．公司采購檔案不符合要求的，責(zé)任采購專員應(yīng)盡快補(bǔ)齊相應(yīng)材料，保證檔案的完整、真實(shí)、有效。

第25條  變更供應(yīng)商檔案

若供應(yīng)商發(fā)生經(jīng)營狀況重大變化以及重要擔(dān)保、重大合同糾紛或訴訟、信用等級(jí)和資質(zhì)變化等可能影響履約能力的重大事項(xiàng)，責(zé)任采購專員應(yīng)及時(shí)要求其向采購部提供書面報(bào)告，并及時(shí)更新供應(yīng)商檔案資料。

第26條  查閱供應(yīng)商檔案

相關(guān)人員在調(diào)閱供應(yīng)商檔案時(shí)，應(yīng)先向采購部經(jīng)理提出申請(qǐng)，申請(qǐng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱，查閱完之后應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還。

第6章  附則

第27條本規(guī)定的制、修、止

本規(guī)定由采購部制定，經(jīng)公司常務(wù)會(huì)議討論后，呈請(qǐng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后生效，修訂和廢止亦同。

第28條  生效日期

本規(guī)定自    年  月  日起生效。

（摘自實(shí)戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例。孫軍正老師根據(jù)多年的管理及培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，將紅色精神與西方管理巧妙結(jié)合，將理論性、實(shí)踐性與趣味性相結(jié)合，講解深入淺出，演繹通俗易懂。寓教于樂，活躍的課堂氣氛，體驗(yàn)、參與、訓(xùn)練、講評(píng)、互動(dòng)式的教學(xué)方法，讓學(xué)員在學(xué)中練，在練中學(xué)。）