《智慧研發(fā)管理》作者謝寧老師：關于中小企業(yè)產品數(shù)據(jù)規(guī)范化管理的探討

在接觸許多高科技和制造業(yè)企業(yè)中，發(fā)現(xiàn)企業(yè)無一不談到企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)的混亂和對此顯露出來的無奈之情。國內中小企業(yè)產品數(shù)據(jù)管理和國外標桿的差距到底有多大？或許我們看看下面一個例子便能體會到。

   2009年2月26日，“消失”十來個月的上海百年老橋——外白渡橋——經過工程人員的施工，又重新屹立在了上海外灘原址。這座承載著上海百年變遷的老橋將以它滄桑而浪漫的風采繼續(xù)著它的新生。

   這座中國第一座全鋼架結構的百年老橋這次短暫的“消失”，源于一封來自英國的信函。07年底，上海市政工程管理局收到了英國霍華思?厄斯金公司(HowarthErskineLtd.)寄來的外白渡橋“體檢通知單”，提醒該橋梁的設計使用年限100年，現(xiàn)在已經到期，請注意維修，并建議“檢修水下的木樁基礎混凝土橋臺和混凝土空心薄板橋墩”等等。

正是來自國外的鄭重提醒，為市政設計施工的決策提供了有力的參考。在上海城建檔案館內存有外白渡橋的設計建造圖紙及歷年大修圖紙檔案共計6卷。已經泛黃的正式設計圖紙上表明圖紙繪制日期是1903年8月25日。雖說是由手工繪制而成，但線條卻是工工整整，每一數(shù)據(jù)都不差分毫。這些清晰準確的原始數(shù)據(jù)讓百年老橋在消失的十余個月里做到了“修舊如舊”。    

    試問：

假設沒有進行產品生命周期管理，英國設計公司會觸發(fā)這份“體檢通知單”嗎？

假設英國設計公司和上海檔案館內部沒有百年老橋的相關記錄，會怎樣？

假設英國設計公司當初的手繪圖紙不講繪圖規(guī)則，雜亂無章，會怎樣？

相比之下，國內企業(yè)

能夠拿出以前的產品設計文檔嗎？

拿出的設計文檔能夠讓后面的設計人員讀懂嗎？

除了一些必需的電路圖紙和軟件代碼，還有邏輯清晰，內容完整，關系一致的配套設計文檔嗎？

產品數(shù)據(jù)應用到了產品生命周期管理中了嗎？能夠像英國設計公司那樣觸發(fā)“體檢通知單”嗎？

   上面案例或許太遙遠了，對于喜歡“差不多”先生的中國人來說，感觸不深。

因為企業(yè)產品數(shù)據(jù)管理因素，查找相關資料消耗了研發(fā)設計人員工作時間的20%-30%。筆者曾經在一家中型高科技企業(yè)見過這樣的場景：一位新的研發(fā)總監(jiān)就職后，在結構設計部門巡看的時候，發(fā)現(xiàn)紙件文件占據(jù)了辦公室大部分面積，了解情況后，說了一句“這是七八十年代的管理水平”。這里提到一個問題是在傳統(tǒng)上，產品數(shù)據(jù)主要是文本和圖紙，采用紙張作為載體，而對于現(xiàn)在競爭形勢和企業(yè)管理水平來說，那就太低了，太消耗工程師的時間了。因此，產品數(shù)據(jù)管理需要向IT化發(fā)展，產品數(shù)據(jù)成為企業(yè)IT系統(tǒng)的重要基礎數(shù)據(jù)，產品數(shù)據(jù)管理在企業(yè)的作用和地位大大提升。

   產品數(shù)據(jù)管理不僅僅是為了提高工作效率，它對于產品研發(fā)、供應鏈、銷售都發(fā)揮著基礎性的作用。產品數(shù)據(jù)管理對產品研發(fā)的作用：

①將個人技術和經驗轉化為企業(yè)“知”產，使企業(yè)擺脫對個人技術和經驗的依賴；

②促進研發(fā)流程的固化——“落地”，對研發(fā)過程的質量和效率有重要影響；

③進行技術積累，促進技術繼承；

④產品數(shù)據(jù)流程是保證研發(fā)內部、研發(fā)內外工作協(xié)調一致的重要紐帶；

⑤是研發(fā)通向制造、銷售和售后服務的橋梁（信息流）；

    產品數(shù)據(jù)對供應鏈、產品銷售的作用？

① 提供產品基礎數(shù)據(jù)，使企業(yè)得以采用供應鏈和銷售管理IT系統(tǒng);

② 協(xié)助企業(yè)供應鏈提高發(fā)貨準確率，降低庫存呆死料損失，提高庫存周轉率；

③ 支持企業(yè)產品定制化銷售。

    既然產品數(shù)據(jù)管理這么重要，對于一般中小企業(yè)來說，應該采取什么樣的策略和步驟？筆者見過最多的情況是很多企業(yè)傾向于上IT系統(tǒng)，如ERP、PDM，SCM、CRM等。盲目上線這些IT系統(tǒng)并不能很好解決企業(yè)存在問題，企業(yè)往往在沒有搞清楚自己的業(yè)務問題、業(yè)務規(guī)則和產品數(shù)據(jù)管理知識的時候，進行IT系統(tǒng)選型是非常不利的，因為IT系統(tǒng)只有服務、優(yōu)化了業(yè)務才有其價值。

   一般中小企業(yè)在產品數(shù)據(jù)過程需要遵循的步驟如下：

“流程優(yōu)化”

“技術文檔管理規(guī)范化”

“產品數(shù)據(jù)規(guī)范化、效益化（BOM數(shù)量降低等）”

“產品數(shù)據(jù)管理IT固化”

   之所以將IT系統(tǒng)的上線放在最后，是因為企業(yè)業(yè)務流程、產品數(shù)據(jù)規(guī)則在沒有很好梳理清楚的情況下，匆忙上IT 系統(tǒng)會出現(xiàn)前后矛盾，生產很多無價值的活動，會導致業(yè)務的混亂。筆者曾經見過一家小企業(yè)一開始就上線ERP、PLM系統(tǒng)。其產品數(shù)據(jù)業(yè)務規(guī)則沒有很好完成梳理，導致在ERP上線時候，出現(xiàn)很多矛盾、沒有準備好的地方。而且該PLM也極其不好操作和不穩(wěn)定，員工比較抗拒。后來，在我們對其現(xiàn)狀進行分析后，建議其重點首先是整理產品數(shù)據(jù)業(yè)務管理體系優(yōu)化，根據(jù)這設計成果和業(yè)務需求，進行IT選型，發(fā)現(xiàn)該企業(yè)業(yè)務需要快速響應，公司產品和人員較為簡單，如果簡單地采取“ERP+PLM”模式直接帶來的就是過程復雜和緩慢。后來進一步明確文檔如何實現(xiàn)管理和結構化數(shù)據(jù)如何實現(xiàn)管理要求，通過“ERP（結構化數(shù)據(jù)）+PLM（文檔）”模式進行IT選型。