企業(yè)的項目化改制是提高企業(yè)管理效率,合理利用資源,以及提高執(zhí)行力的有效手段。但在項目化改制過程中,難以避免的會出現(xiàn)一段相對混亂的時期,主要表現(xiàn)在內(nèi)部流程混亂、責(zé)權(quán)相對模糊等等問題,最主要的結(jié)果就是項目的成功率不高,難以在有限的成本、進(jìn)度之內(nèi)達(dá)成項目目標(biāo)。所以如何在項目化的初期,對項目的健康度進(jìn)行監(jiān)控,盡可能地保證項目的成功,成為進(jìn)一步規(guī)范化內(nèi)部流程的基礎(chǔ)與衡量標(biāo)準(zhǔn)。
項目的健康度不同于項目的狀態(tài),后者是在操作層面上判斷項目的進(jìn)度、成本、績效等一系列指標(biāo),反映項目的當(dāng)前進(jìn)展?fàn)顩r。而前者則在宏觀層面上反映了項目的發(fā)展趨勢,以及最終取得成功的概率。在許多項目化管理非常成熟的企業(yè)中,管理層往往是通過健康度,而不是狀態(tài)來宏觀地把握項目的運行,確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。
與人的健康一樣,項目的健康也體現(xiàn)在一些關(guān)鍵的指標(biāo)上。我們經(jīng)常從七個層面來對項目健康進(jìn)行檢查與判斷。這七個層面包括干系人、項目范圍的控制、進(jìn)度的可控性、項目目標(biāo)的清晰性、風(fēng)險的認(rèn)知、團(tuán)隊的士氣以及執(zhí)行機構(gòu)的利益。這七個關(guān)鍵指標(biāo)構(gòu)成了項目進(jìn)展的紅綠燈,直接反映項目的整體趨勢,和最終成功的可能性。
與項目狀態(tài)不同,這七個指標(biāo)反映的是項目的本質(zhì)?!案上等恕痹陧椖恐杏胁煌睦媾c目標(biāo)。協(xié)調(diào)一致的干系人利益直接決定了項目團(tuán)隊的執(zhí)行能力,以及對項目方向的宏觀把握。反之則會帶來各種負(fù)面影響,如消極怠工、缺乏資源、得不到管理層支持等等。“項目范圍”直接構(gòu)成項目的基線,其與“進(jìn)度”的控制緊密關(guān)聯(lián)。有很多當(dāng)前狀態(tài)良好的項目卻從開始時便注定要失敗,原因就在于范圍定義的不清晰,以及進(jìn)度的不可控性。有很多看似合理的協(xié)議條款,比如“滿足用戶應(yīng)用需求”,最終成為項目失敗的根源,其原因便在于其的不可操作性。而過于先進(jìn)的技術(shù)、不熟悉的供貨渠道等原因,直接導(dǎo)致進(jìn)度的不可控性。
對“風(fēng)險”的管理直接反映了一個企業(yè)在項目管理上的成熟程度。積極、主動、有計劃的風(fēng)險管理可以在最大程度上將項目的不確定因素轉(zhuǎn)化為確定因素,并為未知的風(fēng)險預(yù)留足夠的資源。而未知風(fēng)險會比已知風(fēng)險對項目成功造成更大的威脅。企業(yè)以及項目團(tuán)隊對風(fēng)險的重視程度,以及應(yīng)對的計劃性都直接影響項目最終成功的可能性。
另一個重要的指標(biāo)是關(guān)于項目的業(yè)務(wù)目標(biāo)。任何一個項目都有其存在的必要性,而這一根本因素在項目執(zhí)行的過程中也不是一成不變的。對這一目標(biāo)的共同理解可以直接影響團(tuán)隊的工作重點,計劃的制定以及技術(shù)方案的選擇。最為典型的例子是,過于追求技術(shù)的先進(jìn)性經(jīng)常會背離業(yè)務(wù)目標(biāo)的需要,導(dǎo)致不必要的成本提高和風(fēng)險的增加。
團(tuán)隊士氣同樣是項目經(jīng)理必須關(guān)注的重要指標(biāo),一個缺乏信任,沒有有效溝通的項目隊伍是很難應(yīng)對復(fù)雜的項目需求的。最后,項目執(zhí)行結(jié)構(gòu)的利益應(yīng)該被充分重視,這包括了項目團(tuán)隊、下包商、供應(yīng)商、以及其它合作方。除經(jīng)濟(jì)利益外,技能的培養(yǎng)、經(jīng)驗的積累等等都應(yīng)被充分的考慮。
對這七個健康度的評估應(yīng)該貫穿項目始終,從啟動階段直到收尾階段,公司管理層都可以通過這一手段有效地跟蹤項目進(jìn)展,判斷項目是否有機會最終在業(yè)務(wù)目標(biāo)、進(jìn)度、成本等各方面都取得成功。它所構(gòu)成的系統(tǒng)如同汽車的儀表盤,當(dāng)駕駛汽車行進(jìn)時,除了正常駕駛以外,還應(yīng)該通過儀表盤關(guān)心汽車本身的狀況,而這恰恰是能否最終到達(dá)目的地的根本保障。