（6）記憶系統(tǒng)

有效的管理者能把自己的工作場(chǎng)所、文件資料、電子文件整理得井井有條，隨時(shí)可以快速取出；能把自己的經(jīng)驗(yàn)、靈感、心得隨時(shí)寫到活頁(yè)文件夾中歸類保存，隨時(shí)提取參考。

（7）助理或秘書的運(yùn)用

有效的管理者能充分運(yùn)用好自己的助手去進(jìn)行工作跟蹤、專案調(diào)查、工作稽查、收集整理信息、傳達(dá)信息指令、文件資料整理等。

（8）檢查清單

有效的管理者會(huì)針對(duì)重復(fù)性的規(guī)律性的工作設(shè)計(jì)一份份程序清單，到再次做這件事時(shí)，則拿出清單“按部就班”，從而提高工作效率與效果。如：出差時(shí)用品清單，招聘時(shí)事項(xiàng)清單，現(xiàn)場(chǎng)巡查時(shí)檢查清單等。

因此，我們可以得出這樣一個(gè)公式：有效的工作方式=時(shí)間日程管理+優(yōu)先順序管理+授權(quán)與任務(wù)管理+意外干擾管理+會(huì)議管理+報(bào)告管理+ 備忘錄管理+檢查清單管理+記憶系統(tǒng)管理+助手運(yùn)用管理+……一切聰明有效的工作方式。

如何管好下屬

管理者必須管人，否則不成為真正的管理者。管人是件困難的事情，如果采用人盯人的方法你只能管一個(gè)人。其實(shí)，管人也可以很簡(jiǎn)單，那就是用崗位、任務(wù)、目標(biāo)、預(yù)算、責(zé)任管人。

首先是給每一個(gè)人一個(gè)合適的崗位，明確相關(guān)工作內(nèi)容或任務(wù)；同時(shí)，清楚告知所要求的目標(biāo)效果；還有就是在執(zhí)行任何一項(xiàng)工作時(shí)都要求有預(yù)算計(jì)劃。

責(zé)任心是職場(chǎng)的殺手锏，是做好工作的第一要素，比任何能力都重要。只要有責(zé)任心，80%以上的工作都能得到很好的解決。因?yàn)橛胸?zé)任心的人工作會(huì)很努力、很認(rèn)真、很仔細(xì)，這樣就可以確保工作少出錯(cuò)；因?yàn)橛胸?zé)任心的人有組織性，他能夠顧全大局、以大局為重，能夠服從、協(xié)調(diào)配合把工作做好，這樣就可減少許多工作矛盾，并能發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的作用；因?yàn)橛胸?zé)任心的人能夠在執(zhí)行工作前做好周密計(jì)劃與充分準(zhǔn)備，從而把工作做得井井有條；因?yàn)橛胸?zé)任心的人為人可靠，能夠說到做到，有始有終，承諾過的東西就一定會(huì)負(fù)責(zé)到底，值得信賴，減少你對(duì)他的監(jiān)控與擔(dān)憂，讓你們的協(xié)作進(jìn)入良性循環(huán)；因?yàn)橛胸?zé)任心的人堅(jiān)韌，不會(huì)一遇到問題就打退堂鼓，而是會(huì)想盡一切辦法去解決問題（如他們會(huì)自發(fā)成立技術(shù)攻關(guān)小組去解決品質(zhì)技術(shù)問題，他們會(huì)隨時(shí)跟蹤物料到位狀況并依此調(diào)整工作安排，他們會(huì)重新做工序編排與調(diào)整人員安排解決生產(chǎn)瓶頸，他們會(huì)自主安排人機(jī)延時(shí)來(lái)追趕進(jìn)度……總之他們會(huì)想方設(shè)法去提高效率、保證品質(zhì)、減少浪費(fèi)；而實(shí)在想不出辦法、解決不了問題時(shí)，他們會(huì)第一時(shí)間上報(bào)尋求協(xié)助；絕對(duì)不會(huì)一碰到問題就找上司并把問題推給上司，且傻等上司的指示。因?yàn)樽鰹橐粋€(gè)有責(zé)任心的管理者會(huì)認(rèn)為這是一種恥辱，因?yàn)樽约鹤兂闪艘粋€(gè)傳聲筒，變了企業(yè)的一條寄生蟲）；因?yàn)橛胸?zé)任心的人會(huì)把圓滿完成工作當(dāng)成自己的義務(wù)，并為了完成工作會(huì)做一切努力，包括努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。他們一切的行為都是為了一個(gè)目標(biāo)，能更有效的完成工作。

人員的管理，除了上述方法讓下屬利用目標(biāo)自主管理之外，上司適當(dāng)?shù)目刂埔彩潜仨毜模?strong>在中國(guó)，信任意味著失控。我們應(yīng)把信任與監(jiān)控放在一起來(lái)看待，兩者是同時(shí)并存的；如果把信任與監(jiān)控割列開來(lái)，兩者都走不遠(yuǎn)，最終都無(wú)法把管理工作做好。

我們通?？梢杂靡韵聨追N方法去調(diào)控下屬的行為，讓我們的工作得到有效控制與開展。

工作日程：通過屬員的工作日程安排表我們可以知道他要干什么，有什么沒有干；工作日程安排與屬員的工作職責(zé)和工作性質(zhì)及規(guī)律是分不開的。

工作日志：通過員工的工作日志（日記）我們可以知道下屬工作進(jìn)度與工作結(jié)果；工作日志與工作日程往往是聯(lián)在一起的。

工作表報(bào)：一是屬員的工作結(jié)果的反映，二是屬員執(zhí)行工作的證明。

工作指令清單：一式兩份，下屬一份，助手跟蹤一份，是布置與落實(shí)工作很有效的辦法。

報(bào)備與回饋制度：可分為例行（周期性的、定時(shí)的）報(bào)備與意外報(bào)備，讓你隨時(shí)可以掌握工作的進(jìn)展?fàn)顩r。

檢查與稽查：百聞不如一見，你檢查工作的過程，一是發(fā)現(xiàn)問題與解決問題，二是指導(dǎo)工作鼓舞士氣，也還可以與工作布置連同在一起進(jìn)行。

定期述職與考評(píng)：一是把你對(duì)下屬前一階段工作狀況的分析與評(píng)估（好的與不足的）回饋給下屬，并提出改進(jìn)要求；二是提出下一階段的期望（布置工作與明確要求及成長(zhǎng)期望）；三是傾聽屬員的想法、期望、要求、建議，并提供相關(guān)的必要的協(xié)助與支持。

管理制度：通過制定勞動(dòng)紀(jì)律、工作規(guī)范來(lái)控制屬員的工作行為。

越級(jí)指揮與上報(bào)：在必要時(shí)合理使用，可使屬員在心理上產(chǎn)生微妙的變化，但不能濫用。

周工作會(huì)議：總結(jié)本周工作狀況，布置下周工作，聽取屬員意見、想法、要求等。