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王萬(wàn)勇:項(xiàng)目溝通管理——溝通方式的七種分類(lèi)
2016-01-20 4942

近日,有學(xué)員咨詢(xún)哪種溝通方式好,為此作為項(xiàng)目管理培訓(xùn)師的我有必要把溝通方式的分類(lèi)介紹介紹。溝通的方式多種多樣,但是按照不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn),有不同的分類(lèi)結(jié)果。常見(jiàn)的方式有以下分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn):

1、正式溝通和非正式溝通

正式溝通是通過(guò)企業(yè)、團(tuán)體、組織規(guī)定的溝通渠道,進(jìn)行信息的傳遞和交換方式。如項(xiàng)目例會(huì)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目報(bào)告、變更大會(huì)、合同和協(xié)議、組織與組織間的往來(lái)公函等。非正式溝通是通過(guò)正式溝通渠道以為的渠道進(jìn)行的信息傳遞和交換方式。如茶余飯后的私聊、拉家常,過(guò)年過(guò)節(jié)的問(wèn)候等。

正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是比較嚴(yán)肅,約束力強(qiáng),溝通效果好,信息具有法律效力;缺點(diǎn)是溝通速度慢,方式刻板,可能會(huì)因傳遞渠道的影響,造成信息失真和扭曲;正式溝通常用于重要的溝通和決策。非正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是形式多樣,溝通速度快,暢所欲言,溝通壓力小等;缺點(diǎn)是不留證據(jù),難以控制,信息極易失真,甚至成為謠言;非正式溝通常用于領(lǐng)導(dǎo)了解員工情況,關(guān)系密切的成員之間的交流等。

社會(huì)生活中,一些“便衣”,打著非正式溝通的方式,通過(guò)不正當(dāng)手段,進(jìn)行錄音、拍照、錄像等,將非正式溝通的過(guò)程變成了正式溝通的有力證據(jù)。

2、垂直溝通和水平溝通

垂直溝通分為上行溝通和下行溝通,均屬于上下級(jí)之間的溝通方式。一般下行溝通的速度要快于上行溝通的速度,因?yàn)橄滦袦贤ǘ鄬儆陬I(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù),而上行溝通多屬于下屬向領(lǐng)導(dǎo)反映問(wèn)題、申請(qǐng)和匯報(bào)工作,領(lǐng)導(dǎo)一般多會(huì)延誤,尤其涉及費(fèi)用支出的時(shí)候。平行溝通是平等組織、企業(yè)、部門(mén)、團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通方式。

垂直溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通速度快,信息傳遞準(zhǔn)確;缺點(diǎn)是如果層次多的時(shí)候,信息傳遞變慢,可能會(huì)出現(xiàn)越級(jí)溝通和隱瞞事實(shí)的現(xiàn)象。水平溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通主體之間彼此平等,溝通順暢;缺點(diǎn)是容易產(chǎn)生矛盾和沖突,難以控制局勢(shì)。

3、單向溝通和雙向溝通

單向溝通是在溝通過(guò)程中,只有發(fā)送者發(fā)送信息,接收者接收信息,單一方向的交流,缺乏信息的反饋。單向溝通如報(bào)告會(huì)、馬云的離職演講、村長(zhǎng)宣讀政策文件等。雙向溝通是在溝通過(guò)程中,發(fā)送者和接收者經(jīng)常要互換角色,發(fā)送者把信息發(fā)送給接收者,接收者接收到信息后,要以發(fā)送者的身份反饋信息,直到溝通完成。雙向溝通的案例比較多,比如項(xiàng)目例會(huì)、討論會(huì)、商業(yè)洽談、技術(shù)交流等。

單向溝通的優(yōu)點(diǎn)是傳遞速度快,意見(jiàn)統(tǒng)一,時(shí)間進(jìn)度易于控制;缺點(diǎn)是信息沒(méi)有反饋,觀點(diǎn)可能會(huì)片面,士氣不高。雙向溝通優(yōu)點(diǎn)是士氣和參與度高,反饋信息能及時(shí)完善溝通結(jié)果;缺點(diǎn)是觀點(diǎn)難于統(tǒng)一,七嘴八舌,溝通變成拉家常,浪費(fèi)時(shí)間和精力等。

4、語(yǔ)言溝通和非語(yǔ)言溝通

語(yǔ)言溝通就是通過(guò)語(yǔ)言、文字、圖形、表格、數(shù)字等形式進(jìn)行的信息溝通。語(yǔ)言交流是生活中的主要溝通方式,語(yǔ)言溝通的案例也是舉不勝舉。非語(yǔ)言溝通通過(guò)動(dòng)作、表情、語(yǔ)調(diào)、手勢(shì)等語(yǔ)音以外的形式進(jìn)行信息溝通,最常見(jiàn)的非語(yǔ)言溝通有手勢(shì)、走秀。事實(shí)上,非語(yǔ)音溝通越來(lái)越被重視,因?yàn)樵谡Z(yǔ)言溝通的同時(shí),伴隨一些非語(yǔ)言溝通效果會(huì)更佳。

除特殊環(huán)境、特殊原因,一般語(yǔ)言溝通都伴隨非語(yǔ)言溝通,而非語(yǔ)言溝通很少伴隨語(yǔ)言溝通,非語(yǔ)言溝通能起到語(yǔ)言溝通無(wú)法達(dá)到的效果。比如,夫妻間的曖昧,有時(shí)一個(gè)手勢(shì)或飛吻,遠(yuǎn)比語(yǔ)音的效果好。

5、書(shū)面溝通和口頭溝通

書(shū)面溝通就是用書(shū)面形式進(jìn)行的信息溝通。比如通知、報(bào)告、信件、授權(quán)書(shū)、項(xiàng)目章程、實(shí)施方案等??陬^溝通就是運(yùn)用口頭表達(dá)所進(jìn)行的信息溝通。比如談話(huà)、演講、聊天等。

書(shū)面溝通的優(yōu)點(diǎn)是有證據(jù),可以長(zhǎng)期保存,描述周密,邏輯性和條理比較清晰;缺點(diǎn)是耗費(fèi)的時(shí)間比口頭溝通要多很多,而且需要保管??陬^溝通的優(yōu)點(diǎn)是信息傳遞快,溝通靈活,約束少,反饋及時(shí);缺點(diǎn)是容易忘記溝通內(nèi)容,溝通過(guò)程和結(jié)果沒(méi)有證據(jù),易于成為謠言等。

6、對(duì)內(nèi)溝通和對(duì)外溝通

對(duì)內(nèi)溝通是組織、企業(yè)、部門(mén)、團(tuán)隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行的信息溝通。對(duì)外溝通就是組織、企業(yè)、部門(mén)、團(tuán)隊(duì)與其他平等主體為合作而直接進(jìn)行的溝通。對(duì)內(nèi)溝通和對(duì)外溝通的界定,要看如何劃分內(nèi)、外的邊界。比如技術(shù)部和市場(chǎng)部,如果他們就一個(gè)項(xiàng)目方案的合作而進(jìn)行的溝通,那么他們被認(rèn)為是對(duì)內(nèi)溝通,如果就此項(xiàng)目方案,技術(shù)部討論自己的職責(zé)、任務(wù)、工作等,那么市場(chǎng)部就是他的外部溝通。

對(duì)內(nèi)溝通和對(duì)外溝通,是因業(yè)務(wù)和工作需要開(kāi)展的溝通,優(yōu)缺點(diǎn)不便討論。

7、單獨(dú)溝通和集體溝通

單獨(dú)溝通就是平等個(gè)體之間的一對(duì)一溝通,這里的個(gè)體不一定是一個(gè)人,也可以是一個(gè)團(tuán)體、組織。比如公司會(huì)議上,一把手說(shuō):你們各個(gè)部門(mén)之間單獨(dú)溝通,這時(shí)個(gè)體就很有可能是一個(gè)部門(mén)中的若干人。集體溝通就是平等主體全部或絕大多數(shù)參與交流的一種信息溝通方式。

單獨(dú)溝通的優(yōu)點(diǎn),可以就某一問(wèn)題深入討論,不占用他人的時(shí)間;缺點(diǎn)是受知識(shí)面的影響,可能會(huì)片面。集體溝通的優(yōu)點(diǎn)是群策群力,眾志成城,士氣高昂;缺點(diǎn)是難統(tǒng)一觀點(diǎn),占用別人的時(shí)間等。

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